Aide mémoire Access

Transcription

Aide mémoire Access

Fiche mémo : principes d’un logiciel de gestion de bases de données
Dans de très nombreux cas, l'entreprise a besoin de manipuler un grand nombre de données. Celles-ci sont
organisées dans des bases de données de manière à être exploitées informatiquement.
1 - L’organisation des données
Les systèmes de gestion de base de données relationnels (SGBDR) permettent d'unifier les données de
l'entreprise lorsque celle-ci dispose d'un réseau informatique local. L'administration des informations est
alors unique et centralisée.
Ces systèmes remplacent avantageusement les gestionnaires de fiches dans la mesure où :
- ils simplifient la mise à jour des données;
- ils garantissent la cohérence des données;
- ils évitent les redondances de données.
Exemple :
Technicom, société spécialisée dans la revente de fournitures de bureau et informatique dispose d'un fichier
fournisseurs important. Si les coordonnées d'un fournisseur changent, il suffit dans un système centralisé de
modifier une seule fois les données correspondantes tout en gardant la cohérence de la base de données.
Dans un système de fichiers, il aurait fallu modifier autant de fois que nécessaire les informations concernant
ce fournisseur par rapport aux articles qu'il fournit, par rapport aux commandes effectuées auprès de lui, etc.
• Les principes de conception d’une base de données
La structuration (ou modélisation) des informations d'une entreprise en base de données relève de la
compétence de spécialistes. Mais il est utile d'en connaître les principes pour comprendre les opérations
effectuées couramment sur la base.
Ces principes se déclinent en trois niveaux, de manière à répondre aux questions suivantes :
Quoi faire ?
Avec quelles informations ?
Niveau conceptuel
Qui ?
Quand ?
Où ?
Comment ?
Niveau organisationnel ou logique
Niveau opérationnel ou physique
Ce niveau recense :
- les informations de l'entreprise
et leurs relations;
- les contraintes et les utilisations
qui en sont faites.
Ce niveau prend en compte
l'organisation des données.
Ce niveau apporte des solutions
techniques (choix d'un SGBDR,
méthodes de stockage...).
• La réalisation d’une base de données
- Les tables
Les éléments constitutifs d'une base de données sont des tables. Une table rassemble tous les
enregistrements d'un type particulier (les fournisseurs, le personnel, par exemple).
Exemple: extrait de la table des fournisseurs de vélos.
Les tables organisent les données en lignes (appelées aussi rangées) ou enregistrements et en colonnes
ou champs. Chaque enregistrement doit obligatoirement être identifiable de manière unique par
Cours d’informatique
l’intermédiaire d’un champ choisi. Il s’agit de la clé primaire. Celle-ci est, par exemple, un « code client »
pour une table « clients », un « code article » pour une table « articles ».
Les champs d’une table comportent un certain nombre de caractéristiques. Parmi celles-ci nous trouvons :
-
une longueur maximale : combien de caractère doit-il contenir au maximum
un type : doit-il contenir des chiffres, des lettres, une date…
un masque à la saisie : une date doit être saisie obligatoirement sur 6 chiffres voir 8 « 01121998 »
un format d’affichage : une fois saisie, une date doit être présentée sous la forme « 01/12/1998 »
une valeur par défaut lorsqu’elle n’est pas renseignée
un index : s’ils sont destinés à permettre la sélection et l’extraction des données
Exemple de caractéristiques pour les champs d’une table « Clients » :
- Les relations
Caractéristiques du champ
L’organisation tabulaire des données (organisation à 2 dimensions – lignes / colonnes) impose une
contrainte à ne jamais perdre de vue. Une fiche ou rangée de la table ne peut contenir que des champs ou
données dits unitaires. Prenons un exemple. Nous souhaitons créer une table pour stocker les informations
de nos clients. Chaque client dispose d’un code (clé primaire), d’une raison sociale et de plusieurs adresses
car il a plusieurs implantations géographiques. Dans une organisation relationnelle, il nous est impossible
de définir l’organisation suivante :
Table_Clients
Code client (clé)
Raison sociale
Adresse1
Adresse2
.
.
.
AdresseN
Directeur
Mouvt débit
Mouvt crédit
Reproduction interdite
IMPOSSIBLE
2
Pour définir cette organisation, nous procèderons de la manière suivante. Nous éclatons la structure en 2
tables. Une table « Clients » pour stocker les informations élémentaires de nos clients et une seconde que
nous appellerons « Sites » pour stocker les informations liées à chacun de leur site. Nous indiquerons
ensuite qu’une relation (voir section suivante) relie ces deux tables. Voici le résultat :
Table_Clients
Code client (clé)
Raison sociale
Directeur
Mouvt débit
Mouvt crédit
Table_Sites
Code_site (clé)
Code client
Adresse
Interlocuteur
du site
Table_Sites
Code_site (clé)
Code client
Adresse
Table_Sitesdu site
Interlocuteur
Code_site (clé)
Code client
Adresse
Interlocuteur du site
Une infinité
de sites est
associable à
un client
Table_Sites
Code_site (clé)
Code client
Adresse
Interlocuteur du site
En pratique :
- Créer autant de tables que de sujets identifiés. Par exemple la table des clients, la table des modes
de règlement, la table des sites, la table des commandes…
- Les relations
Comme nous le montre l’exemple précédent, les tables peuvent être reliées entre elles grâce à des champs
communs. On parle alors de mise en relations de tables. Celle-ci se réalise par l’intermédiaire de champs
dits de jointure. Celui-ci permet d'identifier un enregistrement donné d'une manière unique dans une table à
partir d’une autre table.
Le champ commun d'une table s'appelle clé primaire dans la table d’arrivée. Ce même champ prend le nom
de clé étrangère dans la table de départ dite table liée (Table « Sites »).
Pour assurer la cohérence des dépendances de données entre les différentes tables, il est nécessaire
d'appliquer une « intégrité référentielle» à la relation établie entre deux tables. Dans le SGBDR, cocher
l'option « intégrité référentielle» (dans la fenêtre de propriétés du lien) a pour effet de garantir que les
relations entre les enregistrements des tables liées sont valides.
3
2-
La manipulation et le traitement des données
• La saisie et la mise à jour au moyen de formulaires
Les données enregistrées dans les tables de la base de données sont susceptibles d'être complétées ou
modifiées.
Pour faciliter la saisie, l'affichage et la modification de données enregistrement par enregistrement, on utilise
des formulaires.
Exemple:
Création d'un formulaire à partir de la table des fournisseurs de vélos pour modifier les coordonnées de l'un
d'entre eux qui vient de déménager.
En pratique :
- Créer le formulaire à partir de la table.
- Afficher l'enregistrement concerné.
- Modifier les éléments.
Ceux-ci permettent la saisie et modification des données dans des objets que l’on nomme contrôles. Ceux-ci
peuvent être :
- des boîtes de saisie :
- des listes déroulantes :
- des listes fixes :
- des cases à cocher :
- des boutons radio :
- …
4
• La manipulation des données au moyen de requêtes
Les requêtes ont pour objectif d’extraire les informations des tables dans le but de procéder à une lecture ou
analyse des données qu’elles présentent en résultat.
Pour extraire certaines informations d'une base de données, selon certains critères, on utilise des requêtes.
Elles permettent d'interroger la base de données afin d'isoler les informations souhaitées.
Il existe deux catégories de requêtes.
- Les requêtes action
Elles permettent :
- de copier des données existantes par l'intermédiaire de requêtes ajout ou de requêtes création de
tables;
- de les modifier par l'intermédiaire de requêtes suppression ou de requêtes mise à jour.
La mise à jour s'effectue ainsi en une seule action pour tous les enregistrements sélectionnés.
Exemple:
Pour supprimer de la base de données, dans la table des produits, la liste des produits qui ne sont plus
commercialisés, il suffit d'activer une requête action du type suppression pour que tous les enregistrements
concernés soient supprimés définitivement.
- Les requêtes de sélection
Elles permettent d'extraire des données enregistrées dans les tables et renvoient des résultats sous la forme
d'une feuille de données sans les modifier. Ce sont les requêtes les plus utilisées.
On identifie 2 types de requêtes.
- Les requêtes simples : elles mettent en jeu la manipulation d’une seule table. Par exemple, une
requête permettant obtenir la liste des clients.
- Les requêtes complexes : elles utilise 2 à plusieurs tables simultanément par l’intermédiaire des
relation mises en œuvre précédemment. Par exemple, une requête dont l’objectif est d’obtenir par
client, la liste des commandes passées entre 2 dates. Ici on utilise les tables Clients et Commandes
au moyen de la relation qui relie les deux tables. a été définie en amont.
Les requêtes de sélection sont constituées de 3 parties distinctes, combinables entre elles :
- La sélection
Elle consiste à indiquer quels enregistrement doivent être présentés. Par exemple : « les clients qui ont
passé commande le 01/01/2006 », soit Date première commande = « 01/01/2006 ».
Exemple de sélection dans le logiciel MS Access :
Plusieurs critères de sélection peuvent se combiner par l’intermédiaire des clauses « Ou », « Et ».
- La projection
Il s’agit de choisit de manière exhaustive la liste des champs que l’on souhaite visualiser en résultat.
Exemple de projection dans le logiciel MS Access :
5
- Le tri des données
Il s'agit de classer les données selon certains critères pour faciliter l'accès à l'information.
Exemple:
Affichage de la liste des entreprise ayant passé command avant le 2/1//2006 dans l'ordre alphabétique des
raisons sociales.
Mise en place de la requête au moyen du logiciel SGBDR
Résultat obtenu
6
En pratique :
- Pour préparer une requête, nous vous recommandons d’utiliser le tableau ci-après.
Opérations
Tables(s)
source(s)
Critère(s) de
sélection
Champ(s)
de tri
Champ de
jointure
Champ(s)
projeté(s)
Sélection
Jointure
Jointure
Tri
Projection
Exemple :
- Nous disposons du modèle de données suivant.
- Nous souhaitons obtenir la liste des clients qui paient par « traite à 30 jours fin de mois » et
visualiser dans l’ordre alphabétique des noms de clients, leur civilité et leur domiciliation bancaire.
Pour cela nous remplirons le tableau comme suit :
Opérations
Tables(s)
source(s)
Sélection
T_modpaie
Jointure
T_modpaie
Jointure
Tri
T_clients
Projection
Critère(s) de
sélection
Champ(s)
de tri
Champ de
jointure
Champ(s)
projeté(s)
Code mode paiement =
« T030FM »
(pour traite à 30 jours
fin de mois)
Code mode
paiement
Code paiement
Nom
(ordre croissant)
T_clients
T_civilité
T_banque
T_modpaie
Civilité
Nom
Nom banque
7
• La présentation des résultats sur papier par des états
Les résultats issus de requêtes nécessitent parfois une mise en page en vue d'une diffusion papier. Les
états permettent d'imprimer des informations mises en forme et organisées selon les souhaits de l'utilisateur.
Exemple :
Extrait de la liste des fournisseurs de vélos de la région dijonnaise à transmettre au service comptabilité.
8
Exercices
Exercice N°1 :
L'association « Sports et Loisirs» vient de mettre en place la base de données « rallyes moto ». Le
responsable vous confie les documents 1 et 2 et vous demande d'effectuer certains travaux. Par ailleurs, il
souhaite connaître le thème du rallye organisé par chacun des clubs.
1. Établissez sur le schéma (document 1) la relation qui permettra de lier les deux tables.
2. Complétez la fenêtre de requête (document 2) en indiquant les champs et les tables concernés.
Document 1
Document 2
Conseil :
- Repérez le champ commun dans chacune des tables.
9
Corrigés
Exercice N°1 :
10
Fiche mémo : Utilisation du SGBD Access
Access est le produit commercialisé par Microsoft pour concevoir et utiliser des bases de données. C’est un
Système de Gestion de base de Données Relationnelles. Il permet à l’utilisateur de réaliser des tables de
données manipulable en saisie par des formulaires, en consultation par des requêtes afin d’obtenir des états
papiers (listes, documents divers…). Pour plus de détail sur les différentes composantes d’un SGBDR, se
référer à la « Fiche mémo : principes du SGBDR Access ».
1-
Démarrage d’Access
Dans le menu « Démarrer », cliquer sur
« Programmes » puis sur l’icône Microsoft Access :
Au démarrage Access vous propose de créer une
base de données, qui pour le moment sera vierge.
Sélectionner « Nouvelle base de données Access »
et valider sur « OK ».
Indiquer l ‘emplacement où stocker cette nouvelle
base de données en ouvrant et sélectionant dans la
liste déroulante « Enregistrer dans ».
Donner un nom à cette base de données, par
exemple « Ma base de données » et valider en
cliquant sur le bouton créer.
11
Access crée alors un fichier à l’emplacement choisi,
qui contiendra les tables, formulaires, requêtes et
états que vous créerez ultérieurement.
Il vous affiche panneau de pilotage de la base de
données.
Nous retrouvons dans ce panneau, sur la gauche, 4
boutons principaux, regroupés sous l’appellation
« Objets ». Ceux-ci vous permettront de manipuler au
choix, des tables, des requêtes, des formulaires et
des états.
Dans la partie supérieure, se trouvent 4 boutons. Ils
sont destinés à effectuer une action bien précise sur
l’objet de votre choix :
- l’ouvrir pour l’utiliser (remplir les champs
d’une table par exemple);
- l’ouvrir pour modifier sa structure (rajouter de
nouveaux champs dans une table) ;
- créer un objet (une nouvelle table par
exemple);
- supprimer l’objet (un(e) table, requête,
formulaire ou état)
2-
Les tables
• Création de la table
Pour créer une nouvelle table, se positionner sur
l’objet « Tables » dans le panneau de pilotage et
cliquer sur le bouton « Nouveau ».
Sélectionner alors le mode création et valider par
« OK ».
12
Access propose alors un formulaire à remplir qui
permettra de décrire les différents champs de la
table.
La colonne « Nom du champ » contient les noms qui
seront explicitement utilisés lors des manipulations
de la table (exemple « Code_client »,
« Raison_sociale », « Adresse »…).
La colonne « Type de données » Indique pour
chaque rubrique le type des données qui seront
stockées (numérique, texte, oui/non, date….).
La colonne description est une zone de texte libre
permettant à l’utilisateur de placer une phrase de
commentaire permettant de décrire le champ et son
utilisation. Elle sert de légende.
Au pied du formulaire se trouve une zone appelée
« Général ». Celle-ci vous permettra de fournir des
précisions supplémentaires sur le type de données.
• Création de la structure de la table
Pour créer la structure de la table, saisir
les champs un à un en complétant la
colonne « Nom du champ » et « Type de
données ».
Sur la droite sur trouve un exemple pour
un fichier client.
Au pied de cette description, pour
chaque champ nous avons apporté des
précisions complémentaires. Ici voici
l’exemple pour le code postal.
- La taille maximale du champ en caractères (ici 5)
- Le format à l’affichage (5 caractères consécutifs)
- Le masque de saisie à l’écran : 5 chiffres à
introduire ou rien ;
- La légende pour aider l’utilisateur ;
- La valeur par défaut si l’utilisateur ne saisit rien ;
- Le message d’erreur si la saisie est incorrecte.
A la fin de la description de la table, il est
impératif d’indiquer à Access quel est le
champ qui permettra d’identifier chaque
fiche. Dans notre exemple c’est le
« Code_client » qui différencie de
manière unique chaque fiche. On
appelle ce champ la clé de la table.
Pour indiquer à Access que ce champ
est la clé, on sélectionne la ligne de
celui-ci et on clique sur la bouton « Clé »
de la barre d’outils.
13
On enregistre ensuite la table en cliquant
sur le bouton « Disquette » de la barre
d’outil et on nomme celle-ci (« Clients »
dans notre exemple).
Pour remplir la table avec les données,
double-cliquez sur la table « Clients ».
Le tableau de saisie apparaît.
Remplissez chaque ligne, champ après
champ pour constituer votre jeu de
données.
3-
Les requêtes simples
Pour créer une nouvelle requête, se positionner sur l’objet
« Requêtes » dans le panneau de pilotage et cliquer sur
le bouton « Nouveau ».
Sélectionner alors le mode création et valider
par « OK ».
Ajouter les tables pour lesquelles vous
souhaiter effectuer une
La fenêtre de travail apparaît.
Dans la partie tabulaire se trouve 6 lignes
permettant de décrire la requête.
- Champ : champ de la table sur lequel on va travailler
- Table : table d’où il provient
- Tri : si le champ sert à trier, quel ordre choisit-on
croissant ou décroissant ?
- Afficher : le champ doit-il être affiché comme résultat ?
- Critères : quel critère de sélection doit-on introduire ?
- Ou : quel est le second critère ?
Prenons un exemple : nous souhaitons
obtenir la liste alphabétique des clients (code
client, raison sociale, et adresse complète) qui
14
sont domiciliés à Montpellier.
Voici ce qu’il faut saisir :
Voici le résultat que l’on obtient après avoir
appuyé sur le bouton d’exécution :
qui est
situé dans la barre d’outils.
Une fois la requête terminée, il est possible de
la sauvegardée (sa description et non son
résultat) en cliquant sur le bouton
« Sauvegarde » dans la barre d’outils.
On donne alors le nom souhaité à la requête.
Pour relancer automatiquement un requête
sauvegardée, il suffit de double cliquer sur
son nom dans la panneau de pilotage.
4-
Les relations
Pour créer des relations, cliquer sur l’entrée
« Relations… » du menu « Outils » dans la barre de
menu.
Cliquez sur « Ajouter », pour ajouter toutes les tables
qui doivent entrer en relation (ici les « Clients » et les
« Commandes »).
Un schéma présente alors les tables que nous allons
relier.
Au moyen du pointeur de la souris, faites un glisserdéposer du champ qui permet la liaison de la table
esclave vers la table maître. Dans notre exemple on
va glisser déposer « Code_client » de
« Commandes » vers « Code_client » de « Clients ».
15
Access vous propose de décrire la relation. Nous
allons cocher l’option « Appliquer l’intégrité
référentielle » pour indiquer à Access qu’il ne peut
avoir de « Commandes » pour un client donné que si
sa fiche existe dans la table « Clients ».
Le schéma de la relation est alors représenté. Les
symboles 1 et ∞ spécifient qu’un fiche client peut se
voir attribuer une infinité de commande. Plus
simplement un client peur passer un nombre illimité
de commandes.
Cette description terminée, nous pouvons enregistrer
les relations en cliquant sur le bouton « Enregistrer »
dans la barre d’outils, puis fermer la fenêtre. Nous
pouvons maintenant réaliser des requêtes complexes
dites multi tables.
5-
Les requêtes complexes
Pour effectuer une requête mettant en
scène 2 tables simultanément, démarrez
une nouvelle requête et ajouter les 2
tables devant intervenir dans la requête.
Dans notre exemple nous prendront les
tables « Clients » et « Commandes ».
Notez que la relation précédemment
définie apparaît dans le schéma.
Pour obtenir la liste alphabétique des
clients qui ont passés une commande,
nous rempliront le formulaire comme suit
pour obtenir leur nom et leur numéro de
commande.
Pour obtenir la « liste des commandes
clients dont le montant est supérieur à
1000 € et qui ont été passées après le
er
1 janvier 2007 », nous rempliront le
formulaire comme indiqué sur la droite.
16
6-
Les formulaires
Pour créer un formulaire de saisie associé à une
table, se positionner sur l’objet « Formulaires » dans
le panneau de pilotage et cliquer sur le bouton
« Nouveau ».
Sélectionner alors le mode « Assistant formulaire » et
choisissez la table concernée dans la liste déroulante
(ici la table « Clients »). Valider par « OK ».
Sélectionnez dans la liste des champs tous les
champs à saisir dans l’ordre souhaité en cliquant sur
le bouton
.
Cliquez ensuite sur «le bouton « suivant ».
Choisissez le mode de présentation souhaité (mode
simple recommandé), puis cliquez sur suivant.
Choisissez le style visuel que vous préférez puis
cliquez sur « Suivant ».
17
Donnez un nom au formulaire et cliquez sur le bouton
« Terminer ».
Le formulaire de travail s’ouvre alors pour permettre
la saisie, la modification ou la suppression de fiches.
Au pied du formulaire se trouve un ensemble de
bouton permettant la navigation dans le formulaire.
retourner à la première fiche
revenir une fiche en arrière
rang de la fiche courante
avancer d’une fiche
aller sur la dernière fiche
se positionner sur une fiche vierge pour la saisir
nombre total de fiches enregistrées
Lorsque la saisie est terminée, cliquez sur la
fermeture de la fenêtre. Note : l’enregistrement
s’effectue au fur et à mesure de la saisie des
données.
7-
Les états
Pour créer un état papier associé à une table, se
positionner sur l’objet « Etats » dans le panneau de
pilotage et cliquer sur le bouton « Nouveau ».
Sélectionner alors le mode « Assistant état » et
choisissez la table concernée dans la liste déroulante
(ici la table « Clients »). Valider par « OK ».
18
Sélectionnez tous les champs que vous souhaitez
voir apparaître dans l’état final et cliquez sur
« Suivant ».
Ne choisissez pas de champ de regroupement et
cliquez sur « Suivant ».
Note : ce critère n’a d’intérêt que si l’état porte sur
les données d’une requête complexe comme par
exemple la liste des commandes clients. Dans ce
cas le regroupement par code client permettra
d’obtenir des paragraphes regroupés de
commandes par client.
Choisissez votre critère de tri pour la présentation
des données (ici la raison sociale pour l’ordre
alphabétique) et cliquez sur « Suivant ».
Le bouton
vous permet de définir si le tri est
croissant ou décroissant.
Choisissez le type de présentation que vous
souhaitez. Ici nous choisiront « Tabulaire » pour
obtenir une présentation sous forme d’une liste.
Cliquez sur « Suivant ».
19
Choisissez le style de présentation que vous
souhaitez. Ici nous retenons « Société ».
Cliquez sur « Suivant ».
Donnez un nom à votre état, « Liste des client » et
cliquez sur « Terminer »
L’état apparaît en aperçu. Il suffit de cliquer sur le
bouton
pour imprimer le document sur papier.
Pour revenir à la fenêtre de pilotage, cliquez sur le
bouton de fermeture de l’état.
20

Aide mémoire Access

Transcription

Documents pareils

accès internet haute vitesse sans fil - Municipalité de Lac-Saint-Paul

Le squelette humain : les os

RESIDENCE DU CAP BRUN-Schema d`implantation des tables

PDF Formation Access - requêtes Lille Nord 59 PDF

Présentation d`Access 1

Les Brasseries de Lyon® Paul BOCUSE recrutent

Fiche buyer Salon du meuble de Milan 2

plan table a decouper

Voir comme un étudiant

dimensions des tables - La grange de Bourgoult