Tableau de gestion des archives
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Tableau de gestion des archives
FICHES PRATIQUES FEVRIER 2013 TABLEAU DE GESTION DES ARCHIVES COMMUNALES ET INTERCOMMUNALES QU’EST-CE QU’UN TABLEAU DE GESTION ? Il s’agit d’un état des documents conservés par une collectivité, avec indication des délais de conservation. Il reflète son organisation, sert à déterminer les délais de conservation de ses archives courantes et intermédiaires (archives qui ont une utilité quotidienne ou conservées à proximité pour des questions de gestion et/ou juridiques) et à procéder à l’archivage des archives historiques. COMMENT LIRE UN TABLEAU DE GESTION ? Un tableau de gestion est organisé en quatre colonnes : • TYPOLOGIE DES DOCUMENTS. – L’ensemble des documents produits ou reçus par la collectivité y est énuméré. Ils y sont organisés selon les missions et les activités du service. • DUREE D’UTILITE • SORT FINAL. – Il permet de connaître le sort réservé aux archives au terme de la ADMINISTRATIVE (DUA). – La durée d’utilité administrative est la période minimale pendant laquelle la collectivité doit conserver ses archives, celles-ci recouvrant un intérêt administratif, juridique ou probatoire. Elle est exprimée en nombre de mois ou d’années. Sauf mentions contraires, on considère qu’elle s’applique à compter de la date de la clôture du dossier. durée d’utilité administrative. Trois possibilités : o CONSERVATION (parfois codifié par la lettre C). – Les archives sont considérées comme des archives historiques, doivent être conservées indéfiniment et peuvent être confiées au service d’archives compétent, en l’occurrence, les Archives départementales du Calvados. o DESTRUCTION (parfois codifié par la lettre D). – Les archives n’ont plus d’utilité administrative et n’ont pas d’intérêt historique. Par conséquent, elles peuvent être détruites après avoir obtenu l’accord obligatoire des Archives départementales du Calvados. o TRI (parfois codifié par la lettre T). – Dans certaines situations, l’ensemble des dossiers n’a pas d’intérêt à être conservé. Un tri doit donc être réalisé pour ne conserver que les dossiers les plus intéressants ou, à défaut, les dossiers de certaines années, ou concernant les individus dont le patronyme débute par une lettre donnée. • OBSERVATIONS. – Il est possible d’y trouver des références aux textes réglementaires utiles à la compréhension des décisions de durée d’utilité administrative, de traitement final. On peut également trouver les modalités de tri à appliquer. FICHE VALIDEE PAR LES ARCHIVES DEPARTEMENTALES DU CALVADOS CDG 14 – SERVICE « ARCHIVES » 1 FICHES PRATIQUES FEVRIER 2013 LES ARCHIVES COMMUNALES ET INTERCOMMUNALES TYPOLOGIE DES DOCUMENTS DUREE D’UTILITE ADMINISTRATIVE SORT FINAL OBSERVATIONS ADMINISTRATION GENERALE Registres de délibérations et d’arrêtés du maire Extraits de délibérations Dossiers des séances du conseil municipal Courrier réservé du maire Chronos de courriers des services administratifs Contrats d’assurances Plis d’huissiers Demandes de permis de chasse 5 ans 5 ans 1 an 5 ans C D C C D D D D 1 an 10 ans C D D 10 ans D 6 ans Le registre des délibérations est à conserver. Seul le registre est à conserver. Seul le registre est à conserver. ETAT CIVIL Registre d’état-civil et tables décennales Demandes d’extraits d’actes Avis de mention et de mise à jour envoyés par d’autres mairies Registres d’avis de mise à jour des récépissés La reliure et la restauration sont obligatoires. ELECTIONS Listes électorales générales Profession de foi des candidats C T Listes d’émargement C Feuilles de dépouillement FICHE VALIDEE PAR LES ARCHIVES DEPARTEMENTALES DU CALVADOS CDG 14 – SERVICE « ARCHIVES » 15 jours Il ne faut conserver que les professions de foi des candidats aux élections municipales. Ces listes sont conservées par la Préfecture. Cependant, il arrive qu’elles aient été renvoyées en commune. Dans ce cas, elles doivent être confiées aux Archives Départementales. D 2 FICHES PRATIQUES FEVRIER 2013 Procès-verbaux d’élections C PERSONNEL COMMUNAL Demandes d’emploi sans suite Demandes, autorisations de congés Arrêts maladie de courte durée Dossiers de personnel 2 ans 2 ans 5 ans D D D C Registres de paie Bulletins de paie 5 ans C D Etats des cotisations sociales 10 ans D 3 ans 3 ans C D D C 5 ans D Les collectivités de plus de 50 agents peuvent effectuer un tri et ne conserver que les dossiers des agents dont le nom commence par B ou T. Les bulletins peuvent être détruits s’il existe un registre de paie. URBANISME Permis de construire accordé Permis de construire refusé Dossier de déclarations de travaux Plan d’occupation des sols Conserver le registre des déclarations. VOIRIE Autorisations de voirie BATIMENTS ET BIENS COMMUNAUX Titres d’acquisitions et de cessions des biens Construction, rénovations lourde de bâtiments (investissement) Réfection des locaux (fonctionnement) Baux de location des logements communaux Contrats de location de la salle communale FICHE VALIDEE PAR LES ARCHIVES DEPARTEMENTALES DU CALVADOS CDG 14 – SERVICE « ARCHIVES » C C 10 ans 5 ans 10 ans D D D Il faut compter cinq années après la fin du bail. 3 FICHES PRATIQUES FEVRIER 2013 FINANCES COMMUNALES Budgets, budgets supplémentaires et décisions modificatives Comptes administratifs Comptes de gestion Registre de comptabilité Factures Titres de recettes, pièces justificatives, bordereaujournal des titres de recettes et de mandats Rôles d’impositions Matrices cadastrales C 10 ans 10 ans C C C D D 5 ans 2 ans D D Validité Validité 10 ans D D D C Conserver 20 ans en l’absence de grand-livre comptable. Conserver les rôles antérieurs à 1980. Conserver les matrices antérieures à 1974. DOCUMENTATION GENERALE Journal officiel Circulaires préfectorales (à tous les maires) Recueil des actes administratifs Bulletin municipal Revues administratives et d’information D Conservation non-obligatoire. Ne conserver que les circulaires en vigueur. Les chefs-lieux de cantons doivent le conserver. Ne conserver que 5 exemplaires de chaque numéro. Conservation non-obligatoire. REFERENCES : Des tableaux de gestion de référence ont été constitués par le Service Interministériel des Archives de France pour les collectivités territoriales et structures intercommunales : • Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 (http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/3217) • Circulaire NOR INT/B/93/00190/c et AD 93-1 du 11 août 1993 (http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/958 ) • Instruction DAF/DPACI/RES/2004/01 (http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/750) FICHE VALIDEE PAR LES ARCHIVES DEPARTEMENTALES DU CALVADOS CDG 14 – SERVICE « ARCHIVES » 4