United Nations Development Programme

United Nations Development Programme
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Dear Colleagues,
We have received many questions about gifts, and this message intends to give guidance on what staff
members should do when offered a gift or benefit in the context of their official duties. Gifts and
benefits from family and friends who have no ties to our professional duties are allowed. Also, the
social exchange of gifts among colleagues is acceptable.
In our work, we are occasionally offered gifts (or hospitality) or benefits (honours, decorations, favours
or remuneration). They can come from governmental or non-governmental sources. Staff members
have asked:
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The host government gave an expensive carpet. What should the country office do?
I attended a government-sponsored conference and received a standard leather report
holder. Can I keep it?
At the end of each year, a Mission at headquarters sends calendars. Can I receive them?
I went to visit a non-governmental organization in the field and was presented with local
handicrafts. What should I do with them?
During holiday season, a vendor sent a gift basket for the country office. Should we send it back?
I received a dinner invitation from a potential information technology services supplier who has
invited all the big companies in town for a software demonstration. Can I go?
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I attended a ceremony by the host government and was surprised with a medal. I didn’t know
what to do, so I received it. What do I do now?
I have just been informed by the Minister of Foreign Affairs that I will be honoured at an event
in two days. What should I do?
As international civil servants, we should be aware that receiving gifts or benefits in connection with our
work can appear to create an obligation to the giver. To protect the international civil service from any
appearance of impropriety, staff regulation 1.2 and staff rule 1.2 generally do not allow us to receive
gifts or benefits in our official capacity. The receipt of honours from governments, even for service
prior to being a staff member, is not permitted.
When offered a gift or a benefit, you should politely decline, regardless of source (governmental or
non-governmental). You can explain that our code of conduct does not allow for gifts in order to
safeguard staff impartiality. Governmental sources include units or representatives of all levels of
government. Non-governmental sources include civil society, NGOs, intergovernmental organizations,
academic or educational institutions, and any private source such as an individual or business. In
exceptional cases, you can request the prior approval of the Administrator for accepting a gift or
benefit. When a gift has been already delivered or where refusing it can cause embarrassment to the
Organization, you may receive it on behalf of UNDP. When you receive a gift, you should promptly
report and entrust it to the Administrator. You can download a form for disclosing gifts from
http://intra.undp.org/ethics_adviser/index.shtml and return it to Administrative Services Division
(ASD)/Office of Finance and Administration (OFA)/Bureau of Management (BoM). However, gifts or
benefits from any individual or entity doing business with or seeking to do business with UNDP should
be promptly declined or returned.
Minor gifts of nominal value (e.g. US$30 or less, regardless of duty station, such as a standard bottle of
wine, chocolates, fruit, calendar, pen, etc.) that are expressions of courtesy can be retained and shared
with colleagues, regardless of source. But gifts such as expensive bottles of champagne from a Member
State, a computer laptop from a conference as part of your official duties or remuneration arising from
your official responsibilities (e.g. unanticipated honoraria for speaking at a conference) are gifts to UNDP
and should be retained and disposed of by UNDP. At headquarters, gifts shall be turned over to
ASD/OFA/BoM, and in country offices and regional services centres to management for storage. They
should be disposed of periodically (e.g. through raffling at staff association events). Additional guidance
on retention and disposal procedures will be issued.
Payments by external organizing entities for travel, accommodation and meals for staff participating in
official functions (e.g. conferences, diplomatic receptions, etc.) are allowed. Such payments are offset
against the travel costs and daily subsistence allowance to be paid by UNDP for official travel. Staff
members are expected to exercise judgment and to refrain from accepting invitations that are or could
be perceived as inconsistent with the obligations and behavior of international civil servants.
Unanticipated honours such as medals, plaques and certificates can be displayed in UNDP offices.
As UNDP is currently updating its policy on gifts and benefits, we invite you to familiarize yourself with
the following reference material:
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Staff regulation 1.2 and staff rule 1.2 (see the United Nations Human Resources Handbook at
http://www.un.org/hr_handbook/English),
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UNDP’s online ethics training course available on the Learning Management System on the
Intranet, and
Administrative Instruction ST/AI/2010/1 “Reporting, retaining and disposing of honours,
decorations, favours, gifts or remuneration from governmental and non-governmental sources”.
For more information or advice, please contact the Ethics Helpline: +1-212-909-7840, Fax: +1-212–9066153, or Email: [email protected].
Best regards,
Elia Yi Armstrong (Ms.)
UNDP Ethics Office
Director
Uganda House 509
336 E. 45th St.
New York, NY 10017
+ 1 (212) 906-5523
[email protected]
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Cher (e)s collègues,
Nous avons reçu un grand nombre de questions concernant les cadeaux et le présent message a pour
objet de fournir des orientations sur la conduite que doivent tenir les membres du personnel lorsqu’un
cadeau ou un avantage leur est offert dans le cadre de leurs fonctions officielles. Les cadeaux et
avantages provenant de membres de leurs familles et d’amis sans relations avec nos attributions
professionnelles sont autorisés. Il en est de même de l’échange social de cadeaux entre collègues.
Dans l’exercice de nos fonctions , nous nous voyons offrir à l’occasion des cadeaux (ou l’hospitalité) ou
des avantages (honneurs, décorations, faveurs ou rémunération), provenant de sources
gouvernementales ou non gouvernementales. Voici les questions posées par le personnel du PNUD :
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Le gouvernement du pays hôte a fait don d’un tapis de grande valeur au bureau de pays. Que
devons-nous faire ?
J’ai assisté à une conférence organisée par le gouvernement et on m’a donné un portedocument standard en cuir. Puis-je le garder ?
À la fin de chaque année, une Mission au Siège envoie des calendriers. Puis-je les accepter ?
J’ai rendu visite à une organisation non gouvernementale sur le terrain et on m’a donné des
objets artisanaux locaux. Que dois-je en faire ?
Pendant la saison des fêtes, un fournisseur a envoyé un panier-cadeau pour le bureau de
pays. Devrions-nous le lui renvoyer ?
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J’ai reçu une invitation à dîner d’un fournisseur potentiel de services de technologies de
l’information, qui a invité les grandes entreprises de la ville à une démonstration de logiciel.
Puis-je l’accepter ?
J’ai assisté à une cérémonie organisée par le gouvernement du pays et, à ma surprise, on m’a
remis une médaille. Ne sachant pas quoi faire, je l’ai acceptée. Que dois-je faire à présent ?
Je viens d’être informé par le ministre des Affaires étrangères que je serai honoré lors d’un
événement qui doit avoir lieu dans deux jours. Que dois-je faire ?
En tant que fonctionnaires internationaux, nous devons savoir que le fait de recevoir des cadeaux ou des
avantages en rapport avec nos travaux peut sembler créer une obligation envers le donateur. Pour
protéger les membres de la fonction publique internationale et toute apparence d’impropriété, la
disposition 1.2 du Statut du personnel et la disposition 1.2 du Règlement du personnel ne nous
permettent généralement pas de recevoir des cadeaux ou des bénéfices à titre officiel. Il n’est pas
autorisé de recevoir des honneurs conférés par un gouvernement, même pour des actes de services
antérieurs à l’entrée dans la fonction publique internationale.
Lorsque l’on vous offre un cadeau ou un avantage, vous devriez les refuser poliment, quelle qu’en soit
la source (gouvernementale ou non gouvernementale). Vous pouvez expliquer que notre code de
conduite ne nous permet pas d’accepter les cadeaux, dans le souci de préserver l’impartialité du
personnel. Parmi les sources gouvernementales figurent les entités ou les représentants de tous les
niveaux de l’appareil gouvernemental ; parmi les sources non gouvernementales, figurent les
organisations de la société civile, les ONG, les organisations intergouvernementales, les établissements
d’enseignement ou de recherche, ainsi que toute source privée telle qu’un individu ou une entreprise.
Dans certains cas exceptionnels, vous pouvez demander à l’Administrateur l’autorisation préalable
d’accepter un cadeau ou un avantage. Lorsqu’un cadeau a déjà été remis ou lorsqu’un refus risquerait
d’embarrasser l’Organisation, vous pouvez l’accepter au nom du PNUD. Lors de la réception d’un
cadeau, vous devez signaler le fait dans les meilleurs délais et le remettre à l’Administrateur. Vous
pouvez télécharger un formulaire pour déclarer les cadeaux reçus à
http://intra.undp.org/ethics_adviser/index.shtml et le renvoyer à la Division des services administratifs
(ASD), au Bureau des finances et de l’administration (OFA), ou au Bureau de la gestion (BoM). Toutefois,
les cadeaux ou avantages provenant de toute personne ou entité faisant des affaires ou cherchant à
faire des affaires avec le PNUD doivent être promptement refusés ou renvoyés.
Les petits cadeaux de valeur minime (30 dollars ou moins, quel que soit le lieu d’affectation), tels que
les bouteilles de vin, chocolats, fruits, calendrier, stylos et autres cadeaux ordinaires, qui constituent des
expressions de courtoisie, peuvent être conservés et partagés avec les collègues, quelle qu’en soit la
source. Mais les cadeaux chers tels que des bouteilles de champagne de grande valeur provenant d’un
État Membre, un ordinateur portable provenant des organisateurs d’une conférence offert dans le cadre
de vos fonctions officielles ou des paiements liés à vos attributions officielles (par exemple des
honoraires non prévus versés pour être une intervention lors d’une conférence) sont des cadeaux faits
au PNUD et doivent être conservés par le PNUD, qui en disposera de manière appropriée. Au Siège, les
cadeaux doivent être remis à l’ASD/OFA/BoM et dans les bureaux de pays et les centres de services
régionaux aux responsables qui les entreposeront. Il en sera disposé périodiquement (par exemple au
moyen d’une tombola lors d’événements organisés par l’Association du personnel). Des directives
supplémentaires sur la rétention et la disposition des cadeaux seront émises à une date ultérieure.
Les paiements effectués par des entités organisatrices extérieures pour les déplacements,
l’hébergement et les repas pour les membres du personnel participant à titre officiel à diverses activités
(telles que conférences, réceptions diplomatiques, etc.) sont autorisés. Ces paiements sont déduits des
frais de déplacement et des indemnités journalières de subsistances versés par le PNUD pour les
déplacements officiels. Il est attendu des membres du personnel qu’ils fassent preuve de bon sens et
qu’ils s’abstiennent d’accepter des invitations qui sont ou peuvent être perçues comme étant
incompatibles avec les obligations et la conduite des fonctionnaires internationaux.
Les distinctions honorifiques remises de manière imprévue, telles que les médailles, plaques d’honneur
et certificats, peuvent être affichées dans les locaux du PNUD.
Le PNUD procède actuellement à une mise à jour de sa politique sur les cadeaux et les avantages ; dans
l’intérim, nous vous invitons à prendre connaissance des matériels de référence suivants :
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Disposition 1.2 du Statut du personnel et disposition 1.2 du Règlement du personnel (voir le
Manuel
de
gestion
des
ressources
humaines
des
Nations
Unies
à
http://www.un.org/french/grh_manuel/French),
Le cours de formation en ligne du PNUD sur la déontologie, du système de gestion de
l’apprentissage, disponible sur l’intranet, et
L’Instruction administrative ST/AI/2010/1 « Distinctions honorifiques, décorations, faveurs, dons
ou rémunérations provenant de sources gouvernementales ou non gouvernementales :
obligation de les signaler et règles relatives à leur conservation ou aliénation ».
Pour de plus amples informations ou pour des conseils, veuillez contacter le service de renseignements
du Bureau de la déontologie au +1-212-909-7840, par télécopie au +1-212–906-6153, ou envoyer un
courriel à [email protected].
Cordiales salutations,
Elia Yi Armstrong (Ms.)
UNDP Ethics Office
Director
Uganda House 509
336 E. 45th St.
New York, NY 10017
+ 1 (212) 906-5523
[email protected]
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Estimados colegas:
Hemos recibido muchas preguntas acerca de la cuestión de los regalos, por lo que este mensaje tiene
por objeto proporcionar orientaciones sobre lo que los funcionarios deben hacer cuando se les ofrezca
un regalo o un beneficio de algún tipo en el contexto de sus funciones oficiales. Está permitido recibir
regalos y beneficios de nuestros familiares y amigos, siempre que éstos no tengan relación alguna con
nuestros deberes profesionales.
Asimismo, el intercambio social de regalos entre los colegas se considera aceptable.
En el curso de nuestro trabajo, en ocasiones se nos ofrecen regalos (u hospitalidad) o beneficios
(honores, condecoraciones, favores o remuneraciones). Pueden provenir de fuentes gubernamentales o
no gubernamentales. Los miembros del personal nos han hecho preguntas como éstas:
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El gobierno anfitrión hizo donación de una alfombra de gran valor. ¿Qué debería hacer la oficina en
el país?
Asistí a una conferencia patrocinada por el Gobierno y recibí como regalo un portafolios de cuero de
tipo estándar. ¿Puedo quedármelo?
Al final de cada año, una Misión en la sede envía calendarios. ¿Puedo recibirlos?
Fui a visitar a una organización no gubernamental en el campo y me regalaron algunas artesanías
locales. ¿Qué debo hacer con ellas?
Con ocasión de la temporada de fiestas, un proveedor envió una cesta de regalo para la oficina en el
país. ¿Hay que devolverla?
He recibido una invitación a cenar de un proveedor potencial de servicios de información que ha
invitado a todas las grandes empresas de la ciudad a una demostración de programas de
computación. ¿Puedo asistir?
Asistí a una ceremonia a cargo del gobierno anfitrión y me sorprendieron con la entrega de una
medalla. No supe qué hacer, así que la acepté. ¿Qué hago ahora?
Me acaba de informar el ministro de Asuntos Exteriores que desea hacerme un homenaje en el
curso de un evento que tendrá lugar en dos días. ¿Qué debo hacer?
Como funcionarios internacionales, debemos ser conscientes de que recibir regalos o beneficios en
relación con nuestro trabajo puede parecer que nos crea una obligación para con el donante. Para
proteger el servicio civil internacional de cualquier apariencia de deshonestidad, la cláusula 1.2 del
Estatuto del Personal y el reglamento 1.2 no nos permiten, en general, recibir regalos o beneficios
relacionados con nuestro cargo. La recepción de honores por parte de los gobiernos, incluso por
servicios prestados antes de ser funcionario, tampoco está permitida.
Cuando le ofrezcan un regalo o un beneficio, deberá rehusarlo con toda cortesía, independientemente
del origen (gubernamental o no gubernamental). Puede usted aclarar que nuestro código de conducta
no nos permite recibir regalos, con objeto de salvaguardar la imparcialidad del personal. Por origen
gubernamental se entiende los departamentos oficiales o sus representantes a todos los niveles de
gobierno. Por origen no gubernamental se entiende la sociedad civil, las ONG, las organizaciones
intergubernamentales, las instituciones académicas o educativas y cualquier otra fuente privada, tales
como un individuo o una empresa. En casos excepcionales, puede usted solicitar la aprobación previa de
la Administradora para aceptar un regalo o un beneficio. Cuando ya se haya entregado un regalo o
cuando negarse a aceptarlo pueda resultar embarazoso para la Organización, está usted autorizado a
recibirlo en nombre del PNUD. Cuando reciba un regalo, debe informar rápidamente y ponerlo a
disposición de la Administradora. Puede descargar el formulario correspondiente para la declaración de
regalos en http://intra.undp.org/ethics_adviser/index.shtml y enviarlo a la División de Servicios
Administrativos, la Oficina de Finanzas y Administración o la Dirección de Gestión. No obstante, los
regalos o beneficios provenientes de cualquier persona o entidad que opere con el PNUD o que
pretenda realizar operaciones con el Programa deben ser inmediatamente rechazados o devueltos.
Los pequeños regalos de valor simbólico (de hasta 30 dólares, independientemente del lugar de
destino, como una botella de vino corriente, bombones, frutas, calendarios, plumas, etc.) que son
expresiones de cortesía, se pueden conservar y compartir con los colegas, sin tener en cuenta su
origen. Pero los regalos caros, tales como botellas de champán de gama alta ofrecidas por un Estado
miembro, computadoras portátiles de conferencia como parte de sus funciones oficiales o
remuneraciones derivadas de sus responsabilidades oficiales (por ejemplo, honorarios no previstos por
hablar en una conferencia) se considerarán regalos hechos al PNUD y deberán ponerse a disposición del
Programa, que los mantendrá en su poder. En la sede, los regalos se entregarán a los servicios citados, –
ASD, OAF ó DG– y en las oficinas en los países y centros de servicios regionales, a los responsables de
estos organismos para su almacenamiento. Asimismo, se deberá disponer de ellos de forma periódica
(por ejemplo, mediante sorteos con ocasión de eventos de las asociaciones del personal). Se facilitarán
indicaciones adicionales sobre los procedimientos de retención y disposición.
Los pagos por entidades organizadoras externas para cubrir viajes, alojamiento y comidas para el
personal en funciones oficiales (conferencias, recepciones diplomáticas, etc.) están permitidos. Dichos
pagos compensan los gastos de viaje y dietas que desembolsa el PNUD para viajes oficiales. Se espera de
los miembros del personal que actúen con prudencia y se abstengan de aceptar las invitaciones que
sean o puedan ser percibidas como incompatibles con las obligaciones y el comportamiento de los
funcionarios internacionales.
Las distinciones imprevistas, tales como medallas, placas y certificados se podrán colocar en exposición
en las oficinas del PNUD.
Mientras el PNUD sigue actualizando su política en materia regalos y beneficios, le invitamos a
familiarizarse con el material de referencia siguiente:
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Cláusula 1.2 del Estatuto del Personal y reglamento 1.2 (véase Manual de Recursos Humanos de las
Naciones Unidas http://www.un.org/hr_handbook/English),
Curso del PNUD en línea de formación ética disponible en el Sistema de Gestión del Aprendizaje en
la Intranet, y
La Instrucción Administrativa ST/AI/2010/1 sobre “Presentación de informes, retención y
eliminación de honores, condecoraciones, favores, beneficios o remuneraciones de fuentes
gubernamentales y no gubernamentales.”
Para obtener más información o asesoramiento, sírvase ponerse en contacto con la línea de asistencia
de la Oficina de Ética: +1-212-909-7840, Fax: +1-212-906-6153, o por correo electrónico:
[email protected]
Atentamente,
Elia Yi Armstrong (Ms.)
UNDP Ethics Office
Director
Uganda House 509
336 E. 45th St.
New York, NY 10017
+ 1 (212) 906-5523
[email protected]