NuPoint Unified Messenger

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MITEL
NuPoint Unified Messenger
Guide de l’usager de la messagerie
Version 3.0
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Mitel NuPoint Unified Messenger
Version 3.0
Décembre 2008
®,™ Marque de commerce de Mitel Networks Corporation
© Copyright 2008, Mitel Networks Corporation
Tous droits réservés
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Table des matières
Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
À propos de l’application de messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
À propos de ce document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Votre téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Préparation à l’accès de votre boîte vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Accès à votre messagerie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
De l’intérieur de votre entreprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Depuis votre propre poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Depuis un autre poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
De l’extérieur de votre entreprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Depuis une ligne extérieure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Depuis une ligne extérieure vers le réceptionniste automatisé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Configuration de votre boîte vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Aperçu des menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Messages de bienvenue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Nom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Code secret . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Écoute des messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Accès aux menus Messagerie vocale et Courriel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Écouter vos messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Pendant l’écoute d’un message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Lorsque vous avec terminé l’écoute d’un message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Création de messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Création d’un message vocal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Enregistrement d’un message vocal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Envoi d’un message lorsque vous avez terminé l’enregistrement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Options personnelles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Accès aux options personnelles et au didacticiel de l’usager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Messages de bienvenue, nom et code secret . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Listes de diffusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Création ou modification d’une liste de diffusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Utilisation d’une liste de diffusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Options de programmation d’appels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Fonction facultative Enregistrement d’un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Enregistrement d’un appel à trois participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
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Enregistrement à l’aide de touches d’afficheur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Enregistrement à l’aide de touches non programmables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Mise en garde d’un appel pendant un enregistrement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Écoute d’un enregistrement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Fonction facultative Télécopie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Options d’envoi à un télécopieur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Lire et imprimer des messages télécopiés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
À partir d’un téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
À partir d’un téléphone-télécopieur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Lorsque vous avec terminé la lecture d’une télécopie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Création d’une télécopie (sans voix) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
À partir du système de télécopie de votre entreprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
À partir de votre boîte vocale personnelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Création d’un message télécopié (avec voix) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
À partir du système de télécopie de votre entreprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
À partir de votre boîte vocale personnelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Utilisation de l’ordinateur pour les messages télécopiés. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Téléchargement et l’installation de l’imprimante télécopie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Pour télécharger et installer le pilote d’imprimante télécopie : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Envoi d’une télécopie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Pour envoyer une télécopie à l’aide de l’imprimante télécopie NuPoint : . . . . . . . . . . . . . . . 22
Affichage et transfert de messages télécopiés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Pour afficher un message télécopié : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Pour transférer un message télécopié : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Utilisation de l’ordinateur pour les messages vocaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
InstallationLe module client Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Activation d’usagers supplémentaires du module Outlook sur un ordinateur . . . . . . . . . . . . . . 28
Configuration de la lecture des messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Configuration de l’accès au profil de la messagerie unifiée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Barre d’outils de la messagerie unifiée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Barre d’outils Lecture rapide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Lecture d’un message vocal dans Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Réponse à un message vocal dans Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Renvoi d’un message vocal dans Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Envoi d’un nouveau message vocal dans Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Navigation entre messages vocaux dans Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
iv
Table des matières
Lancement de l’affichage Web depuis Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Fonction facultative Synthèse vocale texte-parole (TTS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Lecture d’un message de synthèse vocale texte-parole . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Fonction facultative de standardiste automatisé de reconnaissance vocale. . . . . . . . . . . . 36
Conseils d’élocution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Commandes vocales universelles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Passer des appels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Passer un appel avec des commandes vocales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Passer un appel avec une numérotation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Annulation d’un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Appeler le téléphoniste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
v
vi
Introduction
Introduction
À propos de l’application de messagerie vocale
Mitel® NuPoint Unified Messenger™ vous permet de gérer votre messagerie vocale, vos appels
enregistrés, vos télécopies et vos messages électroniques Microsoft® Outlook® depuis un
téléphone à clavier et depuis votre ordinateur.
Les messages vocaux, les appels enregistrés, les télécopies et les courriels sont tous des
« messages » accessibles par le biais de votre boîte vocale à l’aide d’un système de menus.
Le menu Messagerie vocale donne accès à la plupart des fonctions et options de boîte vocale,
notamment les messages de télécopie. Tout utilisateur de messagerie vocale peut accéder à
ce menu. Le menu Courriel donne uniquement accès au courriel et est accessible uniquement
par les utilisateurs dotés de la fonction messagerie unifiée avancée avec l’option de synthèse
vocale (TTS).
Outre l’accès à vos messages au téléphone, vous pouvez maintenant écouter et gérer vos
messages vocaux depuis la boîte de réception de Microsoft Outlook. Vous installez un module
d’extension lecteur qui permet de lire des messages vocaux depuis votre boîte de réception
de courriel sur les haut-parleurs de l’ordinateur ou au téléphone. Pour utiliser cette fonction,
vous devez disposer de la fonction messagerie unifiée avancée. Pour obtenir plus de
renseignements, consultez la section « Utilisation de l’ordinateur pour les messages
télécopiés » à la page 21.
Une fonction de standardiste automatisé de reconnaissance vocale est également disponible
pour passer des appels à l’aide de commandes vocales. Le standardiste automatisé de
reconnaissance vocale est un standard de reconnaissance vocale qui vous permet, rapidement
et efficacement, d’appeler rapidement des personnes en énonçant leurs noms. Vous pouvez
également énoncer un nom de service ou un numéro de téléphone. Un didacticiel vous présente
les fonctions du système ; une aide vocale est en outre disponible pour répondre à vos
questions. Pour en savoir davantage, consultez la « Fonction facultative de standardiste
automatisé de reconnaissance vocale » à la page 36.
Remarque : Selon la configuration de votre boîte vocale, il est possible que vous ne
disposiez pas de toutes les options décrites dans ce guide. Pour en savoir davantage,
veuillez communiquer avec votre administrateur système.
À propos de ce document
Ce guide présente des directives concernant les fonctionnalités de l’interface usager du
téléphone Mitel® (IUT), le module client Mitel Outlook et le standardiste automatisé de
reconnaissance vocale. Si vous utilisez un autre client de messagerie pris en charge, consultez
l’Aide de l’affichage Web pour plus d’informations. Reportez-vous également à la Carte
aide-mémoire – IUT Mitel sur http://edocs.mitel.com/UG/Index.html.
1
Votre téléphone
Avant d’utiliser le système de messagerie vocale, commencez par vous familiariser avec votre
téléphone.
•
Touche Message – Sert à appeler le système NP-UM Voice et à accéder à votre boîte
vocale.
•
Clavier numérique – Sert à sélectionner des options de menu de la messagerie vocale.
•
Voyant Message – Indique que votre boîte vocale contient de nouveaux messages vocaux.
•
Touches d’afficheur – Servent à sélectionner plusieurs options de menu de la messagerie
vocale. Pour sélectionner une option du menu qui apparaît sur l’afficheur du téléphone,
vous pouvez soit appuyer sur la touche d’afficheur contextuelle associée apparaissant sur
l’affichage numérique de votre téléphone, soit composer au clavier le code de l’option.
Remarque : Les noms des touches d’afficheur utilisés dans ce guide peuvent légèrement
différer selon le modèle de votre téléphone. Par exemple, la touche d’afficheur Suppr
(supprimer) peut apparaître en tant que touche Rejeter pour certains types de
téléphones.
Préparation à l’accès de votre boîte vocale
Avant d’accéder à votre boîte vocale, veillez à obtenir les informations suivantes auprès de
votre administrateur système :
•
le numéro de réceptionniste NP-UM (facultatif) ;
•
le poste d’accès au système NuP-UM Voice ;
•
votre numéro de boîte vocale ;
•
votre code secret par défaut.
Si vous éprouvez des difficultés ou si vous avez des questions concernant la marche à suivre,
consultez votre administrateur système.
2
Accès à votre messagerie
Accès à votre messagerie
Tous vos messages vocaux seront conservés dans votre « boîte vocale » personnelle, qui est
protégée par un code secret. Votre administrateur système vous attribuera un code secret
temporaire à utiliser la première fois que vous accéderez à votre boîte vocale. La manière de
vous connecter à votre boîte vocale diffère si vous appelez de l’intérieur ou de l’extérieur de
votre entreprise.
De l’intérieur de votre entreprise
Depuis votre propre poste
1. Composez le numéro d’accès interne à NP-UM Voice.
2. Entrez votre code secret lorsque le système vous le demande.
Depuis un autre poste
1. Composez le numéro d’accès interne à NP-UM Voice.
2. Appuyez sur la touche
lorsque le système vous demande d’entrer un code secret.
3. Entrez le numéro de votre boîte vocale suivi de la touche
.
De l’extérieur de votre entreprise
Depuis une ligne extérieure
1. Composez le numéro d’accès externe à NP-UM Voice.
.
Depuis une ligne extérieure vers le réceptionniste automatisé
1. Composez le numéro de réceptionniste NP-UM.
2. Appuyez sur la touche
pour accéder au système NP-UM Voice.
.
3
Configuration de votre boîte vocale
Lorsque vous accédez à votre boîte vocale pour la première fois, un didacticiel d’usager est
automatiquement activé. Ce didacticiel vous sert de guide au cours de votre première session
de messagerie, vous explique comment enregistrer un message d’accueil ainsi que votre nom,
et vous invite à changer votre code secret temporaire.
Conseil : Après avoir écouté ou laissé des messages, vous pouvez revenir à un menu
précédent contenant d’autres options.
Aperçu des menus
Pour une vue d’ensemble du menu, reportez-vous également à la Carte aide-mémoire – IUT
Mitel (http://edocs.mitel.com/UG/Index.html).
Messages de bienvenue
Après avoir ouvert votre boîte vocale, le système vous demandera d’enregistrer un ou plusieurs
messages d’accueil que les appelants entendront après avoir composé le numéro de votre
boîte vocale. Par exemple, vous pouvez enregistrer un message que les appelants entendront
si votre ligne est occupée (par exemple, « Je suis présentement au téléphone et je ne peux
vous répondre pour l’instant ») et un message différent lorsque vous n’êtes pas à votre
téléphone (par exemple, « Je ne suis pas à mon bureau présentement »).
Si votre administrateur système la fonction Message d’accueil d’absence prolongée pour votre
boîte, vous pouvez également enregistrer un message d’accueil d’absence prolongée. Ce
message d’accueil vous permet d’informer les appelants d’une absence prolongée. Les
appelants ne peuvent pas appuyer sur une touche pour ignorer le message d’accueil. À la fin
du message d’accueil, les appelants peuvent transférer au standardiste ou laisser un message.
Remarque : Une fois enregistré, le message d’accueil d’absence prolongée est
effectivement activé. Cela signifie que tous les appelants transférés à votre boîte vocale
entendront le message d’accueil d’absence prolongée. Une fois que vous êtes connecté
à votre messagerie vocale, un message vous invite à appuyer sur 1 pour conserver votre
message d’accueil d’absence prolongée ou sur 2 pour désactiver ce message.
Si votre administrateur système a désactivé la livraison des messages pour le message
d’accueil d’absence prolongée, après le message d’accueil, les appelants peuvent uniquement
être transférés au standardiste. Consultez la section « Messages de bienvenue, nom et code
secret » à la page 11.
4
Configuration de votre boîte vocale
Nom
On vous demandera d’enregistrer votre nom de façon à ce que le système puisse :
•
Vous saluer lorsque vous appelez dans le système (par exemple, « Bonjour Louise
Tremblay »).
•
Informer d’autres usagers lorsqu’un message provient de vous (par exemple, « 16 h 45,
de Louise Tremblay »).
•
Décliner votre nom à d’autres usagers lorsqu’ils envoient des messages dans votre boîte
vocale (par exemple, « Louise Tremblay »).
Code secret
Le système vous demandera toujours votre code secret avant que vous ne puissiez accéder
à votre boîte vocale. La première fois que vous accéderez à votre boîte vocale, vous devrez
utiliser le code secret qui vous a été attribué par l’administrateur système. Pendant le didacticiel,
on vous demandera de changer votre code secret et de choisir un code de 4 à 10 chiffres.
Définissez un code secret dont vous pourrez vous souvenir facilement, sans toutefois tomber
dans la facilité excessive telle que « 1234 ».
Remarque : Les codes secrets sont requis seulement si vous désirez protéger votre
confidentialité ; vous pouvez choisir de ne pas avoir de code secret en appuyant quatre
fois sur le zéro (0000) lorsque le système vous demande de choisir un code secret
pendant le didacticiel.
Lorsque votre boîte vocale est configurée, vous êtes prêt à utiliser les fonctions NP-UM Voice.
5
Écoute des messages
Lorsque vous accédez à votre boîte vocale pour récupérer vos messages, le système vous
signale le nombre de messages que vous avez (« Vous avez 2 messages urgents et 2
messages non écoutés »). Pour les usagers de la messagerie unifiée avancée disposant de
l’option de synthèse vocale (TTS), le système vous dit combien de messages vocaux et du
courriels vous avez (« Vous avez 2 messages non lus, 1 message enregistré, 3 courriels non
lus et 1 courriel enregistré »).
Vous accédez aux messages vocaux et aux courriels à partir de menus distincts. Après le
sommaire du message, les usagers de la messagerie unifiée avancée et de TTS peuvent
accéder au menu de messagerie vocale ou de courriel. Vous pouvez quitter l’un ou l’autre de
ces menus pour accéder à l’autre.
Remarque : Les usagers de messagerie unifiée avancée qui n’ont pas l’option TTS ne
peuvent pas accéder au menu du courriel.
Accès aux menus Messagerie vocale et Courriel
Après l’accès à votre boîte vocale
•
Si vous êtes un usager de messagerie vocale normal, vous êtes déjà dans le menu
Messagerie vocale.
•
Si vous avez la messagerie unifiée avancée avec la fonction TTS, vous appuyez sur
pour accéder au menu Messagerie vocale ou sur
pour accéder au menu Courriel.
Écouter vos messages
Après l’accès au menu Messagerie vocale ou au menu Courriel, appuyez sur
•
ou la touche d’afficheur Lecture (ou Lire le message). Vos messages urgents seront
automatiquement lus en premier. Ensuite, selon les paramètres de votre boîte vocale, vous
pourriez avoir la possibilité de lire en premier les messages non lus ou enregistrés ; sinon,
votre message non lu sera lu en premier.
Remarque : Si l’option « date et heure » est activée dans votre système de messagerie
vocale, le système lira automatiquement cette information au début de chaque message.
Pour en savoir davantage, veuillez communiquer avec votre administrateur système.
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Écoute des messages
Pendant l’écoute d’un message
En tout temps pendant l’écoute d’un message, vous pouvez
Appuyer sur cette
touche, OU
Appuyer sur cette
touche d'afficheur
Pour effectuer cette action
Suite puis Pause
Interrompre le message pendant 30 secondes.
←
Revenir en arrière de cinq secondes dans le message.
→
Avancer de cinq secondes dans le message.
Sauter
Passer à votre message suivant.
Suite puis Lecture
Revenir au début de votre message précédent.
Remarque : Il est possible que vous ne puissiez avoir accès à toutes les options
ci-dessus, selon la configuration de votre boîte vocale. Pour en savoir davantage, veuillez
communiquer avec votre administrateur système.
Lorsque vous avec terminé l’écoute d’un message
À la fin d’un message, vous pouvez
Appuyer
Appuyer sur cette
sur cette
touche
touche, OU d’afficheur
Lecture (ou
Recommencer)
Réécouter le message.
Répondre
Répondre à la personne qui a envoyé le message.
Lorsque vous avez terminé l’enregistrement de votre réponse,
appuyez sur
ou sur la touche d’afficheur Envoyer pour l’envoyer et
continuer votre session.
Appuyez ensuite sur
pour envoyer votre réponse à d’autres boîtes vocales si vous
le désirez.
7
Appuyer
Appuyer sur cette
sur cette
touche
touche, OU d’afficheur
Transférer
Transférer le message à une autre boîte vocale, à une liste de
diffusion ou à un numéro de téléphone hors système.
Le système vous donnera également la possibilité d’enregistrer
des commentaires supplémentaires avant d’envoyer le message à
quelqu’un d’autre.
Une fois vos commentaires ajoutés, appuyez sur
ou sur la touche d’afficheur Envoyer (ou Quitter) et
continuez votre session.
Appuyez ensuite sur
pour transférer le message à d’autres boîtes vocales si vous
le désirez.
Conserver
Conserver le message.
Les messages conservés ne sont accessibles qu’après avoir
écouté (ou sauté) vos messages non lus et ceux qui sont dans les
files d’attente.
Suppr
(ou Rejeter)
Rejeter le message.
Remarque : Si vous rejetez (supprimez) accidentellement un message, vous pouvez le
récupérer en appuyant immédiatement sur
ou sur la touche d’afficheur Annuler
la suppression. Si vous appuyez sur une autre touche que la touche
immédiatement après avoir rejeté le message, vous ne pourrez plus récupérer le
message rejeté.
Remarque : Il est possible que vous ne puissiez avoir accès à toutes les options
ci-dessus, selon la configuration de votre boîte vocale. Pour en savoir davantage, veuillez
communiquer avec votre administrateur système.
8
Création de messages
Création de messages
Pour créer un message, vous devez d’abord accéder à votre boîte vocale en composant le
numéro d’accès du système et en entrant votre code secret. Vous pouvez ensuite créer un
message vocal avant ou après l’écoute de tout message non lu dans votre boîte vocale.
N’oubliez pas que vous pouvez transférer vos messages à d’autres boîtes vocales, à des listes
de diffusion et à des numéros de téléphone hors système.
Création d’un message vocal
Enregistrement d’un message vocal
1. Appuyez sur
ou sur la touche d’afficheur Créer un message pour créer un message.
2. Entrez le numéro du destinataire ou, pour le composer à l’aide du nom, appuyez sur la
touche spécifique attribuée à cette fonction dans votre système de messagerie vocale, et
composez le nom et le prénom du destinataire jusqu’à ce que le système reconnaisse le
nom.
Remarque : Le système annoncera automatiquement la touche spécifique sur laquelle
vous devez appuyer pour composer le numéro au moyen du nom. Il s’agit d’une fonction
configurable et, par conséquent, la touche à enfoncer variera d’un système de
messagerie vocale à l’autre.
3. Après confirmation du nom du destinataire par le système, entrez le nom ou le numéro de
tout autre destinataire désiré (par exemple, vous pourriez vouloir envoyer le même
message à tous les membres d’un certain comité, pour leur faire part de l’endroit et de
l’heure de la prochaine réunion du comité).
4. Lorsque vous avez terminé la sélection des destinataires, appuyez sur
touche d’afficheur Enregistrer.
ou sur la
5. Commencez l’enregistrement de votre message après la tonalité. (Vous pouvez appuyer
sur
pour marquer une pause pendant l’enregistrement et appuyer ensuite sur
n’importe quelle touche pour reprendre l’enregistrement, ou vous pouvez utiliser les
touches d’afficheur Pause/Reprendre.)
9
Envoi d’un message lorsque vous avez terminé l’enregistrement
Une fois l’enregistrement du message terminé, vous pouvez choisir de l’envoyer, de l’entendre,
de le modifier, de l’annuler ou de spécifier un mode d’acheminement spécifique en sélectionnant
l’une ou l’autre des options suivantes :
Appuyer
sur cette
touche,
OU
Appuyer sur
cette touche
d’afficheur
Envoyer
Envoyer le message et retourner au menu principal.
Ajouter
Ajouter à l’enregistrement.
Suppr
Supprimer l’enregistrement et recommencer.
Entendre
l’enregistrement
Réécouter le message.
Terminer
l’enregistrement
Accéder aux options d’envoi du message telles que remise urgente,
remise future, confidentiel et accusé de réception.
Après avoir sélectionné l’une de ces options, appuyez sur
ou sur la touche d’afficheur Envoyer (ou Quitter) pour
envoyer votre message et quitter le menu principal.
Remarque : Si vous envoyez régulièrement des messages à plusieurs usagers en même
temps, vous auriez avantage à créer des listes personnelles de diffusion pour faciliter
davantage l’envoi de vos messages (voir « Listes de diffusion » à la page 12).
10
Options personnelles
Le menu des options personnelles vous permet de faire l’écoute du didacticiel de l’usager, de
modifier vos messages d’accueil, d’enregistrer votre nom et de définir votre mot de passe, de
créer des listes de distribution de messagerie vocale et de sélectionner des options de
programmation des appels.
Accès aux options personnelles et au didacticiel de l’usager
Appuyez sur
ou sur la touche d’afficheur Options pour accéder aux options personnelles
depuis le menu principal.
Vous pouvez appuyer sur
en tout temps pour revenir au didacticiel de l’usager.
Messages de bienvenue, nom et code secret
Lors de la configuration initiale de votre boîte vocale (voir « Configuration de votre boîte vocale »
à la page 4), vous avez enregistré un message d’accueil, votre nom et un code secret. Le menu
d’options personnelles vous permet de modifier ces éléments en tout temps. Vous devriez
mettre régulièrement à jour vos messages d’accueil – par exemple, pour faire savoir aux
appelants si vous êtes au bureau ou non.
Depuis le menu d’options personnelles, vous pouvez
Appuyer
sur cette
touche,
OU
Appuyer
sur cette
touche
d’afficheur
Messages
de
bienvenue
Modifier vos messages d’accueil. Vous pouvez enregistrer un message
d’accueil principal, ainsi qu’un ou plusieurs messages d’accueil secondaires.
Enregistrez des messages secondaires qu’entendront les appelants lorsque
que votre ligne est occupée (par exemple, « Je suis actuellement au téléphone
et je ne peux vous répondre pour l’instant »), lorsque vous n’êtes pas là (par
exemple, « Je ne suis pas à mon bureau présentement ») ou pour des
absences prolongées (« Je serai en déplacement jusqu’au 15 octobre,... »).
Vous pouvez maintenant appuyer sur
pour enregistrer ou modifier
votre message d’accueil personnel secondaire, sur
pour enregistrer
ou modifier to votre message d’accueil mercenaire principal, ou sur
pour activer votre message d’accueil d’absence prolongée.
Après avoir enregistré votre message d’accueil, appuyez sur
ou sur la touche d’afficheur Chan pour sélectionner lequel des
messages d’accueil – primaire ou secondaire – vous désirez que les
appelants entendent.
11
Appuyer
sur cette
touche,
OU
Appuyer
sur cette
touche
d’afficheur
Modifier le
nom
Réenregistrer votre nom.
Code
secret
Changer votre code secret.
Remarque : Il est possible que vous ne puissiez avoir accès aux messages d’accueil
secondaires, selon la configuration de votre boîte vocale. Pour en savoir davantage,
veuillez communiquer avec votre administrateur système.
Listes de diffusion
Une liste de diffusion vous permet d’enregistrer un seul message et de l’envoyer à plusieurs
personnes sans devoir l’adresser individuellement. Vous pouvez utiliser des listes de diffusion
chaque fois que vous créez un message, ou que vous transférez le message à quelqu’un d’autre.
Création ou modification d’une liste de diffusion
1. Appuyez sur
personnelles.
ou sur la touche d’afficheur Liste diff depuis le menu d’options
2. Entrez le numéro de la liste de diffusion, en vous assurant que le premier chiffre est toujours
le zéro (0).
3. Appuyez sur
pour enregistrer un nom pour la liste de diffusion (par exemple, « comité
de planification des produits »). Le système fera entendre ce nom chaque fois que vous
adresserez des messages par l’intermédiaire de cette liste de diffusion.
4. Appuyez sur
pour ajouter des membres à la liste ; appuyez sur
pour retirer des
membres.
5. Entrez les numéros ou les noms des usagers que vous désirez ajouter ou retirer.
6. Appuyez sur
si vous désirez que le système fasse la lecture des membres de la liste
que vous avez sélectionnés.
7. Appuyez sur
pour quitter le menu principal.
Remarque : Toutes les listes de diffusion personnelles doivent commencer par le zéro (0).
12
Utilisation d’une liste de diffusion
•
Au lieu d’entrer un numéro de boîte vocale, entrez celui de la liste de diffusion à utiliser. Le
système relit le numéro de la liste de diffusion.
Options de programmation d’appels
•
NP WakeUp vous permet de programmer NP-UM Voice pour qu’il vous appelle à un numéro
de téléphone spécifique et à un moment spécifique. Vous pouvez programmer des appels
de réveil du lundi au vendredi, les fins de semaine, chaque jour, ou au besoin.
•
Remise des messages vous permet de préciser l’heure et le numéro auquel NP-UM Voice
pourra vous joindre pour vous aviser de la présence d’un message dans votre boîte vocale.
•
Recherche de personnes vous permet de préciser l’heure à laquelle vous désirez que
NP-UM Voice vous avise de la présence d’un message sur votre téléavertisseur.
•
Vérification de remise future vous permet de vérifier tout message programmé pour une
remise future. Vous pouvez différer la remise de n’importe quel message jusqu’à 365 jours
dans le futur à l’aide du menu d’options d’adressage des messages (voir « Envoi d’un
message lorsque vous avez terminé l’enregistrement » à la page 10).
13
Fonction facultative Enregistrement d’un appel
La fonction Enregistrement d’un appel vous permet d’utiliser votre système NP-UM Voice pour
enregistrer vos conversations téléphoniques.
Remarque : en vertu de certaines lois, vous pouvez être tenu d’informer votre
correspondant du fait que vous enregistrez la conversation. Pour obtenir des directives
concrètes, renseignez-vous auprès de votre administrateur système.
Enregistrement d’un appel à trois participants
Il se peut que votre système soit programmé pour enregistrer automatiquement les appels de
l’extérieur lorsque quelqu’un décroche le combiné. Communiquez avec votre administrateur
système pour plus de détails.
Si votre système n’enregistre pas automatiquement les conversations, vous devez appuyer
sur une touche Enregistrer pour commencer l’enregistrement lors d’un appel à trois
participants. La touche que vous devez enfoncer dépend de la disponibilité de la fonction de
touches d’afficheur sur votre téléphone. Les téléphones ci-dessous prennent en charge les
touches d’afficheur :
•
Superset 4150
•
5140 IP
•
5240 IP
Enregistrement à l’aide de touches d’afficheur
•
Pour commencer l’enregistrement lors d’un appel à trois participants, appuyez sur la touche
d’afficheur Enregistrer qui apparaît sur l’afficheur numérique de votre téléphone.
Pause ou reprise de l’enregistrement au cours d’un appel
•
Pour interrompre l’enregistrement, appuyez sur la touche d’afficheur Pause.
•
Pour reprendre l’enregistrement, appuyez sur la touche d’afficheur Reprise.
Arrêt de l’enregistrement
•
Pour arrêter l’enregistrement sans sauvegarder la conversation enregistrée, appuyez sur
les touches d’afficheur Arrêter et Eff.
•
Pour arrêter l’enregistrement et le sauvegarder, appuyez sur les touches d’afficheur Arrêter
et Enreg.
Remarque : Votre administrateur peut configurer vos paramètres d’enregistrement
d’appel pour que vos conversations enregistrées soient automatiquement sauvegardées
lorsque vous raccrochez le combiné. Si la fonction de sauvegarde automatique est
activée, vous pouvez sauvegarder l’appel enregistré tout simplement en raccrochant le
combiné à la fin de votre conversation.
14
Fonction facultative Enregistrement d’un appel
Enregistrement à l’aide de touches non programmables
•
Pour commencer l’enregistrement d’un appel à l’aide de touches non programmables,
appuyez sur la touche Enregistrer que votre administrateur système a programmée sur
votre téléphone.
Remarque : Lorsque vous utilisez une touche de fonction non programmable pour
l’enregistrement d’un appel, vous ne pouvez que commencer une session
d’enregistrement. Votre administrateur système doit activer la fonction de sauvegarde
automatique pour que vos conversations puissent être sauvegardées automatiquement
lorsque vous raccrochez le combiné. Consultez votre administrateur système pour plus
de détails.
Mise en garde d’un appel pendant un enregistrement
•
La mise en garde d’un appel durant l’enregistrement a pour effet de sauvegarder
l’enregistrement et de l’envoyer dans votre boîte vocale.
•
Lors de la reprise de la conversation, une nouvelle session d’enregistrement débute.
Remarque : Selon la programmation du système, raccrocher ou appuyer sur la touche
TRANS/CONF, ou sur une touche de représentation de ligne peut aussi sauvegarder
l’enregistrement. Communiquez avec votre administrateur système pour plus de détails.
Écoute d’un enregistrement
Pour faire l’écoute d’une conversation enregistrée une fois l’appel terminé
1. Décrochez le combiné.
2. Accédez à votre boîte vocale.
3. Suivez les messages-guides pour récupérer l’enregistrement, comme vous le feriez pour
récupérer tout message vocal ordinaire.
15
Fonction facultative Télécopie
La fonction Télécopie vous permet de gérer les messages télécopiés qui sont envoyés à votre
boîte vocale à l’aide de l’IUT. Vous pouvez récupérer les messages télécopiés non lus, écouter
un message vocal qui accompagne une télécopie, envoyer une télécopie à un télécopieur et
envoyer une télécopie (avec ou sans message vocal) à un autre usager.
Options d’envoi à un télécopieur
Vous pouvez accéder aux options d’envoi à un télécopieur à partir du menu Options
personnelles. Dans le menu principal, appuyez sur
, puis sur
pour accéder aux
options suivantes d’envoi à un télécopieur :
Appuyez sur cette
touche
Pour envoyer tous les messages télécopiés non lus de votre boîte vocale à
votre numéro de télécopieur par défaut.
Pour définir un numéro de télécopieur par défaut. Toutes vos télécopies seront
directement envoyées à ce numéro quand vous appuierez sur
dans le
menu Envoi à un télécopieur.
À partir d’un
téléphone-télécopieur
Pour télécopier une page de garde dans votre boîte aux lettres qui deviendra
votre page de garde personnelle. Cette page sera automatiquement incluse
dans toutes les télécopies que vous envoyez depuis votre boîte.
Pour activer et désactiver la fonction d’envoi automatique des télécopies à
votre numéro de télécopieur par défaut. La fonction d’envoi automatique de
télécopies dirige toutes les télécopies qui arrivent dans votre boîte vocale vers
votre numéro de télécopieur par défaut.
Lire et imprimer des messages télécopiés
Les messages télécopiés sont traités comme les messages vocaux dans votre boîte vocale.
Lorsque vous accédez à votre boîte vocale pour récupérer vos messages, le système vous
signale d’abord le nombre de messages que vous avez (par exemple, « Vous avez deux
messages urgents et quatre messages non lus avec télécopie »).
16
À partir d’un téléphone
Pour lire un message télécopié :
ou sur la touche d’afficheur Lecture
1. Une fois dans votre boîte vocale, appuyez sur
(ou Lecture du message). Vos messages urgents seront automatiquement lus en premier.
2. Pour tout message télécopié, le système vous invitera à appuyer sur
afin d’accéder
aux options d’envoi à un télécopieur. À partir de ce menu, vous pouvez :
•
Appuyer sur
pour composer le numéro d’un télécopieur qui imprimera votre
télécopie. À l’invite du système, composez le numéro.
•
Le système confirmera le numéro. Appuyez sur
pour accepter le numéro ou sur
pour composer un nouveau numéro.
•
Après avoir appuyé sur
pour accepter le numéro, appuyez sur
télécopie immédiatement à ce numéro, ou appuyez sur
pour envoyer la
pour définir l’heure de l’envoi.
3. Si vous avez des télécopies additionnelles, vous pouvez les envoyer au même numéro de
télécopieur en appuyant simplement sur
puis sur
.
Remarque : Vous pouvez également utiliser les options d’envoi à un télécopieur dans
le menu Options personnelles (voir la Carte aide-mémoire – IUT Mitel). Dans ce menu,
vous pouvez définir un numéro de télécopieur par défaut pour l’envoi de vos télécopies.
Après avoir programmé le numéro, vous pouvez simplement appuyer sur
pour
accéder aux options d’envoi à un télécopieur (après la lecture du message avec
télécopie), puis appuyer sur
pour imprimer votre télécopie.
À partir d’un téléphone-télécopieur
Pour récupérer et imprimer une télécopie à partir d’un téléphone-télécopieur :
1. Une fois dans votre boîte vocale, appuyez sur
(ou Lecture du message), puis sur
ou sur la touche d’afficheur Lecture
pour accéder au menu des options d’envoi à un
télécopieur.
2. Appuyez sur
pour recevoir une copie imprimée de la télécopie depuis le télécopieur.
3. À l’invite du système, appuyez sur le bouton Démarrer du télécopieur.
4. Un fois la copie imprimée reçue, vous pouvez demeurer en ligne pour reprendre votre
session de messagerie.
17
Lorsque vous avec terminé la lecture d’une télécopie
Consultez la section « Lorsque vous avec terminé l’écoute d’un message » à la page 7.
Création d’une télécopie (sans voix)
Vous pouvez envoyer une télécopie à la boîte vocale d’un usager à l’aide d’un
téléphone-télécopieur. Vous pouvez envoyer le message directement à partir du système de
télécopie de votre entreprise ou de votre boîte vocale personnelle. Si vous envoyez une
télécopie à partir du système de télécopie de votre entreprise, votre nom n’apparaîtra pas dans
l’en-tête du message. Si vous envoyez la télécopie à partir de votre boîte vocale, votre nom
apparaîtra.
À partir du système de télécopie de votre entreprise
Remarque : Votre nom n’apparaîtra pas dans l’en-tête du message au destinataire.
1. À partir d’un téléphone-télécopieur, composez le numéro d’accès au système de télécopie
de votre entreprise.
2. Quand vous entendez le message d’accueil du système, entrez le numéro de boîte vocale
du destinataire, ou pour composer le nom du destinataire, appuyez sur les touches
appropriées pour composer son nom de famille suivi de son prénom jusqu’à ce que le
système reconnaisse le nom.
3. Vous entendrez le message d’accueil du destinataire. À la tonalité, appuyez sur le bouton
Démarrer du télécopieur pour envoyer votre télécopie.
4. Une fois la télécopie envoyée, vous pouvez appuyer sur
est urgent ou sur
pour indiquer que le message
pour laisser un message à une autre boîte vocale.
À partir de votre boîte vocale personnelle
Remarque : Votre nom apparaîtra dans l’en-tête du message au destinataire.
1. Accédez à votre boîte vocale. Lorsque vous entendez votre message d’accueil, appuyez
sur
.
2. Entrez votre mot de passe.
3. Appuyez sur
pour composer un message.
4. Entrez le numéro de boîte vocale du destinataire, ou pour composer le nom du destinataire,
appuyez sur les touches appropriées pour composer son nom de famille suivi de son
prénom jusqu’à ce que le système reconnaisse le nom.
5. Lorsque le système confirme le nom du destinataire, entrez le nom ou le numéro des autres
destinataires.
18
6. Quand vous avez terminé, appuyez sur
pour laisser un message puis sur le bouton
Démarrer de votre télécopieur pour envoyer la télécopie, ou sur
pour accéder à
d’autres options.
appuyez sur
pour envoyer le message ;
pour accéder aux options d’envoi de message telles que remise urgente,
remise future, confidentiel et accusé de réception. Après avoir sélectionné l’une de ces
options, appuyez sur
pour envoyer votre message et quitter le menu principal.
Création d’un message télécopié (avec voix)
Vous pouvez envoyer un combiné télécopie et message vocal à la boîte vocale d’un usager à
l’aide d’un téléphone-télécopieur. Vous pouvez envoyer le message directement à partir du
système de télécopie de votre entreprise ou de votre boîte vocale personnelle. Si vous envoyez
une télécopie à partir du système de télécopie de votre entreprise, votre nom n’apparaîtra pas
dans l’en-tête du message. Si vous envoyez la télécopie à partir de votre boîte vocale, votre
nom apparaîtra.
À partir du système de télécopie de votre entreprise
Remarque : Votre nom n’apparaîtra pas dans l’en-tête du message au destinataire.
2. Quand vous entendez le message d’accueil du système, entrez le numéro de boîte vocale
du destinataire, ou pour composer le nom du destinataire, appuyez sur les touches
appropriées pour composer son nom de famille suivi de son prénom jusqu’à ce que le
système reconnaisse le nom.
3. Vous entendrez le message d’accueil du destinataire. À la tonalité, enregistrez votre
message vocal.
4. Lorsque vous avez terminé l’enregistrement de votre message vocal, appuyez sur le bouton
Démarrer du télécopieur pour envoyer votre télécopie.
est urgent ou sur
pour indiquer que le message
pour laisser un message à une autre boîte vocale.
19
À partir de votre boîte vocale personnelle
Remarque : Votre nom apparaîtra dans l’en-tête du message au destinataire.
2. Lorsque vous entendez le message d’accueil du système, entrez votre numéro de boîte
vocale personnelle.
3. Lorsque vous entendez votre message d’accueil personnel, appuyez sur
.
4. Entrez votre mot de passe.
5. Appuyez sur
pour créer un message, puis suivez les instructions pour envoyer un
message vocal seul depuis votre boîte vocale (incluant l’adresse).
6.
À la tonalité, enregistrez votre message vocal.
7. Quand vous avez terminé l’enregistrement, appuyez sur
pour laisser un message
puis sur le bouton Démarrer de votre télécopieur pour envoyer la télécopie, ou sur
pour accéder à d’autres options.
20
Utilisation de l’ordinateur pour les messages télécopiés
Vous pouvez également utiliser l’ordinateur pour les messages télécopiés. La fonction
Télécopie vous permet d’ajouter le pilote imprimante télécopie dans votre dossier Imprimantes.
À l’aide de l’imprimante télécopie, vous pouvez envoyer des télécopies depuis n’importe quelle
application dotée d’une fonction Imprimer.
Des télécopies peuvent également être envoyées depuis l’interface de l’affichage Web. Pour
plus d’informations sur l’envoi de télécopies depuis l’interface de l’affichage Web, reportez-vous
à l’Aide de l’affichage Web.
Remarque : Les pages de garde doivent être au format TIFF.
Téléchargement et l’installation de l’imprimante télécopie
Pour utiliser l’imprimante télécopie pour les messages télécopiés, vous devez d’abord
télécharger et installer l’interface de l’affichage Web.
Pour télécharger et installer le pilote d’imprimante télécopie :
Remarque : Pour installer le pilote d’imprimante télécopie, vous devez disposer d’un
accès d’administrateur local sur le PC.
1. Si l’imprimante télécopie a déjà été installée sur l’ordinateur, supprimez-la à l’aide de la
fonction Ajout/Suppression de programmes du Panneau de configuration.
- Cliquez sur Démarrer > Panneau de configuration, puis ouvrez Ajout/Suppression
de programmes.
- Sélectionnez Mitel NuPoint Fax Printer Driver, puis cliquez sur Modifier/Supprimer.
- Redémarrez l’ordinateur une fois la suppression effectuée.
2. Connectez-vous à l’interface de l’affichage Web et cliquez sur l’onglet Téléchargements.
3. Cliquez sur Download Fax Printer (Télécharger l’imprimante télécopie).
4. Dans la fenêtre Avis de sécurité, cliquez sur Exécuter pour exécuter FaxPrinter.exe.
L’installation démarre automatiquement.
5. Cliquez sur Suivant dans chaque boîte de dialogue. Lorsqu’un message vous y invite,
acceptez les conditions d’utilisation.
Le pilote d’imprimante télécopie est maintenant installé.
21
Envoi d’une télécopie
Des télécopies peuvent être envoyées à l’aide de l’imprimante télécopie NuPoint depuis
n’importe quel logiciel doté d’une fonction Imprimer. Si vous le souhaitez, vous pouvez
configurer une page de garde personnelle (voir Options d’envoi à un télécopieur) ou créer des
pages de garde personnalisées. Si vous avez une page de garde personnelle, elle sera la page
de garde par défaut pour les télécopies que vous envoyez.
Tout fichier au format TIFF peut être utilisé comme page de garde personnalisée. Vous pouvez
enregistrer plusieurs pages de garde personnalisée pour personnaliser vos télécopies pour
leurs destinataires.
Pour envoyer une télécopie à l’aide de l’imprimante télécopie NuPoint :
Remarque : Avant d’envoyer une télécopie pour la première fois, obtenez le nom de
domaine complet ou l’adresse IP du serveur NP-UM auprès de votre administrateur
système.
1. Ouvrez le document et sélectionnez Imprimer. Dans le menu Imprimer, sélectionnez
NuPoint Fax Printer dans la liste des imprimantes disponibles.
OU
Si l’imprimante télécopie NuPoint a été définie comme imprimante par défaut, cliquez avec
le bouton droit sur le document dans l’Explorateur Windows et sélectionnez Imprimer.
Lorsque le document est prêt à être envoyé au serveur, la fenêtre NuPoint Fax Client (Client
de télécopie NuPoint) apparaît.
Si vous n’avez jamais envoyé de télécopie ou si le client n’est pas connecté au serveur,
l’onglet Server Settings (Paramètres du serveur) s’affiche :
Figure 1 : Onglet Server Settings (Paramètres du serveur)
Remarque : Si le mot de passe de votre boîte vocale change, vous devrez actualiser
l’onglet Server Settings (Paramètres du serveur) avec le nouveau mot de passe lors du
prochain envoi d’une télécopie.
22
2. Entrez vos informations d’identification pour vous connecter au serveur.
a. Dans le champ NuPoint Server (Serveur NuPoint), entrez le nom de domaine complet
(FQDN) du serveur.
b. Dans le champ Mailbox (Boîte vocale), entrez votre numéro de boîte vocale NP-UM.
c. Dans le champ Passcode (code secret), entrez votre code secret de boîte vocale
NP-UM.
d. Cliquez sur Connecter. L’état passe alors à Connected (Connecté).
3. Cliquez sur l’onglet Delivery Options (Options de livraison).
Figure 2 : Onglet Delivery Options (Options de livraison)
a. Dans le champ Recipients (Destinataires), entrez la liste de destinataires (numéros de
boîtes NP-UM ou numéros de télécopieur), séparés par des virgules.
Remarque : Pour des numéros de télécopie externes, incluez les chiffres devant être
composés depuis votre système pour atteindre un numéro externe.
b. Si vous souhaitez utiliser une page de garde personnalisée, activez la case à cocher
Use a Custom Cover Page (Utiliser une page de garde personnalisée).
c. Entrez le nom complet de la page de garde OU cliquez sur le bouton Parcourir... pour
le sélectionner.
Remarque : Si vous n’utilisez pas de page de garde personnalisée, le serveur utilisera
votre page de garde personnelle, ou, si vous n’en avez pas, la page de garde système.
d. Cliquez sur le bouton Send Fax (Envoyer une télécopie).
Une fois que la télécopie a été reçue par le serveur, une fenêtre affiche le message The fax
is successfully queued for delivery (La télécopie est mise en file d’attente pour livraison).
Si la télécopie ne peut pas être envoyée, vous recevrez un message dans votre boîte vocale
pour signaler l’incident.
Lorsque vous envoyez votre télécopie suivante, l’onglet Server Settings (Paramètres du
serveur) ne s’affiche pas, sauf si l’imprimante télécopie n’a pas pu se connecter au serveur,
par exemple si votre mot de passe a changé.
23
Affichage et transfert de messages télécopiés
Pour afficher un message télécopié :
•
Ouvrez le message dans votre boîte de réception de courriel et affichez le document joint.
•
Dans l’onglet Messages de l’interface d’affichage Web, cliquez sur le bouton Lecture. La
télécopie s’ouvre dans un afficheur TIFF.
•
Depuis votre téléphone, envoyez la télécopie à un télécopieur.
Pour transférer un message télécopié :
•
Dans l’onglet Messages de l’interface d’affichage Web, cliquez sur le bouton Renvoyer à
un télécopieur pour transférer le message sous forme de télécopie.
OU
•
24
Dans l’onglet Messages de l’interface d’affichage Web, cliquez sur le bouton Renvoyer
pour transférer le message sous forme de pièce jointe à un courriel.
Utilisation de l’ordinateur pour les messages vocaux
Vous pouvez installer le module client Mitel Outlook pour utiliser Microsoft Outlook 2007 pour
gérer vos messages vocaux. Le module installe le lecteur Lecture rapide de Mitel Networks et
la barre d’outils de la messagerie unifiée dans votre client de messagerie Microsoft Outlook
(voir ci-dessous). Le lecteur Lecture rapide vous permet d’utiliser le téléphone ou vos
haut-parleurs d’ordinateur pour écouter vos messages vocaux, tandis que la barre d’outils vous
permet de répondre à vos messages vocaux, de les transférer et de les gérer, ainsi que de
créer et d’envoyer de nouveaux messages vocaux avec des messages vocaux ou des courriels.
La barre d’outils vous permet également de lancer l’affichage Web depuis Outlook.
Remarque : Microsoft Outlook a une fenêtre Explorateur et une fenêtre Inspecteur. La
fenêtre Explorateur est la principale fenêtre qui affiche la liste des messages pour
l’usager, tandis que la fenêtre Inspecteur est celle qui affiche un message lorsqu’il est
ouvert.
Quatre types de messages NP-UM sont pris en charge par le module client Mitel Outlook :
messages vocaux, messages vocaux confidentiels, messages d’appels enregistrés et
messages télécopiés. Chacun de ces messages a des icônes uniques pour identifier le type
de message spécifique.
Remarque : Si un message vocal est transféré de la boîte de réception à un dossier
personnel, le message est supprimé de l’Interface usager téléphonique (TUI). Si le
message est retransféré dans la boîte de réception, il est supprimé car le message TUI
associé a été supprimé. Le message peut résider dans le dossier Supprimé si le
paramètre de configuration de suppression permanente est désactivé. Consultez votre
administrateur système pour plus de détails.
Vous devez être un usager de messagerie unifiée avancée NuPoint Unified Messenger pour
installer et utiliser le module client Outlook.
Remarques:
1. Vous pouvez répondre aux courriels uniquement avec des messages de courriels.
2. Le module client Outlook nécessite Microsoft® Outlook 2000, XP, 2003 ou 2007.
3. Le module fonctionne avec les systèmes d’exploitation Microsoft® Windows 2000,
XP, 2003 ou Vista. Pour Windows Vista, seules les versions suivantes sont prises
en charge : Vista Professionnel, Vista Entreprise et Vista Édition Intégrale.
4. Les cartes audio et haut-parleurs d’ordinateur sont facultatifs car vous pouvez utiliser
la fonction Appelle-moi/Rejoins-moi pour écouter les messages.
25
InstallationLe module client Outlook
Remarque : Une fois que vous avez installé le module, l’ouverture et la fermeture
d’Outlook sont un peu plus longues. Évitez de redémarrer Outlook immédiatement après
l’avoir fermé.
Avant de commencer
Obtenez les informations suivantes de votre administrateur système avant de commencer cette
procédure :
•
L’emplacement du fichier OutlookClientPlugin.exe ;
•
Le nom de domaine complet (FQDN) de la plate-forme NuPoint Unified Messenger.
Remarque : Pour installer le module client Outlook, vous devez disposer d’un accès
d’administrateur local sur le PC.
Pour installer le module client Outlook
1. Fermez Microsoft Outlook si vous l’avez ouvert.
2. Si le module client Outlook a déjà été installé sur l’ordinateur, supprimez-le à l’aide de la
fonction Ajout/Suppression de programmes, accessible à partir du Panneau de
configuration.
- Cliquez sur Démarrer > Panneau de configuration, puis ouvrez Ajout/Suppression
de programmes.
- Sélectionnez Module client Outlook, puis cliquez sur Modifier/Supprimer.
Remarque : Avant la version 12.0, le module client Outlook se nommait « Module
Multimedia Outlook ». Vous pourriez voir ce nom sous la liste Ajout/Suppression de
programmes si une version plus ancienne du module est installée.
3. Accédez au fichier OutlookClientPlugin.exe pour le module client Outlook, puis
double-cliquez sur le fichier et cliquez sur Exécuter. Vous devrez éventuellement cliquer
sur Exécuter une deuxième fois si vous obtenez un avertissement de sécurité. La fenêtre
Outlook Client Plug-in Setup (Configuration du module client Outlook) s’ouvre.
Remarque : Le fichier OutlookClientPlugin.exe peut être installé depuis le CD ou
depuis l’onglet Téléchargements de l’interface de l’affichage Web. Cet onglet peut ne
pas être disponible à tous les usagers car le téléchargement du module client Outlook
doit être activé sur votre boîte. Consultez votre administrateur système pour plus de
détails.
4. Si le système vous demande de supprimer l’application existante, cliquez sur OK.
5. Cliquez sur Suivant. La fenêtre Paramètres usager apparaît.
26
6. Entrez le domaine complet (FQDN) de la plate-forme NuPoint Unified Messenger, puis
cliquez sur Suivant. La fenêtre Sélection de l’emplacement de destination apparaît.
7. Cliquez sur Suivant pour accepter le dossier par défaut ou cliquez sur Parcourir pour
installer les fichiers dans un autre dossier.
8. Cliquez sur Oui lorsque le système vous demande s’il doit créer le dossier. La fenêtre
Débuter la copie des fichiers s’ouvre.
9. Cliquez sur Suivant. Le programme installe l’application puis affiche la boîte de dialogue
Information de profils d’usagers.
10. Sélectionnez les noms de connexion des usagers de votre ordinateur auxquels doivent
être appliqués des paramètres de sécurité Outlook personnalisés pour le module client
Outlook. Cette fonction empêche le système d’afficher des messages d’avertissements
relatifs à la sécurité pour ces usagers lors de l’ouverture du module d’extension Outlook.
11. Cliquez sur Activer puis sur Fermer. L’Assistant InstallShield vous indique que l’installation
est terminée.
12. Cliquez sur Finish (Terminer).
13. Ouvrez Microsoft Outlook et cliquez sur Outils, Options, puis sélectionnez l’onglet
Messagerie unifiée.
14. Dans la section Automatic Play (Lecture automatique), sélectionnez le type de lecture
automatique des messages vocaux. Ces paramètres sont facultatifs. Voir « Configuration
de la lecture des messages » à la page 28 pour plus de détails.
15. Dans la section Phone (Téléphone), entrez le numéro de téléphone ou le poste dans le
champ Phone number or extension (Numéro de téléphone ou poste). Voir « Configuration
de la lecture des messages » à la page 28 pour plus de détails.
16. Dans la section Profil de messagerie unifiée, cliquez sur Profil de messagerie pour entrer
vos identificateurs Boîte vocale et Code secret. Ces identificateurs vous permettent
d’accéder à votre page Web personnelle à partir du bouton Profil de la barre d’outils du
module Outlook et d’écouter vos messages vocaux.
17. Cliquez sur OK.
18. Cliquez sur de nouveau sur OK .
27
Activation d’usagers supplémentaires du module Outlook sur un
ordinateur
Vous pouvez activer déjà jusqu’inventaire du module client Outlook sur un ordinateur où le
module est installé, en utilisant un compte avec des privilèges d’administrateur sur cet
ordinateur.
Pour activer un ou plusieurs usagers supplémentaires
1. Connectez-vous à l’ordinateur client en utilisant un compte doté de privilèges
d’administrateur sur cet ordinateur.
2. Accédez au fichier suivant : C:\Program Files\Mitel Networks\Outlook Client
Plug-in\EnableMOPonOutlookXP.exe.
Remarque : Vous pouvez également accéder à ce fichier depuis le menu Démarrer. Le
chemin d’accès au fichier est le suivant : Démarrer>Tous les programmes>Mitel>
Outlook Client Plug-in>Outlook Security>EnableMOPonOutlookXP.exe.
3. Ouvrez le fichier EnableMOPonOutlookXP.exe, sélectionnez le ou les nouveaux usagers
dans la liste d’information de profile d’usagers, puis cliquez sur Enabled (Activé).
Configuration de la lecture des messages
Vous pouvez configurer la lecture de vos messages pour lire les messages lorsque vous ouvrez
(double-clic) le message ou lorsque vous mettez en surbrillance (simple clic) le message dans
la boîte de réception. La procédure suivante vous permet de configurer les deux types de
lecture et de configurer la lecture du message sur le téléphone et par les haut-parleurs de
l’ordinateur.
2. Dans la section Automatic Play (Lecture automatique), sélectionnez le type de lecture
automatique des messages vocaux.
- Si vous souhaitez écouter le message vocal sur les haut-parleurs de l’ordinateur ou le
téléphone lors de l’ouverture du fichier de message vocal (c’est-à-dire après un double-clic
sur le message vocal dans la boîte de réception), cliquez sur Lecture automatique à
l’ouverture.
- Si vous souhaitez entendre automatiquement le message vocal sur les haut-parleurs de
l’ordinateur dès la mise en surbrillance du fichier correspondant (c’est-à-dire en cliquant
une fois sur le message vocal dans la Boîte de réception), cliquez sur Lecture automatique
sur visualisation.
3. Dans la section Téléphone, vérifiez que le numéro de téléphone ou le poste est entré.
Sinon, vous ne pourrez écouter vos messages vocaux qu’au moyen de la fonction
Rejoins-moi en appelant votre messagerie vocale.
Remarque : Le numéro de téléphone ou le poste entré dans ce champ est celui qui sera
utilisé par la fonction Appelle-moi pour écouter des messages vocaux et pour enregistrer
des annonces d’accueil et des noms de listes de distribution.
28
4. Cliquez sur OK.
Remarques:
1. La barre d’outils Lecture rapide de Mitel vous permet de lire ou d’arrêter la lecture
de vos messages vocaux, d’effectuer une pause durant la lecture et de faire avancer
ou reculer vos messages. Vous pouvez activer ou désactiver le périphérique de
lecture et modifier vos options de lecture automatique au moyen de la case à cocher
Lecture automatique sur visualisation. Pour activer la barre d’outils Lecture rapide
de Mitel, cliquez sur le bouton Lecture rapide de la barre d’outils de Microsoft Outlook.
Le bouton Lecture rapide semble enfoncé lorsque la barre d’outils Lecture rapide de
Mitel est active.
2. Lorsque Microsoft Outlook est déjà ouvert sur un ordinateur, si vous souhaitez ouvrir
ce programme à partir du même compte sur un autre ordinateur, vous devez
redémarrer Microsoft Outlook sur le premier ordinateur pour avoir accès à toutes les
fonctions du module client Outlook.
3. La barre d’outils Lecture rapide de Mitel contient une case à cocher Lecture
automatique sur visualisation, qui permet aussi de modifier vos préférences de
lecture automatique. Lorsque vous modifiez la valeur de ce paramètre, la nouvelle
valeur est reportée sous Outils/Options.
4. La barre d’outils Lecture rapide de Mitel contient un bouton de périphérique de lecture
permettant d’activer ou de désactiver temporairement la lecture au téléphone.
Configuration de l’accès au profil de la messagerie unifiée
Vous devez configurer l’accès au profil de la messagerie unifiée pour vous connecter et
configurer des paramètres de boîtes vocales supplémentaires.
2. Cliquez sur le bouton Profil de messagerie. La fenêtre Profil de messagerie unifiée
s’ouvre.
3. Dans le champ NuPoint Server FQDN (Nom de domaine complet du serveur NuPoint),
entrez le nom de domaine complet du serveur NuPoint Unified Messenger.
Remarque : Si vous avez fourni le nom ou l’adresse IP du serveur NuPoint Unified
Messenger pendant l’installation du module client Mitel Outlook, le champ Nom de
domaine complet contenait également cette valeur. Si le champ est vide, contactez votre
administrateur système pour obtenir cette information.
4. Dans le champ Mailbox (Boîte vocale), entrez le numéro de votre boîte vocale.
5. Dans le champ Passcode (Code secret), entrez votre mot de passe de messagerie unifiée.
6. Cliquez sur OK pour enregistrer les paramètres.
29
Barre d’outils de la messagerie unifiée
Une fois que le module client Mitel Outlook a été installé, la barre d’outils de la messagerie
unifiée apparaît dans la fenêtre Explorateur de Microsoft Outlook. Des options de menu pour
certaines de ces tâches sont également ajoutées dans les menus Fichier, Affichage, Outils et
Actions de Microsoft Outlook.
Figure 3 : Barre d’outils de la messagerie unifiée (dans Outlook)
Remarque : Cet outil est également disponible dans la fenêtre Inspecteur de Microsoft
Outlook. Cependant, les boutons Lecture rapide et Profil ne sont pas disponibles dans
cette fenêtre.
Les boutons suivants sont disponibles dans la barre d’outils :
•
New (Nouveau) : Crée un nouveau message vocal. Cette option est également disponible
dans les menus Fichier et Actions de Microsoft Outlook, comme dans la barre d’outils
standards.
•
Reply (with Voice) (Répondre (par un message vocal)) : Envoie une réponse à l’émetteur
d’un message NP-UM avec un message vocal. Cet outil est également disponible dans le
menu Actions de Microsoft Outlook.
•
Reply to All (with Voice) (Répondre à tous (par un message vocal)) : Envoie une réponse
à l’émetteur d’un message NP-UM et à tous ses destinataires avec un message vocal. Cet
outil est également disponible dans le menu Actions de Microsoft Outlook.
•
Forward (with Voice) (Réacheminement d’un message (par un message vocal)) : Renvoie
un message NP-UM à un autre usager par un message vocal. Cet outil est également
disponible dans le menu Actions de Microsoft Outlook.
•
Previous (NP-UM message) (Précédent (message NP-UM)) : Localise un message
NP-UM qui apparaît avant le message NP-UM actuellement sélectionné.
•
Next (NP-UM message) (Suivant (message NP-UM)) : Localise un message NP-UM qui
apparaît après le message NP-UM actuellement sélectionné.
•
QuickPlay (Lecture rapide) : Permet à un usager d’ouvrir et de fermer la barre d’outils
Lecture rapide dans la fenêtre Explorateur de Microsoft Outlook.
•
Profile (Profil) : Permet à un usager de se connecter au profil de messagerie unifiée pour
configurer des paramètres de boîtes vocales supplémentaires. Cet outil est également
disponible dans le menu Outils de Microsoft Outlook.
Remarque : Ce bouton est uniquement disponible lorsque le profil de messagerie unifiée
est configuré dans les options Microsoft Outlook. Pour savoir comment procéder, voir
en « Configuration de l’accès au profil de la messagerie unifiée » à la page 29.
30
Barre d’outils Lecture rapide
Une fois que le module client Mitel Outlook a été installé, la barre d’outils Lecture rapide apparaît
dans la fenêtre Explorateur de Microsoft Outlook.
La barre d’outils Lecture rapide sert à lire des messages et est composée de contrôles
multimédias Lecture rapide, d’une barre d’état et d’un bouton Appelle-moi/Rejoins-moi qui vous
permet de vous connecter à votre boîte NP-UM et de lire des messages au téléphone.
Figure 4 : Lecteur Lecture rapide de Mitel Networks (dans Outlook)
Lecture d’un message vocal dans Outlook
Si les paramètres de lecture de messages sont réglés à « Lecture automatique sur
visualisation », mettez simplement en surbrillance le message dans la boîte de réception, le
message est automatiquement lu sur les haut-parleurs de l’ordinateur.
Remarque : Les télécopies et les messages vocaux confidentiels ne peuvent pas être
lus par les haut-parleurs de l’ordinateur.
Si les paramètres de lecture de messages sont réglés sur « Auto Lecture automatique à
l’ouverture »
1. Mettez en surbrillance le message vocal dans la boîte de réception.
2. Si le lecteur Lecture rapide Mitel Networks n’est pas visible, cliquez sur Lecture rapide
dans la barre d’outils de la messagerie unifiée.
3. Pour lire le message sur les haut-parleurs de l’ordinateur, cliquez sur le bouton Lecture
dans le lecteur Lecture rapide.
4. Pour lire le message au téléphone dans une session Appelle-moi/Rejoins-moi , cliquez sur
le bouton Téléphone dans le lecteur Lecture rapide.
- Si votre numéro de téléphone ou votre poste est configuré dans vos options Outlook pour
la messagerie unifiée, le système compose le numéro (session Appelle-moi). Lorsque vous
répondez à l’appel, le message est lu.
- Si votre numéro de téléphone ou votre poste n’est pas configuré dans vos options Outlook
pour la messagerie unifiée, vous devez appeler votre boîte vocale et vous connecter
(session Rejoins-moi). Lorsque vous êtes connecté, le message est lu.
31
Pour plus d’informations sur la fonction Appelle-moi/Rejoins-moi, reportez-vous à l’Aide de
l’affichage Web.
Remarques:
1. Pendant la lecture du message, vous pouvez utiliser et les boutons Arrêt, Pause et
Volume du lecteur Lecture rapide. Cependant, si un message est lu en mode
Appelle-moi ou Rejoins-moi, les boutons Pause et Volume ne sont pas disponibles.
2. Pendant que le lecteur Lecture rapide lit un message Appelle-moi /Rejoins-moi au
téléphone, ne cliquez pas sur « Profil » dans la barre d’outils UM pour relancer
l’affichage Web NI sur un bouton dans l’affichage Web car la session Appelle-moi
ou Rejoins-moi se fermera.
Réponse à un message vocal dans Outlook
Vous pouvez répondre à un message vocal dans Outlook par un autre message vocal que vous
envoyez sous forme de pièce jointe de courriel. Vous aurez besoin d’une connexion Appelle-moi
ou Rejoins-moi pour enregistrer un message. Reportez-vous à l’Aide de l’affichage Web pour
obtenir des instructions sur la configuration d’une session Appelle-moi ou Rejoins-moi.
1. Connectez-vous à une session Appelle-moi ou Rejoins-moi.
2. Mettez en surbrillance le message dans la boîte de réception, puis cliquez sur Répondre
ou Répondre à tous dans la barre d’outils de la messagerie unifiée. La fenêtre RE : <objet>
s’ouvre.
3. Vérifiez les destinataires et entrez d’éventuels nouveaux noms.
4. Cliquez sur le bouton Enregistrer, puis enregistrez votre message au téléphone par le biais
d’une session Appelle-moi ou Rejoins-moi. Une fois votre enregistrement terminé, cliquez
sur le bouton Arrêter.
5. Cliquez sur Envoyer.
Renvoi d’un message vocal dans Outlook
Vous pouvez renvoyer un message vocal que vous avez reçu dans Outlook sous forme de
pièce jointe à un courriel. Vous pouvez enregistrer une nouvelle pièce jointe de message vocal
à envoyer avec le courriel. Vous aurez besoin d’une connexion Appelle-moi ou Rejoins-moi
pour enregistrer un message. Reportez-vous à l’Aide de l’affichage Web pour obtenir des
instructions sur la configuration d’une session Appelle-moi ou Rejoins-moi.
2. Mettez en surbrillance le message dans la boîte de réception, puis cliquez sur Renvoyer
dans la barre d’outils de la messagerie unifiée. La fenêtre FW : <objet> du message s’ouvre.
3. Entrez les destinataires du message.
32
Envoi d’un nouveau message vocal dans Outlook
Vous pouvez créer un nouveau message vocal et l’envoyer en tant que pièce jointe de courriel.
Vous aurez besoin d’une connexion Appelle-moi ou Rejoins-moi pour enregistrer un message.
Reportez-vous à l’Aide de l’affichage Web pour obtenir des instructions sur la configuration
d’une session Appelle-moi ou Rejoins-moi.
Remarque : Vous ne pouvez ouvrir qu’un seul formulaire de nouvel enregistrement vocal
dans Outlook à la fois. Si vous tentez d’ouvrir plusieurs formulaires de nouvel
enregistrement vocal, un message d’erreur apparaît.
2. Dans la barre d’outils de la messagerie unifiée, cliquez sur Nouveau.
3. Entrez les destinataires et l’objet du message.
Navigation entre messages vocaux dans Outlook
Pour naviguer entre messages vocaux dans Outlook, utilisez les boutons Précédent et Suivant
dans la barre d’outils de la messagerie unifiée.
Lancement de l’affichage Web depuis Outlook
Pour lancer l’interface de l’affichage Web depuis Outlook
1. Dans la barre d’outils de la messagerie unifiée, cliquez sur Profil.
2. Si vous voyez un Avertissement de sécurité, cliquez sur Oui pour continuer. La page de
connexion de l’affichage Web s’affiche. Vous pouvez maintenant vous connecter à
l’affichage Web. Pour plus d’informations sur l’affichage Web, reportez-vous à l’Aide de
l’affichage Web de NuPoint Unified Messenger à l’adresse
http://edocs.mitel.com/UG/Index.html.
33
Fonction facultative Synthèse vocale texte-parole (TTS)
La fonction Synthèse vocale texte-parole (TTS) vous permet d’écouter des messages de
courriel de Microsoft Outlook depuis la boîte NP-UM Voice. Le texte du courriel est converti en
paroles, puis lu à l’usager au téléphone.
Remarque : TTS est uniquement disponible dans la fonction de messagerie unifiée
avancée.
Vous pouvez accéder aux options Synthèse vocale texte-parole dans le menu Message System
Choice (Choix du système de messages).
Remarque : TTS doit être activé pour accéder à ce menu. Communiquez avec votre
administrateur système pour plus de détails.
Dans le menu Message System Choice (Choix du système de messages), appuyez sur
pour accéder aux options Synthèse vocale texte-parole suivantes :
Appuyez sur
cette touche
Relire le message de synthèse vocale texte-parole.
Conserver le message de synthèse vocale texte-parole.
Supprimer le message de synthèse vocale texte-parole.
Quitter le menu.
34
Lecture d’un message de synthèse vocale texte-parole
Pour lire un message de synthèse vocale texte-parole
1. Après l’accès au menu Message System Choice (Choix du système de messages), le
système vous invite à lire vos messages de courriel lus ou non lus.
2. Sélectionnez
pour lire les messages de courriel non lus ou
pour lire vos
messages de courriel lus. Le système commence la lecture des messages dans l’ordre
suivant : objet, nom de l’expéditeur, date, heure et corps du message. Si le message de
courriel contient un fichier joint, le système indique la présence d’une pièce jointe.
L’importance du courriel est également indiquée.
Une fois l’écoute du message terminée, vous pouvez :
•
appuyer sur
pour conserver le message ;
•
appuyer sur
pour supprimer le message ;
•
appuyer sur
pour réécouter le message ;
•
appuyer sur
pour quitter le menu Message System Choice (Choix du système
de messages).
Remarque : Avant de sortir, le système lit un résumé du nombre total de messages
vocaux et de messages de courriel présents dans la boîte.
35
Fonction facultative de standardiste automatisé de
reconnaissance vocale
Le standardiste automatisé de reconnaissance vocale de Nupoint Unified Messenger est un
standard de reconnaissance vocale qui vous permet, rapidement et efficacement, d’appeler
rapidement des personnes en énonçant leurs noms. Vous pouvez également énoncer un nom
de service ou un numéro de téléphone. Un didacticiel en ligne vous présente les fonctions du
système ; une aide vocale est en outre disponible pour répondre à vos questions.
Le standardiste automatisé de reconnaissance vocale achemine les appels entrants en fonction
des commandes vocales. Il vous suffira généralement de dicter le nom de la personne que
vous souhaitez joindre pour que le système achemine votre appel. Le standardiste automatisé
de reconnaissance vocale prend également en charge jusqu’à 15 services et vous permet
d’appeler l’un des numéros ou noms de services. Pour savoir comment procéder, voir « Passer
des appels » à la page 38.
Le standardiste automatisé de reconnaissance vocale a la possibilité de stocker quatre
numéros par personne et permet de sélectionner parmi vos numéros de téléphone celui qui
sera le numéro du standardiste automatisé de reconnaissance vocale par défaut.
Reportez-vous à l’Aide de l’affichage Web pour la procédure de configuration de votre numéro
de téléphone par défaut.
Les fonctions suivantes sont disponibles avec l’application Standardiste automatisée de
reconnaissance vocale :
•
Appel par nom : Vous pouvez joindre n’importe quelle personne dans le répertoire général
en dictant un nom.
•
Appel par numéro : Vous pouvez joindre n’importe quel numéro dans le répertoire général
un numéro de téléphone (poste).
•
Appel par service : Vous pouvez joindre n’importe quel service dans le répertoire général
en dictant un nom.
•
Composition par tonalité (DTMF) : Vous pouvez joindre n’importe quel numéro dans le
répertoire général tapant ce numéro sur le clavier.
•
Commandes universelles : Vous pouvez utiliser plusieurs commandes vocales
génériques (par exemple « aide » ou « téléphonique ») pour naviguer dans le système.
Pour en savoir davantage, consultez la « Commandes vocales universelles » à la page 38.
•
Intervention : Vous pouvez interrompre un message-guide système avec une commande
vocale ou au clavier. Le standardiste automatisé de reconnaissance vocale arrêtera alors
la lecture du message-guide et répondra immédiatement à la commande.
Remarque : Intervention est une fonction facultative du Standardiste automatisé de
reconnaissance vocale et doit être activée dans votre boîte vocale. Pour en savoir
davantage, communiquez avec votre administrateur système.
•
36
Didacticiel : Le standardiste automatisé de reconnaissance vocale fournit un didacticiel
qui vous permet d’enregistrer votre nom (si vous êtes un nouvel utilisateur), ou d’utiliser le
nom enregistré existant de votre système de messagerie vocale. Il vous présente
également les fonctionnalités du système.
Fonction facultative de standardiste automatisé de reconnaissance vocale
•
Présence : Le Standardiste automatisé de reconnaissance vocale offre la possibilité de
déterminer et de lire l’état de présence actuel de la personne correspondante avant de
transférer votre appel. La présence se réfère à la disponibilité de la personne quant au
téléphone (c’est-à-dire occupé, absent, ne pas déranger, etc.). Les informations d’état de
présence sont fournies uniquement à titre de référence, et un appel sera donc transféré
quel que soit l’état de présence de la personne appelée.
Remarque : Présence est une fonction facultative du Standardiste automatisé de
reconnaissance vocale et doit être activée dans votre boîte vocale. Pour en savoir
davantage, communiquez avec votre administrateur système.
•
Disambiguïsation : Le Standardiste automatisé de reconnaissance vocale offre la
possibilité de transférer les appels au téléphoniste en cas de correspondances multiples
de répertoire (par exemple si deux personnes se nomment Daniel Martin dans le même
répertoire). Vous serez averti de la présence des noms en double et serez immédiatement
transféré au téléphoniste, qui demandera des informations complémentaires pour
transférer votre appel à la bonne personne.
•
Traitement d’erreur : Le Standardiste automatisé de reconnaissance vocale répond à une
erreur en vous demandant de reformuler la comment. Après deux erreurs de
reconnaissance, le système transfère votre appel au téléphoniste.
•
Temporisation : Le Standardiste automatisé de reconnaissance vocale expire lorsqu’il ne
détecte aucune parole ou entrée DTMF. Les messages-guide d’aide sont lus pour vous
aider à choisir une action.
Conseils d’élocution
Le Standardiste automatisé de reconnaissance vocale réagit aux commandes vocales que
vous dictez de façon naturelle. Lorsque vous vous serez familiariser avec les messages-guide,
vous pourrez utiliser les fonctions Intervention pour naviguer plus rapidement dans les
messages-guide du système.
Lorsque vous parlez au Standardiste automatisé de reconnaissance vocale, procédez comme
suit :
•
Parlez clairement, sans élever la voix.
•
Parlez à votre rythme normal, ni trop lentement ni trop rapidement.
•
Dans les environnements bruyants, évitez d’utiliser les téléphones à haut-parleurs car le
bruit ambiant affecte l’efficacité de la reconnaissance vocale.
•
Si le système vous demande de confirmer un nom, ne répondez que par « Oui » ou « Non ».
Si vous répondez « Non », attendez le message-guide avant d’indiquer le nom de nouveau.
•
Si un nom ne peut être reconnu, il se peut que ce soit parce que ce nom n’est pas programmé
dans le système ou parce que l’enregistrement de votre prononciation du nom n’y figure
pas. Contactez votre administrateur système pour ajouter le nom ou corriger sa
prononciation.
37
Commandes vocales universelles
Les commandes vocales suivantes sont accessibles en toutes circonstances dans le système
du Standardiste automatisé de reconnaissance vocale.
•
Annuler ou Arrêter : Met fin à l’opération en cours
•
Téléphoniste : Transfère l’appel au téléphoniste.
•
Répéter : Répète le dernier message-guide.
•
Aide : Lit la liste des commandes d’aide disponibles.
•
Didacticiel : Démarre le didacticiel du système.
•
Standard automatisé : Transfère l’appelant à un autre standardiste automatisé spécifié.
Passer des appels
Vous pouvez utiliser le Standardiste automatisé de reconnaissance vocale pour passer des
appels avec des commandes vocales ou par numérotation.
Passer un appel avec des commandes vocales
Le Standardiste automatisé de reconnaissance vocale peut appeler des noms de contacts ou
des services qui sont programmés dans le répertoire général en répondant à vos commandes
vocales.
Pour passer un appel à l’aide de commandes vocales :
1. Composez le numéro d’accès du Standardiste automatisé de reconnaissance vocale.
2. Lorsqu’elle le Standardiste automatisé de reconnaissance vocale répond, prononcez l’une
des commandes suivantes :
•
le prénom et le nom de la personne que vous souhaitez appeler ;
•
le nom du service, ou
Remarque : Vous pouvez écouter tous les noms de services qui sont programmés dans
le système en prononçant la commande « Service ».
•
un numéro de téléphone (prononcez le numéro chiffre par chiffre).
3. Le système confirme le nom demandé, puis compose le numéro associé à la commande
prononcée.
Remarque : Si après deux tentatives le Standardiste automatisé de reconnaissance
vocale ne parvient pas à reconnaître le nom de la personne ou du service que vous
souhaitez joindre, vous serez transféré à la téléphoniste.
4. Si la fonction Présence est activée, le système indique également l’état de présence de la
personne appelée. Les informations d’état de présence sont fournies uniquement à titre
de référence, et un appel sera donc transféré quel que soit l’état de présence de la personne
appelée.
38
Fonction facultative de standardiste automatisé de reconnaissance vocale
Passer un appel avec une numérotation
Le Standardiste automatisé de reconnaissance vocale peut appeler des noms de contacts ou
des services qui sont programmés dans le répertoire général en répondant aux chiffres sur
lesquels vous appuyez sur le clavier.
Pour passer un appel à l’aide d’une numérotation :
1. Composez le numéro d’accès du Standardiste automatisé de reconnaissance vocale.
2. Lorsque le Standardiste automatisé de reconnaissance vocale répond, appuyez sur les
chiffres à composer sur le clavier.
3. Le système confirme le numéro demandé, puis compose les chiffres sélectionnés.
Remarque : Si après deux tentatives le Standardiste automatisé de reconnaissance
vocale ne parvient pas à reconnaître le numéro de la personne ou du service que vous
souhaitez joindre, vous serez transféré à la téléphoniste.
4. Si la fonction Présence est activée, le système indique également l’état de présence de la
personne appelée. Les informations d’état de présence sont fournies uniquement à titre
de référence, et un appel sera donc transféré quel que soit l’état de présence de la personne
appelée.
Annulation d’un appel
Vous pouvez annuler un appel en cours de deux manières.
Pour annuler un appel :
•
Dictez « Annuler » ou « Non » avant d’entre le message « Je compose... »
•
Appuyez sur 0 (zéro) avant d’entre le message « Je compose... ». Cette commande annule
l’appel et le système transfère automatiquement votre appel au téléphoniste.
Appeler le téléphoniste
Vous pouvez appeler le téléphoniste depuis n’importe quel endroit dans le système.
Pour appeler le téléphoniste :
•
Dites « Téléphoniste » ou « Zéro » à tout moment, ou
•
Composez 0 à tout moment.
39
40

NuPoint Unified Messenger

Transcription

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