Organisation de documents électroniques

ORGANISATION DES DOCUMENTS
ELECTRONIQUES

Cadre
législatif et
règlementaire




Service
archives
Fiche
pratique
3
Loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de
l'information et relative à la signature électronique
Norme technique : Afnor Z42-013-2009 Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de
systèmes informatiques en vue d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés dans
ces systèmes. (Version internationale : ISO 14641-1 : 2012)
Norme fonctionnelle : ISO 15489-1 : 2001 Records management
Modèle conceptuel : OAIS (Système ouvert d'archivage d'information), modèle conceptuel destiné à
la gestion, à l'archivage et à la préservation à long terme de documents numériques
Moreq 2010 (Modular Requirements for Records Systems), Exigences types pour la maîtrise de
l'archivage électronique
Définitions et principes
A l’heure où les collectivités tendent à intensifier leur production de documents électroniques (natifs et numérisés)*,
alors que la dématérialisation des procédures administratives se développe, il est nécessaire de structurer ces
données, et de mettre en place une organisation adaptée. La vigilance doit être accrue en cas de destruction ou
d’absence du support papier.
* Document électronique numérisé : document à l’origine sur support papier et
qui a été numérisé à l’aide d’un scanner ou d’une
photographie numérique (= document électronique non natif).
L’organisation de l’information dans une collectivité présente plusieurs avantages :

Structurer l’information

Assurer la cohérence et la fiabilité de l’information

Gérer les flux : éviter l’augmentation exponentielle des fichiers

Assurer un accès aisé à l’information
La mise en place d’une organisation de l’information se déroule en plusieurs étapes :

Mise en place d’outils d’organisation visant à bien identifier les données
-

Plan de classement
Règles de nommage
Repérage et éliminations des doublons
Gestion électronique des documents (en fonction des moyens de la collectivité).
Mise en place d’outils d’utilisation : charte informatique.
Des outils d’organisation
Plan de classement (arborescence)
C’est une représentation hiérarchique des documents en catégories reprenant les grandes activités
(compétences) de la collectivité et non son organigramme. Il présente la structure générale de l’information.
Il concerne tous les documents des espaces partagés et du réseau de la collectivité à l’exception de ceux
contenus dans le dossier « mes documents » de l’agent (l’espace privé).
Nommage des fichiers
Dans l’environnement papier, le nom d’un document ou d’un dossier figure en toutes lettres sur la page de
titre ou sur la chemise et est immédiatement lisible pour l’utilisateur. Mais dans l’environnement électronique,
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le nom du document n’est pas directement visible et on repère souvent le document que l’on veut consulter
grâce au nom du fichier numérique correspondant.
Le nom d’un fichier doit être unique dans le plan de classement (arborescence) où il est placé. Il doit
indiquer sommairement le type et l’objet du document, incluant la date de l’évènement en cause.
C’est un pré-requis indispensable à une bonne gestion de l’information.
Pour nommer un fichier, il faut :
-
-
choisir un nom court et significatif
n’utiliser que des chiffres, des lettres non accentuées et _
(tirets de soulignement. Tous les autres caractères dits
spéciaux ne doivent pas être employés
ne jamais inclure d’espace dans le nom du fichier
Réserver le caractère. à l’indication d’une extension, d’un
format
format de la date : AAAAMMJJ
Repérage et éliminations des doublons
Afin d’optimiser la capacité de vos serveurs et éviter la présence d’un seul et même fichier dans plusieurs
dossiers ce qui peut être risque d’erreurs, il est nécessaire de repérer et d’éliminer les doublons. Pour cela,
vous pouvez vous appuyer sur des logiciels tels qu’Easy Duplicate Finder, Double Killer (gratuits).
Cependant, ces outils permettent uniquement de repérer dans un ensemble de dossier des documents
rigoureusement identiques. Une partie du tri devra donc être opérée « manuellement ».
Gestion électronique des documents
C’est l’ensemble des systèmes d'information permettant la création de documents électroniques ou la
numérisation de documents à partir d'autres supports, leur identification, leur contrôle et leur conservation,
leurs accès et diffusion.
Elle recouvre tous les processus visant à partager, gérer et organiser des documents de manière
informatisée. Elle touche toutes les étapes du cycle de vie du document, de l'acquisition* à l'archivage, en
passant par la gestion des différentes versions. Ainsi il est primordial, avant toute mise en place d’une GED,
de penser à l’archivage futur des documents. Une GED ne constitue pas un archivage électronique, c’est un
mode d’organisation de l’information. A la différence d’un système d’archivage électronique, une GED
autorise la modification des documents.
Exemples de GED : NOVAXEL ou GED Perso (libres et gratuites)
L’ECM (Electronic content management ou gestion de contenus d’entreprise) propose un accès centralisé et
plus rapide au savoir de la collectivité et une gestion globale des données. L’ECM couvre le périmètre de la
GED en y associant à la fois les contenus web, les applications métiers, les données bureautiques, les
données de la messagerie et les documents issus des espaces collaboratifs.
En définitive, à l’inverse d’une GED qui a un périmètre limité, l’ECM vise une stratégie globale. Elle a un
impact sur l’organisation.
Exemples d’ECM : Alfresco, Documentum
*Acquisition : elle concerne aussi bien les documents existants que produits, aussi bien les documents papier (via numérisation)
qu'électroniques.
Des outils d’utilisation
Charte informatique
La charte informatique est un acte définissant les droits et les devoirs des utilisateurs. Elle fixe les règles
d’utilisation des réseaux informatiques, des espaces privés, d’internet et de la messagerie*. Pour la rendre
applicable, elle doit être votée par l’assemblée délibérante.
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* Pour une meilleure gestion de la messagerie, se reporter à la fiche « Archivage des courriels »
Tableau récapitulatif
Etapes
Règles de
nommage
Objectif
Faire
Ne pas faire
- Harmoniser le
nommage des fichiers
- Nommer un document dès sa
création
- Utiliser des abréviations, des
accents, des espaces
- Faciliter la gestion
de l’information et son
intégration dans un
plan de classement
- Définir des règles simples en
matière de nommage
(ex : utiliser les 26 lettres de
l’alphabet latin et les 10 chiffres
arabes, choisir un nom court et
significatif)
- Définir des règles trop longues
et trop contraignantes
- Ne pas toujours utiliser les
mêmes règles
- Vérifier l'extension au moment de
l'enregistrement (utiliser les formats
ouverts plutôt que les formats
propriétaires, voir liste ci-dessous).
Plan de
classement
Retrouver et consulter
facilement et
rapidement vos
documents
électroniques
- Normaliser l’arborescence
informatique
- Structurer le plan en fonction des
activités principales (compétences)
de la collectivité
- Structurer
l’information
- Sélectionner les documents à
prendre en compte
- Gérer le cycle de vie
- Evaluer leur valeur
des documents
Gestion
électronique des
documents
- Dématérialiser le
- Inventorier les applications métier
et les formats utilisés
support d’information
- Suivre l’organigramme
- Mettre un même fichier à
plusieurs endroits de
l’arborescence
Se lancer dans des projets de
GED et/ou de dématérialisation
sans avoir :
 Elaboré un plan de
classement
 Pris en compte la question
de l'archivage électronique
 Défini des règles d’accès
- Suivre le plan de classement
établi au préalable
Charte
informatique
- Fixer les règles
d’utilisation des
moyens informatiques
(réseau, mes
documents, internet,
messagerie)
- Prendre en compte
l’environnement juridique existant
- Ne pas définir de périmètre
d’application
- Respecter la notion de vie privée
- Un contenu imprécis
- L’annexer au règlement intérieur
- Sensibiliser et
responsabiliser les
utilisateurs
- Informer les utilisateurs
- Négliger la communication
peut conduire à la nonapplication par les utilisateurs
- Sécuriser les
données
Le service archives du CIG vous accompagne dans vos démarches d’archivage
électronique.
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