Employeurs : quels documents devez-vous conserver
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Employeurs : quels documents devez-vous conserver
Fédération Nationale de l’Habillement/Service social MAJ : 02/12/2014 Employeurs : quels documents devez-vous conserver ? Obligation ou simple faculté ? La loi impose aux entreprises de conserver certains documents (ex : comptabilisation des heures de travail, bulletins de paie). Pour être en règle, leur archivage est donc dans certains cas incontournable. En l’absence de disposition légale, la conservation de certains documents est facultative (ex : contrat de travail). Il est toutefois dans l’intérêt de l’entreprise de les archiver afin de justifier, par exemple, qu’elles ont accompli leurs obligations déclaratives. Pourquoi garder certains documents ? o Pour les salariés Les salariés sont en droit de demander la communication de certains documents tels que ceux permettant de comptabiliser leur temps de travail ou les doubles de leurs bulletins de paie. o Pour les représentants du personnel Selon leur mission, les représentants du personnel ont accès à certains documents (ex : document unique d’évaluation des risques). o Pour répondre à des contrôles externes L’URSSAF ou l’inspecteur du travail peuvent réclamer aux entreprises des documents dans le cadre de leur mission de contrôle (ex : fiches d’aptitude médicale). Médecins du travail, experts comptables et commissaires aux comptes peuvent également solliciter la communication de certains documents. Durée de conservation La loi indique parfois un délai de conservation. Lorsque ce n’est pas le cas, il est recommandé de se fier aux délais des contrôles pouvant être effectués dans les entreprises ainsi qu’aux délais de prescription des actions contentieuses pouvant être engagées. Fédération Nationale de l’Habillement/Service social MAJ : 02/12/2014 - - - - - 1 PRINCIPAUX DOCUMENTS A CONSERVER ET DELAIS1 Conservation obligatoire Délai minimal imposé2 Embauche et contrat de travail Accusé de réception de la DPAE ou - Jusqu’à l’accomplissement de la autres justificatifs déclaration DADS (C.trav. art. R.1221-8) Double des bulletins de paie - 5 ans (C.trav. art. L.3243-4) Durée du travail, comptabilisation Jours de travail des salariés sous - 3 ans (C.trav. art. D.3171-16) convention de forfait Horaires de salariés - 1 an (C.trav. art. D.3171-16) Santé et sécurité Observations et mises en demeure de - 5 ans (C.trav. art. D.4711-3) l’inspection du travail Copie des déclarations d’accidents du - 5 ans (C.trav. art. D.4711-3) travail à la CPAM Registre des accidents du travail non - 1 an (C.séc.soc. art. D441-2) déclarés (bénins) Fiche médicale d’aptitude - Non spécifié (C.trav. art. R.4624-47) Document unique d’évaluation des - Non spécifié (C.trav. art. R.41211-1) risques Administration du personnel Mentions portées sur le registre unique - 5 ans à compter du départ du salarié 3 du personnel (C.trav. art. R.1221-26) Documents relatifs aux charges sociales - 5 ans (C.séc.soc. art. L.244-3) et aux salaires Conservation facultative Délai minimal conseillé Documents individuels Contrat de travail, reçu pour solde de - 5 ans après l’expiration du contrat de tout compte, lettre de licenciement, travail rupture conventionnelle Transaction - 5 ans après la signature de la transaction Documents collectifs Règlement intérieur - Toute la durée de son application et 5 ans après Note de service sur la prise des congés - 5ans payés, RTT etc. Accords collectifs - Toute la durée de l’accord et 5 ans après Les délais se décomptent par année civile et non de date à date En raison de l’incertitude relative au point de départ du délai de prescription, il est recommandé, pour faire face à un éventuel contentieux, de conserver les documents pendant 20 ans, date butoir qui ne peut être dépassée. 3 Durée de conservation illimitée conseillée afin de pouvoir établir, par exemple, des attestations en cas de demande de reconstitution de leur carrière par certains salariés. 2