Fiche de poste Secrétaire de Direction

FICHE DE POSTE n°2
INTITULE DU POSTE : SECRETAIRE DE DIRECTION
MISSIONS GENERALES DU POSTE :
Missions administratives variées :
- Exécution et suivi des procédures et décisions de la Direction et notamment du Directeur
du Primaire
- Exécution des opérations classiques de secrétariat : frappe, photocopie, archivage,
ouverture et affectation du courrier, rédaction de correspondance, filtrage des appels
téléphoniques, gestion des fournitures de bureau, mise à jour des bases de données, des
fichiers, reprographie.
- Préparation des documents pour les enseignants : dossiers de rentrée, listes, emplois du
temps, calendrier scolaire, documents divers
- Participation à la communication interne et externe : réceptionner, trier, diffuser
l'information (courrier, messagerie, téléphone)
- Réalisation de divers travaux de bureautique et de communication (conception et mise en
forme)
- Gestion de l'agenda du Directeur du Primaire
- Préparation et organisation des différentes réunions, manifestations, activités périscolaires, sorties et voyages scolaires : convocations, préparation des dossiers préalables,
réservations...
- Accueil des familles, des personnels (accueil physique et téléphonique), accueil du
public avec amabilité
- Gestion des stocks de fournitures, organisation et suivi de la commande de fournitures
- Suivi des inscriptions et réinscriptions (saisie sur le logiciel Factos, gestion des dossiers)
- Mise à jour des listes et des dossiers d'élèves (gestion des arrivées et des départs)
- Contrôle des absences des enseignants et des ASEM en liaison avec le Directeur
- Suivi de dossiers particuliers en liaison avec le chef d’établissement
Le/la secrétaire de direction peut assurer la permanence du service de direction en l’absence du
directeur. La prise d’initiatives lui revient dans les limites fixées avec son supérieur hiérarchique
direct.
CONDITIONS DE TRAVAIL :
Temps partiel (à préciser)
MOYENS NECESSAIRES :
Ordinateur et imprimante
Photocopieur, scanner
Internet et messagerie électronique
Téléphone
Logiciels bureautiques et autres…
RATTACHEMENT HIERARCHIQUE :
CHEF D'ETABLISSEMENT et
SUPERIEUR DIRECT : Directeur du Primaire
COMPETENCES REQUISES :
•Bonne maitrise de l’expression orale et écrite
•Bonne présentation
•Discrétion professionnelle, sens de la confidentialité
•Goût du travail en équipe
•Qualités relationnelles : sens de l’écoute, diplomatie, psychologie, patience
•Gestion de situations de stress
•Savoir-être avec les enfants
•Maîtrise d’une ou plusieurs langues : français indispensable, portugais et anglais souhaitables
•Disponibilité, autonomie et forte capacité d’adaptation : elle (il) adapte, si besoin est, son
emploi du temps et ses horaires de travail aux impératifs de l’établissement.
•Assiduité et respect des horaires
•Sens de l’organisation, rigueur, sens des responsabilités, savoir gérer et suivre une procédure,
être méthodique
•Réactivité, capacité à argumenter des décisions
•Esprit d’initiative, anticipation, organisation, respect des délais, sens des priorités, discernement
•Connaissance de l’environnement éducatif (notamment le système éducatif français)
FORMATIONS ET DIPLÔMES REQUIS :
•L’emploi est accessible avec une formation de niveau III : BTS assistant de direction, BTS
d’assistant secrétaire trilingue, BTS assistant de manager, BTS assistant de gestion PME/PMI,
DUT gestion administrative et commerciale, ou équivalent.
CONTRAINTES ET RISQUES PARTICULIERS ASSOCIES AU POSTE :
Travail sur écran quotidien
Multiplicité des tâches
Pression des familles, des supérieurs, des équipes
Travail pouvant connaître des périodes plus intenses que d'autres
Travail en zapping
CONDITIONS D’ENGAGEMENT :
Le ou la secrétaire de direction devra signer « la charte des conditions de travail pour recruté local »
DEMARRAGE : novembre 2014
LIEU DE TRAVAIL : LABB
REMUNERATION : voir échelon
DUREE : 39h
charte