Gain de temps et d`argent - Professional dictation solutions and

Gain de temps
et d’argent
Le département de police économise du temps et de l’argent grâce
aux technologies vocales Philips et à Dragon NaturallySpeaking
Le Département de Police de Waite Park
à Waite Park, Minnesota, couvre une
population de 8 000 résidents et de 100 000
personnes qui viennent chaque jour des
quartiers voisins en raison de la grande
concentration de magasins.
Chacun des 13 officiers de police à plein
temps du département crée en moyenne
dix rapports d’incident par équipe, incluant
deux ou trois rapports longs avec plusieurs
interviews des parties prenantes comme les
victimes, les suspects et les témoins.
Pour créer ces rapports, les officiers
faisaient la dictée sur des dictaphones
numériques mobiles installés dans leur
voiture de fonction. Ils apportaient
ensuite les enregistrements au poste afin
de les charger sur un PC pour qu’une
secrétaire fasse la transcription.
Les nuits et les weekends, les rapports
prenaient souvent du retard avant la
transcription, à moins de mobiliser un
transcripteur en urgence au bureau.
Résumé
Client
Département de Police de Waite Park,
Waite Park, Minnesota, États-Unis
Partenaire Philips
Chader Voice Technology
www.chader.com
Solution Philips
Enregistreur de dictée numérique Philips
Pocket Memo DPM8000
Microphone de dictée Philips
Comme les jugements dépendent de
l’achèvement rapide des rapports, les
officiers et administrateurs de Waite
Park voulaient éliminer les délais entre
les dictées et les transcriptions, mais
SpeechMike Premium LFH3500
« Au lieu d’avoir à attendre que les équipes
de terrain rentrent au poste, nos
secrétaires peuvent maintenant accéder
aux enregistrements dès qu’ils ont été
téléchargés. Tous les agents ont accueilli très
positivement ce nouvel outil de travail »
Tim Deschene, officier et détective,
Département de Police de Waite Park
externaliser les transcriptions était bien
trop coûteux. Mobiliser les transcripteurs
en dehors des heures de travail faisait
aussi grimper les coûts de traitement. Le
Département de Police de Waite Park a
donc mis en place les technologies vocales
Philips couplées à la reconnaissance vocale
du logiciel Dragon NaturallySpeaking et
au stockage dans le cloud. Cela a permis
de réduire les temps de traitement des
transcriptions et a fait gagner plusieurs
heures par semaine à chaque officier.
Mise en place stratégique
À l’automne 2011, le partenaire du
Département de Police de Waite Park en
matière de technologies vocales, Chader
Voice Technology, et le directeur du bureau
du département ont signé un accord pour
faire évoluer la solution vers un équipement
numérique Philips. La première étape a été
d’équiper les officiers avec des enregistreurs
mobiles Philips Pocket Memo qui leurs
permettent d’enregistrer partout et à
tout moment. Cela leur permet aussi de
transférer les dictées vers un emplacement
sécurisé dans le cloud afin d’améliorer
nettement l’efficacité du flux de travail.
« Au lieu d’avoir à attendre que les
équipes de terrain rentrent au poste, nos
secrétaires peuvent maintenant accéder
aux enregistrements dès qu’ils ont été
téléchargés » dit Tim Deschene, officier
détective et responsable de la mise en
place au Département de Police de Waite
Park. « Tous les agents ont accueilli très
positivement ce nouvel outil de travail ».
Quelques mois plus tard, Chader Voice
Technology a équipé le poste avec des
microphones de dictée Philips SpeechMike
et le logiciel de reconnaissance vocale
intégré Dragon NaturallySpeaking qui
transcrit automatiquement les dictées
des officiers. Pour une transcription
précise, le logiciel Dragon doit apprendre
à connaître la voix du locuteur, ce qui peut
demander quelques sessions jusqu’à ce
que la technologie s’adapte aux variations
vocales uniques de chaque utilisateur.
Waite Park a effectué un test stratégique
de Dragon avec trois officiers avant la mise
en place complète : un qui a pour habitude
de parler vite, un qui parle calmement et
un troisième qui parle fort. Après un petit
effort de patience des officiers, le logiciel
a appris à transcrire leurs voix avec 95 à
98 % de précision. Tous les officiers de
Waite Park qui utilisent Philips SpeechMike
sont désormais en mesure de faire les
transcriptions avec le logiciel.
« Il faut une période d’adaptation » dit M.
Deschene. « Mais une fois cette période
passée, Dragon fournit des résultats
instantanés et est clairement la solution
idéale pour transformer la voix en texte ».
SpeechMike est le mieux adapté pour
Dragon
L’adaptation de Waite Park à Dragon NaturallySpeaking a certainement été facilitée
par la compatibilité entre Philips SpeechMike et le logiciel. SpeechMike a obtenu le
meilleur score en précision de reconnaissance vocale selon Nuance, le développeur
« Les solutions vocales
Philips nous permettent
de transférer les
enregistrements dans le
cloud pour que notre équipe
puisse y avoir accès partout
et tout le temps. Combinées
avec SpeechMike ou Pocket
Memo […], les technologies
Philips assurent un énorme
gain de temps pour notre
département ».
Tim Deschene, officier et détective,
Département de Police de Waite Park
SpeechMike est également idéal pour
les environnements bruyants comme
les postes de police. Le microphone
flottant élimine les bruits de contact,
les tintements et les bruits de fond.
de Dragon NaturallySpeaking, qui a comparé Philips aux technologies de quatre autres
marques de microphone sur des critères de
qualité et de netteté des enregistrements.
SpeechMike est également idéal pour les
environnements bruyants comme les postes
de police. Le microphone flottant élimine
les bruits de contact, les tintements et les
bruits de fond. Une qualité d’enregistrement
exceptionnelle est atteinte grâce à la grille
hexagonale qui entoure le microphone et au
filtre intégré spécial qui assure des résultats
parfaits même si l’on dicte très près du
microphone.
Équipé d’une activation à détection de
mouvement, le Philips SpeechMike s’arrête
automatiquement quand il est posé sur
une table, et se rallume quand il est pris
en main. Cette fonction peut s’avérer utile
par exemple en cas d’appels téléphoniques
entrants ou dans les situations d’urgence.
En outre, le boîtier et les boutons du
SpeechMike sont fabriqués en matériau
synthétique antimicrobien qui évite les
germes.
Gain de temps et d’argent
« En supprimant l’étape de la transcription
au poste grâce au SpeechMike et à Dragon,
chaque officier de Waite Park économise
environ dix heures par semaine » estime
M. Deschene. Le département a aussi pu
réduire sa masse salariale en autorisant
les transcripteurs à travailler depuis leur
domicile en cas de besoin et en envoyant
les transcriptions complétées aux officiers
via e-mail pour contrôle. Cela signifie que
les rapports peuvent être complétés bien
plus rapidement. Les détectives et les
superviseurs peuvent également accéder
aux dictées et aux interviews effectuées
par les autres officiers via le logiciel de
gestion des dictées et des transcriptions
SpeechExec. Cela leur permet eux aussi de
travailler quand ils ne sont pas au poste et de
compléter leurs dossiers plus rapidement.
« Si comme nous vous ne disposez pas de
secrétaires 24/7, la capacité de travailler
efficacement par vous-même est un réel
avantage » dit M. Deschene. « Les solutions
vocales Philips nous permettent de transférer
les enregistrements dans le cloud pour que
notre équipe puisse y avoir accès partout et
tout le temps. Combinées avec SpeechMike
ou Pocket Memo et la reconnaissance vocale
Dragon, les technologies Philips assurent
un énorme gain de temps pour notre
département ».
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www.philips.com/dictation
Enregistreur de dictée numérique
Philips Pocket Memo série 8000
Microphone de dictée Philips
SpeechMike série 3500