Le procès verbal : un formalisme nécessaire

Création-Fonctionnement
Le procès verbal :
un formalisme nécessaire
Les conditions dans lesquelles les décisions de l’assemblée générale doivent être prises pour être
applicables sont strictement encadrées. Pour les mettre à l’abri de recours abusifs, il convient donc
de faire la preuve de la régularité formelle des réunions et de la légalité des décisions prises. D’où
l’importance du procès-verbal.
Preuve opposable
Un procès-verbal (PV) d’une Assemblée Générale (AG) n’est pas un compte rendu de la réunion
mais un relevé de toutes les informations concernant cette dernière qui valident le respect
juridique des formes nécessaires aux décisions prises. Ce n’est pas une obligation légale, mais il
constitue le meilleur moyen d’établir la preuve des conditions et du déroulement de l’AG. Il pourra
en effet être opposé à toute contestation par un tiers, adhérent, usager ou partenaire. Le PV est
donc un exercice dont le formalisme doit être scrupuleusement respecté.
Court et précis
L’information contenue dans un PV sera donc très succincte mais très précise. Ainsi, la liste des documents
que le président met à disposition des membres doit être complète et correspondre aux conditions
d’informations nécessaires pour que I’AG prenne des décisions valides. On ne fera figurer qu’un très court
résumé de la nature des discussions. En revanche, tout ce qui figurera dans le PV doit évidemment se
dérouler effectivement au cours de la réunion. S’il est établi que des éléments mentionnés dans le PV sont
faux, cela constitue un délit punissable de trois ans d’emprisonnement et de 45000 euros d’amende. C’est
pourquoi, même si cela n’est pas prévu par les statuts, il est prudent de faire valider le PV par le bureau ou
le conseil d’administration qui suit I’AG. Une nouvelle AG peut toujours confirmer dans des conditions
régulières une décision prise irrégulièrement lors d’une réunion précédente.
Prêt à l’emploi
Bien rédiger un PV, c’est donc relever tous les éléments de la réunion et seulement ces éléments qui
concourent à justifier la régularité des décisions. La mention des présents est faite pour remplir les
conditions de quorum et de majorité; la liste des documents fournis est faite pour remplir les conditions
d’information et de transparence des prises de décisions ; l’ordre du jour est fait pour limiter les décisions à
délibérer et garantir l’information des adhérents.
Respecter les statuts
Avant toute rédaction de PV, on se reportera aux statuts qui mentionnent toutes les obligations concernant
les réunions et les prises de décisions. Si les statuts ne précisent pas certains aspects, il convient de se
conformer aux règles en vigueur pour d’autres personnes morales comme les sociétés commerciales. Il n’y
a pas de lois qui encadrent le fonctionnement des réunions, mais de nombreuses jurisprudences existent, le
juge décidant par exemple à partir de principes de transparence de l’information nécessaire dans tout
contrat. En tout état de cause, dans le silence des statuts, il vaut mieux en faire trop que pas assez. Et peutêtre faut-il profiter de cette réunion pour proposer que les statuts soient modifiés afin de préciser les
choses dans ce domaine...
Mise à jour décembre 2011
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