Cahier des charges relatif à l`organisation du Championnat

Cahier des charges relatif
à l’organisation
du Championnat Régional BMX
Secrétariat BMX : Mme Miguelle Meunier Comité de Bretagne de Cyclisme 1 rue du Vau
Louis BP 129 22001 St Brieuc cédex 1
Ligne directe : 02.96.94.21.69 ou portable : 06.70.80.48.32
Fax : 02.96.78.80.47
Email : [email protected]
Horaires : Lundi au vendredi : 8h à 12h – 14h à 17 h
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Sur décision de la Commission Régionale BMX, il a été décidé de retenir la candidature du
club cité ci-dessous pour l’organisation d’une épreuve de Championnat Régional
2015
Club :
Représenté par son Président :
Il est expressément convenu que l’épreuve sera inscrite au calendrier régional qu’après
signature et retour du présent cahier des charges sous huit jours au Comité Régional de
Cyclisme.
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1 – Engagement du Comité Régional de Cyclisme
Article 1 : Obligations liées à l’organisation sportive
Le Comité Régional de Cyclisme s’engage à mettre en œuvre tous les moyens réglementaires
relatifs à l’organisation de la compétition.
Il aura l’entière responsabilité :
du choix définitif de la piste (cette dernière devra avoir préalablement fait
l’objet d’une visite d’un membre de la Commission Régionale de BMX).
de la désignation des commissaires de l’épreuve (un administrateur, un
président du jury, un président du jury adjoint et un juge à l’arrivée).
de l’établissement, de l’homologation et de la publication des résultats de
l’épreuve.
Article 1.2 : Obligation en matière de promotion
D’organiser l’information du public par l’intermédiaire de la « Bretagne Cycliste » et du site
internet
Article 1.3 : Informatique
Le Comité de Bretagne met à disposition l'ordinateur, l'imprimante ainsi que le système vidéo.
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2 – Engagement du club organisateur
Article 2.1 : Obligations financières
Le dépôt de candidature devra être accompagné d’un chèque de 400 Euros se répartissant
ainsi :
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160 Euros pour les prix et les récompenses
80 Euros en provision des frais de déplacement du membre de la Commission
Régionale BMX pour la reconnaissance de la piste (pages : 8 et 9) (indemnité
kilométrique au tarif en vigueur au Comité).
160 Euros qui serviront de garantie. En cas de non respect du cahier des
charges, cette somme ne sera pas restituée.
Lors de la déclaration de l’épreuve, le club devra s’acquitter des droits d’organisation (grilles
des prix de l’année en cours).
Toute modification de la piste devra recevoir la visite du référent piste au moins un mois
avant la course..
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Article 2.2 : Déclaration de l’épreuve
Celle-ci se fera auprès du Comité Régional au minimum 6 semaines avant la date de
l’épreuve.
Article 2.3 : Catégories des pilotes
Pré-licenciés : 6 ans et moins, Poussins : 7 et 8 ans, Pupilles : 9 et 10 ans, Benjamins : 11 et
12 ans, Minimes : 13 et 14 ans, Cadets : 15 et 16 ans, 17 - 29 ans, Elites Régionaux, 30 - 39
ans, 40 ans et Plus, Cruiser : minimes, masters, vétérans et régionaux, Cruisers Elites
Régionaux le jour de la finale (Open 24 pouces) : 13 ans et Plus.
Cette épreuve n’est ouverte à aucun comité extérieur.
Article 2.4 : Service médical
Lors de l’épreuve, le club assurera la présence d’une équipe de secouristes, d’un local de
premiers soins et d’une liaison téléphonique ayant accès au réseau national.
Les frais engendrés seront à la charge du club organisateur.
Les secouristes devront à la fin des courses, remettre un rapport au président du jury du
nombre d’interventions et de leur nature (évacuations ou pas) et si possible du lieu sur le
circuit.
Article 2.5 : Prestations fournies par le club
Avant l’épreuve
Tenir compte des éventuelles observations formulées par le membre de la Commission
Régionale lors de la reconnaissance de la piste.
Expédier à chaque club un bulletin d’engagements avec les coordonnées de la personne
responsable des engagements, le numéro de portable joignable le jour de la course, ainsi que
les horaires (page 8) et le tarif des engagements en vigueur.
L’annonce de l’épreuve
Quinze jours minimum avant la date. Contacter les rédactions sportives du département, la
presse locale, départementale et régionale.
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Le jour de l’épreuve : les résultats devront être communiqués à la presse le soir de l’épreuve.
Le jour de l’épreuve
Le club assurera la présence de moyens techniques matériels et humains
nécessaires à l’organisation de celle-ci.
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Moyens matériels
Le secrétariat
Le local secrétariat devra être suffisamment grand pour accueillir le personnel (4 personnes)
ainsi que le matériel ci-dessous.
Nota : un local de type « Algéco » est fortement conseillé.
Le secrétariat devra pouvoir être joint par téléphone y compris le jour de l’épreuve.
Communiquer le numéro sur les invitations.
Le matériel pour le personnel de secrétariat :
la liste à jours des licenciés ( à demander au comité de bretagne le vendredi avant la
course)
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le classement du championnat à jour
les listes des engagés envoyées par les clubs
les engagés répertoriés par catégories
formulaire engagement championnat des clubs.
le règlement administratif
le rapport de course
des déclarations d’accident
des feuilles de race
une alimentation électrique 220 V
2 tables, 6 chaises
des stylos à bille noirs
des surligneurs de différentes couleurs
des trombones
des effaceurs
une agrafeuse de bureau
une agrafeuse murale ou matériel nécessaire au collage des feuilles de race
un photocopieur + un toner neuf + des feuilles de format A4 (quantité 500)
3 classeurs (type couverture en polypropylène semi-rigide)
des pochettes (type perforé en polypropylène)
des marqueurs, des assiettes en carton, de la ficelle, des ciseaux
des panneaux pour l’affichage des races (type panneau d’affichage électoral).
Prévoir un périmètre de barrières pour un accès plus aisé des commissaires
d’affichage.
Le matériel pour le commissaire d’arrivée
des crayons papier (gras)
des tailles crayons
des carnets d’arrivées
Le matériel pour le commissaire de départ
deux séries d’épingles à ligne en bois numérotées de 1 à 8 (prévoir des
épingles de rechange)
deux supports rigides
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Le matériel pour les commissaires de piste
des carnets
des crayons papier (gras)
des drapeaux (1 rouge – 1 vert – 5 jaunes)
Le matériel pour la prégrille
un nombre suffisant de canivelles pour la réalisation de 10 couloirs numérotés
de 0 à 9.
La sonorisation
une sonorisation de puissance suffisante pour les commentaires de l’épreuve
La butte de départ
La#grille#sécurisée#avec#certification#sera#dotée#d’un#mécanisme#de#départ#aléatoire#et#
des#feux#lumineux#ROUGE,#ORANGE,#ORANGE,#VERT#L’organisateur#devra#posséder#tout#
matériel# de# secours,# soit# manuel# ou# électrique.# L’alimentation# électrique# doit# être#
indépendante#du#reste#du#site.#Un#système#d’arrêt#urgence#doit#être#prévu.#
#
Un#affichage#des#numéros#de#couloirs#devra#être#visible#côté#public#et#également#côté#
pilotes.#
La piste
le club organisateur devra tout mettre en œuvre pour que le public ne puisse
pas entrer sur la piste.
La remise de récompenses
Après les finales, la remise des récompenses se fera sur un podium mis sur une
estrade d’environ 1 mètre de hauteur
Les récompenses à la charge du Comité de Bretagne
Catégories : Pré-licenciés, Poussins, Pupilles, Benjamins
Maillot de Champion + trophée au 1er
Médaille au 2ème et 3ème
Catégories : Minimes, Cadets, Régionaux
Maillot de Champion + trophée au 1er
Médaille au 2ème et 3ème
Catégories : Masters, Vétérans
Maillot de Champion + trophée au 1er
Médaille au 2ème et 3ème
Catégories : Cruiser
Maillot de Champion + trophée au 1er
Médaille au 2ème et 3ème
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Catégorie : Elites régionaux
Maillot de Champion + trophée au 1er
Médaille au 2ème et 3ème
Nota : Tout pilote n’étant pas présent au protocole ne recevra pas sa récompense.
Moyens Humains
Service médical
L’ensemble de ce dispositif devra être opérationnel dès le début des essais
officiels. De plus il est nécessaire de prévoir un itinéraire d’évacuation qui sera tenu
dégagé pendant toute la durée de l’épreuve.
Secrétariat
-
4 personnes dont deux qui ont suivi le stage « Secrétariat de course ».
*Affichage des feuilles de races
une personne
Prégrille et grille
5 personnes
Entretien de la piste
2 personnes (voir plus si les conditions météo l’exigent).
Starter
-
une personne
Animation
-
une personne
Fait à :
Lu et approuvé.
Le :
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Signature
La mise à jour du cahier des charges sera effectuée chaque année avant le
Championnat par la Commission Régionale de BMX.
ANNEXES
Horaires d’une épreuve de championnat.
Visite de la piste avant l’épreuve de championnat.
Ces 2 pages devront être remises au membre de la Commission Régionale de B.M.X lors de la
reconnaissance de la piste.
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HORAIRES
Bloc 1 : Poussins à Benjamins + Cruisers
Essais : 9h à 10h
Manches qualificatives : 10h à 12h
Bloc 2 : Pré Licenciés et Minimes et +
Essais : 12h à 13h
Manches qualificatives : 13h à 14h30
Pour les 2 blocs 1/8 finale
14h45 et ainsi de suite jusqu'aux finales
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