PROJET de charte de la e-formation à la DGFiP

Annexe 2
PROJET de charte de la e-formation à la DGFiP
Introduction
Faire de la DGFiP, une administration de référence en matière de numérique est
un des axes du projet stratégique qui se donne également comme objectif de
renforcer le professionnalisme des cadres et des agents.
Dans ce cadre, la formation constitue un levier essentiel. Elle s’appuie sur des
méthodes d’enseignement fondées sur le présentiel, mais aussi sur une méthode
novatrice comme la e-formation qui permet de mettre en œuvre notamment la
pédagogie active et la formation participative.
Complémentaire aux stages présentiels, la e-formation concourt à favoriser un
meilleur exercice des missions et à moderniser l’environnement de travail des
agents.
Ce mode de formation offre en outre des possibilités d’autoévaluation progressive
permettant aux apprenants de se situer dans l’acquisition de leurs compétences.
Elle sera combinée, chaque fois que nécessaire, à un tutorat.
Cette charte a pour objectif de définir le cadre général, de présenter les objectifs
ainsi que les engagements des partenaires en vue de faciliter l’accès à la
formation en ligne et en préservant un haut niveau d’exigence en terme de qualité
de formation.
I - Cadre général
1.1 La DGFiP et le développement de la e-formation
Dans le cadre du plan de développement du numérique, les principes retenus
s’appuient sur :
• le souhait de mettre l’apprenant au cœur du dispositif en lui permettant
d’accéder à une formation de qualité tout en respectant son rythme
d’apprentissage et en prenant en compte les éventuelles difficultés de
déplacement ;
• la possibilité d’offrir, par la e-formation, une formation homogène pouvant être
aisément actualisée ;
• la volonté de développer des outils pédagogiques interactifs s’appuyant sur les
nouvelles technologies afin de rester en phase avec les évolutions constatées
dans notre société.
1.2. La complémentarité de la e-formation avec les formations présentielles
La e-formation offre des possibilités nouvelles dont la mise en œuvre doit
respecter l’équilibre entre les divers modes pédagogiques (distanciel / présentiel).
Elle n’a pas vocation à se substituer aux stages présentiels mais doit contribuer à
améliorer leur efficacité.
Elle permet notamment de :
•
construire des parcours alternant les séquences présentielles et distancielles ;
• diversifier les méthodes pédagogiques : démonstratives, interactives, quiz, prérequis ;
• satisfaire la demande de plus en plus forte pour des formations de proximité,
de plus courte durée, et ainsi mieux répondre aux attentes des agents ;
• répondre à des besoins non satisfaits actuellement en raison de leurs
spécificités ;
• couvrir également des besoins de formation d’ampleur dispersés sur tout le
territoire dans des délais très brefs.
II - Objectifs
Le développement de la e-formation répond à plusieurs objectifs :
• centrer la formation sur le stagiaire en facilitant les remises à niveau à tout
moment y compris pour des publics trop peu nombreux pour pouvoir constituer un
groupe en présentiel ;
• contribuer, compte
DGFiP, à assurer une
contraintes de temps et
trouvent, de fait, exclus
tenu de la dispersion géographique du réseau de la
formation de proximité. Elle permet de surmonter les
de lieu notamment pour éviter que certains publics ne se
de la formation ;
• assurer une souplesse dans le déroulement des e-formations pour s’adapter
au rythme d’acquisition des connaissances des agents et leur permettre de revoir
certains points en tant que de besoin ;
• favoriser une plus grande personnalisation des parcours en fonction des
besoins individuels identifiés.
La e-formation se caractérise par l’utilisation des technologies de l’information et
de la communication et par une ingénierie pédagogique adaptée. Ces formations
interactives s’appuient sur des supports pédagogiques structurés facilitant une
meilleure adéquation aux besoins individuels.
Ces spécificités impliquent que les formations puissent se dérouler dans des
conditions matérielles permettant une qualité optimale de ces actions. Seul un
engagement fort de chacun des acteurs permettra de donner toute sa place à la eformation à la DGFiP et d’en valoriser les atouts.
III - Engagements des différents acteurs
Pour contribuer à la réussite de la formation en général, et de la e-formation en
particulier, tous les acteurs doivent être mobilisés.
Impulsée par l’administration centrale et les directions locales, la formation en
ligne doit impliquer non seulement l’agent bénéficiaire mais aussi son
encadrement et les services de formation.
3-1 Les engagements de l’administration centrale
3-1-1 Les engagements de l’administration en terme de ressources
Le dispositif de e-formation s’appuyant sur les technologies de l’information et de
la communication, la DGFiP s’assure que les apprenants disposent des moyens
les plus adaptés pour suivre la formation.
Il s’agit principalement de la mise à disposition de micro-ordinateurs connectés au
réseau et configurés de manière à permettre un bon déroulement des stages. Ces
postes seront dotés des périphériques nécessaires.
Des postes dédiés à la e-formation devront être implantés dans des locaux
permettant un isolement propice à éviter toute sollicitation extérieure.
3-1-2 Les engagements de l’ENFiP
L’ENFiP est le garant de la qualité de la formation et en l’espèce de l’e-formation.
A ce titre, elle veille à concevoir des outils variés, interactifs, et adaptés aux
besoins des agents, en fonction des demandes formulées par les bureaux métiers
commanditaires des formations.
Elle assure ainsi un rôle de conseil auprès des bureaux métiers dans l’utilisation
de cette méthode pédagogique.
Elle veille à maintenir la qualité pédagogique et l’équilibre entre la formation
présentielle et la formation en ligne et propose, selon les cas, des parcours
alternatifs.
Elle vérifie la qualité des supports proposés au moyen d’évaluations réalisées au
terme de chaque parcours.
Elle accompagne les responsables locaux de la formation professionnelle dans
la mise en œuvre des dispositifs et leur apporte un soutien technique dans
l’utilisation de la plateforme
Elle actualise les modules et assure, via un plateau dédié, l’assistance technique
au profit des apprenants qui peuvent rencontrer des difficultés pour débuter ou
dérouler leur formation (cf. annexe 4).
Chaque fois que nécessaire, elle organise le tutorat pédagogique pour apporter le
soutien et favoriser l’appropriation des contenus de formation par les apprenants.
L’ENFiP privilégie le déploiement de la e-formation pour des sessions
généralement de courte durée pouvant :
• concerner un public très nombreux à former dans des délais courts,
3
• viser des apprenants dispersés sur l’ensemble du territoire ;
• cibler une présentation de procédures, d’applications ou d’outils informatiques
simples d’accès,
• permettre l’enrichissement des formations présentielles (pré requis, quiz, …).
A contrario, il est souligné que les stages très techniques et/ou de longue durée
n’entrent pas dans le périmètre de l’e formation.
Pour chaque module de e formation, l’ENFiP présente préalablement par note au
réseau les conditions de mise en œuvre des dispositifs (durée, modalités
d’inscription, suivi, évaluation).
L’ENFiP s’assure de l’avancement de l’apprenant dans son module d’e-formation
pendant son parcours. En cas de rupture dans le déroulement de la session ou
lorsque l’apprenant n’aura pas débuté sa e-formation dans les délais indiqués
dans la note de présentation du dispositif, l’ENFiP procède à une relance.
L’ENFiP analyse les évaluations et fait évoluer en tant que de besoin le contenu et
le format des parcours suivis. Elle veille, avec les services locaux, au respect des
conditions matérielles et organisationnelles nécessaires au bon déroulement des
e- formations.
3-2 Les engagements des acteurs de proximité
La qualité des actions de formation en ligne repose également sur la participation
d’un certain nombre d’acteurs constituant un soutien de proximité à l’apprenant :
responsable de la formation professionnelle, assistance informatique et
responsable d’unité.
Le dispositif organisationnel et technique doit être mis en place avant le début de
la formation sous la responsabilité de la direction locale qui s’assure du maintien
des outils au niveau opérationnel.
3-2-1 L’encadrement
L’encadrement de proximité joue un rôle essentiel dans le bon déroulement et la
réussite de la e-formation en :
• s’assurant que le module répond bien aux besoins de l’agent ;
• planifiant avec lui sa formation ;
• libérant le temps nécessaire à la formation ;
• s’assurant que l’agent suit la formation dans de bonnes conditions matérielles.
Quel que soit le lieu d’organisation de la e-formation, l’encadrant s’assure du
respect du temps de formation de l’agent qui aura été préalablement déterminé
avec le service local de formation.
3-2-2 Le responsable local de la formation professionnelle
Il joue, à la fois, un rôle de conseil et d’accompagnement des apprenants. Il
bénéficie du soutien des CIF/ACIF pour toutes difficultés rencontrées.
Le responsable local de la formation professionnelle informe les apprenants et les
responsables d’unité de l’offre de e-formation mise à disposition sur Ulysse ENFiP.
4
Il s’appuie sur le catalogue de formation FLORE pour leur apporter toutes les
informations utiles concernant les objectifs pédagogiques et les notions abordées
dans les stages de e-formation.
Il accompagne les apprenants dans la préparation et le bon déroulement de leur eformation en procédant à leur inscription et au suivi de leurs modules (cf. : Annexe
1 : l’inscription aux stages de e-formation. Annexe 2 : la préparation du stage.
Annexe 3 : le suivi des stages).
Enfin, il valide rapidement la fin des formations en ligne afin d’alimenter l’outil de
gestion FLORE et l’historique de formation des agents.
Sur la base des évaluations, il fait évoluer en tant que de besoin les modalités tant
organisationnelles que matérielles des sessions programmées.
3-2-3 L’assistance informatique
L’ESI de rattachement ou la CID (cellule informatique départementale), selon le
cas, doit être informé des modules déployés et des paramétrages techniques
nécessaires, pour être en mesure de configurer les postes avant le début des
sessions programmées.
Il doit être sollicité ensuite, en tant que de besoin, pour effectuer la restauration ou
la mise à niveau des postes dédiés à la e-formation avec les paramètres
nécessaires au bon déroulement des modules.
3-2-4 Le e-tutorat dans le dispositif de formation en ligne
Le tutorat peut revêtir des formes et des modalités différentes en fonction de la
pédagogie adoptée pour la formation.
Le rôle du e-tuteur consiste à apporter - en temps réel - à l’apprenant le soutien
pédagogique nécessaire pour aller au terme de son parcours et résoudre les
difficultés auxquelles il peut être confronté (cf. annexe 4).
Ce tutorat sera, dans toute la mesure du possible, assuré par des enseignants ou
des permanents pédagogiques. A défaut, il pourrait être fait appel à des
professionnels associés.
3-3 Les engagements des apprenants
La e-formation est une formation à part entière. Elaborée en concertation avec les
bureaux métiers commanditaires, elle répond à des exigences pédagogiques mais
aussi de fond et de forme particulières.
Ainsi, lorsqu’un agent participe à une e-formation, il s’engage à la suivre dans son
intégralité.
A l’issue de la formation, il sert l’application DIESE en répondant au questionnaire
d’évaluation en ligne qui lui est proposé.
Les réponses fournies par l’apprenant, aussi bien sur les conditions d’accessibilité
et de déroulement de sa formation que sur l’enchaînement des séquences,
l’efficacité ou le contenu, sont exploitées par les organisateurs (responsables
locaux de la formation et ENFiP) afin d’améliorer et d’adapter les modules.
La participation active des apprenants en la matière est donc indispensable à
l’enrichissement de ce type de formation dont la forme et le contenu doivent
impérativement répondre aux attentes de l’ensemble des utilisateurs.
5
Annexe 1
LES INSCRIPTIONS
Les modalités générales de gestion des inscriptions aux stages de e-formation
sont fixées dans la note ENFiP-PFC-03-2014 du 15 janvier 2014.
1.
La procédure d’inscription
Les inscriptions aux stages de e-formation sont effectuées dans l’application Flore
en utilisant les codes indiqués dans les notes de service relatives aux dispositifs
de formation à distance.
Le responsable local de la formation professionnelle veille à n’inscrire que les
agents réellement concernés par la e-formation, après concertation avec le
responsable d’unité. La formation doit en effet répondre à un besoin clairement
identifié.
Il doit s’assurer également, avant de procéder à l’inscription, de la disponibilité de
l’apprenant en liaison avec le responsable d’unité.
En effet, il convient de procéder aux inscriptions au moment opportun afin de
permettre aux agents de suivre leur formation dans les meilleures conditions et
dans les délais impartis.
2.
La combinaison e-formation / formation présentielle
Lorsqu’une formation présentielle nécessite un pré-requis en e-formation, le
responsable local de la formation s’assure de l’inscription préalable, et du suivi du
module pré-requis, avant de valider l’inscription au module de formation.
3.
La programmation bimensuelle des sessions
Sauf exception, l’inscription aux formations proposées dans le catalogue de eformation est bimensuelle. Les responsables locaux de la formation
professionnelle ont la possibilité de procéder à la création de sessions tous les 15
jours en fonction des candidatures recensées dans Flore.
Le tableau de programmation des sessions figurant sur la page consacrée à la eformation du site Ulysse-ENFiP précise en effet les périodes de création de
sessions dans Flore auxquelles il conviendra de se reporter en fonction de la date
du début de session souhaitée.
Cette procédure doit impérativement être respectée afin que la cellule e-formation
puisse récupérer les données et inscrire les groupes sur la plateforme dans les
meilleures conditions.
6
4.
La confirmation de l’inscription
Le responsable local de la formation professionnelle doit adresser aux apprenants
un courriel les informant de l’inscription et des modalités de connexion décrites
dans un pas à pas joint en fichier annexe, ainsi que de la période de réalisation de
l’e-formation. Ce courriel tient lieu de convocation.
Une copie est adressée au responsable d’unité.
7
Annexe 2
LA PREPARATION DU STAGE EN LIGNE
L’apprenant doit pouvoir disposer du temps nécessaire, tel qu’il est défini et estimé
pour chaque module, et d’un environnement propice à son apprentissage.
Les aspects techniques sont très importants pour assurer une formation de qualité
et concourent pour une grande part à la réussite des objectifs pédagogiques.
Lorsque la formation se déroule sur le site de l’agent, le responsable d’unité ou
l’agent qu’il aura désigné doit s’assurer du correct paramétrage des postes dédiés
à la e-formation préalablement au début de la session ainsi que de la mise à
disposition des périphériques adaptés (casques notamment).
Lorsque la formation se déroule sur un site distant, le responsable (ou l’agent qu’il
aura désigné) de la structure accueillant l’agent veille au respect des conditions
matérielles requises.
Dispositif de soutien au responsable d’unité
Le responsable d’unité recourt en tant que de besoin à l’ESI de rattachement ou à
la CID (cellule informatique départementale), selon le cas, pour une correcte
configuration des postes avant le début des sessions programmées. Les
vérifications à effectuer concernent notamment la configuration du poste et du
navigateur, l’installation d’Adobe Acrobat Reader et de Flash Player. Le bloqueur
de fenêtre intempestive doit être désactivé et E-doceo doit être reconnu comme
site de confiance.
Des tutoriels (aides en ligne dynamiques ou pas à pas) sont à la disposition des
intervenants sur le site de l’ENFiP.
Dispositif de soutien à l’apprenant (cf. fiche annexe n°4)
En cas de difficulté, l’apprenant saisit la cellule d’assistance technique qui lui
apporte une réponse de premier niveau, ou, à défaut d’une solution immédiate,
l’oriente vers l’interlocuteur compétent, qu’elle peut aussi saisir directement.
8
Annexe 3
LE SUIVI
Les e-formations font l’objet d’un suivi régulier dans l’application Flore.
Le responsable local de la formation professionnelle est chargé d’enregistrer dans
Flore le parcours de formation de l’apprenant à partir des extractions de la
plateforme.
Un apprenant n’ayant pas réalisé le pourcentage minimum requis pour un module
donné doit être considéré comme n’ayant pas suivi le module. La mention
« réalisé » ne peut pas être alors portée dans Flore.
L’attention des services est appelée sur la nécessité de procéder à ces opérations
qui contribuent à la bonne prise en compte de la formation des agents dans l’outil
de gestion nationale Flore, et à alimenter leur historique de formation ainsi que le
bilan annuel de la formation.
Les données pédagogiques, issues de la plateforme, sont accessibles à
l’apprenant qui dispose ainsi de la possibilité de suivre, à tout moment de façon
complète et précise, son parcours et la distance qui le sépare de l’objectif. En
aucune façon, ces données ne sont communiquées à sa hiérarchie.
Les données nominatives sont protégées dans le cadre de la législation en vigueur
(loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés).
9
Annexe 4
LE SOUTIEN AUX APPRENANTS
L’ENFiP apporte un soutien aux apprenants sur deux volets, l’un purement
technique, l’autre pédagogique.
•
1. L’assistance technique
L’ENFiP s’engage à apporter à l’apprenant une assistance technique pour lui
permettre de surmonter les problèmes qu’il pourrait rencontrer concernant par
exemple l’accès à la plate-forme ou un dysfonctionnement dans l’enchaînement
des modules.
A cet effet, une cellule technique est à la disposition des apprenants qui peuvent
la contacter soit par messagerie, soit par téléphone.
Au-delà, le concours des ESI ou CID peut être sollicité pour une restauration des
conditions matérielles requises.
•
2. L’assistance pédagogique
L’accompagnement de l’apprenant par un e-tuteur s’effectue en temps réel (le
contact est immédiat par téléphone, sur les plages préalablement définies).
Le e-tuteur est un animateur qui doit être en capacité d’apporter aux apprenants
une aide sur le contenu de la formation. A ce titre, il doit approfondir sa
connaissance du module, objet de l’action de formation et acquérir les techniques
d’accompagnement des apprenants dans leur progression. Il doit en outre
disposer de connaissances sur son rôle et sur les fonctionnalités de la plate-forme
pour le suivi du groupe qui lui est rattaché.
Durant la période de tutorat, le e-tuteur doit être dégagé de ses autres fonctions
selon des modalités à définir afin qu’il puisse disposer du temps nécessaire pour
réaliser cette assistance.
Ce tutorat, assuré principalement par des enseignants ou des permanents
pédagogiques, pourrait être exercé à défaut par des professionnels associés.
Dans cette dernière hypothèse, le e-tuteur perçoit une rémunération en application
de l’instruction des bureaux RH-2C et RH-1A n° 2012/09/2028 du 18/02/2013
relative aux conditions de rémunération des activités de formation et de
recrutement effectuées à titre accessoire, et selon des modalités à définir pour
chaque parcours.
1