Règlement intérieur Centre de Rencontres

Règlement Intérieur
Centre de Rencontres
En vigueur au 15 Février 2016
Emetteur : Patricia BRUNET,
Agent d’Accueil Centre de Rencontres
Pôle Service à la Population
Destinataire(s) : Utilisateurs des lieux
Article 1 – Objet
Le présent règlement fixe les règles de mise à disposition des salles et du matériel du Centre de
Rencontres. Ce lieu permet d’organiser la rencontre de personnes à l’occasion de manifestations et
d’évènements divers.
Article 2 – Permanences d’accueil
La réservation des salles s’effectue par téléphone (02.43.69.21.90) ou au bureau du Centre de
Rencontres aux horaires d’ouverture de l’accueil :
Lundi : 15h30 – 18h30
Mardi : 10h00 – 12h30
Jeudi : 15h30 – 18h30
Vendredi : 15h30 – 18h30
Samedi : 9h30 – 12h00
En dehors de ces plages horaires, le retrait des clefs pourra s’effectuer à l’accueil de la Mairie.
Article 3 – Description des locaux
Sont susceptibles d’être réservés les locaux suivants :
Salle Coquelicot
Salle Primevère
Salle Bruyère
Salle Bleuet
Salle Eglantine
Capacité maximale de 200 personnes (150 couverts)
Capacité maximale de 40 personnes (30 couverts)
Capacité maximale de 20
20 personnes (20 couverts)
Ca
Capacité
maximale de 20 personnes
Capacité maximale de 20 personnes
Utilisation de la cuisine :
Il est possible de cuisiner sur place pour 40 couverts maximum. Au-delà,
Au delà, il faut faire appel à un
traiteur. La vaisselle disponible sur place permet d’accueillir 150 convives. La location de la vaisselle
se fait en même temps que la réservation de la salle.
Centre de Rencontres / Pôle Service à la Population / Ville de Saint-Berthevin / 15/02/2016
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Article 4 – Modalités de réservation des salles
La réservation des salles se fait au plus tôt 1 an avant la date effective d’utilisation et au plus tard 8
jours avant l’utilisation.
Les options de réservations comprises entre la période de septembre (année N) à fin août (année
N+1) seront confirmées au plus tard le 31 mai (année N).
En cas d’utilisation d’une salle en soirée ou pendant le week-end, les utilisateurs doivent venir retirer
la clef la veille ou le jour même aux heures de permanence. Cette clef sera ensuite déposée dans la
boîte aux lettres ou à l’accueil du Centre de Rencontres.
Ordre de priorité dans les attributions de réservation :
1 La commune (organisation des élections, manifestations communales, spectacles…),
2 Les associations berthevinoises justifiant d’un minimum de 50% d’adhérents Berthevinois,
3 Les habitants de la commune et les entreprises berthevinoises,
4 Les autres utilisateurs.
Toute demande de réservation sera subordonnée à l’acceptation du présent règlement par
l’utilisateur.
Article 5 – Tarifs de location
5.1 Mise à disposition payante
Les entreprises ou particuliers Berthevinois, les associations, entreprises ou particuliers extérieurs à la
commune peuvent disposer d’une salle aux tarifs de location en vigueur au jour de l’utilisation de la
salle (Cf. tarifs).
La réservation d’une salle ne devient effective qu’après le versement de 30% du tarif de la location.
Le paiement du solde de la location se fera à la remise des clefs.
5.2 Mise à disposition gratuite
Les associations berthevinoises qui justifient d’un minimum de 50% d’adhérents berthevinois
bénéficient de la gratuité pour toutes les salles.
5.3 Caution
Pour toute réservation ou location de la cuisine (y compris par les associations), lorsqu’elle sera
utilisée par un traiteur, une caution de 200,00 euros sera demandée au locataire. Elle sera restituée
après contrôle effectué par le service entretien du Centre de Rencontres sous réserve de
dégradations ou de nettoyage non effectué.
Article 6 – Annulation de réservation
Toute annulation de réservation doit obligatoirement être notifiée au bureau du Centre de
Rencontres. Pour les locations à titre onéreux, en cas d’annulation dans les 30 derniers jours avant la
date d’utilisation prévue, l’acompte de 30% reste acquis à la commune (sauf cas de force majeure).
Article 7 – Modalités d’utilisation des salles
7.1 Horaires de location
Les salles sont mises à disposition des utilisateurs jusqu’aux horaires suivants :
Pour les réunions : minuit
Pour les soirées festives : 1h00
Centre de Rencontres / Pôle Service à la Population / Ville de Saint-Berthevin / 15/02/2016
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Dans un souci de respect du voisinage, il est demandé aux utilisateurs d’éviter toutes nuisances
sonores après 22 heures, et particulièrement lors des soirées festives. Ainsi, il faut éviter de laisser les
fenêtres et les portes ouvertes, de discuter à l’extérieur du bâtiment….
7.2 Aménagement des salles
L’aménagement des salles incombe exclusivement à l’organisateur (chaises, tables…). Sur demande
expresse, il pourra être mis à disposition des utilisateurs (au tarif en vigueur), du matériel particulier
(micro, écran, vidéo-projecteur…).
7.3 Utilisation de la cuisine
Une notice d’utilisation pour chaque appareil est affichée.
Le four peut être utilisé pour la préparation de 40 couverts maximum.
L’étuve peut être utilisée pour le maintien en température des plats cuisinés à l’extérieur et déjà
chauds.
Les déchets alimentaires doivent être mis dans des sacs fermés, avant d’être jetés dans les
containers de tri sélectif jaunes et gris à disposition. Le verre devra être emporté afin d’être déposé
dans les containers prévus à cet effet. (Afin d’éviter les nuisances sonores, ce type de container ne
peut être installé à proximité de la salle).
7.4 Nettoyage des salles
L’utilisateur doit impérativement nettoyer les locaux utilisés (y compris la cuisine) et le matériel
emprunté (tables, chaises, appareils de cuisine, vaisselle…).
Il est impératif de balayer la salle, et si cela s’avère nécessaire, de laver le sol. Des produits
d’entretien sont fournis à cet effet.
Les salles doivent être fermées à clef après leur utilisation, et restituées dans leur état de propreté
initial, les appareils et éclairages éteints.
Tout matériel restitué abîmé ou cassé sera facturé à l’utilisateur selon les tarifs en vigueur au jour de
leur utilisation.
Dans le cas ou les salles seraient restituées non nettoyées, y compris par les associations, un forfait
sera facturé :
78,00 euros sans la cuisine,
105,00 euros avec la cuisine.
Article 8 – Sécurité
L’utilisateur devra assurer la sécurité du public durant l’utilisation des salles en respectant les
dispositions suivantes :
Salles de spectacles, avec utilisation de l’espace scénique, classées en 4ème catégorie :
→ 1 SSIAP niveau 1
→ 2 personnes désignées
Dans le cadre de l’utilisation de la salle sans spectacle, il y aura lieu d’assurer la sécurité du public
par une personne désignée.
Nota : toutes les personnes désignées doivent avoir reçu une formation de sécurité incendie.
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Article 9 – Assurances
En début d’année (septembre), les associations doivent présenter une attestation d’assurance, lors
de leur demande de renouvellement d’utilisation de salles.
Les utilisateurs (à titre privé), doivent contracter l’assurance responsabilité civile obligatoire.
Article 10 – Stationnement des véhicules
Les véhicules doivent impérativement stationner sur les aires de parking matérialisées. (Cf. Plan)
Interdiction de stationner sur le parvis, devant l’entrée des salles et rue Jean Cottereau.
Article 11 – Sanctions
En cas de non-respect du présent règlement, le Maire se réserve la possibilité de refuser toute
nouvelle demande de réservation de salles.
Fait à SAINT-BERTHEVIN, le 15 Février 2016
Le Maire,
Yannick BORDE
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