SOMMAIRE - Quadratus

Transcription

Mise en œuvre de la base de connaissances
QuadraBureau
(Révision octobre 2010)
S
OMMAIRE
1.
PRESENTATION DU MODULE "BASES DE CONNAISSANCES" .......................................... 2
2.
LANCEMENT DU PROGRAMME QFPADMIN ........................................................................... 3
2.1
2.2
2.3
3.
CREATION DU RACCOURCI VERS QFPADMIN .................................................................................... 3
MENU ET BARRE D'OUTILS QFPADMIN ............................................................................................. 3
PROTECTION DE L'ACCES A QFPADMIN PAR LA GESTION DES ADMINISTRATEURS ........................... 3
CREER ET STRUCTURER UNE BASE DE CONNAISSANCES ................................................ 5
3.1
PRINCIPES GENERAUX ........................................................................................................................ 5
Qu'est ce qu'une base de connaissances ? ................................................................................................. 5
Qu'est ce qu'un niveau ? ............................................................................................................................ 5
Exemple ..................................................................................................................................................... 5
3.2
ETAPE 1 : CREATION D'UNE NOUVELLE BASE DE CONNAISSANCES ................................................... 6
Les "Informations générales" .................................................................................................................... 6
La "Structure de classement" .................................................................................................................... 6
3.3
ETAPE 2 : CONSTRUIRE L'ARBORESCENCE DE LA BASE DE CONNAISSANCES .................................... 7
3.4
ETAPE 2 : GERER LES DOCUMENTS DE LA BASE................................................................................. 9
Dans l'application QFPAdmin .................................................................................................................. 9
A partir de QuadraBUREAU................................................................................................................... 10
3.5
RETOUR SUR UNE BASE EXISTANTE ................................................................................................. 10
4.
DEFINITION DES DROITS DES UTILISATEURS DE LA BASE ............................................ 11
4.1
4.2
4.3
4.4
5.
DROITS DE GESTION DES DOCUMENTS ............................................................................................. 11
DROIT DE LECTURE DES DOCUMENTS .............................................................................................. 12
BASE MASQUEE POUR LA PLUPART DES UTILISATEURS ................................................................... 12
SUIVI DES NOUVEAUTES DANS QUADRABUREAU ......................................................................... 12
BASE D'INFORMATIONS DU CABINET QUADRAWEBEXPERT ........................................ 14
GESTION DES BASES DE CONNAISSANCES POUR QUADRAWEBEXPERT ...................................................... 14
PRESENTATION DE LA BASE DOCUMENTAIRE SUR L'ESPACE CLIENT ........................................................... 14
Mise en œuvre de la base de connaissances QuadraBureau - BU_BC.pdf – Mise à jour octobre 2010
1/15
1.
Présentation du module "Bases de connaissances"
Le module Bases de connaissances permet de mettre à disposition des utilisateurs de QuadraBureau une
masse structurée d'informations contenues dans des documents.
Dans le cadre de la solution QuadraWebExpert (déploiement du site internet des cabinets comptables équipés
QuadraExpert), les bases de connaissances peuvent aussi être mises à disposition des clients sur leur espace
client.
•
Les bases de connaissances sont créées et structurées par des administrateurs, grâce au programme
QFPAdmin.exe. Les administrateurs définissent aussi les droits des utilisateurs.
•
Selon les droits dont ils disposent, les utilisateurs consultent et maintiennent les bases de connaissances
dans QuadraBureau.
Le module de gestion des bases de connaissances est disponible dans les gammes des produits Quadratus
Expert-comptable et Entreprise.
Conseils avant de commencer
Avant de structurer une base de données, il faut :
1) Analyser les besoins pour une consultation aisée et rapide des informations à disposition des utilisateurs.
2) Bien réfléchir à la classification à adopter.
2/15
2.
Lancement du programme QFP Admin
Le fichier QFPAdmin.exe lance l'application de paramétrage de la base de connaissances.
L'application étant uniquement destinée aux utilisateurs Quadratus choisis comme administrateurs des bases
de connaissance, l'icône de lancement n'est pas installée automatiquement sur le bureau Windows par la
procédure d'installation des produits Quadratus.
2.1
Création du raccourci vers QFPAdmin
Le fichier QFPAdmin.exe se trouve dans le répertoire des programmes Quadratus (\Quadra\Pgm32\). Pour
créer le raccourci sur le bureau Windows des administrateurs, les étapes sont les suivantes :
1. Cliquer avec le bouton droit de la souris sur le bureau Windows.
2. Choisir "Nouveau raccourci". La fenêtre de l'assistant s'affiche. Cliquer sur le bouton <Parcourir> pour
rechercher le fichier QFPAdmin.exe.
3. Cliquer sur le bouton <Suivant>.
4. Entrer un nom pour le raccourci.
5. Cliquer sur le bouton <Terminer>. L'icône de lancement est créé sur le bureau Windows.
6. Cliquer avec le bouton droit de la souris sur le nouveau raccourci afficher ses propriétés.
7. Placer le curseur à la fin de la ligne de commande, ajouter un espace et taper le paramètre :
/ipl:\\Nom_du_serveur\qappli\quadra\database\client\quadra.ipl
2.2
Menu et barre d'outils QFPAdmin
QFPAdmin comporte 2 fonctions accessibles au menu Fichier et sur la barre d'outils :
Gestion des bases de connaissances et des droits des utilisateurs. Les fonctionnalités sont
décrites aux chapitres 3 et 4.
Gestion des administrateurs. Cette fonction facultative, permet de limiter le lancement de
l'application QFPadmin aux seuls utilisateurs disposant du statut d'administrateur (Cf. prochaine
section).
2.3
Protection de l'accès à QFPAdmin par la gestion des administrateurs
Cliquer sur l'icône
•
pour affecter le statut d'administrateur à certains utilisateurs.
Pour ajouter un administrateur, cliquer sur le bouton <Ajouter>
1. Sélectionner le collaborateur par son code ou sur la liste affichée par <F4>. Son code et son nom
s'affichent dans la rubrique "Propriétés"
2. Attribuer un mot de passe.
3. Cliquer sur le bouton <Sauver>
3/15
•
Pour modifier le mot de passe d'un administrateur, cliquer sur le bouton <Modifier>, saisir l'ancien mot
de passe puis le nouveau mot de passe.
•
Pour supprimer un administrateur, cliquer sur le bouton <Supprimer> et confirmer la demande.
•
Au prochain lancement de QFPAdmin, un
contrôle sera effectué et l'accès sera
autorisé aux seuls utilisateurs référencés
comme administrateurs de bases de
connaissance.
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3.
Créer et structurer une base de connaissances
3.1
Principes généraux
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•
Une base est une arborescence présentant dans un ordre logique et hiérarchique une liste de thèmes
résultant de la division d'un thème général.
•
La base est composée de niveaux (jusqu'à niveaux 9 possibles) allant du thème le plus général au thème
le plus particulier et permettant le classement des documents qui enrichiront la base de connaissances.
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Le niveau donne le rang d'un thème dans le système hiérarchique de l'arborescence.
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Création d'une base documentaire des curriculum vitae pour le service de ressources humaines. Elle
comportera 3 niveaux :
1. Métiers
2. Diplômes
3. Expérience
•
La structure de la base sera définie par le collaborateur FJ disposant du statut d'Administrateur.
•
L'administrateur définira aussi les droits des utilisateurs de QuadraBUREAU de la façon suivante :
⇒ La gestion des documents (ajout de nouveaux documents, suppression des documents caduques) sera
confiée aux collaborateurs CB et GL,
⇒ L'utilisateur AC aura le droit de lecture,
⇒ Tous les autres collaborateurs ne pourront pas consulter la base.
5/15
3.2
Etape 1 : Création d'une nouvelle base de connaissances
•
Cliquer sur l'icône
pour lancer la gestion des bases de connaissances. La fenêtre "Gestion des bases
de connaissances" affiche la liste des bases existantes. Cliquer sur le bouton <Créer une nouvelle base
de connaissances>.
•
On obtient la grille
des constantes de
la base : Les
Informations
générales" et la
"Structure de
classement".
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Titre de la base
Il s'agit du titre de la base qui correspond au 1er thème. Il s'agit dans l'exemple du
titre suivant : "CV".
Détail
Cette zone permet d'expliciter le contenu de la base de connaissance.
Administrateur
Sélectionner dans la liste affichée par <F4> le collaborateur qui désigné comme
administrateur de la base de connaissance.
Mot de passe
La saisie d'un mot de passe est facultative. S'il existe, il sera demandé à
l'ouverture de la base de connaissances. Il peut comporter jusqu'à 20 caractères
Une 2ème saisie du mot de passe fait office de confirmation.
Publier sur le Web
Cette rubrique est exploitée par QuadraWebExpert (site internet des cabinets
comptables QuadraExpert). Cocher la rubrique si la base de connaissances est
destinée aux clients du cabinet qui pourront la consulter à partir de leur espace
client.
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La "Structure de classement" définit la hiérarchie des niveaux de classement et il est conseillé de mettre au
pluriel le nom des niveaux.
Dans notre exemple, il s'agit des niveaux :1 = Métiers 2 = Niveaux d'étude et 3 =Expériences
6/15
Création base 0001
Niveau 3 : Expériences
CURRICULUM VITAE
Niveau 2 : Diplômes
Niveau 1 : Métiers
•
Pour une base de connaissances à publier sur le site internet d'un cabinet QuadraEXPERT, il est
préférable de limiter la structure de la base à 1 seul niveau (Cf. Chapitre 5).
•
Le contenu d'un niveau est paramétrable sur la fenêtre des constantes en cliquant sur le bouton
affiché à droite du niveau, ou directement sur l'arborescence présentée à la section 3.3.
•
Cliquer sur le bouton <Sauver> pour sauvegarder la structure de la base et passer sur l'écran de création
des éléments de la base.
3.3
Etape 2 : Construire l'arborescence de la base de connaissances
La fenêtre de la base est constituée de 2 cadres :
•
Le cadre de gauche fait apparaître l'arborescence de la base. Pour ouvrir un niveau, après l'avoir
sélectionné, 3 méthodes peuvent être utilisées :
⇒ Utiliser la flèche directionnelle "Droite" du clavier,
⇒ Taper <Entrée>,
⇒ Double-cliquer sur le chapitre.
L'ouverture d'un niveau est matérialisée par la transformation du signe "+" affiché à gauche du titre, en
signe "-"et par l'apparition de la liste des niveaux inférieurs.
•
Dans le cadre de droite s'affiche le détail du niveau qui a été sélectionné dans la partie de gauche.
La construction de l'arborescence s'effectue de la façon suivante :
•
Pour ajouter les éléments de tous les niveaux,
cliquer avec le bouton droit de la souris sur le nom
de la base. Le menu contextuel qui s'affiche donne
accès au paramétrage de chaque niveau.
•
Exemple : sélectionner le choix "Paramétrage du
niveau 1 (Métiers)".
7/15
•
La fenêtre des éléments de niveau 1 s'ouvre. Son titre
reprend le nom attribué au niveau.
•
Saisir un code et le titre de l'élément (dans notre
exemple, "CPTA" et "Comptabilité").
•
La gestion des éléments de chaque niveau s'effectue
selon le même principe.
•
Après validation d'un élément de niveau 1,
l'arborescence est immédiatement actualisés.
•
Pour des éléments de niveau inférieur, il est
nécessaire de demander l'introduction de chaque
élément dans le niveau immédiatement
supérieur.
•
Cliquer avec le bouton droit de la souris sur le
niveau supérieur et choisir "Activer un
élément…" sur le menu contextuel.
•
Sélectionner l'élément à
introduire dans l'arborescence
du niveau supérieur.
8/15
3.4
Etape 2 : Gérer les documents de la base
La gestion des documents de la base peut être effectuée dans QuadraBureau par les utilisateurs qui disposent
des droits appropriés ou dans QFPAdmin.
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•
Il convient de développer l'arborescence jusqu'au niveau souhaité, puis de cliquer avec le bouton droit de
la souris dans le cadre de droite.
Ajout de document
•
Sur le menu contextuel, cliquer sur "Ajouter un document" et sur la fenêtre "Ajout de document", taper
qui permet de parcourir le poste de travail.
le nom du fichier ou le sélectionner avec le bouton
Différents formats de fichiers sont acceptés :
Document Word
.doc
Document Excel
.xls
e-mail
Fichiers images
.eml
.tif, .jpg, .gif
Page Internet
.htm
Fichier PDF
.pdf
Base de données Access
Fichiers d'aide en ligne
.mdb
.hlp
•
Saisir l'intitulé du document à afficher dans QuadraBureau.
•
Sélectionner l'auteur du document dans la liste des collaborateurs.
•
Cliquer sur le bouton
. Le document apparaît alors dans le cadre de droite.
Les documents sont présentés du plus récent au plus ancien.
•
En cliquant avec le bouton droit de la souris sur un document, on obtient un menu contextuel permettant
de l'ouvrir ou de le supprimer.
Déplacer un document dans l'arborescence
L'opération s'effectue à la souris par cliquer / déposer.
Ajout d'un lien vers une page Internet
•
Sur le menu contextuel, cliquer sur "Ajouter un lien vers une page Internet"
•
Saisir l'adresse Internet. Le bouton
•
Cliquer sur <OK>. Le lien apparaît alors dans le cadre de droite
•
Un clic doit sur ce lien permet de l'ouvrir, le modifier, le supprimer.
permet ensuite de vérifier que le lien existe.
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Activer le bouton
sur la barre d'outils verticale de QuadraBureau.
Ajout de document
•
Sur le menu contextuel, cliquer sur "Ajouter un document".
•
Dans la fenêtre "Ajout de document", choisir l'une des possibilités suivantes :
⇒ Ajouter un document existant
⇒ Ajouter un document scanné
⇒ Ajouter un document créé
•
Saisir l'intitulé du document à afficher.
•
Saisir 5 mots clés maximum pertinents qui serviront à la recherche de documents.
•
Un clic droit sur le document permet ensuite :
⇒
⇒
⇒
⇒
de l'ouvrir
de le supprimer si l'utilisateur en a le droit
de modifier ses propriétés.
de l'envoyer par e-mail
Déplacer un document dans l'arborescence
L'opération s'effectue à la souris par cliquer / déposer.
3.5
Retour sur une base existante
•
Lorsqu'une base est créée,
la synthèse des
informations de la base
sont reprises sur une ligne
de la fenêtre "Gestion des
bases de connaissances".
•
Pour revenir sur la structure de la base, il suffit de double-cliquer sur la ligne correspondante.
•
En cliquant avec le bouton droit de la souris, un menu contextuel s'affiche et permet de :
⇒ Revenir sur la définition générale de la base grâce au choix "Modifier les constantes",
⇒ Supprimer la base (après confirmation de la demande).
⇒ Gérer les droits de utilisateurs de QuadraBureau (Cf. chapitre suivant).
10/15
4.
Définition des droits des utilisateurs de la base
La gestion des utilisateurs permet de définir les droits des utilisateurs de QuadraBUREAU sur les éléments
de la base de connaissances. La fonction est disponible sur le menu contextuel affiché par clic droit sur la
liste des bases de connaissances.
Préambule : Seuls les droits particuliers de certains utilisateurs sont à décrire ici. Pour tous les autres
utilisateurs, il suffit de définir les droits sous le code "*" correspondant aux "Utilisateurs non décrits".
•
Dans notre exemple, les droits des utilisateurs sont définis de la façon suivante :
⇒ La gestion des documents (ajout de nouveaux documents, suppression des documents caduques) sera
confiée aux 2 collaborateurs CB et GL gèrent les documents,
⇒ Le collaborateur AC a le droit de lecture,
⇒ Tous les autres collaborateurs ne peuvent pas consulter la base.
•
4.1
On peut donc distinguer 3 "statuts" : "Les gestionnaires de documents", les "lecteurs" et les "utilisateurs
privés d'accès".
Droits de gestion des documents
Il s'agit d'un utilisateur pouvant lire, modifier et/ou ajouter et/ou supprimer les documents.
•
Cliquer sur le bouton <Ajouter>.
•
Donner le code de l'utilisateur ou sélectionner-le sur la liste affichée par <F4>.
•
Attribuer les droits en cochant ou non les
rubriques :
⇒ Lire
⇒ Ajouter des documents
⇒ Modifier des documents avec une option
"Uniquement ceux dont il est l'auteur".
⇒ Supprimer des documents avec une option
"Uniquement ceux dont il est l'auteur".
⇒ Envoyer par mail
•
Cliquer sur <Sauver> pour enregistrer le profil
de l'utilisateur.
•
Le nouvel utilisateur est inséré dans la liste.
•
Pour créer un nouvel utilisateur ayant le même profil de droits qu'un utilisateur existant, il suffit de
pointer l'utilisateur existant avant de choisir <Ajouter>.
•
Le bouton <Modifier> permet de changer les droits de l'utilisateur et le bouton <Supprimer> annule la
définition des droits de l'utilisateur (après confirmation).
11/15
4.2
Droit de lecture des documents
•
Si une base doit être accessible en lecture seulement à la majorité des utilisateurs, ce droit peut-être
défini sous le code "*". A noter toutefois que les utilisateurs non décrits ne bénéficient pas du suivi des
nouveaux documents (Cf. plus loin dans ce chapitre).
•
Procéder comme pour un gestionnaire en cochant uniquement le droit "Lire".
4.3
•
4.4
Base masquée pour la plupart des utilisateurs
Lorsqu'une base de connaissances est réservée à un petit nombre d'utilisateurs, il convient de ne pas
attribuer de droits sous le code "*".
Suivi des nouveautés dans QuadraBUREAU
•
Lorsqu'un utilisateur consulte une base dans QuadraBureau, les dernières publications lui sont signalées
automatiquement.
•
Remarques :
⇒ Cette fonctionnalité a été introduite dans la version 3.0 de QuadraBureau (octobre 2010) et implique
une étape d'initialisation de la date de dernière consultation des collaborateurs (Cf. Descriptif des
nouveautés de la version 3.0).
⇒ Jusqu'à la version 3.0 de QuadraBureau, le suivi des "Nouveautés" impliquait une gestion
individualisée des utilisateurs de la base de connaissances et s'effectuait en fonction de la "Date de
dernière lecture des nouveautés" à renseigner sdans QFPAdmin.
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•
A l'ouverture de QuadraBureau, la date de la dernière publication est
accessible.
⇒ Sur la barre d'outils en version large, l'information est clairement
affichée,
⇒ Sur la barre d'outils en version étroite, elle est mentionnée dans l'info
bulle, au passage de la souris sur le bouton "Base de connaissances".
⇒ Si un nouveau document est publié au cours de la session QuadraBureau,
⇒ Le bouton "Base de connaissances" s'entoure d'un filet gris,
⇒ Sur la barre d'outils en version large, le nouveau document est signalé en
rouge.
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•
A l'ouverture de la base de
connaissances, une base
contenant des nouvelles
publications est signalée par
).
sa couleur jaune (
⇒ A la sélection de la base, le
volet des nouveautés
s'affiche automatiquement.
•
Activer le bouton
après consultation des
nouveautés
⇒ Information complémentaire :
⇒ L'onglet "Nouveautés" qui pouvait apparaître dans le cadre d'une gestion individualisée des
utilisateurs par QFpAdmin, n'est plus affiché.
⇒ Dans QFpAdmin, la rubrique "Date de dernière lecture des nouveautés" n'est plus utilisée.
13/15
5.
Base d'informations du cabinet QuadraWebExpert
La mise en œuvre de la solution QuadraWebExpert fait l'objet d'une documentation technique spécifique
Gestion des bases de connaissances pour QuadraWebExpert
•
Pour publier la base de connaissances
sur l'espace client, le paramètre
correspondant est à cocher dans les
constantes de la base.
•
Il reste à structurer soigneusement le
niveau 1 de la base qui est exploité
sur l'espace client.
•
Une base de connaissances peut être
enrichie dans QuadraBureau, par tout
collaborateur disposant des droits
d'intervention sur la base.
Présentation de la base documentaire sur l'espace client
•
Le choix "Infos" de l'espace client permet de
consulter les bases documentaires publiées par le
cabinet.
•
Elles sont disponibles pour les utilisateurs disposant
du droit d'accès correspondant.
•
La sélection d'une base documentaire ouvre un
menu reprenant la structure primaire de la base.
•
Un document sélectionné
s'ouvre dans une nouvelle
fenêtre du navigateur.
•
L'utilisateur peut alors
l'enregistrer sur son système
ou l'imprimer.
14/15
•
Pour un utilisateur ignorant
dans quelle base documentaire
se trouve un document, une
fonction de recherche est
disponible.
•
Il convient de taper le mot ou
l'expression recherchée puis de
cliquer sur le bouton <Ok>.
15/15

SOMMAIRE - Quadratus

Transcription

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