Procédure - Id Logique

PROCEDURE CLÔTURE / ARCHIVAGE
0- Sauvegarde :
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Demander à tout le monde de sortir de la base sage que l’on veut archiver
Base propriétaire : faire un copier / coller du fichier « mae » (chemin d’accès accessible
depuis le menu Fichier / Configuration system et partage)
Base SQL : demander à votre service informatique de faire cette sauvegarde (ou demander la
procédure à la Hotline Id Logique).
NB : Certains d’entre vous procèderont à la procédure d’archivage en fin de journée : se
contenter de la sauvegarde quotidienne nocturne entraîne la perte des saisies de la journée
en cas de problèmes.
1- La clôture des journaux de saisie :
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se mettre sur l’exercice concerné via le menu « Fenêtre / Exercice »
traitement / clôture (manuelle) des journaux
écran V16 : clic droit
sélectionner tout
écran i7 : cliquer sur totale
suivant
clic sur imprimer
clic sur clôture totale
OK
PROCEDURE CLÔTURE / ARCHIVAGE
écran i7 : cliquer sur tout sélectionner
suivant
écran i7 : cliquer sur tous les journaux
Fin
NB : Nous préconisons l’édition en PDF pour des raisons de temps et d’écologie
Pas d’aperçu avant impression : l’aperçu ne valide pas la clôture.
(en cas de problème avec l’édition pdf, vous pouvez demander à votre service informatique de vous
installer un logiciel de type PDF Creator, gratuit)
-
points bloquants la clôture des journaux :
o les journaux de situation ne peuvent pas être clôturés. 2 solutions :
supprimer ces écritures
créer un code journal ODSITU, de type général, dans lequel on fera glisser
ces écritures
o une caisse sur un mois donné ne peut être créditrice. 1 solution :
aller dans structure / plan comptable, rentrer sur le compte de caisse 531 et
mettre en nature de compte « Aucune » au lieu de « Caisse » (une fois les
clôtures terminées, il faudra remettre cette option en place)
o message d’erreurs SQL : se rapprocher de la hotline
3- La clôture de l’exercice :
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Menu Traitement / Fin d’exercice / clôture de l’exercice
Un écran d’alerte apparaîtra : valider la clôture de l’exercice par OUI
(Durée de traitement : 1 sec.)
L’exercice est alors clôturé.
NB : dans le cas d’une clôture d’exercice intermédiaire, il n’est pas possible de clôturer cet exercice si
celui d’avant n’est pas clôturé.
PROCEDURE CLÔTURE / ARCHIVAGE
4- Archivage et suppression du premier exercice :
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Menu Traitement / Fin d’exercice / Archivage du premier exercice
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Donner un autre nom au fichier d’archive (en général, nom de la base de donnée_année.arc)
et bien penser à l’endroit où le fichier sera enregistré.
Cliquer sur Enregistrer
Un écran apparaîtra concernant les écritures non rapprochées :
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Ecran V16 : ne pas cocher
Ecran i7 : cliquer sur « ignorer »
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Le logiciel procédera à la création de la base d’archive, à la recopie des données puis la
suppression de l’exercice
PROCEDURE CLÔTURE / ARCHIVAGE
FIN