DOSSIER TECHNIQUE DE L`EXPOSANT

Organisateur
Communauté d’agglomération Pays d’Aubagne et de l’Etoile
Service Développement économique
932, avenue de la Fleuride - Z.I. des Paluds
13400 AUBAGNE
CONTACT et INFORMATIONS
Angélique Cariou Schocke
Tél. 04 42 62 85 32 – Fax : 04 42 62 85 39
[email protected]
http://entreprises.paysdaubagne.fr
2
SOMMAIRE
GENERALITES
PENDANT LE SALON
PRESENTATION DU SALON
P.5
HORAIRES DU SALON
P.5
ACCES, HEBERGEMENT
P.6
BADGE EXPOSANT
RESTAURATION
P.16
P.16
BULLETIN D’INSCRIPTION
P.22
ACCUEIL
VOS INTERLOCUTEURS
P.7
PARKINGS EXPOSANTS
P.7
RÉGLEMENTATION
REGLEMENT GENERAL
P.18
ASSURANCES
P.18
VISITE ET ETATS DE LIEUX
P.19
CONDUITE A TENIR EN
CAS D’ACCIDENT OU
D’INCENDIE
P.23
EQUIPEMENT DES
ESPACES D’EXPOSITION
LES ESPACES
P.9
ELECTRICITE
OPTIMISEZ VOTRE
P.10 PRESENCE
CHARTE DU RESEAU INTERNET
P.11
CARTES D’INVITATION
DEPLIANT & SITE INTERNET
P.21
P.21
MONTAGE DEMONTAGE
HORAIRES
LIVRAISON DE MARCHANDISES
P.14
P.14
3
GENERALITES
PRESENTATION DU SALON
P.5
HORAIRES DU SALON
P.5
ACCES AU CENTRE DE CONGRES
P.6
HEBERGEMENT
P.6
ACCUEIL
P.7
VOS INTERLOCUTEURS
P.7
PARKINGS EXPOSANTS
P.7
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PRESENTATION DU SALON
Tous les 2 ans, depuis 2007, la Journée de l’Entreprise traduit le dynamisme économique de
l’agglomération en accueillant les entreprises et l’ensemble des partenaires du monde économique.
Près d’un millier de visiteurs sont attendus au Centre de Congrès Agora pour cette 5e édition qui sera
placée sous le signe de l’international, en présence de délégations économiques et institutionnelles de
plusieurs pays européens.
Conçue comme un salon professionnel, cette initiative est organisée pour vous permettre de :
 Faire connaître votre entreprise sur vos produits, services et votre savoir-faire
 Gagner du temps par des échanges concentrés sur la journée du salon pour développer vos courants
d’affaires
 Profiter de ces moments conviviaux pour doper votre réseau professionnel et institutionnel de
proximité.
Contenu de la journée :
► Plus de 100 exposants réservés aux entreprises du territoire
►7 villages thématiques : Associations de zones, Industries, Santé, Environnement et
Construction, TIC, Transports, Services aux entreprises.
► Des conférences, des animations, des ateliers pour vous faire connaître et développer vos
courants d’affaires.
► Des conseils d’experts : en innovation, aides et financement, international, ressources
humaines…
► Les Briseurs de Glace : une équipe dédiée vous accompagne pour faciliter vos prises de contact
avec tous les acteurs sur place!
► L’annuaire des entreprises : découvrez l’annuaire interactif des entreprises du territoire.
► De la convivialité avec des espaces de réseautage, de détente et de dégustation.
►A partir de 18h Soirée Les Trophées organisée par l’association de la ZI des Paluds
En exposant à la Journée de l’entreprise, vous avez la possibilité de candidater pour Les Trophées
organisés par l’Association des Paluds (voir dossier de candidature en annexe).
HORAIRES
La Journée de l’Entreprise se déroulera dans l’ensemble du Centre de Congrès Agora d’Aubagne, le
•
Jeudi 5 Novembre 2015 de 9h30 à 17h30
Les parkings et les accès exposants seront ouverts
au plus tôt à 7 H et fermeront à 23 H au plus tard.
●
Clôture avec la soirée « Les Trophées »
17h45 : Conférence d’ouverture
18h30-20h00 : Remise des Trophées
20h30 : Cocktail dînatoire
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ACCES AU CENTRE AGORA D’AUBAGNE
ROUTE
BUS
- à 5 minutes du centre-ville d'Aubagne.
- En venant de Marseille, A50 direction Toulon,
sortie Aubagne Sud, Site Industriel des Paluds
(20mn)
- En venant d'Aix, A52 direction Toulon, sortie
Aubagne Est, Site Industriel des Paluds (25mn)
- En venant de Toulon, A50 direction Marseille,
puis A52 direction Aix, sortie Aubagne Est, Site
industriel des Paluds (30mn)
● Bus ligne 1 ou 11 (bus gratuit), direction
quartier de Jouques, arrêt « AGORA » (situé à 50
mètres du centre de congrès)
TRAIN
Le TGV Méditerranée qui place Paris à 3h15 de
Marseille.
Le TER relie la gare de Marseille Saint Charles à
la gare d'Aubagne en 15 minutes entre 6h et 23h
(en semaine).
Tous les horaires sont disponibles sur
www.lignes-agglo.fr (rubrique les bus)
● De Marseille, et d’Aix en Provence : avec les
navettes CARTREIZE (ligne 102, ligne 69 ou ligne
72) en direction "LES PALUDS Aubagne".
Arrêt AGORA
Tous les horaires sont disponibles sur
www.lepilote.com (rubrique horaires)
TAXI : Taxi Aubagnais. Tél. : 04 42 03 80 80
HEBERGEMENT
Les hôtels les plus proches du centre de Congrès Agora sont les suivants :
Ibis Budget**
Etablissement, très calme, proche de tous les accès autoroutes et à 30 mètres du Palais des congres Agora.
Faites le choix de dormir dans une chambre moderne et agréable, conçue pour 1, 2 ou 3 personnes ,
équipée d'une douche, toilettes, et TV satellite, pour un prix très économique. Parking privé, climatisation.
Inter-Hôtel Le Relais d'Aubagne***
A 30 minutes du centre de Marseille, des plages de Cassis et du circuit Paul Ricard et 20 minutes d'Aix-enProvence et de Toulon, Le Relais d'Aubagne réussit l'alliance du charme provençal et du confort
contemporain.
- 50 chambres climatisées (certaines en duplex) : salle de bains complète, TV couleur satellite avec Canal+,
téléphone direct, parc de stationnement fermé, accueil 24 heures sur 24, accès internet (Wifi), salles de
réunions et séminaires parfaitement équipées, restaurant de qualité, décor chaleureux et terrasse au bord
de la piscine dans un jardin arboré.
La liste complète des hébergements est disponible sur le site internet de l’Office de Tourisme du Pays
d’Aubagne et de l’Etoile : www.tourisme-paysdaubagne.fr
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ACCUEIL
Toute l’équipe du service Développement économique se tiendra à votre disposition à l’accueil du Centre
Agora.
Présentez-vous dès votre arrivée pour :
● retirer vos badges exposants
● pour toute demande d’intervention particulière (électricité, WIFI…)
● pour toute commande supplémentaire (invitation, badges exposants…).
VOS INTERLOCUTEURS
SERVICE EXPOSANTS
SERVICE COMMUNICATION
Angélique CARIOU SCHOCKE, Assistante de
direction
[email protected]
Tél. : 04 42 62 85 32
Anne-Lise MAHE, Chargée de coordination
évènementielle
[email protected]
Tél. : 04 42 62 85 72
PARKING RESERVE AUX EXPOSANTS
Sur présentation de votre badge exposant, deux zones de parkings vous sont réservées (dans la limite des
places disponibles)
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EQUIPEMENT DES
ESPACES D’EXPOSITION
LES ESPACES
P.9
ELECTRICITE
P.10
CHARTE DU RESEAU INTERNET
P.11
8
L’équipement et l’aménagement des espaces d’exposition sont réalisés par le Centre de Congrès Agora et
le service communication. N’hésitez pas à les contacter pour tout renseignement complémentaire.
Vous disposez librement de l’emplacement que nous vous allouons, tant en ce qui concerne la disposition
du matériel exposé que des éléments de décoration annexes. Dans le souci de conserver l’unité et la tenue
de la manifestation, nous vous demandons cependant de ne pas dépasser les limites de l’espace qui vous
est attribué et de nous consulter pour toute installation excédant une hauteur de 3 mètres.
D’autre part, et pour répondre aux mêmes préoccupations de cohérence, nous vous remercions de ne
démonter ni modifier les éléments que nous avons mis en place, tels que bandeaux, enseigne ou
moquette.
Nous vous demandons également de veiller à ce que vos collaborateurs soient présents sur leur espace
d’exposition dès l’ouverture du salon et jusqu’à l’heure de fermeture.
LES ESPACES D’EXPOSITION
Selon votre domaine d’activité, vous serez positionné sur un village ou un espace précis, en fonction de la
liste ci-dessous :
 Village associations de zone
 Village industries
 Village santé
 Village environnement et construction
 Village T.I.C
 Village transports et logistique
 Village services aux entreprises
 Village bien être et détente
 Village saveurs et convivialité
Village financement
 Espace Emploi, Formation, Insertion
 Espace développement
L’équipement du Salon comprend uniquement la pose au sol d’une moquette et ne
prévoit pas de stand cloisonné individuel.
Les délimitations des villages se feront par une enseigne et quelques séparations.
Vous aurez à votre disposition un mange-debout et 2 tabourets.
1 seul roll-up est autorisé par exposant.
L’utilisation de mobilier d’exposition individuel n’est pas autorisée sans accord
préalable de l’organisateur.
Emballages
Il est interdit de laisser dans les allées, sur les espaces d’exposition ou entre les espaces d’exposition,
des dépôts combustibles quels qu'ils soient provenant des emballages.
Signalisation et matériel de sécurité
Les extincteurs, armoires d'incendie (RIA) ainsi que les enseignes et affiches (inscription rouge sur fond
blanc) s'y rapportant, doivent rester libres, accessibles et visibles.
Les constructions et motifs décoratifs ne doivent pas faire obstacle à la visibilité des inscriptions
signalant les sorties (lettres blanches sur fond vert).
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Décoration florale
L'emploi de plantes et fleurs en papier ou en matière synthétique est rigoureusement interdit. Seules
sont autorisées les plantes ou fleurs artificielles ayant une classification d'ignifugation MO
(incombustible) ou M1 (non inflammable).
VILLAGE SAVEURS & CONVIVIALITE
Sur ce village, l'exposant s'engage à respecter la législation en matière d'hygiène des aliments remis
directement au consommateur et notamment l'arrêté du 9 Mai 1995 (J.O. du 16 Mai 1995). Il devra :
• Nettoyer régulièrement le matériel servant à la coupe des produits ;
• Entreposer les produits au frais. Les produits préparés pour la dégustation et invendus ne pourront
être proposés à la vente pour le lendemain ;
• Emballer les produits ou fournir au minimum une serviette systématiquement ;
• Installer les protections rendues obligatoires par la Direction des Services Vétérinaires : glaces
protectrices devant, au-dessus et sur les côtés de cet espace.
La Communauté d’Agglomération ne saurait être tenue pour responsable en cas de manquement à ces
obligations de la part d’un exposant.
ELECTRICITE
Chaque exposant désirant une puissance supérieure à 16A (livrée avec l’espace d’exposition) devra le
notifier au service développement économique à l'aide du formulaire joint.
Ce branchement sera réalisé par l'installateur concessionnaire aux conditions ci-après qui comprennent la
location de l'installation, l'entretien des canalisations et la consommation.
NOTA :
Tous les branchements sont fournis avec la mise à la terre, conformément aux règlements en vigueur.
L'exposant est responsable de l'installation électrique à partir du tableau de branchement livré sur son
espace d’exposition.
Les règles de sécurité relatives à l'installation électrique des espaces d’exposition sont prescrites par
les textes officiels.
Il est à noter particulièrement :
 Qu’il est obligatoire de laisser le tableau de branchement accessible à tout moment.
 Qu’il est interdit d'utiliser :
-
Le conducteur de section inférieure à 1mm²
Les câbles et fils en aluminium
Les câbles et fils cuirassés, même pourvus de conducteur en cuivre.
Les fils souples sous gaine caoutchouc ou plastique méplat (type scindex)
Les fils souples, ronds ou torsadés sous gaine textile,
Les épissures
Les suspensions à bout de fil ou à contre poids,
Les prises multiples.
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UTILISATION DU RESEAU INTERNET
Cette Charte concerne le Centre de Congrès Agora et toute personne, client ou visiteur, utilisant les outils
et services liés au réseau internet wifi d’Agora. Il s’agit d’un document informatif sur la déontologie qui
s’impose à tout utilisateur du réseau.
L’exposant, s’engage :
•
à suivre les dispositions de cette Charte qui prévoit les conditions générales d’utilisation de notre
réseau
•
à communiquer à ses propres collaborateurs et partenaires, ainsi qu’à toute personne intéressée,
le contenu de la présente Charte par tout moyen à sa convenance
1. Sur l’accès au réseau par l’utilisateur
L’utilisateur destinataire de la présente Charte peut être notre client (commettant et préposés), ses
propres clients, les divers prestataires intervenants sur le site du fait de l’évènement organisé par le client,
ainsi que les visiteurs présents.
Le Centre de Congrès s’efforcera, dans la mesure du possible, de maintenir accessible le service qu’il
propose de manière permanente, mais ne garantit pas qu’il sera exempt de toute interruption.
L’utilisateur s’engage en outre à ne pas apporter volontairement de perturbations au système et à son
fonctionnement.
2. Sur les conditions d’utilisation
Il est du devoir moral du Centre de Congrès de rappeler aux utilisateurs d’internet et de messageries
électroniques, que nombre de règles de droit régissent cette utilisation afin de prévenir ou sanctionner des
actes illicites, notamment en matière de protection de la vie privée et de protection des mineurs, de
respect des lois concernant la propriété littéraire ou artistique, de respect des lois informatique et
libertés…etc…
Sont ainsi punis, sans que cette liste soit exhaustive, par le droit français :
•
l’atteinte à la vie privée
•
la diffamation et l’injure
•
la provocation de mineurs à commettre des actes illicites ou dangereux, le fait de favoriser la
corruption de mineurs, l’exploitation à caractère pornographique de l’image d’un mineur
•
la diffusion de messages à caractère pornographique, violent ou terroriste
•
l’incitation à la consommation de substances interdites
•
la provocation aux crimes et délits, la provocation au suicide, à la discrimination, à la haine raciale
ou à la violence, l’apologie de tout crime, la négation de crimes contre l’humanité
•
la contrefaçon de marques, la reproduction, représentation ou diffusion d’une œuvre de l’esprit ou
d’une prestation de droit voisin en violation des droits de l’auteur, du titulaire de droits voisins ou du
titulaire des droits de propriété intellectuelle
•
les copies de logiciels commerciaux pour quelque usage que ce soit, l’utilisation d’un logiciel dans
un cadre autre que celui prévu par la licence qui lui est attachée
La Communauté d’Agglomération du Pays d’Aubagne et de l’Etoile est fortement attachée aux valeurs
fondamentales qui régissent notre société, aux règles protectrices des intérêts des personnes et du respect
de l’ordre public. Le Centre de Congrès Agora pourra être amené, sur demande des autorités publiques, à
transmettre les registres de connexion si des activités illicites sont supposées ou constatées à l’occasion de
l’utilisation de ses services internet (loi 2006-64 du 23 janvier 2006, décret 2006-358 du 24 mars 2006).
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Il sera ainsi donné accès facile, permanent et direct aux autorités d’enquête et de répression, aux
informations identifiant les utilisateurs de notre réseau (noms, adresses électroniques IP,…), ainsi qu’aux
données relatives aux fournisseurs et aux services utilisés lors de la présence de l’utilisateur sur notre
réseau wifi.
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MONTAGE / DEMONTAGE
HORAIRES
P.14
LIVRAISON DE MARCHANDISES
P.14
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HORAIRE MONTAGE – DEMONTAGE
Montage du salon
Mercredi 4 novembre 2015 de 14h à 18h
Jeudi 5 novembre 2015 de 8h à 9h
Démontage du salon
Jeudi 5 novembre 2015 à partir de 18h
LIVRAISON DE MARCHANDISE
En cas de livraison de marchandises pour votre espace d’exposition par un transporteur, vous devez être
présent sur celui-ci à l’arrivée des marchandises afin d’en prendre livraison. Le Salon ne pourra en aucun
cas réceptionner la marchandise qui, si vous êtes absent, sera déposée librement sur votre espace
d’exposition sans contrôle de notre part. Le Salon et l’assureur n’assument aucune responsabilité pour les
avaries, vols, dommages, etc… survenus aux marchandises, matériaux, équipements, personnes, pendant la
durée de l’installation, du démontage et du transport.
ADRESSE DE LIVRAISON :
CENTRE DE CONGRES AGORA
Avenue des Paluds – 13400 AUBAGNE
Espace d’exposition ……………..
N° de portable de l’expéditeur : .........................
Préciser la date et l’heure de votre présence à votre
transporteur pour réceptionner la marchandise.
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PENDANT LE SALON
BADGE EXPOSANT
P. 16
RESTAURATION
P. 16
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BADGE EXPOSANT
Les badges vous seront remis le jour du salon à l’accueil du Centre de Congrès Agora.
RESTAURATION
Votre participation en tant qu’exposant vous donne droit à :
9h30 : Accueil café
12h30 : Déjeuner sous forme de panier salade ou panier sandwich (boisson et dessert inclus)
14h : Café
16h30 : Pause gourmande avec rafraîchissement
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REGLEMENTATION
REGLEMENT GENERAL
P. 18
ASSURANCES
P. 18
VISITE ET ETATS DES LIEUX
P. 19
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RÉGLEMENT
GÉNÉRAL
Les désistements doivent être signifiés aux organisateurs par LETTRE RECOMMANDEE AVEC ACCUSE
DE RECEPTION AU PLUS TARD LE 05 octobre 2015.
Les organisateurs, pour des raisons techniques ou difficultés de service pourront éventuellement
donner à l'exposant un autre espace d’exposition que celui demandé. Cette modification qui ne sera
proposée qu'en cas d'absolue nécessité ne donnera à l'exposant, ni le droit, ni le pouvoir de se retirer, ni
celui de demander un dédommagement.
Lorsqu'un emplacement n'est pas occupé le jour de l'ouverture de la manifestation, les organisateurs
de la journée se réservent le droit de disposer de l’espace d’exposition.
AMENAGEMENT TECHNIQUE
Le Centre de Congrès AGORA est le seul à fournir les prestations suivantes : Electricité - Eau.
STOCKAGE DES EMBALLAGES
Le Centre de Congrès AGORA d'Aubagne ne dispose pas de locaux pour entreposer les emballages vides
pendant la durée de la manifestation. Ceux-ci doivent être emportés par les exposants au fur et à mesure
du montage. Les exposants seront vis à vis de la Sécurité, responsables de la bonne exécution de cette
prescription.
CLAUSE PARTICULIERE
La Communauté d’agglomération du pays d’Aubagne et de l’étoile se réserve le droit d'annuler ou de
reporter le Salon, aucune indemnité, ni intérêts ne pourront être réclamés.
LITIGE
Toutes contestations, quelles qu'en soient l'origine et la cause, même en cas d'appel en garantie ou
d'action en vertu d'une solidarité quelconque, devront être jugées en conformité avec les présentes
conditions générales et seront portées devant le Tribunal de Commerce de Marseille, tant qu'il ne résultera
pas de l'application des dites conditions, un obstacle à cette attribution de compétence.
ASSURANCES
Vous devez assurer votre entreprise, du montage au démontage de votre espace d’exposition, auprès de
votre compagnie d’assurance, pour cet évènement : le matériel exposé et la responsabilité civile.
Vous devez obligatoirement ajouter au dossier, une copie d’attestation avant le 5 octobre 2015.
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VISITE ET ETATS DES LIEUX
La décoration des espaces d’exposition incombe exclusivement aux exposants. Toutes détériorations
causées par le non-respect de ces interdictions ainsi que les dégâts constatés aux parquets et/ou aux
moquettes mis à disposition seront portés à la charge de l'exposant. Avant et après la manifestation, il sera
procédé à un état des lieux en présence du preneur et d’un représentant du centre de congrès Agora. Le
preneur s’engage à respecter les locaux mis à disposition et à restituer le lieu en l’état.
Le preneur convient d’informer immédiatement le propriétaire de tout sinistre et dégradations des locaux
mis à disposition.
L'exposant est responsable de la tenue de son espace d’exposition (entretien à sa charge), en aucun cas
les installations de matériels ou marchandises ne devront déborder de l'emplacement attribué, ni
empiéter sur les allées réservées aux visiteurs.
Le Centre de Congrès AGORA décline toute responsabilité pour les marchandises laissées sans
surveillance durant le déroulement de la manifestation, pendant la mise en place et l'enlèvement.
Les normes de sécurité imposées par le règlement applicable aux Salons, Foires et Expositions (arrêté du 23
mars 1965, JO du 30 mars 1965), doivent être scrupuleusement respectées.
Une inobservation de ce règlement pourrait entraîner la fermeture immédiate de l’espace d’exposition.
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OPTIMISER VOTRE PRESENCE
INVITER VOS CLIENTS / PROSPECTS A LA JOURNEE DE
L’ENTREPRISE
E.INVITATION
P.21
DES ACTIONS DE PROMOTION
DEPLIANT & SITE INTERNET
P.21
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CARTES D'INVITATION
L’accès au salon est gratuit et exclusivement réservé aux les visiteurs professionnels.
Vous êtes, en tant qu’exposant, les meilleurs ambassadeurs du salon. Invitez vos clients et prospects à
vous rendre visite sur votre espace d’exposition, en leur adressant par courriel des invitations leur
donnant droit à une e.invitation.
Les documents nécessaires vous seront adressés ultérieurement.
DEPLIANT ET SITE INTERNET
La Communauté d’Agglomération du Pays d’Aubagne et de l’Etoile éditera un dépliant disponible à l’accueil
du Salon. Ce dépliant contiendra le plan du salon ainsi que la liste des exposants.
Cette dernière sera également disponible pour les visiteurs sur le site internet de la Communauté
d’Agglomération du Pays d’Aubagne et de l’Etoile (http://entreprises.paysdaubagne.fr)
Vous trouverez aussi la liste des visiteurs qui se seront inscrits à la Journée de l’Entreprise sur
http://entreprises.paysdaubagne.fr
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BULLETIN D’INSCRIPTION à retourner par mail à [email protected] ou par fax : 04 42 62 85 39
Raison Sociale .....................................................................................................................................................
Personne à contacter .........................................................................................................................................
Adresse…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
Tél. : .....................................Mobile : .........................................Email.............................................................
DESIGNATION
Nom et prénom
Fonction
1………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………
2………………………………………………………………………………………………………... …………….……………………………..
Badge
exposant
3………………………………………………………………………………………………………… ……………………….…………………..
4………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………….
5………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………
Branchement Avez-vous besoin d'une puissance électrique? : □ Oui
électrique
Si oui
□ 10 A en 220 V
□ 16 A en 220 V
Liste du
□ Non
Merci de bien vouloir lister le matériel que vous souhaitez brancher sur l'espace d'exposition
matériel
Connexion
WIFI
Déjeuner
Avez-vous besoin d'une connexion WIFI :
□ Oui
□ Non
□ nombre de panier salade : ………………………...………….
□ nombre de panier sandwich : …………………………………
Souhaitez-vous proposer une offre promotionnelle durant le salon?
Offre salon
□ Oui
□ Non
Si oui, laquelle? :
Souhaitez-vous proposer 1 lot pour le jeu concours tirage au sort qui sera organisé le jour du
salon?
Dotation
tirage au sort Si oui, merci de bien vouloir préciser :
- la nature du lot :
- sa valeur commerciale
Trophées des Envisagez-vous de candidater aux Trophées 2015? :
Paluds
□ Oui
□ Non
22
23