Modèle de fiche de poste

Fiche de poste
Session 2012
1. Identification du poste
Références du concours
N° du poste :
58579 Y / 149 299
Corps :
TECHNICIEN cl. normale
Nature du concours : Externe
Branche d’activité professionnelle – BAP : J – Gestion et pilotage
Emploi type :
TECHNICIEN EN GESTION ADMINISTRATIVE
Définition et principales caractéristiques de l’emploi type sur internet :
http://referens.univ-poitiers.fr/version/men
Localisation du poste
UFR, Direction, Service : Institut de Science et d’Ingénierie Supramoléculaires, UMR 7006 UdS CNRS
Fonction exercée : Secrétaire de laboratoire
Responsabilités spécifiques : Secrétariat et gestion de plusieurs équipes de recherche de l’UMR
7006
Situation du poste dans l’organigramme :
Contact(s) pour renseignements sur le poste (identité, qualité, adresse mail, téléphone) :
Yvette Agnus, Directrice exécutive, ISIS, 8 allée Gaspard Monge BP 70028 67083 Strasbourg Cedex
Courriel : [email protected] tél : 03 68 85 51 04
2. Mission
- Réaliser les actes administratifs et de gestion dans le respect des techniques, des règles et des
procédures applicables ;
- Assurer le secrétariat, la gestion et l’assistance logistique courante nécessaire au bon
fonctionnement des laboratoires d’affectation de l’UMR 7006.
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3. Activités
 Activités principales :
- Gérer et traiter les informations écrites (courrier) et orales (téléphone) ;
- Assurer la tenue des agendas et organiser les réunions ;
- Rédaction de courriers, mise en forme de documents en français et en anglais, publications scientifiques...,
- Gérer les crédits de laboratoires et maîtriser toute la chaîne de commande : obtention de devis en
synergie avec les chercheurs, engagement des commandes, imputation interne des dépenses, suivi
des factures, suivi avec les services et les fournisseurs, tenue de l’inventaire ;
- Diffuser des informations internes et externes en relation avec le fonctionnement du laboratoire ;
- Organiser et traiter les déplacements des chercheurs : ordre de mission commande des titres de transports ;
- Organiser l’accueil des visiteurs et nouveaux personnels du laboratoire, les informer et les orienter
dans leurs démarches pour leur installation ;
- Suivre l’exécution des contrats de recherche dans leurs aspects administratifs et financiers et en
vérifier la conformité.
 Activités associées :
- Répondre aux demandes d’informations internes et externes ;
- Tenir à jour les tableaux de bord ;
- Participer à l’organisation d’évènements scientifiques de l’ISIS ;
- Classement et archivages des pièces administratives.
4. Compétences
 savoir sur l’environnement professionnel :
- Connaître la réglementation de base des domaines traités (gestion financière, code des marchés
publics…) ;
- Connaître les bases de la comptabilité publique et privée ;
- Notion de base des techniques contractuelles nationales et européennes.
 savoir-faire opérationnel :
- Compréhension et expression écrites et orales de niveau 2 en anglais indispensable ;
- Connaître les techniques de secrétariat ;
- Utiliser les systèmes informatisés et maîtriser les logiciels spécifiques du domaine géré
en particulier ceux de la bureautique, édition par voie électronique et les logiciels de gestion ;
- Rédiger des documents et maîtriser l'orthographe en français et en anglais ;
- Hiérarchiser l’importance des tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et
échéances ;
- Partager ses savoir-faire techniques et ses connaissances dans le laboratoire et son
environnement.
 savoir-faire comportemental :
- Faire preuve d’adaptabilité et flexibilité vis-à-vis de l’évolution des besoins du laboratoire ;
- Faire preuve d’initiative et d’autonomie dans la résolution de situations non conventionnelles
dans son champ de compétences ;
- Respecter les règles de déontologie et de confidentialité.
5. Environnement et contexte de travail
 Descriptif du service :
L’ISIS est un institut de recherche pluridisciplinaire en chimie et ses interfaces physique et biologie. L’institut
compte une dizaine de laboratoires, chacun indépendant du point de vue de leur thématique et organisation
interne. L’UMR compte actuellement 120 personnes (30 nationalités différentes) dont une trentaine de
permanents. L’ISIS héberge également des antennes industrielles (une quarantaine de personnes).
Ce poste a vocation à assurer le secrétariat et la gestion de plusieurs laboratoires senior et junior en place et
en création en 2012. Ces équipes ont une forte activité de valorisation nationale et internationale et font de
nombreux déplacements du fait de leurs collaborations avec des laboratoires étrangers. Leurs thématiques de
recherche sont la chimie supramoléculaire et les biomatériaux ainsi que la physique cellulaire.
 Relation hiérarchique : Sous la responsabilité hiérarchique directe de la directrice exécutive de
l’institut.
 Contraintes particulières : Le contexte très international des équipes demande des compétences
linguistiques et le sens de l’initiative.
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