Association Syndicale des Familles Monoparentales et

Association Syndicale des Familles Monoparentales et Recomposées/
Centre de Médiation Familiale (ASFMR/CMF)
4 rue de la 5° Division blindée
68000 COLMAR
[email protected]
03 89 41 58 17
ASFMR Fiche de poste secrétariat/comptabilité
Sous l’autorité de la directrice, vous assurez le secrétariat courant, la comptabilité de base et la
gestion des données RH
 Secrétariat,
 Accueil physique du public, des adhérents, des bénévoles
 accueil téléphonique (fiches à remplir)
 Conseiller le public dans les démarches administratives, informer, orienter
 Gestion du courrier postal et électronique, archivage des envois et des réceptions, frappe
des courriers, affranchissement
 Rédaction de documents divers : bilan d’activité annuel, agenda mensuel des activités
comptes rendus de diverses réunions, assemblée générale, bureaux et conseils
d’administration de l’association

Organisation, classement et archivage des documents
 Etablissement de documents statistiques
 Suivi de l'état des stocks, identification des besoins en approvisionnement et
établissement des commandes de matériels et de fournitures du service
 Délivrance d’attestations
 Diffusion d’informations auprès du réseau des professionnels et des partenaires
 Suivi du logiciel des adhérents et des cotisations
 Suivi de l’adhésion à la mutuelle des adhérents
 Réalisation de mailings de partenaires et adhérents, publipostage
 Gestion des agendas des collaborateurs, tableaux de bord d’activité
 Entretien au quotidien du matériel de travail sous sa responsabilité
 Surveillance de l’entretien des bureaux
 Assistance à l’organisation de séminaires-ateliers-journées de formation











Comptabilité :
Responsabilité des caisses Colmar et Mulhouse
Paiements des factures fournisseurs par chèque et virement
Collecter et vérifier les pièces comptables courantes pour le comptable
Après saisie des factures, reclassement des justificatifs
Fournir les bordereaux trimestriels des charges sociales et fiscales au comptable
Suivi des comptes et des créances, consultations et gestion des comptes bancaire par
internet, négociations avec les banques
Mise à disposition des documents comptables pour le Commissaire aux comptes lors du
contrôle annuel
Remboursement des frais de missions aux salariés
Suivi des demandes de remboursement de formation et mise en paiement de l’OPCA
Suivi financier et administratif des demandes de subventions avec la directrice
1













Gestion :
Transmission des données mensuelles nécessaire à la paie au comptable (CA, arrêts…)
Préparation de l’autorisation de versements des salaires et virements
Mise à jour le tableau de suivi des relevés horaires mensuels et des congés payés
Transmission des données nécessaires pour établir les contrats de travail
Saisie administrative ses données du salarié à l’embauche pour DUE et inscription à la
mutuelle et à l’organisme de prévoyance
Suivi des convocations auprès de la médecine du travail
Participation à l’élaboration et au suivi des contrats de travail
Suivi des demandes de formation à l’OPCA
Saisie mensuelle des bordereaux des contrats aidés ASP (1x/mois) et suivi
Elaboration des budgets prévisionnels et plan de financement pour les demandes de
subventions avec la direction
Statistiques trimestrielles et annuelles des activités
Tableau récapitulatif des congés annuels au 31/12
 Compétences requises
 Titulaire d’un diplôme de niveau bac+2 en sciences économiques ou sociales;
 Maîtrise de Word et d’Excel, Outlook, publipostage, agenda, outils de
communication : Internet, messagerie…
 Eléments de base en gestion comptable et administrative
 Expérience exigée 3 ans dans le domaine médico-social;
 Connaissance du tissu associatif local (Colmar et Mulhouse)
 En relation directe et hiérarchique avec la directrice le secrétaire collabore
régulièrement avec les autres membres de l’équipe pluridisciplinaire
 Il garantit le respect et la discrétion dus à sa fonction
 Etre force de proposition d’outils de suivi
 Produire des documents attractifs
 Tenir des tableaux de bord et alerter







Qualités
Etre intègre, fiable,
Être accueillant et courtois avec les personnes extérieures et les partenaires
Faire preuve d’une aisance relationnelle et de diplomatie
Montrer une grande disponibilité et capacité d'adaptation.
Etre parfaitement à l’aise aisance à l'écrit comme à l'oral.
Savoir gestion son temps et prioriser (organisation, anticipation, méthode, rigueur,
polyvalence, autonomie, réactivité, efficacité…)
2