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INFOS PRATIQUES ET DERNIERS RAPPELS
XMAS FESTIVAL DE WOLUWE-SAINT-PIERRE 2015
Pour rappel, en commandant votre emplacement au Xmas Festival vous avez marqué avoir pris
connaissance de notre règlement et des conditions de participation au Xmas Festival 2015 de WoluweSaint-Pierre et d’y souscrire sans réserve. Nous vous demandons donc de bien relire celui-ci, qui est
disponible dans votre zone membre, car nous ne reprenons dans ce mail que des informations plus
"pratiques". Merci de votre compréhension.
HORAIRES :
Nous vous rappelons que pour le bien de tous les exposants, l'ouverture de son stand/chalet est
obligatoire aux heures d’ouverture reprises ci-dessous. Les stands qui ne seraient pas ouverts à temps le
seront par nos soins mais sans surveillance (sauf si cas de force majeure qui nous aurait été communiqué
au préalable). Les exposants qui ne respecteraient pas ces horaires ne pourront plus participer les années
suivantes.
- Montage :
Lors de votre montage, merci de décharger votre véhicule le plus rapidement possible (10 min max) et
chercher ensuite une place pour vous parquer dans les rues indiquées sur la carte parking (à télécharger
dans Documents utiles). Nous avons été les années précédentes laxistes à ce sujet. Cette année, pour des
raisons évidentes de sécurité, tout véhicule stationnant à un endroit non autorisé se verra retirer par la
police.
Pour rappel, il est également interdit de stationner entre les chalets et sur les places de parking pour
personnes à mobilité réduite.
Mardi 9/12/2014:
12h – 20h : accès à vos stands/chalets pour le montage
Mercredi 10/12/2014:
10h – 17h : Suite montage de vos stands/chalets
- Ouvertures :
Semaine 1 : Heures d’ouverture des
chapiteau, parcours de chalets et village de la convivialité
10h – 18h
Semaine 2 : Heures d’ouverture des
parcours de chalets et village de la convivialité
Vendredi 18/12: Toute la journée, venez aider Benjamin Marechal à relever le défis qui lui sera posé dans le
cadre du Viva for Life Tour
10h – 18h: Ouverture du parcours de chalets et du village de la convivialité
Nous comptons donc sur tous les exposants du chapiteau pour revenir profiter de l’ambiance festive en
famille et entre amis au travers des bars et restaurants auxquels ils n’auront pu participer étant
occupés sur leurs stands.
STANDS :
Pour ceux qui n’ont pas pris un emplacement avec choix (les stands bis), votre emplacement exact sera
indiqué à votre arrivée le jour du montage. Une personne responsable WindBag (veste jaune) se tiendra à
l’entrée pour vous l’indiquer. Chaque stand ayant un panneau au nom de l’exposant, il sera très facile de
retrouver le vôtre dans l'allée/sur le trottoir indiqué(e).
Seuls les exposants ayant payés l'intégralité de leur location auront accès à leur emplacement (il n’est
pas possible de payer sur place !). Merci de votre compréhension.
Nous vous rappelons que chaque exposant est tenu de nettoyer son stand et de faire en sorte que
chaque matin, tout soit propre et accueillant pour le public. Il est donc nécessaire de prévoir des
poubelles par vos soins. Voir dans Documents utiles l’emplacement où vous pouvez déposer vos sacs
poubelles. Merci de le faire proprement et de ne pas utiliser les poubelles du village de chalets.
-Chapiteaux:
Il est interdit de punaiser, clouer, coller, agrafer,… sur les bâches de la tonnelle formant votre stand. Dans
votre zone membre ou dans Documents utiles, retrouvez des photos vous montrant les points d’accroche
possibles, des exemples d’accroches (barres en bois pour créer une horizontale droite, des crochets qui
peuvent facilement être réalisés avec des cintres,… Attention, ces systèmes ne sont pas fournis avec les
stands). Si par exemple vous souhaitez mettre un fond en tissu d’une autre couleur, la meilleure accroche
est certainement le scratch.
Pour fermer vos stands, une bâche de tente est prévue et sera à scratcher par vos soins tous les soirs à la
fermeture des stands. Un service de sécurité est assuré dans le chapiteau. Nous vous demandons par
précaution de reprendre le matériel précieux.
Dans le stand, nous vous fournissons une arrivée électrique selon votre demande (800w ou 1600w) mais
n’oubliez pas vos rallonges et luminaires qui ne sont pas fournis.
-Chalets:
De tout nouveaux chalets vont vous être mis à disposition (photos et dimensions dans votre zone membre
ou dans Documents utiles). Nous vous demandons donc de bien vouloir mettre tout en œuvre pour le
respecter un maximum. Il est autorisé de punaiser, coller sur les parois, mais tout doit être enlevé et
rendu par l'exposant parfaitement propre en fin de Festival. Pour la fermeture du chalet, une quincaillerie
fixée à la porte est prévue. L'exposant doit quant à lui se munir de son propre cadenas. A lui d'évaluer le
risque de laisser sa marchandise à l'intérieur. Des rondes régulières ont été demandées à la police et aux
gardiens de la paix.
N’oubliez pas que nous vous fournissons une arrivée électrique mais qu’il est de votre responsabilité
d’éclairer et chauffer votre chalet.
IMPORTANT: La consommation électrique attribuée est de 800 watts, sauf pour ceux qui ont pris un
supplément de 800 watts (soit 1600watts) ou qui ont fait une demande express pour une plus grande
capacité. La puissance maximale du quartier n’est pas très élevée. Nous vous demandons dès lors de
prêter une attention particulière à ne pas dépasser le wattage que vous avez demandé. Pour connaitre la
quantité demandée par vos appareils, chaque appareil électrique comporte une étiquette ou indication
des wattages utilisés ; il suffit de faire l’addition. Concernant le chauffage, les pompiers nous conseillent le
chauffage au pétrole qui est d’après eux le plus confortable.
Les exposants qui font usage de source de chaleur trouveront dans les Documents utiles les normes
demandées par les pompiers que nous vous demandons de nous renvoyer signées pour jeudi 3/12 au plus
tard.
!!! pour certains d’entre vous, la porte pour sortir du chalet donne directement sur la rue. Soyez donc très
prudents quand vous l’ouvrez.
La tablette est parfaitement amovible. Dimension: fixée à 1m10 de hauteur (à partir du sol), 3m de
longueur et 40 cm de profondeur.
SÉCURITÉ POMPIER:
Par la présente, nous tenons à attirer votre attention sur la sécurité durant le Xmas Festival. Mercredi
après-midi, nous recevrons la visite des pompiers qui, à notre demande, seront particulièrement attentifs
à faire respecter toutes les mesures utiles pour garantir la sécurité de tous (attention particulière pour les
chalets qui cuisineront du chaud).
Vous êtes tous des professionnels, sans doute habitués à ces mesures de sécurité, nous nous permettons
cependant de vous en rappeler quelques-unes.
Aucune flamme vive ne sera autorisée dans le chapiteau. Votre décoration sera tant que possible
ignifugée et vous éviterez très certainement des quantités importantes de matériaux facilement
inflammables (exemple : botte de paille, boules de papier ou plastique,…)
Vos décorations doivent rester à distance de toute source de chaleur en ce compris spots/lampes.
Notre service de maintenance passera tant que possible avant les pompiers pour vous conseiller en ce
sens. Vous veillerez à suivre ses recommandations.
Il est interdit de fumer sous le chapiteau et d’utiliser des appareils de chauffage d’appoint dans les stands.
Le soir, en quittant le stand, n’oubliez pas de retirer les prises et d’éteindre les éclairages.
La croix rouge assurera un service de première urgence. Nous vous remercions de bien veiller avant
ouverture à repérer l'emplacement de leur stand de sorte que chacun puisse, en cas de besoin, diriger les
visiteurs qui auraient besoin de ce service.
Quant à nous, nous veillerons à nous conformer scrupuleusement aux mesures prônées par les pompiers.
Le chapiteau comprendra trois sorties de secours situées au milieu de chaque aile en plus de
l'entrée/sortie. Toutes seront indiquées selon la législation en vigueur. Vous trouverez dans chaque issue
un extincteur. Avant ouverture du chapiteau, nous vous demandons un repérage individuel de ces issues
et de leur signalétique.
PARKING :
Vous trouverez dans
votre carte de parking lors du stationnement qu’il est
OBLIGATOIRE d’apposer sur votre pare-brise lors du chargement/déchargement. Un plan du quartier y est
joint pour vous indiquer le lieu du parking.
COMMUNICATION :
Nos partenaires Viva Bruxelles, La Première et Le Soir parleront de nous avant et pendant l’événement.
Des annonces sont déjà parues dans le WoluMag, des affiches et flyers seront placés dans les commerces
début de semaine prochaine, des invitations à l’inauguration ont été envoyées par la commune et vous
avez tous les outils dans Outils de communication à votre disposition pour une grande diffusion. Notre
facebook monte de plus en plus mais nous comptons sur vous pour tous « liker » la page. Pour les
retardataires, merci de vérifier et/ou compléter votre profil.
IDÉE POUR AUGMENTER VOTRE VISIBILITÉ :
Nous vous proposons de bénéficier du centre du chapiteau pour faire une animation en rapport avec
votre stand. Par exemple : vente de linge de maison  présentation d’une table de fête ; vente de
contes pour enfants  lectures animées ;... N’hésitez donc pas à vous manifester encore si vous
souhaitez proposer une activité originale et sympa dans la zone animation au cœur du chapiteau.
Nous vous annoncerons à l’aide d’appels micros afin de faire venir du monde.
Numéro d’urgence les jours du Xmas Festival : 0477/62.4000
Merci à tous pour votre attention et pour, nous en sommes certains, votre contribution au succès de
cet événement en offrant un service de grande qualité.
Au plaisir de rencontrer les nouveaux aventuriers et de revoir les autres !
Bien à vous,
Toute l’équipe du Xmas Festival
[email protected]
www.xmasfestival.be