swiss national science foundation

SCOPES 2005 – 2008
Scientific Co-operation between Eastern Europe and Switzerland
Coopération scientifique entre l'Europe de l'Est et la Suisse
Directives pour la gestion du subside de projet de
recherche commun
(Joint Research Projects - JRP)
à l'intention des coordinateurs de projets, de leurs partenaires
et des services de gestion des subsides
SCOPES 2005 – 2008: Directives pour la gestion du subside de JRP
Table des matières
1.
Gestion des subsides
3
2.
Début du subside
3
3.
Déblocage des subsides
3
4.
Transferts de fonds vers l'Europe de l'Est
3
5.
Reports dans le budget
3
6.
Dépenses
4
7.
Rubriques
4
8.
Informations sur les rubriques du budget
4
8.1. Appareils, composants – Equipment, Infrastructure
4
8.2. Matières consommables, maintenance – Consumables, Maintenance
4
8.3. Voyages - Travel Expenses
4
8.4. Logement, repas - Accommodation, Meals
4
8.5. Frais indirects - Overheads
5
8.6. Subsides personnels - Individual Grants
5
8.7. Frais divers - Other Costs
5
9.
Conversion des devises
5
10.
Présentation de rapports
5
11.
Restitution des subsides non utilisés
5
12.
Dépenses supplémentaires
5
13.
Intérêts
6
14.
Formulaires
6
15.
Rapport financier final: subdivision des rubriques SCOPES
6
page 2 sur 6
SCOPES 2005 – 2008: Directives pour la gestion du subside de JRP
1.
Gestion des subsides
Le montant complet octroyé en faveur du projet, c'est-à-dire aussi bien la part réservée au côté
suisse que celle destinée au(x) partenaire(s) de l'Est, est versé par le Fonds national (ci-après
"le FNS") à l'institution (service de gestion des subsides) du coordinateur 1 en Suisse (le
bénéficiaire du subside). Ce dernier est responsable du transfert de fonds vers le(s)
partenaire(s) de l'Est. Les services de gestion des subsides exercent la fonction de fiduciaire
pour les bénéficiaires. Ils ne sont pas habilités à leur donner des directives, mais les rendent
immédiatement attentifs à l'utilisation des subsides non conforme à l'octroi. Vis-à-vis du FNS,
seuls les bénéficiaires endossent la responsabilité d'une utilisation des subsides conforme à
l'octroi.
2.
Début du subside
Le début du subside coïncide en général avec le premier jour d'un mois. Les bénéficiaires
communiquent au FNS la date désirée du début du subside en remplissant le formulaire
"Demande de déblocage du subside". Le FNS leur confirme par écrit le début définitif et le
déblocage du subside.
3.
Déblocage des subsides
Le bénéficiaire demande le déblocage du subside par le biais du formulaire "Demande de
déblocage du subside". Le formulaire doit mentionner les renseignements nécessaires au
versement et à la gestion du subside.
Pour les subsides couvrant plusieurs années, le paiement de la première tranche à indiquer
sur le formulaire "Demande de déblocage du subside" peut atteindre au maximum le montant
que la lettre d'octroi a fixé pour celle-ci.
La demande des tranches annuelles ultérieures se fait au moyen du formulaire ad hoc à
disposition sur le site Internet du FNS. (cf. point 14)
4.
Transferts de fonds vers l'Europe de l'Est
En principe, il existe plusieurs manières d'effectuer les transactions.
Si les instituts d'Europe de l'Est garantissent le transfert de fonds vers les groupes de
recherche adéquats, les fonds peuvent alors être versés sur les comptes bancaires des
instituts. Les comptes des personnes participant au projet peuvent aussi être crédités des
transferts destinés aux partenaires est-européens, dans le respect des dispositions légales du
pays partenaire. Le montant destiné au partenaire de l'Est ne devrait pas être versé en une
seule fois, mais en plusieurs tranches (trimestrielles ou semestrielles), et ce particulièrement
si aucun virement n'a encore été effectué dans le pays partenaire en question. De plus gros
montants ne devraient pas être versés avant que la banque et la méthode choisies aient fait
leurs preuves et que le partenariat se déroule de manière satisfaisante.
5.
Reports dans le budget
Les dépenses doivent être effectuées uniquement en fonction du budget accordé (annexe à la
lettre d'octroi). Si, en cours de projet, une rubrique du budget ne suffit pas, le FNS doit
recevoir une demande écrite avant que les coûts soient reportés sur une autre rubrique; la
demande sera transmise pour évaluation à l'administration du programme SCOPES. Il est
indispensable d'obtenir l'accord du FNS pour modifier des rubriques afin de permettre la
vérification lors du contrôle financier final. Il n'y a pas besoin d'obtenir une telle
autorisation si le montant à reporter est inférieur à 10 % du montant total non seulement de la
rubrique débitée, mais aussi de la rubrique bénéficiaire.
1
Par souci de clarté, le document est rédigé au masculin, il s'adresse bien évidemment aux deux sexes. Merci de votre compréhension.
FNS, octobre 2005
page 3 sur 6
SCOPES 2005 – 2008: Directives pour la gestion du subside de JRP
Si la même rubrique est utilisée plusieurs fois pour des reports, la somme des montants
reportés ne doit pas dépasser 10 % du total de la rubrique en question. Dans le cas contraire,
il faut demander l'autorisation du FNS.
6.
Dépenses
Les dépenses ne peuvent être effectuées que durant la durée officielle du projet. Si des
dépenses doivent avoir lieu après la fin officielle du projet, il faut solliciter préalablement une
prolongation écrite auprès du FNS.
Il faut joindre les quittances originales à toutes les dépenses dépassant CHF 150.--.
Les factures en alphabet cyrillique doivent être munies d'un bref commentaire en anglais, en
allemand ou en français sur les formulaires financiers ou directement sur les factures. Toutes
les devises étrangères doivent être converties en francs suisses.
Le bénéficiaire de subside doit fournir un décompte sur la façon dont est utilisée la tranche
versée au partenaire du projet. Attester que le partenaire de l'Est a reçu un certain montant ne
suffit pas.
7.
Rubriques
Chaque dépense doit être attribuée à une rubrique du budget accordé. Il faut faire une
distinction entre le budget est-européen et le budget suisse; pour chaque dépense, il faut que
la répartition entre la Suisse et le partenaire de l'Est soit clairement définie. Le bénéficiaire de
subside est prié d'accompagner son rapport scientifique intermédiaire d'une vue d'ensemble
des dépenses effectuées. Un formulaire ad hoc est à disposition (cf. point 14).
8.
Informations sur les rubriques du budget
8.1. Appareils, composants – Equipment, Infrastructure
Valable uniquement pour les partenaires d'Europe de l'Est. Concerne les appareils et le
matériel de valeur durable. Ce genre d'équipement peut être acheté dans le pays partenaire, en
Suisse, ou dans tout autre pays (lors du choix, il faut tenir compte des possibilités de
maintenance et de réparation). Le directeur ou une personne de confiance du groupe de
recherche est-européen peut procéder aux achats d'appareils dans les pays partenaires, le
coordinateur les remboursera (les justificatifs originaux doivent être transmis au FNS). Le
coordinateur peut payer directement en Suisse du matériel acheté dans un pays tiers. Dans ce
cas, le partenaire est-européen doit confirmer que l'équipement est parvenu en sa possession.
8.2. Matières consommables, maintenance – Consumables, Maintenance
Concerne les matières consommables (p. ex. les produits chimiques), l'entretien et le loyer de
l'équipement. Toutes les dépenses au-dessus de CHF 150.-- doivent être munies des
quittances originales.
8.3. Voyages - Travel Expenses
Concerne tous les voyages entrepris dans le cadre du projet. Il faut demander l'autorisation du
FNS à l'avance et par écrit pour assister à des conférences hors de l'Europe et de la CEI. L'offre
présentant le meilleur rapport qualité-prix sera acceptée lors de la réservation de vols. Ne sont
remboursés que les vols en classe économique. Seules les quittances de billets d'avion
(passenger receipts), transmises au FNS sous forme d'originaux, attestent que le voyage a eu
lieu. Le remboursement du kilomètre effectué en voiture est de CHF --.60 au maximum.
8.4. Logement, repas - Accommodation, Meals
Les séjours de recherche de chercheurs suisses et est-européens dans le pays partenaire, de
même que la participation à des conférences dans le cadre du projet, sont financés. Il s'agit de
forfaits dont le montant doit être fixé cas par cas (au maximum jusqu'à CHF 150.-- par jour,
CHF 3'000.-- par mois ou CHF 7'500.-- pour trois mois), qui doivent couvrir les frais de
nuitées, de repas, d'assurance et de transport en commun et dont il ne faut pas rendre un
décompte détaillé. Le séjour de scientifiques d'Europe de l'Est invités en Suisse n'est
FNS, octobre 2005
page 4 sur 6
SCOPES 2005 – 2008: Directives pour la gestion du subside de JRP
financé que jusqu'à 3 mois par personne et par an. Le FNS considère que le soutien sert à
couvrir des frais de séjour. Un formulaire ad hoc est à disposition (cf. point 14).
8.5. Frais indirects - Overheads
Ne concerne que les partenaires d'Europe de l'Est. D'éventuels subsides versés pour frais
d'exploitation et d'entretien à l'administration des institutions en Europe de l'Est peuvent
atteindre 10 % maximum du subside total octroyé à la partie est-européenne. Il faut joindre
une quittance avec la somme totale et le destinataire (service de gestion de l'institut
partenaire). Il n'y a pas besoin de donner des indications sur des détails.
8.6. Subsides personnels - Individual Grants
Ne concerne que les partenaires d'Europe de l'Est. Les subsides personnels servent à
soutenir financièrement les chercheurs dans leurs instituts en Europe de l'Est. Ce sont des
subsides complémentaires aux salaires ordinaires des chercheurs est-européens, qui
contiennent éventuellement déjà les charges sociales à déduire. L'ayant droit confirme
immédiatement que les versements ont eu lieu par le biais de récépissés. Les attestations
doivent contenir les indications suivantes: numéro du projet, nom du bénéficiaire, son lieu de
travail, le montant reçu, la durée de l'engagement, le taux d'occupation. Un formulaire ad hoc
est à disposition (cf. point 14). Si un partenaire d'Europe de l'Est séjourne en Suisse pendant
un mois ou plus, les subsides personnels ne lui sont pas versés pendant la durée du séjour.
8.7. Frais divers - Other Costs
Il s'agit de tous les frais qui ne sont pas classés sous les autres rubriques du budget (p. ex. des
frais de publication, de rémunération de personnes testées, des traductions, des contributions
à des prestataires de services, des taxes d'utilisation pour des banques de données externes).
9.
Conversion des devises
Il est possible d'effectuer la conversion en francs suisses en prenant un cours moyen sur une
période relativement longue (p. ex. du 01.01. au 30.06.2006).
10.
Présentation de rapports
En plus des rapports scientifiques intermédiaires annuels, il faut aussi faire parvenir au FNS
un rapport financier final à la fin du projet; le coordinateur suisse se chargera de la
transmission de ce rapport en y incluant ses propres dépenses de même que les dépenses
détaillées du partenaire d'Europe de l'Est. Aucun rapport financier intermédiaire officiel
n'est exigé, même si le projet dure plus de 12 mois. En revanche, des indications sommaires
sur l'état financier devront figurer dans les rapports scientifiques intermédiaires. Les
formulaires usuels du Fonds national suisse peuvent être utilisés pour l'établissement du
décompte financier (cf. point 14).
11.
Restitution des subsides non utilisés
Lorsque la totalité des subsides du FNS n'a pas été utilisée dans le cadre des travaux de
recherche autorisés, les bénéficiaires doivent restituer les soldes actifs restants, pour autant
qu'ils soient supérieurs à CHF 50.--.
Le bénéficiaire doit rembourser le solde actif spontanément au FNS dans un délai de trente
jours après l'échéance du rapport financier final. Le FNS se réserve expressément le droit de
procéder à des réclamations ultérieures après le contrôle et l'approbation du rapport financier
final.
12.
Dépenses supplémentaires
Si les dépenses effectuées dans le cadre des travaux de recherche accordés, dépassent le
subside du FNS, la différence va à la charge du bénéficiaire.
FNS, octobre 2005
page 5 sur 6
SCOPES 2005 – 2008: Directives pour la gestion du subside de JRP
13.
Intérêts
Lorsqu'un service de gestion gère les subsides au sens du point 1, les éventuels revenus de
placement peuvent servir à couvrir les frais occasionnés par l'administration du subside.
Sinon, ce type de revenus doit être porté au crédit du compte du subside et utilisé pour les
travaux de recherche soutenus.
14.
Formulaires
Tous les formulaires cités dans le présent document peuvent être téléchargés sur le site
Internet du FNS: http://www.snf.ch/fr/app/pro/pro_eeu.asp
•
•
•
•
•
15.
Formulaire
Formulaire
Formulaire
Formulaire
Formulaire
"Demande de versement d'une tranche" (allemand et français) – cf. point 3
"financial overview" (anglais) – cf. point 7
"Confirmation accommodation, meals" (anglais) – cf. point 8.4
"Confirmation individual grant" (anglais) – cf. point 8.6
"Rapport financier final" (allemand et français) – cf. point 10
Rapport financier final: subdivision des rubriques SCOPES
Lors de l'élaboration du rapport financier final, les rubriques du tableau ci-dessous doivent
être rigoureusement reportées sur les rubriques des formulaires officiels des rapports
financiers finaux du FNS. Si le système des décomptes interne d'un service de gestion de
subsides élabore le rapport, les répartitions doivent être clairement distinctes. Une
classification précise est indispensable afin de permettre un contrôle rapide du rapport et d'en
faciliter la vérification par des tiers.
Rubriques SCOPES
(désignations analogue au
budget)
Equipment, Infrastructure
Consumables, maintenance
Rubriques des formulaires du FNS
pour les rapports financiers finaux
Travel Expenses
Accommodation, Meals
Matériel de valeur durable
Matières consommation ainsi
qu’entretien et location d’appareils
Déplacements
Déplacements
Overheads
Other Costs
Dépenses diverses
Dépenses diverses
Individual Grants
-
Salaires
Salaires/Charges sociales
FNS, octobre 2005
Particularités
La rubrique « Déplacements » doit être séparée
en deux sous-rubriques :
1. Travel Expenses, 2. Accommodation, Meals
La rubrique « Dépenses diverses » doit être
séparée en deux sous-rubriques :
1. Overheads, 2. Other Costs
Seulement pour le coordinateur afin d'engager
temporairement du personnel, chargé de tâches
de coordination
page 6 sur 6