Consigne ESE 08-Ju

EXPO-SCIENCES BELL 2008, FINALE RÉGIONALE DE L'ESTRIE
Consignes générales pour les exposants
Procédures d’inscription
Être âgé de 8 à 20 ans;
Avoir élaboré un projet seul ou en équipe de deux.
Télécharger le formulaire d’inscription au www.exposciencesbell.qc.ca, le compléter en deux exemplaires
et le faire parvenir au CLSE, en personne ou par la poste, avant 16 h, le 6 février 2008.
Aucune inscription par télécopieur ou par courriel n’est acceptée.
Remise du rapport écrit
Le rapport écrit doit être reproduit en cinq (5) exemplaires et il doit parvenir au bureau du CLSE au plus tard
le mercredi 27 février 2008 à 16h. De plus, une copie informatique en format PDF doit être envoyé à
l’adresse [email protected] en respectant la date limite ci-dessus. Le titre du courriel doit obligatoirement être
le titre du projet.
Frais d’inscription
Primaire : 40 $ par équipe
Secondaire et collégial : 60 $ par personne
Aucun remboursement après la date limite d’inscription.
LORS DE L’EXPO-SCIENCES
Accueil
Primaire : le jeudi soir 13 mars entre 18 h et 21 h ou le vendredi matin 14 mars à 8 h 30.
Secondaire et collégial : le jeudi soir 13 mars entre 18 h et 21 h.
Rendez-vous au Centre culturel de l’Université de Sherbrooke. Une banderole Bell y sera installée.
Montage du stand
Apportez tout le matériel nécessaire pour monter votre stand : affiche pour le titre de votre projet;
luminaires et vos ampoules si vous considérez que votre stand a besoin de plus.
À votre arrivée, signalez votre présence à l'accueil, à l’entrée du Centre Culturel. Le jeudi soir, une
vignette de stationnement gratuite vous sera remise. Installez la vignette de stationnement sur votre
rétroviseur pour éviter une contravention.
Avec l'aide d'un bénévole, déposez le matériel de votre projet sur des chariots et rendez-vous
directement au stand qui vous a été assigné sur le site d'exposition.
Sur la table du stand, vous trouverez une pochette d'information contenant un programme officiel et une
étiquette d'identification des exposants. Chaque exposant devra porter en permanence cette étiquette.
Le matériel suivant est fournis :
une table d’une surface de 150 cm X 60 cm, aucun matériel ne pourra être déposé sous les tables
ou dans les allées, à l’exception des tours d’ordinateurs et des appareils vidéo (sous les tables);
un panneau d’affichage est dressé derrière la table. Il est constitué de deux surfaces de 120 cm de
largeur X 210 cm de hauteur, chacune disposée à angle droit;
la disponibilité de l’électricité à chaque stand;
rien ne doit être collé sur les nappes ou sur les panneaux; si de la gommette bleue ou du ruban
adhésif se retrouve sur votre nappe, une amende de 50$ sera chargée à l’équipe pour
remplacer la nappe.
aucun clou, vis, agrafe ou punaise ne peut être utilisé pour l’affichage; nous vous prions de vous
en tenir à la gomme adhérente bleue (le ruban adhésif n’est pas efficace);
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conservez un espace de 23 cm (hauteur) X 64 cm (largeur) dans le coin supérieur droit du
panneau de droite pour l’identification du stand. Le CLSE y inscrira votre nom, le nom de votre
école et le numéro de votre stand;
assurez-vous de pouvoir récupérer votre matériel d’affichage intact pour une éventuelle exposition
scientifique dans l’année (participation à la Super Expo-sciences, finale québécoise ou à Défiez la
sciences au Musée)
INTERDICTION : aucun COROPLAST n’est accepté sur le site d’exposition en raison des
mesures de prévention des incendies.
Punch de bienvenue
Il sera servi à tous les exposants présents le jeudi soir 13 mars. Nous vous y présenterons les personnes
ressources importantes ainsi que les familles d'accueil pour les élèves du secondaire qui ont demandé un
soutien à l'hébergement.
Tous les exposants doivent être présents sur le site d'exposition à 8 h 30, le vendredi 14 mars.
Repas
Les repas du midi se prennent à la cafétéria de l’Université de Sherbrooke. Des bénévoles accompagnent
les exposants pour se rendre à la cafétéria. Vous pouvez apporter votre lunch ou vous procurer un repas
complet au coût de 6, 65 $ taxes incluses. Si certains enfants ont une mobilité réduite, ils doivent se rendre
à la cafétéria par l’extérieur. Les collations vous sont offertes gratuitement tout au long de votre séjour.
Vestiaire
Utilisez le vestiaire mis à votre disposition pour y déposer vos vêtements. Un local est réservé pour
entreposer le matériel que vous n’utiliserez pas sur le site d’exposition.
Aucun effet personnel ne sera toléré au stand.
Numéro d'urgence : 819-570-8078
Public
Vous accueillerez à votre stand plusieurs types de personnes :
les responsables de la sécurité; le jeudi soir ou le vendredi matin; ces responsables feront la
tournée des stands afin de vérifier si tous les exposants respectent les normes et les règlements
de sécurité. Demeurez à votre stand jusqu'à ce que le responsable de la sécurité vous remettra
alors une attestation signée approuvant la conformité de votre projet. Si certains éléments ne
correspondent pas à la réglementation, les modifications exigées devront être apportées avant le
vendredi 12 h.
un photographe; le CLSE prendra des photos de chaque stand pour la remise des prix et pour
des fins publicitaires. Notre photographe fera sa tournée le jeudi soir et le vendredi matin et portera
un macaron d'identification. Certains projets peuvent être éligibles à l'obtention d'un brevet. Il sera
donc interdit de filmer ou de photographier un stand ou un élément de stand sans le consentement
de l’exposant. Les démarches à effectuer pour l’obtention d’un brevet demeurent votre entière
responsabilité.
les groupes scolaires le vendredi, matin et après-midi; des groupes d’élèves du primaire et
quelques groupes du secondaire s’agglutineront autour de vos stands avec leurs cent questions.
Donnez-leur le goût de devenir de futurs exposants.
le public, au cours de la journée du vendredi, les samedi après-midi, samedi soir et dimanche
après-midi; invitez-y vos parents et vos amis!
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Bravo pour votre implication et bonne
chance!
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