Code d`éthique des administrateurs

Transcription

Code d’éthique des administrateurs, membres de comités, dirigeants et employés de l’Organisme d’autoréglementation du courtage immobilier du Québec CHAPITRE 1
Règles d’éthique des administrateurs, membres de comités, dirigeants et
employés
1- Définitions
Aux fins du présent code :
1° « administrateur » : personne élue ou nommée siégeant au sein du conseil
d’administration de l’Organisme;
2° « Organisme » : l’Organisme d’autoréglementation du courtage immobilier du
Québec;
3° « conseil d’administration » : le conseil d’administration de l’Organisme ou du
Fonds d’assurance;
4° « dirigeant » : tout dirigeant de l’Organisme au sens du Règlement intérieur de
l’Organisme;
5° « employé » : tout employé de l’Organisme occupant une fonction permanente
ou temporaire, à temps complet, à temps partiel, à titre de stagiaire ou d’étudiant,
rémunéré ou non;
6° « Fonds d’assurance » : le Fonds d’assurance responsabilité professionnelle de
l’Organisme;
7°
« loi » : la Loi sur le courtage immobilier, L.R.Q., c. C-73.2;
8°
« titulaire » : tout titulaire de permis délivré par l’Organisme;
9° « membre d’un comité » : tout membre d’un comité constitué au sein de
l’Organisme en vertu de la loi ou du Règlement intérieur de l’Organisme, dans
l’exercice de sa mission ou par résolution du conseil d’administration;
10° « règlement intérieur » : le Règlement intérieur de l’Organisme, incluant ses
modifications;
Mis à jour le 12 mai 2015
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11° « contractant » : toute personne ayant une relation d’affaires avec l’Organisme;
12° « comité statutaire » : tout comité constitué au sein de l’Organisme par la loi,
c’est-à-dire, le comité de délivrance et de maintien des permis, le comité
d’indemnisation, le comité d’inspection, le comité de discipline et le comité de
révision des décisions du syndic.
À moins que le contexte ne s’y oppose, le présent code s’applique à tous les
administrateurs, membres de comités, dirigeants et employés de l’Organisme, ce qui
inclut ceux du Fonds d’assurance.
2- Organisation de ses affaires
Toute personne doit respecter les règles et, en cas de doute, agir selon l’esprit des
principes et des règles prévus au présent code. Elle doit de plus organiser ses affaires
de telle sorte qu’elles ne puissent nuire à l’exercice de ses fonctions.
En outre, elle doit s’assurer de maintenir à jour ses connaissances et habiletés
nécessaires à l'exercice de ses fonctions.
3- Confidentialité de l’information
Toute personne doit, dans l’exercice de ses fonctions, respecter la confidentialité de
toutes les informations, renseignements ou documents qui lui sont révélés ou transmis.
Elle doit notamment assurer la protection des renseignements personnels qu’elle
recueille, utilise, communique, conserve ou détruit, conformément aux dispositions de la
Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des
renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1).
4- Indépendance décisionnelle
Toute personne doit dans l’exercice de ses fonctions, prendre ses décisions
indépendamment de toutes considérations reliées à d’autres organisations auxquelles
elle est rattachée.
Un administrateur qui est un conciliateur, un médiateur ou un arbitre dans le cadre d’un
processus de conciliation, de médiation ou d’arbitrage en matière de courtage immobilier
ou hypothécaire, ne peut agir à ce titre pendant la durée de son mandat.
Les membres des comités de discipline, de délivrance et maintien des permis,
d’inspection, d’indemnisation et de révision des décisions du syndic ne doivent pas agir
dans le cadre de dossiers où ils ont déjà agi ou agissent entre les mêmes parties à titre
de conciliateur, médiateur ou arbitre. De plus, ils ne doivent pas agir à ce titre dans des
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dossiers dans lesquels ils seraient appelés à émettre des opinions contraires à celles du
comité sur lequel ils siègent au sein de l’OACIQ.
5- Avis en cours d’emploi
Tout employé déclaré coupable, par jugement définitif, ou qui se reconnaît coupable
d’une infraction criminelle ou d’un acte au cours de son emploi doit en aviser par écrit le
président et chef de la direction sans délai. Le président et chef de la direction décide
alors de toute mesure appropriée compte tenu de l’infraction criminelle et de l’acte et des
circonstances s’y rattachant et ce, dans les limites permises par les lois applicables.
Tout administrateur de l’Organisme ou du Fonds d’assurance, dirigeant ou membre de
comités doit aviser par écrit le président du conseil d’administration sans délai s’il :
1°
fait ou a déjà fait l’objet d’une plainte devant le comité de discipline;
2° a déjà vu son permis révoqué, suspendu ou assorti de restrictions ou de
conditions par le comité de discipline ou par un organisme du Québec, d’une autre
province ou d’un autre État chargé de la surveillance et du contrôle du courtage
immobilier;
3° fait cession de ses biens ou est sous le coup d’une ordonnance de séquestre
prononcée en vertu de la Loi sur la faillite et l’insolvabilité;
4° est déclaré coupable par un tribunal d’une infraction ou d’un acte qui, de l’avis
de l’Organisme, a un lien avec l’exercice des activités de courtier ou d’agence ou
s’est reconnu coupable d’une telle infraction ou d’un tel acte;
5°
est pourvu d’un tuteur, d’un curateur ou d’un conseiller.
Dans le cas où les situations mentionnées ci-haut concernent le président du conseil
d’administration, l’avis écrit doit être donné au vice-président du conseil d’administration.
6- Utilisation de biens de l’Organisme
Toute personne ne doit pas confondre les biens de l’Organisme avec les siens et ne
peut les utiliser à son profit ou au profit de tiers. De plus, elle ne peut utiliser à son profit
ou au profit de tiers l’information obtenue dans l’exercice ou à l’occasion de l’exercice de
ses fonctions.
7- Réception de cadeau, marque d’hospitalité ou autre avantage
Toute personne ne peut accepter un cadeau, marque d’hospitalité ou autre avantage
que s’il est d’usage. Ce cadeau, marque d’hospitalité ou autre avantage ne doit pas être
concomitant avec toute négociation ou être reçu dans le but d’influencer quiconque dans
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la prise d’une décision. À cet effet, toute personne doit, dans la prise de ses décisions,
éviter de se laisser influencer notamment par des offres d’emploi.
S’il est un d’usage, il pourra être accepté par le destinataire, mais devra être dénoncé à
l’Organisme et dans le cas d’un employé, à son supérieur. Cette dénonciation est
inscrite dans un registre de cadeaux.
Ce registre doit indiquer l’identité du donateur, du destinataire, la nature du cadeau, de
la marque d’hospitalité ou de tout autre avantage, sa valeur estimée ainsi qu’une
mention indiquant si le destinataire l’a conservé pour lui ou l’a destiné à autrui. La tenue
de ce registre ainsi que la supervision des cadeaux, marque d’hospitalité ou autres
avantages est sous la responsabilité du comité d’éthique de l’Organisme.
Tout autre cadeau, marque d’hospitalité ou avantage reçu doit être retourné au donateur
ou remis à l’Organisme.
8- Représentation ou déclaration privée ou publique
Toute personne ne doit pas faire de représentation ou de déclaration, privée ou
publique, au nom de l’Organisme, à moins que son supérieur immédiat ou le président
du conseil d’administration selon le cas, l’ait autorisée expressément.
9- Activité interdite et non utilisation de l’information après la fin de ses fonctions
Toute personne ne doit pas, dans l’année qui suit la fin de ses fonctions, agir au nom ou
pour le compte d’autrui relativement à une procédure, à une négociation ou à une autre
opération à laquelle l’Organisme est partie et sur laquelle il détient de l’information non
disponible au public.
Ce qui précède ne peut être interprété comme une renonciation, par l’Organisme, à
toute protection offerte par un code de déontologie professionnelle ou comme venant
restreindre les obligations déontologiques d’un professionnel notamment, relativement
aux conflits d’intérêts et au secret professionnel.
De plus, en tout temps, il ne peut utiliser à son profit ou au profit de tiers, toute
information, renseignement ou document confidentiel, privilégié ou non disponible au
public, qui lui a été transmis ou auquel il a eu accès pendant qu’il exerçait des fonctions
auprès de l’Organisme.
10- Respect par les autorités
Le président du conseil d’administration doit s’assurer du respect des principes d’éthique
et des règles de déontologie par les administrateurs de l’Organisme et du Fonds
d’assurance, les dirigeants de l’Organisme ainsi que par les présidents des comité de
délivrance et de maintien des permis, comité d’indemnisation, comité d’inspection et
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comité de révision des décisions du syndic.
Dans le cas où le président du conseil d’administration est visé par le manquement
reproché, l’autorité compétente sera les autres membres du conseil d’administration.
À l’égard des membres du comité de discipline, du comité de maintien et de délivrance
des permis, du comité d’indemnisation, du comité d’inspection et du comité de révision
des décisions du syndic, cette responsabilité incombe aux présidents respectifs de ces
comités.
Le président et chef de la direction doit s’assurer du respect des principes d’éthique et
des règles de déontologie par les employés de l’Organisme.
11- Avis en cas de manquement
L’autorité compétente fait part aux personnes visées, des manquements reprochés ainsi
que de la sanction qui peut lui être imposée et l’informe qu’il peut lui fournir ses
observations et, s’il le demande, être entendu à ce sujet.
Selon le cas, le président du conseil d’administration, le président d’un des comités
visés au 3e alinéa de l’article 10 ou le président et chef de la direction peut notamment, à
l’égard de la personne visée :
1˚
lui donner un avis verbal;
2˚
lui transmettre un avis écrit;
3˚ recommander au conseil d’administration de procéder à la destitution de
l’administrateur, du dirigeant ou du membre du comité ou, selon le cas, prendre toute
mesure disciplinaire appropriée envers l’employé, allant même jusqu’au
congédiement.
Dans le cas où la personne visée par le manquement reproché est le président du
conseil d’administration, les autres membres du conseil d’administration peuvent
prendre les mesures prévues au présent article, compte tenu des adaptations
nécessaires.
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CHAPITRE 2
Règles d’utilisation de l’équipement informatique de l’Organisme et des
technologies de l’information
12 -
Objectifs
! Établir les règles d’utilisation de l’équipement informatique et des technologies de
l’information.
! Protéger la sécurité du réseau ainsi que la confidentialité de l’information.
! Protéger l’intégrité, la réputation et l’image de l’Organisme.
! Limiter le risque d’exposition à des virus et à des arrêts de service.
! Encadrer l’utilisation des médias sociaux au travail et à l’extérieur du travail
lorsque des déclarations peuvent aller à l’encontre des intérêts de l’Organisme,
de ses administrateurs, membres de comités, dirigeants, employés ou membres.
13 -
Propriété de l’Organisme
Tout le matériel de lʼOrganisme dont les logiciels, les systèmes de courriel, dʼInternet et
de téléphonie, tout information, message, fichier, document se trouvant ou émanant des
systèmes sous quelque forme que ce soit (sonore, vidéo, imprimé, numérique,
électronique ou autres) est réputé être la propriété exclusive de lʼOrganisme, de sorte
que l’utilisateur n’en est pas propriétaire.
Sans limiter la généralité de ce qui précède, cela comprend également tous les droits de
propriété intellectuelle, droits dʼauteur, droits moraux et droits liés aux marques de
commerce de lʼOrganisme.
14 -
Champs d’application
Le présent chapitre sʼapplique à tout utilisateur de l’équipement informatique de
l’Organisme et des technologies de l’information, dont notamment les administrateurs,
membres de comités, dirigeants ou employés (ci-après « l’utilisateur »), peu importe où il
se trouve, qu’il soit dans les bureaux de l’Organisme ou à tout autre endroit, et ce,
pendant les heures de travail ou non.
Le présent chapitre encadre l’utilisation de l’équipement informatique et des
technologies de l’information incluant les composantes matérielles (ordinateur, portable,
réseau, serveur, modem, câble, etc.), la bande passante interne et externe de
l’Organisme, les logiciels (systèmes d’exploitation, programmes, etc.), les banques de
données (listes, cédéroms, etc. ), les liens de communication (extranet, intranet,
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Internet, courriel, « Facebook », « Twitter », « LinkedIn », etc.), les appareils de poche
(cellulaire, « Blackberry », « iPhone », etc.) accessibles, directement ou indirectement,
les téléphones ainsi que tous les autres services électroniques appartenant ou loués par
l’Organisme (ci-après «l’équipement informatique»).
Le présent chapitre encadre également l’utilisation des médias sociaux au travail et à
l’extérieur du travail, soit les échanges sur le Web, que ce soit par le biais de réseaux
sociaux (« Facebook », « My Space »), de réseaux professionnels (« Linkedln »), de
blogues et mini-blogues (« Twitter »), de réseaux de partage (« You Tube ») ou de toute
autre plafe-forme associée au Web (ci-après « les médias sociaux »).
15 -
Responsabilités générales des utilisateurs
Chaque utilisateur a la responsabilité d’utiliser l’équipement informatique en respectant
les lois et le présent chapitre.
Chaque utilisateur doit s’assurer que l’équipement informatique est correctement utilisé,
et ce, afin de le protéger contre les dommages.
Les portables et tout équipement informatique appartenant à l’Organisme ne doivent pas
être prêtés à une tierce personne, ni être laissés dans une voiture ou dans un endroit
sans surveillance.
Les mots de passe et codes d’accès sont confidentiels et ne doivent pas être divulgués.
Chaque utilisateur a donc la responsabilité de protéger ses mots de passe et codes
d’accès.
Chaque utilisateur doit changer son mot de passe périodiquement ou sans délai s’il
possède des raisons de croire que son mot de passe est connu par un tiers.
Chaque utilisateur est en tout temps responsable des communications effectuées grâce
à lʼutilisation de son mot de passe ou de son code dʼaccès. Il en est de même pour le
responsable à qui le code dʼaccès a été dévoilé.
En cas de perte de son code dʼaccès ou dʼun usage non autorisé par un tiers, l’utilisateur
doit aviser lʼadministrateur du réseau dans les plus brefs délais. Il en est de même pour
tout responsable à qui le code dʼaccès a été dévoilé. Par ailleurs, afin de protéger son
code dʼaccès, l’utilisateur doit le modifier à la suite dʼune demande à cet effet adressée
par lʼadministrateur du réseau et lʼen informer dès que cette opération est effectuée. Le
code dʼaccès choisi par l’utilisateur doit être conforme aux modalités alors imposées par
lʼadministrateur du réseau.
Chaque utilisateur doit respecter les licences d’utilisation des logiciels et ne doit pas les
fournir à des personnes de l’extérieur.
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Chaque utilisateur doit prendre les moyens nécessaires pour prévenir la divulgation
d’informations confidentielles à des personnes non autorisées.
Chaque utilisateur doit répondre rapidement aux messages électroniques ou
téléphoniques, dʼune façon polie et professionnelle.
Chaque utilisateur doit obtenir lʼapprobation dʼun représentant autorisé de lʼOrganisme
avant de transmettre, publier ou mettre en ligne de quelque façon que ce soit un texte
comportant des faits ou une opinion pouvant aller à l’encontre des intérêts de
l’Organisme, de ses administrateurs, membres de comités, dirigeants, employés ou
membres.
Chaque utilisateur est personnellement responsable de ses activités en lien avec les
médias sociaux et des propos et contenus qu’il y publie, et ce, même si celles-ci ont lieu
à l’extérieur du travail.
16 -
Utilisation professionnelle et personnelle
L’utilisation de l’équipement informatique est limitée à des fins professionnelles pour le
compte de l’Organisme.
L’Organisme permet, à titre de privilège, l’utilisation occasionnelle de l’équipement
informatique à des fins personnelles non lucratives ou ne se rapportant pas à l’exercice
des fonctions en dehors des heures d’affaires de l’Organisme ou en dehors des heures
de travail de l’utilisateur.
L’utilisateur doit alors préalablement obtenir l’autorisation de son supérieur immédiat ou
de la direction de l’Organisme. L’autorisation sera accordée en autant que cette
utilisation ne nuise pas à la prestation de travail de l’utilisateur ainsi qu’aux opérations
de l’Organisme.
L’utilisation à des fins personnelles d’appareils de poche (IPhone ou autres) est permise
uniquement à l’extérieur des heures de travail.
Sur les lieux du travail, la sonnerie des appareils de poche (IPhone ou autres) doit être
mise en mode vibration tant pour la téléphonie que pour la messagerie texte, afin de ne
pas déranger les autres membres de l’Organisme.
17 –
Surveillance et renonciation à la vie privée
Chaque utilisateur renonce à invoquer le droit à la vie privée à l’égard de toute
information téléchargée, sauvegardée, visionnée, créée, emmagasinée, envoyée ou
reçue à l’aide de l’équipement informatique.
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Les utilisateurs reconnaissent que l’Organisme a le droit de surveiller tout aspect de
l’utilisation de l’équipement informatique et qu’il peut notamment vérifier sans préavis :
a) tous les messages vocaux ou fichiers électroniques des utilisateurs, y compris
les courriels reçus et envoyés;
b) les sites Internet visités;
c) les groupes de discussion et babillards électroniques auxquels les utilisateurs
participent;
d) le matériel ou les fichiers reçus ou téléchargés par les utilisateurs.
Les utilisateurs reconnaissent que l’Organisme se réserve le droit de surveiller les
activités des administrateurs, membres de comités, dirigeants et employés liées
aux médias sociaux.
18 -
Règles particulières s’appliquant aux médias sociaux
Dans ses interactions par le biais des médias sociaux, tout administrateur, membre de
comités, dirigeant ou employé doit faire preuve de bon jugement et s’assurer qu’il n’agit
pas à l’encontre des droits et intérêts de l’Organisme, de ses administrateurs, dirigeants,
employés ou membres. Les règles d’utilisation suivantes doivent être notamment
respectées :
a) Agir avec loyauté et de façon respectueuse.
b) Agir dans le respect des droits à la vie privée, à la réputation et à l’image.
c) Ne jamais parler pour et au nom de l’Organisme, de ses administrateurs,
dirigeants, employés ou membres sur les médias sociaux, ni publier des
informations leur appartenant, des photos ou le logo de l’Organisme.
d) S’abstenir d’émettre des commentaires négatifs, désobligeants ou dénigrants
envers l’Organisme, ses administrateurs, dirigeants, employés ou membres.
e) S’abstenir de divulguer des informations et contenus obtenus dans l’exécution
ou à l’occasion du travail et tout autre contenu ou information confidentiel ou
protégé par des droits d’auteurs.
f) S’assurer que l’information publiée est exacte, fondée et factuelle.
g) Toujours utiliser son adresse de courrier électronique personnelle pour
s’inscrire à un réseau social.
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h) S’assurer d’obtenir le consentement des administrateurs, dirigeants, employés
ou membres avant de mettre en ligne des photos, des contenus ou des
informations les concernant.
i) Dans le cadre de ses interventions, agir de façon prudente et diligente, en
respect des directives de l’Organisme.
19 -
Activités interdites
Les activités énoncées dans la présente section sont strictement interdites :
a) Modifier la configuration matérielle ou logicielle des systèmes.
b) Obtenir ou tenter d’obtenir un accès non autorisé à un serveur.
c) Crypter, encoder, rendre invisible ou rendre inaccessible tout message
électronique, fichier ou dossier informatique sans respecter les procédures
spécifiques de l’Organisme.
d) Copier des logiciels, des fichiers ou toute autre information électronique ou
transmettre à des tiers des éléments protégés par les droits d'auteur, marques
de commerce ou brevets, sans autorisation écrite et transmise au préalable
par le propriétaire de ces droits.
e) Distribuer ou installer des logiciels piratés ou autres produits non licenciés sur
l’équipement informatique.
f) Emmagasiner des fichiers personnels, photos, vidéos ou autres sur le disque
dur de l’ordinateur ou sur le réseau.
g) Introduire sur l’équipement informatique des logiciels pouvant transmettre des
virus ou toute autre forme de parasites électroniques.
h) Utiliser l’équipement informatique pour télécharger, sauvegarder, visionner,
créer, emmagasiner, envoyer, recevoir ou autrement diffuser du matériel
offensif, incluant tout propos discriminatoire ou du matériel pornographique,
hostile, violent, haineux, ou autrement contraire aux bonnes mœurs ou à la loi.
i) Utiliser l’équipement informatique pour télécharger, sauvegarder, visionner,
créer, emmagasiner, envoyer, recevoir ou autrement diffuser de l’information
pour toute activité illégale ou illicite, y compris, sans toutefois s’y limiter, la
violation du droit d’auteur, les obscénités, la diffamation verbale, le plagiat, le
harcèlement, l’intimidation, la contrefaçon, le jeu ou la sollicitation à des
ventes pyramidales.
10
j) Utiliser l’équipement informatique pour accéder à des sites inappropriés,
notamment des sites de jeux, de loterie, de pornographie ou de matériel
entretenant de l’hostilité, de la violence, de la haine, du racisme, du sexisme,
etc.
k) Participer à des chaînes de lettres ou à d'autres communications semblables
incluant notamment les blagues, films, images, jeux, polluriels, et de
transmettre ces échanges vers un autre utilisateur ou des tiers.
l) Faire des téléchargements à des fins personnelles.
m) Utiliser l’équipement ou l’accès Internet pour des activités personnelles de
nature commerciale.
n) Communiquer à des tiers de l’information ou des listes de renseignements
concernant des membres ou des employés actuels ou futurs de l’entreprise.
o) Supprimer ou arrêter le mécanisme anti-virus d'un poste de travail ou d'un
portable sans autorisation.
p) Faire un envoi massif de courriels non sollicités à l'intérieur ou à l'extérieur de
l’Organisme, sans l'autorisation spécifique de l’Organisme.
q) Surveiller, sous toute forme, pour intercepter des informations transmises par
un autre utilisateur.
r) Désactiver, modifier ou retirer des programmes installés sur les postes de
travail.
s) Accéder ou modifier de l’information, des logiciels ou mots de passe
appartenant à d’autres utilisateurs.
t) Utiliser les médias sociaux au travail ou à l’extérieur du travail pour :
i.
divulguer de l’information concernant l’Organisme, ses administrateurs,
dirigeants, employés ou membres.
ii.
diffuser des commentaires ou opinions de nature personnelle
concernant l’Organisme, ses administrateurs, dirigeants, employés ou
membres;
iii.
diffuser des propos diffamatoires ou porter atteinte à la réputation de
l’Organisme, de ses administrateurs, dirigeants, employés ou membres;
11
iv.
harceler, intimider ou menacer les
employés ou membres de l’Organisme.
administrateurs,
dirigeants,
CHAPITRE 3
Règles d’éthique spécifiques aux membres du comité de discipline de
l’Organisme
20.
À moins que le contexte ne s’y oppose, le présent chapitre s’applique à tous les
membres du comité de discipline, dont le président et les vice-présidents.
Les règles prévues au présent chapitre s’ajoutent à celles édictées aux chapitres 1 et 2.
En cas de divergence entre les règles, les plus exigeantes s'appliquent.
21.
Le membre du comité de discipline agit dans le respect du droit et des attributions
établis notamment par la loi, le Règlement sur les instances disciplinaires de l’organisme
d’autoréglementation du courtage immobilier et la Loi sur les commissions d’enquête
(L.R.Q. c. C-37).
Le membre du comité de discipline fait preuve de respect et de courtoisie à l’égard des
personnes qui se présentent devant lui, tout en exerçant l’autorité requise pour la bonne
conduite de l’audience. Il remplit son rôle avec intégrité, dignité, probité, diligence et
assiduité. Il évite toute conduite susceptible de le discréditer.
22.
Le membre du comité de discipline fait preuve de réserve dans la manifestation
publique de ses opinions sur des questions liées à son mandat pour ne pas nuire à
l’exercice de ses fonctions.
Sans limiter la généralité de ce qui précède, le membre du comité de discipline :
1˚ s’abstient de s’impliquer dans une cause ou de participer à un groupe de
pression dont les objectifs ou les activités concernent des matières qui relèvent de la
compétence du comité;
2˚ s’abstient de toute intervention ou prise de position concernant une affaire dont
il n’est pas saisi;
3˚ évite d'exprimer des opinions pouvant faire naître des doutes sur son objectivité
ou son impartialité;
4˚
respecte le secret du délibéré.
12
23.
Le membre du comité de discipline ne doit pas se laisser influencer par la critique
ou la crainte de celle-ci, quelle qu'en soit la forme. Il ne peut accepter un cadeau,
marque d’hospitalité ou autre avantage.
Tout cadeau, marque d’hospitalité ou avantage reçu doit être déclaré au secrétaire en
chef du comité de discipline et retourné à ce dernier ou au donateur. Le secrétaire en
chef du comité de discipline consigne dans un registre ces déclarations en y
mentionnant le nom du donateur, le nom du destinataire, la nature du cadeau, de la
marque d’hospitalité ou de l’avantage et la date à laquelle il a été retourné.
Le secrétaire en chef du comité de discipline est autorisé à transmettre sur demande
une copie de ce registre au président du comité de discipline, un vice-président et au
comité d’éthique de l’Organisme.
24.
Le membre du comité de discipline ne peut exercer d’autres fonctions
rémunérées ou non rémunérées auprès de l’Organisme. Il ne peut être administrateur,
employé ou contractant de l’Organisme, ce qui inclut le Fonds d’assurance. De plus, il
ne peut pas être membre du comité de délivrance et de maintien des permis, du comité
d’inspection, du comité d’indemnisation et du comité de révision des décisions du
syndic.
Le membre du comité de discipline qui pose sa candidature pour l’une ou l’autre des
fonctions énumérées au premier alinéa est réputé avoir démissionné, à titre de membre
de ce comité, à la date de réception de cette candidature par l’Organisme.
Malgré ce qui précède, le membre du comité de discipline peut exercer des fonctions
relevant de sa compétence professionnelle dans la mesure où elles ne compromettent
pas son impartialité ou l’exercice utile de sa charge. À cet égard, il peut notamment
exercer des activités didactiques pour lesquelles il peut être rémunéré.
25.
Le membre du comité de discipline est inhabile à siéger :
1˚ lorsqu’il fait l’objet d’une plainte devant le comité de discipline, et ce, jusqu’à ce
que la décision du comité ou de toute autre instance soit finale et exécutoire, tant sur
la culpabilité que sur la sanction;
2˚ lorsqu’il se trouve dans une situation de nature à porter atteinte à l'intégrité, à
l'indépendance ou à la dignité du comité de discipline ou de nature à diminuer la
confiance du public envers lui;
3˚ lorsqu’il a dénoncé une situation de conflit d’intérêts suivant les dispositions du
présent code et ce, tant que cette situation existe;
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4° si son permis fait l’objet d’une suspension, d’une révocation ou s’il est assorti de
restrictions, sauf celles prévues à l’article 2 du Règlement sur la délivrance des
permis de courtier ou d’agence, ou de conditions.
26.
Est réputé avoir démissionné un membre du comité de discipline qui est trouvé ou
qui se reconnaît coupable, à la suite d’un jugement final et exécutoire, d’une infraction
aux dispositions de la loi ou des règlements pris pour son application suivant l’article 93
de cette loi. Ce membre est alors inhabile à continuer à instruire une plainte dont il avait
débuté l’instruction. En plus de ne pouvoir demeurer en fonction à titre de membre du
comité de discipline, il ne pourra plus jamais être nommé de nouveau.
27.
Le membre du comité de discipline doit éviter tout conflit d’intérêts. À cet effet, il
dénonce sans délai par écrit au président du comité de discipline ou un vice-président
tout intérêt direct ou indirect qu'il a dans un organisme, une entreprise ou une
association et qui est susceptible de le placer dans une situation réelle ou apparente de
conflit d'intérêts.
Dans le cas du président du comité de discipline ou d’un vice-président, cette
dénonciation doit se faire auprès du secrétaire de l’Organisme.
28.
Le membre du comité de discipline entend et décide des plaintes, demandes et
requêtes soumises au comité dans le cadre du droit et des règles de justice naturelle. Il
agit afin de rendre dans un délai acceptable une décision dont la portée est claire,
supportée par des motifs explicites et disposant le mieux possible des prétentions des
parties.
29.
Le président du comité de discipline ou un vice-président :
1˚ admet à l’audience toute personne s'y présentant, à moins que l'intérêt de la
justice n'exige autrement;
2˚ veille à ce que nul n'ait une tenue ou un comportement susceptible de perturber
le cours de la justice ou de porter atteinte à son respect;
3˚ veille à ce que chaque partie ait la faculté d'être entendue de façon impartiale et
de faire valoir ses prétentions pleinement, sous réserve de leur pertinence et de leur
admissibilité;
4˚
veille au respect du droit de chacune des parties :
a) d'être informée de toute preuve déposée ou offerte au soutien de la partie
adverse et de pouvoir s'y opposer, notamment en contre-interrogeant les témoins,
b) de présenter toute plaidoirie pertinente et de répondre à la plaidoirie de la
partie adverse,
c) d'être représentée par un avocat.
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30Le président du comité de discipline doit s’assurer du respect des dispositions du
présent code par les autres membres du comité de discipline. Dans le cas où la
personne visée par le manquement est le président du comité de discipline, l’autorité
compétente est un vice-président.
En cas de non-respect du présent code par un membre du comité de discipline, le
président du comité de discipline ou le cas échéant un vice-président, fait part à la
personne visée des manquements reprochés ainsi que du correctif qui peut lui être
imposé et l’informe qu’elle peut lui fournir ses observations et, si elle le demande, être
entendue à ce sujet.
Le président peut, à l’égard de la personne visée :
1˚
lui donner un avis verbal;
2˚
lui transmettre un avis écrit;
3˚
recommander au conseil d’administration de procéder à sa destitution.
CHAPITRE 4
Règles d’éthique spécifiques aux membres du comité d’inspection
31À moins que le contexte ne s’y oppose, le présent chapitre s’applique à tous les
membres du comité d’inspection.
32Le membre du comité d’inspection agit dans le respect du droit et des attributions
établis par la loi et ses règlements. Il remplit son rôle avec intégrité, dignité, probité,
diligence et assiduité. Il évite toute conduite susceptible de le discréditer.
33Le membre du comité d’inspection fait preuve de réserve dans la manifestation
publique de ses opinions sur des questions liées à son mandat pour ne pas nuire à
l’exercice de ses fonctions.
Sans limiter la généralité de ce qui précède, le membre du comité d’inspection :
15
3˚ évite d'exprimer des opinions pouvant faire naître des doutes sur son
objectivité;
4˚
respecte le secret du délibéré des séances.
34Le membre du comité d’inspection ne doit pas se laisser influencer par la critique
ou la crainte de celle-ci, quelle qu'en soit la forme. Il ne peut accepter un cadeau,
marque d’hospitalité ou autre avantage.
Tout cadeau, marque d’hospitalité ou avantage reçu doit être déclaré au secrétaire de
l’Organisme et retourné à ce dernier ou au donateur. Le secrétaire de l’Organisme
consigne dans un registre ces déclarations en y mentionnant le nom du donateur, le
nom du destinataire, la nature du cadeau, de la marque d’hospitalité ou de l’avantage et
la date à laquelle il a été retourné.
Le secrétaire de l’Organisme est autorisé à transmettre sur demande une copie de ce
registre au président du comité d’inspection et au comité d’éthique de l’Organisme.
35Le membre du comité d’inspection ne peut exercer d’autres fonctions rémunérées
ou non rémunérées auprès de l’Organisme. Il ne peut être administrateur, employé ou
contractant de l’Organisme, ce qui inclut le Fonds d’assurance. De plus, il ne peut pas
être membre du comité de délivrance et de maintien des permis, du comité de discipline,
du comité d’indemnisation et du comité de révision des décisions du syndic.
Le membre du comité d’inspection qui pose sa candidature pour l’une ou l’autre des
Malgré ce qui précède, le membre du comité d’inspection peut exercer des fonctions
36-
Le membre du comité d’inspection est inhabile à siéger :
1˚ lorsqu’il fait l’objet d’une plainte devant le comité de discipline et ce, jusqu’à ce
l'indépendance ou à la dignité du comité d’inspection professionnelle ou de nature à
diminuer la confiance du public envers lui;
16
présent code et ce, tant que la situation existe;
37Est réputé avoir démissionné un membre comité d’inspection qui est trouvé ou
qui se reconnaît coupable, à la suite d’un jugement final et exécutoire, d’une infraction
aux dispositions de la loi ou des règlements pris pour son application suivant l’article 93
de cette loi. En plus de ne pouvoir demeurer en fonction à titre de membre du comité
d’inspection, il ne pourra plus jamais être nommé de nouveau.
38Le membre du comité d’inspection doit éviter tout conflit d’intérêts. À cet effet, il
dénonce sans délai par écrit au président du comité d’inspection tout intérêt direct ou
indirect qu'il a dans un organisme, une entreprise ou une association et qui est
susceptible de le placer dans une situation réelle ou apparente de conflit d'intérêts.
Dans le cas du président du comité d’inspection, cette dénonciation doit se faire auprès
du secrétaire de l’Organisme.
CHAPITRE 5
Règles d’éthique spécifiques aux membres du comité de délivrance et de
maintien des permis
membres du comité de délivrance et de maintien des permis, dont le président et les
vice-présidents.
40Le membre du comité de délivrance et de maintien des permis agit dans le
respect du droit et des attributions établis notamment par la loi et ses règlements.
Le membre du comité de délivrance et de maintien des permis fait preuve de respect et
de courtoisie à l’égard des personnes qui se présentent devant lui, tout en exerçant
l’autorité requise pour la bonne conduite de l’audition. Il remplit son rôle avec intégrité,
dignité, probité, diligence et assiduité. Il évite toute conduite susceptible de le discréditer.
17
41Le membre du comité de délivrance et de maintien des permis fait preuve de
réserve dans la manifestation publique de ses opinions sur des questions liées à son
mandat pour ne pas nuire à l’exercice de ses fonctions.
Sans limiter la généralité de ce qui précède, le membre du comité sur la délivrance et le
maintien des permis :
4˚
42Le membre du comité de délivrance et de maintien des permis ne doit pas se
laisser influencer par la critique ou la crainte de celle-ci, quelle qu'en soit la forme. Il ne
peut accepter un cadeau, marque d’hospitalité ou autre avantage.
registre au président du comité sur la délivrance et le maintien des permis et au comité
d’éthique de l’Organisme.
43Le membre du comité de délivrance et de maintien des permis ne peut exercer
d’autres fonctions rémunérées ou non rémunérées auprès de l’Organisme. Il ne peut
être administrateur, employé ou contractant de l’Organisme, ce qui inclut le Fonds
d’assurance. De plus, il ne peut pas être membre du comité d’inspection, du comité de
discipline, du comité d’indemnisation et du comité de révision des décisions du syndic.
Le membre du comité de délivrance et de maintien des permis qui pose sa candidature
pour l’une ou l’autre des fonctions énumérées au premier alinéa est réputé avoir
démissionné, à titre de membre de ce comité, à la date de réception de cette
candidature par l’Organisme.
18
Malgré ce qui précède, le membre du comité de délivrance et de maintien des permis
peut exercer des fonctions relevant de sa compétence professionnelle dans la mesure
où elles ne compromettent pas son impartialité ou l’exercice utile de sa charge. À cet
égard, il peut notamment exercer des activités didactiques pour lesquelles il peut être
rémunéré.
44Le membre du comité de délivrance et de maintien des permis est inhabile à
siéger :
1˚
lorsqu’il fait l’objet d’une plainte devant le comité de discipline et ce, jusqu’à ce
l'indépendance ou à la dignité du comité de délivrance et de maintien des permis ou
de nature à diminuer la confiance du public envers lui;
4° suite à la réception de l’avis prévu à l’article 41 de la loi, jusqu’à ce que la
décision du comité de délivrance et de maintien des permis soit finale ou, le cas
échéant, jusqu’à la décision du syndic de porter ou ne pas porter plainte devant le
comité de discipline, en vertu de l’article 88 de la loi;
45Est réputé avoir démissionné un membre du comité de délivrance et de maintien
des permis qui est trouvé ou qui se reconnaît coupable, à la suite d’un jugement final et
exécutoire, d’une infraction aux dispositions de la loi ou des règlements pris pour son
application suivant l’article 93 de cette loi. En plus de ne pouvoir demeurer en fonction à
titre de membre du comité de délivrance et de maintien des permis, il ne pourra plus
jamais être nommé de nouveau.
46Le membre du comité de délivrance et de maintien des permis doit éviter tout
conflit d’intérêts. À cet effet, il dénonce sans délai par écrit au président de ce comité
tout intérêt direct ou indirect qu'il a dans un organisme, une entreprise ou une
association et qui est susceptible de le placer dans une situation réelle ou apparente de
conflit d'intérêts.
Dans le cas du président du comité de délivrance et de maintien des permis, cette
19
47Le membre du comité de délivrance et de maintien des permis décide des
dossiers soumis au comité dans le cadre du droit et des règles de justice naturelle. Il agit
afin de rendre dans un délai acceptable une décision dont la portée est claire, supportée
par des motifs explicites et disposant le mieux possible des prétentions des parties.
CHAPITRE 6
Règles d’éthique spécifiques aux membres du comité d’indemnisation
membres du comité d’indemnisation, dont le président et les vice-présidents.
49Le membre du comité d’indemnisation agit dans le respect du droit et des
attributions établis notamment par la loi et ses règlements.
Le membre du comité d’indemnisation fait preuve de respect et de courtoisie à l’égard
des personnes qui se présentent devant lui, tout en exerçant l’autorité requise pour la
bonne conduite de l’audition. Il remplit son rôle avec intégrité, dignité, probité, diligence
et assiduité. Il évite toute conduite susceptible de le discréditer.
50Le membre du comité d’indemnisation fait preuve de réserve dans la
manifestation publique de ses opinions sur des questions liées à son mandat pour ne
pas nuire à l’exercice de ses fonctions.
Sans limiter la généralité de ce qui précède, le membre du comité d’indemnisation :
4˚ respecte le secret du délibéré.
51Le membre du comité d’indemnisation ne doit pas se laisser influencer par la
critique ou la crainte de celle-ci, quelle qu'en soit la forme. Il ne peut accepter un
cadeau, marque d’hospitalité ou autre avantage.
20
registre au président du comité d’indemnisation et au comité d’éthique de l’Organisme.
52Le membre du comité d’indemnisation ne peut exercer d’autres fonctions
rémunérées ou non rémunérées auprès de l’Organisme. Il ne peut être administrateur,
employé ou contractant de l’Organisme, ce qui inclut le Fonds d’assurance. De plus, il
ne peut pas être membre du comité d’inspection, du comité de discipline, du comité de
délivrance et de maintien des permis et du comité de révision des décisions du syndic.
Le membre du comité d’indemnisation qui pose sa candidature pour l’une ou l’autre des
Malgré ce qui précède, le membre du comité d’indemnisation peut exercer des fonctions
53-
Le membre du comité d’indemnisation est inhabile à siéger :
l'indépendance ou à la dignité du comité d’indemnisation ou de nature à diminuer la
54Est réputé avoir démissionné un membre du comité d’indemnisation qui est trouvé
ou qui se reconnaît coupable, à la suite d’un jugement final et exécutoire, d’une
infraction aux dispositions de la loi ou des règlements pris pour son application suivant
21
l’article 93 de cette loi. En plus de ne pouvoir demeurer en fonction à titre de membre du
comité d’indemnisation, il ne pourra plus jamais être nommé de nouveau.
55Le membre du comité d’indemnisation doit éviter tout conflit d’intérêts. À cet effet,
il dénonce sans délai par écrit au président de ce comité tout intérêt direct ou indirect
qu'il a dans un organisme, une entreprise ou une association et qui est susceptible de le
placer dans une situation réelle ou apparente de conflit d'intérêts.
Dans le cas du président du comité d’indemnisation, cette dénonciation doit se faire
auprès du secrétaire de l’Organisme.
56Le membre du comité d’indemnisation décide des dossiers soumis au comité
dans le cadre du droit et des règles de justice naturelle. Il agit afin de rendre dans un
délai acceptable une décision dont la portée est claire, supportée par des motifs
explicites et disposant le mieux possible des prétentions des parties.
CHAPITRE 7
Règles d’éthique spécifiques aux membres du comité de révision des décisions
du syndic
membres du comité de révision des décisions du syndic, dont le président et les viceprésidents.
58Le membre du comité de révision des décisions du syndic agit dans le respect du
droit et des attributions établis notamment par la loi et ses règlements.
Le membre du comité de révision des décisions du syndic fait preuve de respect et de
courtoisie à l’égard des personnes qui se présentent devant lui, tout en exerçant
l’autorité requise pour la bonne conduite de l’audition. Il remplit son rôle avec intégrité,
dignité, probité, diligence et assiduité. Il évite toute conduite susceptible de le discréditer.
59Le membre du comité de révision des décisions du syndic fait preuve de réserve
dans la manifestation publique de ses opinions sur des questions liées à son mandat
pour ne pas nuire à l’exercice de ses fonctions.
Sans limiter la généralité de ce qui précède, le membre du comité de révision des
décisions du syndic :
1˚
s’abstient de s’impliquer dans une cause ou de participer à un groupe de
22
4˚
60Le membre du comité de révision des décisions du syndic ne doit pas se laisser
influencer par la critique ou la crainte de celle-ci, quelle qu'en soit la forme. Il ne peut
accepter un cadeau, marque d’hospitalité ou autre avantage.
registre au président du comité de révision des décisions du syndic et au comité
d’éthique de l’Organisme.
61Le membre du comité de révision des décisions du syndic ne peut exercer
d’autres fonctions rémunérées ou non rémunérées auprès de l’Organisme. Il ne peut
être administrateur, employé ou contractant de l’Organisme, ce qui inclut le Fonds
d’assurance. De plus, il ne peut pas être membre du comité d’inspection, du comité de
discipline, du comité de délivrance et de maintien des permis et du comité
d’indemnisation.
Le membre du comité de révision des décisions du syndic qui pose sa candidature pour
l’une ou l’autre des fonctions énumérées au premier alinéa est réputé avoir démissionné,
à titre de membre de ce comité, à la date de réception de cette candidature par
l’Organisme.
Malgré ce qui précède, le membre du comité de révision des décisions du syndic peut
exercer des fonctions relevant de sa compétence professionnelle dans la mesure où
elles ne compromettent pas son impartialité ou l’exercice utile de sa charge. À cet égard,
il peut notamment exercer des activités didactiques pour lesquelles il peut être
rémunéré.
62-
Le membre du comité de révision des décisions du syndic est inhabile à siéger :
23
l'indépendance ou à la dignité du comité d’indemnisation ou de nature à diminuer la
63Est réputé avoir démissionné un membre du comité de révision des décisions du
syndic qui est trouvé ou qui se reconnaît coupable, à la suite d’un jugement final et
exécutoire, d’une infraction aux dispositions de la loi ou des règlements pris pour son
application suivant l’article 93 de cette loi. En plus de ne pouvoir demeurer en fonction à
titre de membre du comité d’indemnisation, il ne pourra plus jamais être nommé de
nouveau.
64Le membre du comité de révision des décisions du syndic doit éviter tout conflit
d’intérêts. À cet effet, il dénonce sans délai par écrit au président de ce comité tout
intérêt direct ou indirect qu'il a dans un organisme, une entreprise ou une association et
qui est susceptible de le placer dans une situation réelle ou apparente de conflit
d'intérêts.
Dans le cas du président du comité de révision des décisions du syndic, cette
65Le membre du comité de révision des décisions du syndic décide des dossiers
soumis au comité dans le cadre du droit et des règles de justice naturelle. Il agit afin de
rendre dans un délai acceptable une décision dont la portée est claire, supportée par
des motifs explicites et disposant le mieux possible des prétentions des parties.
CHAPITRE 8
Règles d’éthique spécifiques aux administrateurs du Fonds d’assurance
administrateurs du Fonds d’assurance, dont le président et le vice-président.
24
SECTION I -DÉFINITIONS
67Dans le présent chapitre, à moins que le contexte n’indique un sens différent, les
expressions suivantes signifient :
« Administrateur » désigne toute personne qui siège au conseil;
« code » désigne le présent Code d’éthique;
« conjoint » désigne une personne qui est liée par un mariage ou une union civile à la
personne avec qui elle cohabite ou une personne qui vit maritalement avec une autre
personne de sexe différent ou de même sexe, et qui cohabite avec elle depuis au moins
un an;
« conseil » désigne le conseil d’administration du Fonds d’assurance;
« dirigeant » désigne le président, le vice-président, le trésorier et le secrétaire d’une
personne morale ou ceux de son conseil d’administration, leur adjoint, l’administrateur
délégué, le directeur général ainsi que toute personne qui remplit une fonction similaire;
« employé » désigne un employé du Fonds;
« Loi sur les assurances » désigne la Loi sur les assurances (L.R.Q., chapitre A-32),
telle qu’amendée de temps à autre;
« personne intéressée » sont des personnes intéressées à l’égard du Fonds :
a) ses administrateurs et dirigeants,
b) les membres du conseil d’administration de l’Organisme,
c) les personnes liées aux personnes visées aux alinéas a) et b),
d) l’Organisme,
e) ses employés,
f) ses vérificateurs,
g) ses actuaires;
« personne liée », est une personne liée à un administrateur, un dirigeant ou un
employé :
a) son conjoint, son enfant mineur ou l’enfant mineur de son conjoint,
b) la personne à laquelle il est associé ou la société de personnes dont il est un
associé,
c) la personne morale qui est contrôlée par lui ou par son conjoint, son enfant mineur
ou l’enfant mineur de son conjoint, individuellement ou ensemble,
d) la personne morale dont il détient 10 % ou plus des droits de vote rattachés aux
actions qu’elle a émises ou 10 % de telles actions,
e) la personne morale dont il est administrateur ou dirigeant.
25
SECTION II - INTÉGRITÉ DES OPÉRATIONS
Devoirs et obligations des administrateurs et dirigeants
68Un administrateur ou un dirigeant du Fonds doit agir avec soin, prudence,
diligence et compétence comme le ferait en pareilles circonstances une personne
raisonnable.
69Il doit agir avec honnêteté et loyauté dans l’intérêt du Fonds. À cette fin, il doit
tenir compte de l’intérêt des assurés et éviter de se placer dans une situation de conflit
entre son intérêt personnel et ses obligations envers le Fonds.
70Tout administrateur du Fonds qui a un intérêt venant en conflit avec celui du
Fonds doit, sous peine de destitution de ses fonctions, dénoncer son intérêt, s’abstenir
de voter sur toute question reliée à cet intérêt et éviter d’influencer la décision s’y
rapportant. Il doit également se retirer de la réunion pour la durée des délibérations et du
vote relatif à cette question.
71Toute autre personne qui occupe des fonctions de dirigeants et qui a un tel intérêt
doit, sous peine de destitution de ces fonctions, dénoncer par écrit son intérêt au Fonds.
En outre, elle ne doit en aucune façon tenter d’influencer la décision des
administrateurs.
72Un administrateur, un dirigeant ou un employé ne peut exercer une activité ou
occuper une fonction ou un emploi décisionnel extérieur au Fonds qui soit susceptible de
le placer en situation de conflit d’intérêts face à ses obligations envers le Fonds.
Il ne peut exercer d’autres fonctions rémunérées ou non rémunérées auprès du Fonds. Il
ne peut être administrateur, employé ou contractant de l’Organisme. De plus, il ne peut
pas être membre du comité d’inspection, du comité de discipline, du comité de
délivrance et de maintien des permis et du comité de révision des décisions du syndic.
Un administrateur ou un dirigeant qui pose sa candidature pour l’une ou l’autre des
fonctions énumérées au deuxième alinéa est réputé avoir démissionné, à titre de
d’administrateur ou de dirigeant du Fonds, à la date de réception de cette candidature
par l’Organisme.
Malgré ce qui précède, un administrateur ou un dirigeant du Fonds peut exercer des
fonctions relevant de sa compétence professionnelle dans la mesure où elles ne
compromettent pas son impartialité ou l’exercice utile de sa charge. À cet égard, il peut
notamment exercer des activités didactiques pour lesquelles il peut être rémunéré.
73Dans le respect de son devoir de loyauté, un administrateur ne peut agir pour
autrui contre le Fonds ou un de ses assurés.
26
74Un administrateur ou un dirigeant est réputé avoir le même intérêt que celui d’une
personne qui lui est liée. L’administrateur ou le dirigeant doit dénoncer cet intérêt dès
qu’il en a connaissance.
75Le Fonds doit, à l’égard des personnes intéressées au Fonds et des personnes
liées aux administrateurs, dirigeants et employés du Fonds avec lesquelles il fait
affaires, se comporter de la même manière que lorsqu’il traite à distance.
76Une transaction ayant pour objet l’acquisition par le Fonds de titres émis par une
personne intéressée ou le transfert d’actifs entre eux doit être approuvée par le conseil
qui prend avis du comité de déontologie.
77Sauf exception qui pourrait être permise par la Loi sur les assurances, le Fonds
ne peut vendre des produits ou services à un administrateur, un dirigeant ou un employé
à des conditions plus avantageuses que celles qu’il consent dans le cours normal de ses
activités. Cette règle s’applique également à une personne intéressée ou liée.
78Le Fonds ne peut consentir de crédit à une personne intéressée ou à une
personne liée, à l’un de ses administrateurs, dirigeants ou employés, sauf une avance
dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions.
79Un administrateur, un dirigeant ou un employé du Fonds, ne peut accepter un
cadeau, marque d’hospitalité ou autre avantage que s’il est d’usage. Ce cadeau, marque
d’hospitalité ou autre avantage ne doit pas être concomitant à toute négociation ou être
reçu dans le but d’influencer quiconque dans la prise d’une décision.
S’il est d’usage, il pourra être accepté par le destinataire, mais devra être dénoncé dans
le cas d’un employé au directeur général, dans le cas d’un administrateur, d’un dirigeant
ou du directeur général, au président du comité de déontologie.
80Tout contrat conclu par le Fonds avec une personne intéressée ou une personne
liée doit être fait à des conditions avantageuses pour le Fonds ou à tout le moins
compétitives.
81Un contrat de services entre le Fonds et une personne intéressée doit également
être approuvé par le conseil qui prend avis du comité de déontologie, à moins qu’il ne
comporte des sommes minimes.
82Le directeur général fera rapport de temps à autre au comité de déontologie, ou
au minimum une fois l’an, sur tout contrat de services de moins de 5 000 $ qui aurait pu
être conclu entre le Fonds et une personne intéressée.
83L’administrateur qui sait qu’un sinistre l’implique ou implique une personne qui lui
est liée, qui est à son emploi ou qu’il autorise à agir pour lui, doit faire l’objet de
27
discussions au conseil ou au comité des sinistres, doit se retirer de la réunion pour la
durée des délibérations et s’abstenir de voter sur toute question relative à ce sinistre.
84Il doit, en outre, s’abstenir de discuter de ce sinistre avec tout administrateur du
Fonds, de même qu’avec ses dirigeants ou employés ou les personnes qui lui sont liées.
85Tout renseignement relatif à un assuré est confidentiel. Aucun renseignement
relatif à un assuré ne peut être divulgué sans son consentement écrit, à moins qu’il ne
soit de notoriété publique, qu’il ne soit requis par la loi, un règlement ou une ordonnance
d’un tribunal.
86Tout administrateur ou dirigeant doit s’engager au début de chaque mandat à
respecter ce code et à signer à cet égard un engagement suivant le formulaire prévu à
l’annexe A. Il ne doit jamais divulguer de renseignements confidentiels touchant les
affaires du Fonds.
87Tout employé doit s’engager au jour de son entrée en fonctions, à respecter ce
code et à signer à cet égard un engagement suivant le formulaire prévu à l’annexe A. Il
doit de plus souscrire aux règles de divulgation applicables et ce, même après avoir
cessé d’occuper son emploi.
88Lorsqu’il requiert les services d’un tiers, et que des renseignements concernant
les assurés lui sont communiqués, le Fonds doit exiger de celui-ci un engagement de
confidentialité tel que celui prévu à l’annexe A.
89L’accès aux renseignements est restreint aux administrateurs, dirigeants,
employés et mandataires du Fonds.
90L’administrateur ou le dirigeant doit, dans les trois mois de sa nomination et par la
suite dans les deux mois de la clôture de l’exercice financier du Fonds, déclarer au
conseil, conformément au formulaire prévu à l’annexe B :
a)
b)
ses intérêts dans toute entreprise;
le nom des personnes qui lui sont liées.
91L’administrateur ou le dirigeant n’est toutefois pas tenu de déclarer tout intérêt
dans une personne morale dont il détient moins de 10 % des droits de vote.
92Sauf en cas d’urgence, au moins trois jours avant chaque réunion du comité des
sinistres ou avant chaque réunion du conseil, le directeur général avise, par écrit, dans
le premier cas, le président du comité des sinistres et dans le deuxième, le président du
comité de déontologie, de l’existence de sinistres impliquant un administrateur ou une
personne qui lui est liée ou qui est à son emploi ou qu’il autorise à agir pour lui. Cet avis
est donné dans le cas où le directeur général prévoit que ces sinistres feront l’objet de
discussions au conseil et identifie l’administrateur visé pour chacun des sinistres.
28
93Avant chaque réunion du conseil, le président du comité des sinistres ou du
comité de déontologie avise l’administrateur visé de l’existence des sinistres l’impliquant
ou impliquant une personne qui lui est liée ou qui est à son emploi ou qu’il autorise à agir
pour lui, et devant faire l’objet de discussions.
94Le membre du conseil ou d’un comité du conseil qui démissionne pour des motifs
reliés à la conduite des affaires du Fonds doit déclarer par écrit ses motifs au moyen
d’un avis adressé au secrétaire, dont une copie est transmise au comité de déontologie
et une à l’Autorité des marchés financiers, s’il a des raison de croire que la conduite des
affaires du Fonds est contraire :
- à une disposition de la Loi sur les assurances ou de ses règlements;
- à une disposition de toute autre loi;
- à une ordonnance de l’Autorité des marchés financiers;
- à des lignes directrices données par l’Autorité des marchés financiers;
- au Code criminel (L.R.C. (1985) c. C-46);
ou s’il a raison de croire que cette conduite a pour effet de détériorer la situation
financière du Fonds.
29
ANNEXE A
Affirmation de loyauté et de discrétion
Je reconnais avoir reçu copie du Code d’éthique du Fonds d’assurance responsabilité et
m’engage à en respecter les termes.
Sans limiter la portée de celui-ci, je m’engage notamment à :
AGIR avec soin, prudence et diligence ainsi qu’avec honnêteté et loyauté dans l’intérêt
du Fonds, dans l’exercice des devoirs et obligations découlant de mes fonctions;
ÉVITER de me placer dans une situation de conflit entre mon intérêt personnel et mes
obligations à l’égard du Fonds;
NE PAS DIVULGUER, les renseignements qui me sont révélés ou auxquels j’ai accès
dans le cadre de l’exécution de mes fonctions au Fonds, tant pendant mon mandat, ou
mon emploi que par la suite, à moins que ces renseignements ne soient de notoriété
publique, qu’ils ne soient requis par une loi ou une ordonnance d’un tribunal ou que leur
divulgation ne soit l’objet d’une obligation ou d’un accord inclus dans une entente ou un
contrat signé avec la personne concernée.
EN FOI DE QUOI, j’ai signé à ______________________, ce _________ jour
de ________________________________________ 20___.
Nom : _______________________ Prénom : _____________________________
Signature : __________________________________
30
ANNEXE B
Déclaration d’intérêts
Je,___________________________________, ________________________________
(nom en caractère d’imprimerie)
(titre)
Déclare
1) les fonctions ou intérêts que je détiens dans les entreprises suivantes :
(En vertu de du Code d’éthique, l’administrateur ou le dirigeant n’est pas tenu de
déclarer tout intérêt dans une personne morale dont il détient moins de 10 % des droits
de vote.)
Entreprise
Fonction
Autres liens
Quantité et/ou valeur de l’intérêt
Actionnaire, détenteur de parts ou propriétaire
2) les personnes qui me sont liées : (en vertu du Code d’éthique) __________________
a) mon conjoint, mon enfant mineur ou l’enfant mineur de mon conjoint : ____________
b) la personne à laquelle je suis associé ou la société de personnes dont je suis un
associé : ______________________
c) la personne morale qui est contrôlée par moi ou par mon conjoint, mon enfant mineur
ou l’enfant mineur de mon conjoint, individuellement ou ensemble : ________________
d) la personne morale dont je détiens 10 % ou plus des droits de vote rattachés aux
actions qu’elle a émises ou 10 % de telles actions : _____________________________
e) la personne morale dont je suis administrateur ou dirigeant : ____________________
EN FOI DE QUOI, j’ai signé à ______________________ , ce _________ jour
de ________________________________________ 20___.
Nom : _____________________________________
Prénom : ___________________________________
Signature : __________________________________
31
ANNEXE 1
AFFIRMATION SOLENNELLE
• D’un administrateur, membre d’un comité ou d’un dirigeant de l’Organisme
d’autoréglementation du courtage immobilier du Québec
AFFIRMATION DE LOYAUTÉ ET DE DISCRÉTION
• D’un employé de l’Organisme d’autoréglementation du courtage immobilier du
Québec
32
AFFIRMATION SOLENNELLE d’un administrateur, membre d’un comité ou d’un
dirigeant de l’Organisme d’autoréglementation du courtage immobilier du Québec
Je, soussigné(e),
m’engage en ma qualité
d’administrateur, membre d’un comité ou de dirigeant de l’Organisme d’autoréglementation du
courtage immobilier du Québec (ci-après désigné l’Organisme) à :
AGIR avec soin, prudence et diligence ainsi qu’avec honnêteté et loyauté dans l’intérêt de
l’Organisme, dans l’exercice des devoirs et obligations découlant du poste où j’ai été élu ou, le
cas échéant, nommé;
ÉVITER de me placer dans une situation de conflit entre mon intérêt personnel, ou celui de toute
autre personne, et mes obligations à titre d’administrateur, membre d’un comité ou de dirigeant
de l’Organisme;
DÉNONCER, conformément aux dispositions prévues au Code civil du Québec, à la Loi sur le
courtage immobilier, au Règlement intérieur de l’Organisme et au Code d’éthique des
administrateurs, membres de comités, dirigeants et employés de l’Organisme, toute situation
pouvant donner lieu à un conflit d’intérêt;
NE PAS DIVULGUER, notamment en vertu des articles 323 et 1314 du Code civil du Québec,
de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des
renseignements personnels ou de toute autre disposition applicable, les renseignements qui me
sont révélés ou auxquels j’ai accès dans le cadre de l’exécution de mes fonctions
d’administrateur, membre d’un comité ou de dirigeant de l’Organisme, tant durant mon terme
d’office que par la suite, à moins, selon le cas, d’avoir obtenu l’autorisation de les divulguer par
la personne autorisée à donner une telle autorisation au sein de l’Organisme ou à moins d’y être
contraint par la loi ou une ordonnance d’un tribunal;
RESPECTER la Loi sur le courtage immobilier (L.R.Q., c. C-73.2), le Règlement intérieur de
l’Organisme, le Code d’éthique des administrateurs, membres de comités, dirigeants et
employés de l’Organisme et, dans le cas des membres du comité de discipline, la Loi sur les
commissions d’enquête (L.R.Q. c. C-37).
EN FOI DE QUOI j’ai signé à
et je reconnais avoir reçu copie du présent code.
ce
Administrateur, membre d’un comité ou dirigeant de l’Organisme
Déclaré solennellement devant moi à
Commissaire à l’assermentation pour le district judiciaire de
ce
.
Signature du commissaire
33
AFFIRMATION DE LOYAUTÉ ET DE DISCRÉTION d’un employé de l’Organisme
d’autoréglementation du courtage immobilier du Québec
Je, soussigné(e),
m’engage en ma qualité
d’employé de l’Organisme d’autoréglementation du courtage immobilier du Québec (ci-après
désigné l’Organisme) à :
AGIR avec soin, prudence et diligence ainsi qu’avec honnêteté et loyauté dans l’intérêt de
l’Organisme, dans l’exercice des devoirs et obligations découlant du poste pour lequel j’ai été
engagé;
ÉVITER de me placer dans une situation de conflit entre mon intérêt personnel, ou celui de toute
autre personne, et mes obligations à titre d’employé de l’Organisme;
DÉNONCER toute situation pouvant mettre en conflit mon intérêt personnel et celui de
l’Organisme;
NE PAS DIVULGUER, notamment en vertu de l’article 2088 du Code civil du Québec, de la Loi
sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements
personnels ou de toute autre disposition applicable, les renseignements qui me sont révélés ou
auxquels j’ai accès dans le cadre de mes fonctions d’employé de l’Organisme, tant pendant que
j’occupe mon poste que par la suite, à moins, selon le cas, d’avoir obtenu l’autorisation de les
divulguer par la personne autorisée à donner une telle autorisation au sein de l’Organisme ou à
moins d’y être contraint par la loi ou une ordonnance d’un tribunal.
Je reconnais que tout manquement de ma part aux dispositions de la présente affirmation
solennelle constituera, eu égard aux circonstances, une cause juste et suffisante pour
l’Organisme de me congédier.
RESPECTER la Loi sur le courtage immobilier (L.R.Q., c. C-73.2), le Règlement intérieur de
l’Organisme ainsi que le Code d’éthique des administrateurs, membres de comités, dirigeants et
employés de l’Organisme.
EN FOI DE QUOI j’ai signé à
et je reconnais avoir reçu copie du présent code.
ce
Employé de l’Organisme
Déclaré solennellement devant moi à
Commissaire à l’assermentation pour le district judiciaire de
ce
.
.
Signature du commissaire
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Code d`éthique des administrateurs

Transcription

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