"Clin d`œil" et Intranet

Transcription

RESULTATS DE L'ENQUETE DE SATISFACTION
en Communication Interne ("Clin d'œil" et Intranet)
CTB Bénin - Février 2012
"Clin d'œil"
Sur l'ensemble des 179 abonnés à la liste de diffusion du "Clin d'œil", 48 personnes ont répondu à
l'enquête de satisfaction.
Ce taux de réponse faible s'explique par le fait que tous les abonnés ne consultent / n'ouvrent pas le
"Clin d'œil" (le taux d'ouverture moyen d'un email ou d'une newsletter étant généralement de
l'ordre de 20%). Le questionnaire en ligne présentait aussi des problèmes de chargement pour
certaines connexions internet. Enfin, l'enquête a peut- être été envoyée à un moment où certains
projets avaient un agenda très chargé (rapports annuels) et où les collaborateurs n'avaient pas le
temps d'y répondre.
Le but du "Clin d'œil" est de transmettre l'information autour des projets de manière factuelle et
concise. Vu que la majorité des lecteurs lisent un ou deux articles, il est important de garder un
format concis, et d'aller à l'essentiel.
Harika Ronse pour CTB – Agence Belge de Développement
Résultats enquête satisfaction communication interne.doc
1
Le contenu du "Clin d'œil" semble convenir à la majorité des participants à l'enquête. Néanmoins,
certaines améliorations sont encore possibles (voir les propositions ci-dessous).
Comment pourrions-nous améliorer son contenu?
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Il faut sensibiliser sur l'importance et l'intérêt du clin d'œil, en vue de mobiliser davantage
tout le personnel de la CTB à cette cause. Ensuite, il faut former sur comment rédiger le "Clin
d'œil"
Insérer par exemple une rubrique qui informe le personnel sur ceux parmi nous qui auront
un an de plus dans le mois. Ceci permettrait de nous rappeler le jour venu par un petit coup
de fil. Un Tableau à 4 colonnes pourrait aller: Nom & Prénom - Jour d'anniversaire - Projet Téléphone
je pense que la personne intéressée par un article lira la section "en savoir plus". Par ailleurs,
il ya le bulletin mensuel qui traite des thèmes + en détail; pour le moment je trouve que les 2
se complètent. Il est vrai que les AT sont souvent très occupés par leur projet et survolent +
qu'ils/elles ne lisent le "Clin d'œil"
Plus d'articles de la représentation; ils ont souvent des rencontres avec d'autres partenaires
ou le siège de la CTB, qui peuvent être intéressant pour nous
Il faut continuer avec en motivant les acteurs qui alimentent le système
En faisant périodiquement des évaluations de ce genre En demandant aussi des feed-back
sur certains articles
Des nouvelles plus courtes, plus synthétiques. Moins d'acronymes. Penser à écrire pour des
personnes qui ne sont pas forcément des professionnels dans tous les domaines abordés.
Rendre les nouvelles plus attirantes.
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Mettre une rubrique success-stories, des leçons tirées sous forme humour, appréciation des
bénéficiaires des projets ou des interventions de la CTB
Réduire le nombre d'articles sur les réunions et ateliers. Augmenter les contacts avec les
bénéficiaires. Insérer des rubriques spécifiques qui aide le collaborateur CTB à mieux
travailler (informatique, compta, TdR, rapportage, astuces pour être plus performant dans
des réunions, CDD, ...)
Moins de contenu de réunion, plus axé sur les résultats des projets
Il ressort également de l'enquête que les informations les plus intéressantes concernent surtout:
l'actualité des projets, l'agenda, les nouvelles du personnel bénino-belge et les visites de terrain.
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Quelle autre rubrique souhaiteriez-vous ajouter?
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Les anniversaires
Des astuces en informatique, des informations sur le savoir vivre, des informations sur les
bonnes pratiques, des bonnes nouvelles concernant tout le personnel (un exploit fait par un
collègue, une deadline respectée, un rapport envoyé à temps, bref pas seulement sur les
opérationnels mais sur les administratifs aussi, etc....)
documentation sur les activités des projets ( cf. lien intranet)
actualités nationales béninoises sur nos secteurs (agriculture, santé,); et infos de l'ambassade
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L'écrasante majorité est satisfaite par la mise en page du "Clin d'œil". Voici néanmoins quelques
suggestions d'amélioration:
Comment pourrions-nous améliorer la mise en page?
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Ne surtout pas augmenter le nombre de pages
Une réelle implication de tous à travers une meilleure organisation des contributions aux
articles au niveau de chaque projet. Un chronogramme peut être établi pour toute l'année
avec désignation de ceux dont sont attendus des articles de la période concernée jusqu'à la
fin de l'année.
Je pense qu'il serait utile de reprendre le début de l'article lorsqu'on clique sur "En savoir
plus" (donc, avoir l'article dans son intégralité sur la nouvelle page ouverte)
C'est bien pour que le clin d'oeil respecte les couleurs du logo de la CTB.
Je pense qu'un format pdf ne serait pas mal.
Rendre certains titres ou informations plus dynamiques pour accrocher les lecteurs
Texte de certains articles parfois très longs limiter le nombre d'articles
Le format de la newsletter semble également convenir au plus grand nombre.
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Avez-vous d'autres commentaires et suggestions d'amélioration du
"Clin d'œil"?
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Certains articles sont trop long, limiter les articles à l'essentiel
Passer une communication pour apprendre à tout le personnel à y accéder facilement, et les
réels avantages dont on peut bénéficier en le consultant régulièrement.
Insister sur les articles qui proposent quelques chose d'innovant, ou une étape importante
pour le projet; ce n'est pas nécessaire de parler de la préparation d'un backstopping,
évaluation, visite etc. Quant à moi. Il est plus intéressant de savoir quels sont les aspects les
plus importants que le projet a retenus de son backstopping.
L'objectif du "Clin d'œil" est d'informer et d'instruire dans un cadre relax de la famille CTB au
Bénin, mais avec une finalité pédagogique. Des rappels sur les valeurs et la mission de la CTB
sont importants. Des articles transversaux seraient très intéressants : p.ex. Anti-corruption ;
Economiser les ressources naturelles ; Respect pour l'environnement ; Harcèlement ; ...
C'est bon pour moi
RAS (X4)
Félicitation pour ce qui est déjà fait
Parmi les propositions, nous pouvons retenir, de manière générale: l'inclusion des anniversaires
(après consultation avec les collaborateurs des projets par les SPOC), privilégier des articles factuels
et synthétisés (éviter les longueurs), toujours définir les acronymes en début d'article, faire un
concours des meilleures photos, inclure des rubriques "témoignages de bénéficiaires", donner des
nouvelles du siège, articles sur les thèmes transversaux (corruption, environnement, harcèlement,…),
astuces informatiques, valoriser les bonnes pratiques des collègues, inclure une citation par semaine
d'un collaborateur – en lien avec l'esprit du PACTES - afin de développer l'esprit d'appartenance et
d'équipe, inclure davantage de documentation en lien avec les projets (via des liens vers l'intranet),
insérer des nouvelles sur l'actualité béninoise (pas de revue de presse mais des articles qui semblent
le plus intéressant selon les secteurs, repris en quelques lignes), reprendre le début de l'article
lorsque l'on clique sur l'onglet "en savoir plus…", etc.
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Intranet
En ce qui concerne l'intranet, moins de la moitié du personnel le consulte régulièrement (au moins
une fois par mois). 28% se rendent sur l'intranet une fois par semestre et un autre 28% ignore son
existence. Il est donc très important de sensibiliser à nouveau l'ensemble des collaborateurs à son
utilisation. Cela passera éventuellement par une nouvelle formation de la part de Toon Jansens, une
sensibilisation accrue via le réseau des SPOC et davantage de liens vers des documents sur l'intranet
dans les articles du "Clin d'œil".
La faiblesse du débit internet de certains projets est bien évidemment un facteur à prendre en
compte dans cette sous-utilisation de l'intranet.
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Mais, s'il est utilisé par le plus grand nombre et régulièrement mis à jour, l'intranet peut s'avérer être
un outil très efficace au service de notre communication interne.
Avez-vous d'autres commentaires et suggestions d'amélioration de
l'intranet?
L'intranet permet aussi …
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…. de traduire dans la pratique l'appartenance à une communauté, la CTB; et d'améliorer la
transparence.
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… de développer des réseaux de connaissance
Suggestions/commentaires:
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Ce n'est pas facile pour l'utilisateur occasionnel de s'y retrouver, surtout avec une connexion
lente ou déficiente. Utilité faible pour trouver l'info utile rapidement
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Peut-être serait-il bon de reformer les SPOCITOS sur l'utilisation de l'intranet pour faire le
feedback dans chaque projet (sous-utilisation de l'intranet pour l'instant par manque de
connaissance/oubli)
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Un grand merci à toutes les personnes qui ont pris le temps de remplir ce questionnaire d'évaluation.
Comme vous pourrez le constater, vos commentaires ont bien été pris en compte.
Les chargés de communication de la CTB-Bénin ont déjà discuté des améliorations à apporter aux
différents outils, "Clin d'œil" et Intranet, pour l'année en cours. Sans effectuer une vraie "refonte"
des outils, nous essaierons néanmoins de pallier à certains manques et continuerons de rendre
l'information plus accessible et de meilleure qualité.
Vos suggestions sont toujours les bienvenues, même en-dehors de ce genre d'exercice. N'hésitez
donc pas à contacter le service de communication: [email protected]
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"Clin d`œil" et Intranet

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