24 septembre

RÉUNION DU CONSEIL EXÉCUTIF
LEMARDI 24 SEPTEMBRE 2013
LOCAL D-143
PROCÈS-VERBAL
1.0
Procédures
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
1.9
2.0
3.0
4.0
5.0
6.0
7.0
8.0
9.0
10.0
11.0
12.0
Ouverture de l’assemblée et prise officielle des présences
Nomination d’un(e) président (e) d’assemblée
Secrétaire d’office ou nomination d’un(e) secrétaire d’assemblée
Lecture et adoption de l’ordre du jour
Adoption du dernier procès-verbal
Lecture du livre des minutes
Lecture des chèques
Rapport des officiers
Rapport des conseillers
Album de finissants
Repas du conseil exécutif
Affichage
Comité de la réussite
Achat de fours à micro-ondes
Logiciel de correction «Antidote»
Achat de costume pour le party
AEECG-HY
Soirée étudiante
Varia
Levée de l’assemblée
Présences
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Fabio Tétu
Alexandra Ouellet
Olivier Jobin
Marie-Hélène Fortin
Marc-André Boucher
Antoine Kack
Vacant
Félix Poulin
Géraldine Turgeon
Sabrina Bourget
Philippe Marcoux
Caroline Turcotte
Procès-verbal du conseil exécutif de l’AGEECLL inc.
Président
Vice-présidente
Directeur aux affaires externes
Directrice aux affaires internes
Directeur aux communications
Directeur aux affaires pédagogiques
Directeur aux affaires culturelles et sociales
Adjoint à l’exécutif
Secrétaire administrative
Conseillère
Candidat au poste de conseiller
Candidate au poste de conseillère
2013-09-24
1.0
Procédures
1.1
Ouverture de l’assemblée
Antoine Kack propose l’ouverture de l’assemblée à 18 h 15.
Marie-Hélène Fortin appuie la proposition.
1.2
Nomination d’un président d’assemblée
Marie-Hélène Fortin propose Caroline Turcotte comme présidente d’assemblée.
Félix Poulin appuie la proposition.
1.3
Secrétaire d’office ou nomination d’un(e) secrétaire d’assemblée
Géraldine Turgeon est secrétaire d’assemblée d’office.
1.4
Lecture et adoption de l’ordre du jour
L’ordre du jour est lu aux membres du conseil.
Alexandra Ouellet propose l’adoption de l’ordre du jour.
Antoine Kack appuie la proposition.
1.5
Adoption du dernier procès-verbal
Alexandra Ouellet propose l’adoption du procès-verbal de la réunion du 9
septembre 2013.
Antoine Kack appuie la proposition.
1.6
Lecture du livre des minutes
Il n’y a pas de proposition au livre des minutes.
1.7
Lecture des chèques
Alexandra Ouellet propose l’adoption des chèques 2129 à 2138.
Marie-Hélène Fortin appuie la proposition.
Antoine Kack quitte la réunion.
1.8
Rapports des officiers
1.8.1 Rapport du président
Fabio a assisté à la réunion du conseil d’administration de COOPSCO. Il était
présent au rallye organisé dans le programme d’Informatique. Il a eu quelques
rencontres avec Monsieur André Roy, le directeur aux affaires étudiantes et
communautaires, dont une à propos du protocole d’entente pour la prochaine
soirée étudiante où Monsieur Allan Dumas était également présent. Il a
également rencontré Monsieur Bertrand Pelletier au sujet de cette même soirée.
1.8.2 Rapport de la vice-présidente
Alexandra a travaillé à l’organisation du party. Elle a assisté à la réunion de la
Commission des études et à celle du comité de la réussite.
1.8.3 Rapport de la directrice aux affaires internes.
Marie-Hélène a organisé la réunion du Comité de gestion à la vie étudiante.
Procès-verbal du conseil exécutif de l’AGEECLL inc.
2013-09-24
1.8.4
Rapport du directeur aux affaires externes
À la suite d’une demande reçue d’un autre collège, Olivier a vérifié si des
étudiants seraient intéressés à former une équipe intercollégiale de Quidditch.
1.8.5 Rapport du directeur aux communications.
Après une rencontre avec les responsables, Marc-André a procédé à l’ouverture
des comités du Journal et de la Radio.
1.8.6 Rapport du directeur aux affaires pédagogiques
Antoine est absent.
1.8.7 Rapport de la secrétaire administrative
Géraldine a rédigé le procès-verbal des réunions du Comité de gestion à la vie
étudiante et du conseil exécutif et elle a préparé les ordres du jour.
1.8.8 Rapport du directeur aux affaires culturelles et sociales
Le poste est vacant.
1.8.9 Rapport de l’adjoint à l’exécutif
Félix s’est occupé de trouver des bénévoles pour le party.
1.8.10 Rapport des conseillers
1.8.10.1 Philippe
Il a assisté à la réunion du Comité de gestion à la vie étudiante.
1.8.10.2 Caroline
Elle a assisté à la réunion du Comité de gestion à la vie étudiante.
1.8.10.3 Sabrina
Elle est absente.
2.0
Album de finissants
Madame Hélène Vaillancourt, du Service d’animation socioculturelle, nous a sollicités pour une
commandite dans l’album de finissants 2013-2014. L’an dernier, le conseil exécutif avait fait l’achat
d’une page.
Marie-Hélène Fortin propose que le conseil exécutif procède à l’achat d’une page de
publicité dans l’album de finissants 2013-2014.
Olivier Jobin appuie la proposition.
3.0
Repas du conseil exécutif
Actuellement, lors des rencontres du conseil exécutif, chaque membre du conseil se fait payer sa
facture de repas par Francine, la permanente administrative de l’association étudiante, le
lendemain de la réunion. Un montant de 10$ maximum par personne est remboursé. Cette façon
de procéder comporte des lacunes; factures égarées, oubli de redonner la monnaie etc.. Nous
devons trouver une autre manière de fonctionner.
Alexandra Ouellet propose que les factures de repas des membres du conseil exécutif lors
des réunions soient remboursées une fois par mois, sur présentation des pièces
justificatives.
Félix Poulin appuie la proposition.
4.0
Affichage
On se questionne à savoir si seulement le directeur aux communications a le droit d’étamper les
affiches ou si tous les membres du conseil peuvent le faire.
Olivier Jobin propose que tous les membres du conseil exécutif soient autorisés à étamper
les affiches des activités de l’AGEECLL et de ses comités.
Géraldine Turgeon appuie la proposition.
Procès-verbal du conseil exécutif de l’AGEECLL inc.
2013-09-24
5.0
Comité de la réussite
Le comité de la réussite, auquel Alexandra a participé l’an dernier, reçoit des propositions de
projets de la part des professeurs de différents départements qui désirent obtenir de l’aide et du
financement. Actuellement, un étudiant siège au comité de la réussite et les membres du conseil
ne croient pas qu’il soit nécessaire qu’il y en ait davantage. Il serait intéressant que l’étudiant qui
assiste à la réunion nous fasse un compte-rendu.
Olivier Jobin propose que la personne mandatée pour siéger au comité de la réussite
informe le conseil exécutif des projets qui y sont présentés.
Marie-Hélène Fortin appuie la proposition.
6.0
Achat de fours à micro-ondes
La direction du collège a demandé que la direction des Services aux étudiants achète quatre fours
à micro-ondes qui seront placées dans la cafétéria. Monsieur André Roy nous a approchés afin de
nous demander si nous sommes d’accord pour en payer deux.
Marie-Hélène Fortin propose que le conseil exécutif alloue un budget de 125 $ pour l’achat
de deux fours à micro-ondes qui seront installés dans la cafétéria.
Olivier Jobin appuie la proposition.
7.0
Logiciel de correction «Antidote»
Les responsables du Journal étudiant désirent installer le logiciel de correction «Antidote» sur leur
ordinateur. Étant donné qu’il est possible d’effectuer trois installations, nous pourrions en profiter
pour l’installer sur les deux ordinateurs du conseil exécutif.
Marie-Hélène Fortin propose que le conseil exécutif fasse l’achat du logiciel «Antidote» et
que les trois installations disponibles soient installées sur les deux ordinateurs du conseil
exécutif et sur celui du Journal étudiant.
Alexandra Ouellet appuie la proposition.
8.0
Achat de costume pour le party
Marie-Hélène amène l’idée de faire l’achat d’un costume de «hot-dog» qui sera porté par la
personne qui sera en charge de la vente durant le party.
Marie-Hélène Fortin propose d’octroyer un budget de 45 $ pour l’achat d’un costume de
«hot dog» qui servira de déguisement pour le préposé à la vente lors du party d’Halloween
et qui pourra être réutilisé dans les prochaines années.
Fabio Tétu appuie la proposition.
9.0
AEECGH-Y
Nous avons été contactés par un membre de l’association étudiante de Granby Haute-Yamaska
qui désirait savoir si nous étions intéressés à faire partie d’un réseau d’associations étudiantes qui
ne sont pas déjà membre d’un regroupement. Marie Hélène Fortin croit qu’il serait pertinent
qu’Olivier Jobin, le directeur aux affaires externes, fasse un suivi afin de voir si le projet va se
concrétiser.
10.0
Soirée étudiante
Fabio Tétu et Alexandra Ouellet visent tous les deux le poste de responsable de la soirée étudiante
qui aura lieu le 24 octobre prochain. La personne responsable se doit d’être présente à la soirée du
début à la fin, de voir à ce que la soirée se déroule sans incident et de prendre les mesures
nécessaires en cas de problème. Elle est la personne-ressource pour l’équipe de sécurité. Afin de
Procès-verbal du conseil exécutif de l’AGEECLL inc.
2013-09-24
déterminer qui de Fabio ou Alexandra se verra attribué le rôle de responsable, on décide de
passer au vote.
Marie-Hélène Fortin propose de passer au vote afin de déterminer qui de Fabio Tétu ou
d’Alexandra Ouellet obtiendra le poste de responsable de la soirée étudiante du 24 octobre
prochain.
Géraldine Turgeon appuie la proposition et demande le vote secret.
Pour Fabio : 1
Pour Alexandra : 4
Abstention : 0
Alexandra Ouellet est élue responsable du party.
Marc-André Boucher quitte la réunion.
 La compagnie Molson nous suggère de vendre des grosses canettes de Rickards White
plutôt que de la Heinekein;
 Félix est désigné pour aller chercher les billets à Montmagny dès qu’ils seront disponibles;
 Les walkies-talkies ont été réservés;
 Fabio est chargé de réserver les clôtures;
 Nous avons reçu des soumissions pour le son et l’éclairage;
 Alexandra s’est occupé de faire les plans pour la sécurité et elle a préparé une lettre de
demande de commandites;
 Alexandra est désignée pour préparer la sauce à spaghetti pour le souper des bénévoles;
 Philippe et Géraldine s’occuperont des autres détails concernant le souper;
 Pendant la soirée, nous vendrons du pop corn et des hot-dogs;
 Nous devons déterminer quelles sortes de jus et boissons gazeuses nous allons vendre et
nous verrons s’il est possible de prendre entente avec le gérant du Café étudiant pour
qu’il nous rachète ce qui n’aura pas été vendu;
Caroline Turcotte quitte la réunion à 17 h 30 et laisse la présidence à Marie-Hélène Fortin.
 Nous devons installer les affiches de publicité pour le party ainsi que celles de Tolérance
Zéro.
11.0
Varia
Fabio rappelle qu’il est important d’enlever notre code d’impression sur le photocopieur lorsque
nous avons terminé afin d’éviter que tout le monde puisse photocopier gratuitement. Nous devons
également faire attention à la manière dont nous plaçons nos originaux si nous voulons obtenir de
belles photocopies. Alexandra amène l’idée d’un sondage afin de connaître la satisfaction des
étudiants par rapport aux services de psychologie, des services adaptés et autres services de
même nature.
12.0
Levée de l’assemblée
Procès-verbal du conseil exécutif de l’AGEECLL inc.
2013-09-24
Olivier Jobin propose la levée de l’assemblée.
Marie-Hélène Fortin appuie la proposition.
Levée de la réunion à 19 h 48 sur épuisement de l’ordre du jour.
Président (e) d’assemblée
Procès-verbal du conseil exécutif de l’AGEECLL inc.
Secrétaire d’assemblée
2013-09-24