ville de roanne

VILLE DE ROANNE
FICHE
témoignage
Par
a rc h i m e d
®
Elise, un véritable projet mutualisé entre la
Communauté d’Agglomération du Roannais et ses
collectivités adhérentes
FICHE D’IDENTITÉ
Ville de Roanne
Interlocuteur : Madame Frédérique
RAQUIN
Chef de Projet, Responsable à la
Direction Générale des Services de la
Mairie de Roanne
http://www.roanne.fr/
49 boulevard de Strasbourg - 59042 Lille Cedex - Tél. +33 (0)3 20 13 10 60 - [email protected]
VOLUMÉTRIE DU PROJET
6 entités adhèrent initialement au projet de mise en place
d’une gestion de courriers commandité par l’Aggomération
de Roanne : la Communauté d’agglomération elle-même,
les villes de Roanne, Villerest, Mably, Commelle-Vernay et
le Syndicat Mixte d’eau et d’assainissement Roannaise de
l’Eau.
En ce qui concerne la Ville de Roanne, 260 collaborateurs
utilisent l’application Elise au quotidien pour gérer 700
documents en moyenne par mois (courriers départs, arrivés
et notes internes).
INITIALISATION DU PROJET
Le projet de gestion du courrier a été porté initialement par les services euxmêmes, indique Mme Raquin, chef de projet. Certaines collectivités disposaient
déjà d’un logiciel de gestion du courrier devenu obsolète. La Ville de Roanne
n’était quant-à elle pas encore informatisée à ce niveau.
Le besoin de disposer d’une solution efficace de traitement des documents
entrants, sortants et internes s’est donc fait ressentir initialement dans les
services, appuyés par la municipalité et le Directeur Général des Services.
La particularité de ce projet est d’être un projet commun, mutualisé entre la
Communauté d’Agglomération et d’autres communes de l’agglomération,
précise Mme Raquin.
ENJEUX
Pour la Ville de Roanne, les enjeux dans la mise en œuvre
d’une solution de gestion du courrier étaient de plusieurs
ordres :
Garantir une réponse à tous les citoyens
Réduire les délais de traitement
Disposer d’une traçabilité sur l’ensemble des demandes
Accéder rapidement aux informations
L’application Elise a été choisie pour ses capacités
ergonomiques. « On voulait un outil qui soit simple à utiliser,
rapide et intuitif » précise Mme Raquin. « Les automatismes
et les commandes rapides ont également été des éléments
importants car elles permettent de réduire le nombre
d’interventions des utilisateurs »
MISE EN ŒUVRE DU PROJET AU SEIN DE
LA VILLE DE ROANNE
« Le déploiement d’Elise a été progressif :
déploiement initial au niveau de la Ville
de Roanne car les utilisateurs étaient fort
demandeurs », explique Frédérique Raquin.
«Une phase de test a été entreprise sur cette
entité, auprès de services pilotes désignés au
niveau de chaque direction», déclare Mme
Raquin.
« Le déploiement s’est ensuite généralisé au
niveau des autres entités ».
« Un référent a été désigné au niveau de chaque
entité ainsi qu’un référent dans chaque direction,
qui permettaient de prendre en compte les
avis de chacun pour répondre au mieux à leurs
attentes».
« La principale difficulté rencontrée a été de
faire adhérer les utilisateurs au projet car sa
mise en place demandait une charge de travail
supplémentaire, en particulier pour la phase de
numérisation ».
«Les facteurs clés de succès dans la mise en
oeuvre d’une solution de gestion du courrier au
sein d’une collectivité sont une impulsion forte
qui doit être donnée par le Maire et le DGS et
une implication des personnes dès le début du
projet»,indique Mme Raquin.
Et Madame Raquin d’ajouter : « Une
communication régulière sur l’état
d’avancement du projet, par le biais de réunions
de direction, est également primordiale».
« Ainsi que la formation, l’accompagnement et
une grande disponibilité des référents pour aider
les utilisateurs».
« Maintenant que les utilisateurs ont pu apprécier
la facilité avec laquelle ils pouvaient retrouver un
courrier signé, ils sont convaincus ».
Madame Raquin conseille donc aux futurs acquéreurs d’Elise d’impliquer toute la hiérarchie et de ne pas
restreindre le projet aux services secrétariats. Il faut également prévoir des réunions de bilan, 2 à 3 fois par
an et de dégager du temps pour les référents. Il est important d’être à la disposition des utilisateurs, de les
accompagner.
BÉNÉFICES
En termes de bénéfices client, Elise a apporté aux collaborateurs :
une meilleure traçabilité du courrier : «quelles ont été les réponses
apportées au courrier ?»
l’accès en temps réel au processus de suivi des courriers (tâches et
actions réalisées)
une diminution du délai de traitement des courriers
la réduction du nombre de photocopies grâce à la mise en oeuvre
du circuit dématérialisé du courrier dans les dif férents services
intervenants.
EVOLUTIONS
FICHE TECHNIQUE
VILLE DE ROANNE
La Communauté d’Agglomération souhaite mettre en place
une base protocole commune aux 6 entités ayant adhéré
au projet.
2 environnements :
Production
Test
Elise 5.3
DocFactory 2.5
Pour plus d’informations
www.archimed.fr
49 boulevard de Strasbourg - 59042 Lille Cedex - Tél. +33 (0)3 20 13 10 60 - [email protected]