Aperçu du processus de l`approvisionnement au paiement

Aperçu de la solution
Aperçu du processus de l'approvisionnement au paiement
Fraude liée aux achats
Le processus de l'achat au paiement (P2P) reste l'un des processus opérationnels les plus
complexes qui soient, couvrant généralement de nombreux systèmes et de nombreuses
opérations. Malgré le niveau d'automatisation et l'implantation des progiciels de gestion
intégrée, le processus P2P reste un domaine propice aux fraudes, à la fuite d'argent et à
l'inefficacité. Les progiciels de gestion intégrée sont de nature des plateformes permettant
d'améliorer continuellement l'entreprise. Mais alors que ces progiciels évoluent pour prendre
en compte les changements survenus dans les processus opérationnels et les politiques, il est
possible que les conditions de contrôle interne deviennent moins efficaces et se détériorent en
raison des changements adoptés initialement pour aider l'entreprise.
Le trop-perçu, les fausses factures et le vol de stocks restent les sources principales de fraude,
qu'elle soit interne ou qu'elle mette en cause les fournisseurs externes. Chose intéressante,
il faut en moyenne 342 jours pour détecter une fraude et à ce stade, 89 % de ses effets sont
irrécupérables. Pour une organisation perdant en moyenne 1,5 M$ par an à cause de la fraude,
1,34 M$ sont perdus. Ces difficultés sont la source principale de la frustration de la haute
direction qui essaye de rendre entièrement transparent le processus P2P.
Surveillance du processus de l'achat au paiement CaseWareMC Analytics
Grâce à CaseWare Analytics, la direction profite d'un observatoire indépendant des processus
opérationnels P2P de son entreprise. Il est maintenant possible de surveiller tout processus P2P,
quels que soient le système sous-jacent, les sources de données ou leur emplacement. Dans
une plateforme d'analyse unique, les données de ces différentes sources sont regroupées, et
les anomalies sont présentées à l'examen de la direction. La plateforme d'analyse propose une
vision d'ensemble de la santé générale de la surveillance de l'approvisionnement, de la
demande jusqu'au paiement, ainsi que de la séparation des fonctions et des données de
référence sur les fournisseurs.
Il est possible d'utiliser les analyses automatisées et reproductibles pour la détection immédiate
des fraudes et pour gérer et assurer le suivi des anomalies, de leur détection à leur résolution.
Grâce à la surveillance automatisée, les responsables des processus opérationnels peuvent
profiter d'économies de coûts importantes en déterminant et en résolvant les problèmes à la
source, et non plus au cours des audits périodiques uniquement. L'organisation est alors en
mesure de déterminer les causes profondes sur lesquelles intervenir afin d'améliorer
l'approvisionnement.
*Étude sur la fraude mondiale en 2012 de l'ACFE
Schéma 1: Plateforme de l'achat au paiement CaseWareMC Analytics
PLATE F O RME C AS E WARE MC ANALY T ICS
Analyse des
données
Systèmes ERP
Définition et surveillance en
matière de gouvernance,
risques et contrôles
Mesures correctives –
Routage, alertes, suivi,
traitement hiérarchique, etc.
Cartes d'achat/Déplacement et de représentation
Dettes en ligne
Rapports et visualisation –
Conformité, réglementation,
tableaux de bord, indicateurs
Applications personnalisées
DÉROULEMENT DU PROCESSUS
Commandes
Réception
Facturation
Paiements
Stocks
Demande/bon de
commande séparé et
en double
Bon de commande
avant demande
Limite dépassée
Calendrier et approbations
des bons de commande
Changements de prix
Réception ou bon
de commande
Calendrier des bons
de commande
Articles en retard
Calendrier de livraison
Ségrégation des tâches
Écarts
Facture ou réception
Factures en double
Différences de prix
Factures rétroactives
N° de facture suspects
Ségrégation des tâches
Paiements séparés
Paiement ou facture
Paiements en double
Fournisseurs interdits
Listes des 100 premiers
Paiements excessifs
Paiements manuels
Ségrégation des tâches
Analyses de la rotation
Stock mort
Fournisseurs
Données de référence
Parties liées
Avantages de la solution
Détermination et résolution plus rapide des défaillances de surveillance
Profitez d'économies de coûts internes en matière de récupération en repérant et en résolvant
les défaillances de la surveillance au moment où elles se produisent, afin d'améliorer les taux de
récupération et de réduire les audits postrécupération.
Moins de paiements illicites
Détectez immédiatement les paiements frauduleux, erronés ou doublons. Évitez les opérations
commerciales avec des fournisseurs non approuvés ou leur double emploi.
Un cadre propice à la collaboration
L'attribution des défaillances des contrôles au personnel compétent est rendue possible grâce à
l'intégration de l'organisation des tâches et à des solutions d'escalade hiérarchique afin de
garantir que les responsabilités sont clairement établies et de résoudre les problèmes.
Maintien de la conformité pendant les modifications
Entamez en toute confiance les modifications dans votre entreprise, sachant qu'une vue
d'ensemble vous permet de surveiller toutes les applications et tous les processus. Laissez les
opérations courantes suivre leur cours en autorisant les déficiences du contrôle interne connues
tout en surveillant de façon continue leurs abus.
Afin de garantir que les politiques et les règles sont bien respectées, de nombreux
progiciels de gestion intégrée et de nombreuses applications financières sont équipés
de contrôles internes intégrés dont la logique de saisie est simple. Mais l'existence
de ces contrôles automatisés ne garantit pas qu'ils sont activés, convenablement
configurés et qu'ils ne sont pas régulièrement substitués ou contournés, traduisant
ainsi le besoin d'une solution capable de surveiller ces contrôles.
La surveillance des contrôles des opérations de Gartner permet d'améliorer la
productivité et la gouvernance financière.
Novembre 2012
Compétences de CaseWare Analytics
Analyses automatisées, 24 h sur 24 et 7 j sur 7
Les analyses automatisées continues de toutes les opérations des systèmes financiers et d'achat
permettent de repérer immédiatement les anomalies.
Prise en charge des systèmes existants
Prise en charge de tous les processus opérationnels sur tout système et des données de toutes
les sources, sans avoir besoin d'infrastructures supplémentaires et en s'intégrant facilement à
tout système :
• Progiciels de gestion intégrée comme SAP®, Oracle®, Microsoft Dynamics, SunGuard, etc.
• Systèmes de gestion des voyages et des frais de déplacement comme Concur®, etc.
• Données des cartes d'achat comme Visa®, Mastercard®, AMEX
• Fournisseurs d'approvisionnement en ligne comme BuySpeed™, Perfect Commerce, etc.
• Outils de scripts d'analyse des données comme IDEA®, ACL™ et Arbutus™
Flux de travaux de gestion des problèmes
Si une anomalie est détectée, des alertes (accompagnées de directives de résolution) sont
automatiquement envoyées aux personnes compétentes pour y remédier dans l'entreprise. Le
moteur d'organisation des tâches peut être entièrement configuré afin d'obtenir des processus
rationalisés et de multiples niveaux d'escalade hiérarchique, de fixer des échéances, d'ajouter les
pièces justificatives, etc.
Analyse du processus de l'achat au paiement
Analyse
des stocks
Facturation
m
Analyse du stock dormant
m
Articles les mieux et les moins bien vendus
m
Rotation la plus élevée ou la moins élevée
m
Modifications excessives du niveau des stocks
m
Conséquences des changements de prix
m
Facture rédigée avant le bon de commande
m
Facture ne correspondant pas au bon de commande
m
Dépassement du montant limite de la facture
m
Anomalies relatives aux suites de nombres de la facture
m
Factures adressées à des fournisseurs interdits
m
Conflits liés à la séparation des fonctions en matière de facturation
Analyse du processus de l'achat au paiement (suite)
Paiements
Achats
Réception
Gestion
des fournisseurs
m
Paiements ne correspondant pas aux factures
m
Paiements en double dans les systèmes de paiement
(progiciel de gestion intégrée, dettes en ligne, cartes d'achat)
m
Paiements fractionnés
m
Paiements rapides
m
Erreurs dans les numéros de chèques
m
Conflits liés à la séparation des fonctions en matière de paiement
m
Bons de commande dépassant les limites
m
Bons de commande fractionnés
m
Bons de commande anciens
m
Bons de commande en double
m
Bons de commande ne correspondant pas aux demandes
m
Conflits liés à la séparation des fonctions en matière d'achat
m
Comparaison de ce qui est reçu à ce qui a été acheté
m
Conflits liés à la séparation des fonctions en matière de réception
m
Fournisseurs doublons potentiels
m
Fournisseurs dont les renseignements ne sont pas valides ou
sont manquants
m
Le fournisseur et l'employé ou autre partie liée sont identiques
m
Suppression ou ajout de fournisseurs
m Fournisseurs figurant sur les listes l'OFAC ou des personnes politiquement exposées
469 King Street West, Suite 200
Toronto ON M5V 1K4 CANADA
1 800 265-4332 Poste : 2803
[email protected]
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