les etapes dans l`organisation d`un evenement

LES ETAPES DANS L’ORGANISATION D’UN EVENEMENT
Lancer un projet
Les bonnes questions à se poser :
-
Quoi ? : quel type d’événement ?
Pourquoi ? : quels objectifs ? quels résultats attendus ?
Pour qui ? : quels publics visés ? Quelle participation du public ?
Où ? : quel lieu ?
Quand ? : quelle période ? quel jour ?
Comment ? : quels besoins ? quelle organisation ? quel budget ?
à Ces éléments s’ils peuvent parfois paraitre inutiles apparaitront certainement
nécessaires pour :
- Bien argumenter auprès de potentiels partenaires ou financeurs,
- Et auprès des administrations (ville, pompiers…).
Le contenu et la programmation :
àll sera important de bien travailler cette partie afin qu’elle réponde vraiment aux
objectifs visées.
- Exemple 1 : Si l’objectif est de faire connaître les musiques traditionnelles au
plus grand nombre, il pourra être plus adapté de faire un événement plein
air, gratuit, avec une programmation accessible et dans un lieu public très
connu et très visité plutôt que de faire un bal dans une salle, à 15 € l’entrée
et avec un groupe folk connu des spécialistes.
- Autre exemple 2 : Si l’objectif est d’offrir un espace de danse de qualité, avec
une musique de qualité, pour favoriser la pratique de la danse folk avec un
public déjà averti, un lieu fermé avec un plancher de danse de bonne qualité,
et une scène avec de bonnes conditions scéniques ainsi que l’accueil d’un
bon groupe seront visés. Il faudra alors s’assurer que le public cible
« spécialiste » existe et utiliser tous les créneaux de communication
permettant de le toucher.
à Partenariat et financements : ils sont indispensables pour monter un événement,
on ne peut pas travailler seul.
à Tout comme dans la rédaction d’un projet ou d’une demande de financement,
plus les objectifs seront clairs et énoncés, plus l’équipe organisatrice pourra se
rassembler autour de ceux-là et les porter collectivement. Et plus il sera facile de
convaincre des partenaires.
Les étapes de
l’organisation
Les étapes de l’organisation :
1. Valider des objectifs partagés : Bien se poser les questions ci-dessus
ensemble.
2. Réunir et animer une équipe d’organisation = cette après-midi
3. Programmer l’événement = cette après-midi nous verrons les critères, les
outils pour chercher…
4. Prévoir le budget = on ne travaillera pas sur ce sujet
o Un budget doit être équilibré recettes/dépenses
o Poste de dépenses : salaires organisateurs et techniciens, boissons
et nourriture pour revente, spectacle, mission réception (hôtel,
restauration artistes et organisateurs, transport), assurance, droits
d’auteurs, communication, TVA si assujetti, location matériel,…
o Poste de recettes : subventions, sponsors, mécénats, recettes
billetterie ou coût de formation, recettes ventes (buvette,
restauration…), prêt de matériel de la ville ou d’associations
partenaires.
o Valorisation des prêts ou don de matériel. Il est important dans un
budget de valoriser les prêts, les dons, les ressources humaines
bénévoles.
o Penser également à la Trésorerie : l’association ou la structure peutelle avancer les frais ?
5. Chercher les partenaires et financeurs si nécessaire = on ne travaillera pas
sur ce sujet
6. Prévoir toutes les tâches à réaliser et les organiser dans un calendrier
(rétroplanning)
7. Valider l’événement et son programme
8. Demander toutes les autorisations administratives = cette après-midi
9. Communiquer : Créer les outils de communication, prévoir un plan de
diffusion. = cette après-midi
10. Prévoir la logistique
11. Jour J : bien organiser les équipes, anticiper les tâches, prévoir l’ensemble
du matériel, prévoir l’accueil des groupes
Gestion des artistes
-
-
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L’accueil des artistes :
o Feuilles de routes
o Repas, catering
o Logement
o Fiches techniques transmises au sonorisateur pour qu’il prépare le
matériel
à Les artistes sont souvent sur les routes, l’accueil est très
important pour qu’ils se sentent à l’aise et bienvenues.
Contrats des artistes :
o Différents types de contrats : Contrats de cessions / Contrat de
vente / Intermittence
o Guso : gestion simplifiée. Le Guso est aujourd’hui très fortement
conseillé quand le métier de la structure n’est pas centré sur le
spectacle.
Licence d’entrepreneur du spectacle ou licence occasionnelle : elle est
obligatoire quand on fait plus de 6 dates par an. Sinon il faut faire une
déclaration d’événement à la préfecture pour obtenir une licence
occasionnelle (on reçoit un récépissé de Licence occasionnelle).
Il existe 3 licences :
1. Licence 1 pour gérer un lieu ou louer un lieu. Pour obtenir cette
licence il faut être titulaire d’un diplôme de sécurité.
2. Licence 2 : producteur de groupes, celui qui salarie les artistes
3. Licence 3 : organisateur, diffuseur de spectacle. Attention avec la
licence 3 on ne peut pas faire des cachets.
On peut cumuler les licences. La majorité des personnes demandent la
2 et la 3.
Attention sur la comptabilisation des dates. Un artiste sur scène = une
date. Une nuit du folk avec 6 artistes = 6 dates.
Les licences se demandent auprès de la DRAC.
à Le numéro de licence doit être indiqué sur les tracts et sur la
billetterie.
Administration,
sécurité, légalité
Responsabilité de l’organisateur et autorisations
à L’organisateur est responsable de la sécurité du public et du site qu’il occupe. Il
doit respecter la loi :
- Le code du travail pour les salariés
- Obligation de sécurité vis-à-vis des spectateurs
- Code de la construction et de l’habitation : Réglementation des ERP (salle
des fêtes, salle de concert…)
Si le lieu n’est pas un ERP attention il faut demander une autorisation
spéciale à la mairie le GN6 = Établissement temporaire
En plein air, les conditions sécurité dépendront des conditions d’accueil
selon si c’est une enceinte ouverte ou fermée par exemple.
- Réglementation incendie : dans les ERP les matériaux doivent être
résistants au feu.
- Réglementation sonore 105 db (code de l’environnement) pour le public c’est
moins pour les travailleurs 85 deB
à Toute manifestation organisée dans un lieu public doit faire l’objet d’une demande
d’autorisation et d’une information aux autorités de police et à la préfecture.
L’organisateur doit fournir un Dossier sécurité comprenant :
- Le descriptif de l’événement
- L’autorisation de la préfecture : + lâchers de ballons, tombolas, ventes…
- L’autorisation de la ville : + ventes au déballage, licence vente boissons
(licence 1 supprimée pour boissons sans alcool / Licence 2 à demander
généralement = boissons fermentées) , autorisations circulations poids
lourds…
- La police doit être informée
- Les jauges public et issues de secours
- Les autorisations et contrôles des systèmes électriques pour le plein air
- Des indications sur le service d’ordre et les secouristes
- Le descriptif des mesures de sécurité et incendie (extincteurs, couloir
d’évacuation…)
- Les autorisations de bon montage pour les scènes, les tentes, les podiums,
les systèmes sons ou électrique… par les prestataires qui les ont installés.
à pour les événements plein air, les grandes villes organisent généralement une
visite de la commission de sécurité qui vérifie que toutes les mesures citées cidessus sont remplies. Cette commission est composée de la Gendarmerie, de la
Police, d’un représentant des pompiers et de la ville qui va ou non autorisé la tenue
de l’événement.
à pour les installations provisoires : un podium dans un champ instable, tour de
projection dans un champ,… un bureau de contrôle doit passer pour vérifier que ça
tient.
Service d’ordre et Secouristes
Ils doivent être certifiés par une autorisation d’activité de la Préfecture qu’ils
doivent vous fournir.
On doit simplement les déclarer au maire de la ville.
Assurance
Droits d’auteurs
- Il est obligatoire de déclarer le spectacle à la Sacem (la SACD si c’est du
théâtre)
Billetterie
- Que les entrées soient gratuites ou payantes, dès lors qu’on a une jauge à
respecter, on doit faire une billetterie.
- Elle doit comporter au minimum deux tickets : un pour le public, un pour
l’organisateur bien numérotés dans une série ininterrompue.
- Elle doit être conservée pendant 6 ans
- Elle doit indiquer :
o Le nom de l’établissement recevant le public
o Le numéro de licence d’entrepreneur du spectacle
o La date et le programme de la manifestation
o Le numéro du ticket
o Le prix payé par le spectateur (ou la gratuité le cas échéant)
Communication
-
Les supports de communication
o Tracts, dépliants, catalogues
o Affiches
o Trucs et astuces : les impressions sont aujourd’hui très
économiques sur internet : rapid flyer / Print carrier
à Prévoir un plan de diffusion de tous les supports pour qu’ils ne vous
restent pas sur les bras. Il est inutile de faire 10 000 tracts si vous pensez en
poser dans 50 lieux une vingtaine par lieu.
-
Les relations presse
o Selon la taille de l’événement réalisé un communiqué de presse ou
un dossier de presse
o Envoyez les aux médias puis recontactez les médias par téléphone
pour leur parler de l’événement.
-
Les sites internet et réseaux sociaux
Outils indispensables de nos jours
-
Gestion de l’équipe,
logistique,
organisation
Invitations : pensez à inviter vos partenaires (la ville, les sponsors ou
financeurs, les personnes qui vous ont aidés…) et les journalistes qui
pourront couvrir l’événement.
à Assurer une bonne organisation c’est planifier et anticiper le plus de choses
possibles. Dans ce cadre plus les missions seront réparties et partagées plus
l’organisation sera fluide et ne se fera pas dans le stress car vous n’aurez plus qu’à
gérer les imprévus. Il y en a toujours dans les événements.
Réunir et animer une équipe d’organisation :
- Il est indispensable qu’une équipe suffisante soit mobilisée pour mener le
projet et gérer l’ensemble des tâches qui sont nombreuses (communiquer
en amont, programmer, chercher des fonds, prévoir le budget et les fonds
de caisse, faire les courses, acheter les boissons, préparer les repas…).
- S’assurer que les personnes sont prêtes à participer. Pour cela : animer les
réunions (Outil 1 : Animer une réunion)
- Partager les objectifs
- Lister les tâches et répartir les responsabilités (Outil 2 : rétroplanning) et
planification.
- Pour faciliter l’organisation n’hésitez pas à désigner des responsables par
missions (un responsable des artistes, de la négociation à l’accueil le jour J),
un responsable des bénévoles, un responsable général, un responsable de
la billetterie, un responsable des repas, un responsable de la technique…
- Former, informer, accompagner, indiquer les mesures de sécurité pour que
chacun s’y retrouve, ait une place, puisse agir sans attendre.
- Mobiliser de nouvelles personnes : faire des annonces sur facebook, sur
internet, sur Espace bénévolat, France bénévolat, mais surtout dans vos
réseaux.
Planifier, organiser, partager les tâches
- Tout prévoir au maximum, y compris les détails auxquels on ne pense pas.
Qui range, où se trouve le matériel…
- Et informer tout le monde de ces détails afin que chacun soit autonome et ne
dépende pas d’une personne.
- Prévoir aussi les transports des matériel ou personnes
- Prévoir les équipes de travail : accueil, buvette, rangement, nettoyage…
- Désigner une personne responsable de la bonne tenue du planning, en
capacité de réagir s’il manque du monde.