Employeurs : quels documents devez-vous conserver

Fédération Nationale de l’Habillement/Service social
MAJ : 02/12/2014
Employeurs : quels
documents devez-vous
conserver ?
 Obligation ou simple faculté ?
La loi impose aux entreprises de conserver certains documents (ex : comptabilisation des heures de
travail, bulletins de paie). Pour être en règle, leur archivage est donc dans certains cas
incontournable.
En l’absence de disposition légale, la conservation de certains documents est facultative (ex : contrat
de travail). Il est toutefois dans l’intérêt de l’entreprise de les archiver afin de justifier, par exemple,
qu’elles ont accompli leurs obligations déclaratives.
 Pourquoi garder certains documents ?
o
Pour les salariés
Les salariés sont en droit de demander la communication de certains documents tels que
ceux permettant de comptabiliser leur temps de travail ou les doubles de leurs bulletins de
paie.
o
Pour les représentants du personnel
Selon leur mission, les représentants du personnel ont accès à certains documents (ex :
document unique d’évaluation des risques).
o
Pour répondre à des contrôles externes
L’URSSAF ou l’inspecteur du travail peuvent réclamer aux entreprises des documents dans le
cadre de leur mission de contrôle (ex : fiches d’aptitude médicale). Médecins du travail,
experts comptables et commissaires aux comptes peuvent également solliciter la
communication de certains documents.
 Durée de conservation
La loi indique parfois un délai de conservation. Lorsque ce n’est pas le cas, il est recommandé de se
fier aux délais des contrôles pouvant être effectués dans les entreprises ainsi qu’aux délais de
prescription des actions contentieuses pouvant être engagées.
Fédération Nationale de l’Habillement/Service social
MAJ : 02/12/2014
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PRINCIPAUX DOCUMENTS A CONSERVER ET DELAIS1
Conservation obligatoire
Délai minimal imposé2
Embauche et contrat de travail
Accusé de réception de la DPAE ou
- Jusqu’à l’accomplissement de la
autres justificatifs
déclaration DADS (C.trav. art. R.1221-8)
Double des bulletins de paie
- 5 ans (C.trav. art. L.3243-4)
Durée du travail, comptabilisation
Jours de travail des salariés sous
- 3 ans (C.trav. art. D.3171-16)
convention de forfait
Horaires de salariés
- 1 an (C.trav. art. D.3171-16)
Santé et sécurité
Observations et mises en demeure de
- 5 ans (C.trav. art. D.4711-3)
l’inspection du travail
Copie des déclarations d’accidents du
- 5 ans (C.trav. art. D.4711-3)
travail à la CPAM
Registre des accidents du travail non
- 1 an (C.séc.soc. art. D441-2)
déclarés (bénins)
Fiche médicale d’aptitude
- Non spécifié (C.trav. art. R.4624-47)
Document unique d’évaluation des
- Non spécifié (C.trav. art. R.41211-1)
risques
Administration du personnel
Mentions portées sur le registre unique
- 5 ans à compter du départ du salarié
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du personnel
(C.trav. art. R.1221-26)
Documents relatifs aux charges sociales
- 5 ans (C.séc.soc. art. L.244-3)
et aux salaires
Conservation facultative
Délai minimal conseillé
Documents individuels
Contrat de travail, reçu pour solde de
- 5 ans après l’expiration du contrat de
tout compte, lettre de licenciement,
travail
rupture conventionnelle
Transaction
- 5 ans après la signature de la
transaction
Documents collectifs
Règlement intérieur
- Toute la durée de son application et 5
ans après
Note de service sur la prise des congés
- 5ans
payés, RTT etc.
Accords collectifs
- Toute la durée de l’accord et 5 ans
après
Les délais se décomptent par année civile et non de date à date
En raison de l’incertitude relative au point de départ du délai de prescription, il est recommandé, pour faire
face à un éventuel contentieux, de conserver les documents pendant 20 ans, date butoir qui ne peut être
dépassée.
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Durée de conservation illimitée conseillée afin de pouvoir établir, par exemple, des attestations en cas de
demande de reconstitution de leur carrière par certains salariés.
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