Association Partagir Béziers Charte du Groupe Partagir Béziers

Association Partagir Béziers
Charte du Groupe Partagir Béziers
(Version 1.0)
Sommaire
Charte du Groupe Partagir Béziers....................................................................................................................1
Article 1 - NOS VALEURS...................................................................................................................................2
Article 2 - LES MEMBRES ET LE GROUPE...........................................................................................................2
Article 3 - REPRESENTATION DE PARTAGIR........................................................................................................2
3.1 Actes de la vie civile...............................................................................................................................2
3.2 Porte-parolat.........................................................................................................................................3
Article 4 - COMMUNICATION ET GESTION INTERNE.........................................................................................3
4.1 Gestion interne......................................................................................................................................4
4.2 Information sur les réunions..................................................................................................................4
4.3 Le procès-verbal d'assemblée générale.................................................................................................5
4.4 Le compte-rendu de réunion plénière...................................................................................................5
Article 5 - DEROULEMENT DES REUNIONS........................................................................................................5
5.1 Facilitateurs............................................................................................................................................5
5.1.1 L'animateur....................................................................................................................................6
5.1.2 Le donneur de parole.....................................................................................................................7
5.1.3 Le gardien du temps......................................................................................................................7
5.1.4 Le scribe.........................................................................................................................................7
5.1.5 Le veilleur psychologique/émotionnel...........................................................................................8
5.2 Gestuelle................................................................................................................................................8
5.3 Règles....................................................................................................................................................8
5.4 Prise de décision....................................................................................................................................9
Article 6 - GROUPE ACTION PROJET (GAP)........................................................................................................9
Article 7 - ACTIVITE HORS REUNION.................................................................................................................9
7.1 Discussions hors réunion.......................................................................................................................9
7.2 Décisions hors-réunion........................................................................................................................10
Article 8 - EXCLUSION ET DEMISSION.............................................................................................................10
1/7
Article 1 - NOS VALEURS
Partagir est :
• pleinement respectueux des Droits de l’Homme et du Citoyen, des valeurs de la République
Française, de sa Constitution et de ses Lois.
• ouvert à tous, sur un modèle contributif et participatif, dans le respect de chacun. Sa
légitimité est fondée sur la transparence et sur une structure qui tend à un fonctionnement
collégial.
• laïque et respecte les différences culturelles ou religieuses tant qu’elles n’entrent pas en
conflit avec ses valeurs.
Article 2 - LES MEMBRES ET LE GROUPE
Est membre de Partagir toute personne physique qui participe aux activités du Groupe, et qui n'en
a pas été exclue.
Article 3 - REPRESENTATION DE PARTAGIR
3.1 Actes de la vie civile
Pour mémoire. Cf. les dispositions des statuts.
3.2 Porte-parolat
Tout membre peut diffuser les idées et les méthodes de Partagir. Si ses idées personnelles sont en
désaccord avec les idées de Partagir ou avec des décisions prises par le Groupe, c'est en son nom
propre qu'il devra diffuser ces idées personnelles ou en discuter.
Si un membre est interrogé par un média, il devra le faire en son nom et le préciser clairement, s'il
n'a pas été désigné « porte-parole » par le Groupe selon la méthode définie dans la présente
charte.
L'organisation du porte-parolat sera adaptée aux différentes situations rencontrées :
• Pour toute communication prévue avec les médias, un porte-parole sera désigné.
• Pour les réunions et rencontres avec d'autres associations, au sein d'un collectif inter
organisations, lors de la participation à un projet ou une action, il sera désigné dans la
mesure du possible une équipe de représentants, comportant un « garant » du cadre
éthique et des valeurs démocratiques de Partagir Béziers, un « technicien » bien informé
sur le sujet traité, et un négociateur.
Dans ces 2 cas énoncés ci-dessus, les principes suivants seront respectés :
• communications vers l'extérieur élaborées et validées par le Groupe ;
• pas de postes fixes ;
2/7
•
•
•
plusieurs personnes, dans la mesure du possible, avec une répartition des tâches et des
rôles ;
membres volontaires et désignés par le Groupe ;
mandat impératif : par opposition au mandat représentatif, la représentation a lieu selon
un pouvoir d'action définie dans la durée et dans la tâche, selon des modalités précises
auxquelles il ne peut être dérogé.
Article 4 - COMMUNICATION ET GESTION INTERNE
4.1 Gestion interne
Partagir France met à disposition de Partagir Béziers plusieurs outils qui sont partagés avec les
autres cercles Partagir :
• le site internet partagir.fr ;
• le site internet partagir.com ;
• le compte courriel [email protected] ;
• la liste de discussion Google Groupe Partagir.
Les sites internet forment la "vitrine" de Partagir. Y sont publiés tous les documents internes, ainsi
que les comptes-rendus et les agendas des réunions et manifestations.
Partagir Béziers dispose
[email protected].
également
d'un
compte
courriel
qui
lui
est
propre
:
Le Groupe pourra désigner un ou plusieurs de ses membres pour assurer la gestion de ces
différents outils.
4.2 Information sur les réunions
La date d'une réunion plénière est généralement décidée lors de la réunion plénière précédente et
cette information est donc portée sur le compte-rendu. Le lieu et l'heure figurent également sur ce
compte-rendu, mais en l'absence de ces précisions, il est sous-entendu que la réunion se tiendra à
l'heure et au lieu habituel.
Une réunion plénière peut être décidée en dehors de la réunion plénière précédente, en
respectant les règles de prise de décision (par un minimum de 50% des membres ayant assisté à au
moins la moitié des 10 dernières réunions). L'information est alors faite par la liste de discussion,
et elle est co-signée par les membres à l'origine de cette nouvelle réunion plénière.
4.3 Le procès-verbal d'assemblée générale
Partagir Béziers se réserve le droit de vérifier l'identité des participants aux assemblées générales,
par exemple lorsqu'une personne est nouvelle dans l'association et non connue de la majorité des
membres.
3/7
4.4 Le compte-rendu de réunion plénière
Le compte-rendu comprend au minimum les informations suivantes concernant la réunion :
• sa date et son lieu
• le nombre de participants
• les prénoms des participants, ainsi que l'initiale du nom en cas d’ambiguïté (ceci est
indispensable pour appliquer les règles de prise de décision)
• les décisions prises, le cas échéant
• les mentions demandées expressément par un membre, le cas échéant.
Le compte-rendu est publié sur le site internet (partagir.fr), dans la rubrique adhoc, et sa
publication est annoncée sur la liste de discussion.
Chaque participant aux réunions dispose, s'il le souhaite, d'un compte sur le site qui lui permet de
modifier en ligne le compte-rendu pendant 7 jours, après quoi le contenu sera bloqué.
Article 5 - DEROULEMENT DES REUNIONS
Cette article concerne aussi bien les assemblées générales que les réunions plénières.
Les réunions sont généralement précédées d'un repas.
5.1 Facilitateurs
Au plus tard au début de chaque réunion, une équipe de facilitateurs se désigne, dans le but
d'assurer au cours de la réunion que :
• l'envie de participer des acteurs ne soit pas freinée ;
• l'équilibre participatif au sein du groupe soit assuré ;
• le respect des uns par les autres soit suffisant.
Cette équipe assure les rôles suivants :
• animateur
• donneur de parole
• gardien du temps
• scribe
• veilleur psychologique
En fonction du nombre de participants, les rôle peuvent être joués par une ou plusieurs personnes.
Un animateur sera obligatoirement désigné. Tout rôle qui n'est pas attribué sera joué par
l'animateur.
Voici le détail des rôles :
4/7
5.1.1 L'animateur
L'animateur est en charge d'animer la discussion selon les règles (article 5.3) en veillant :
• à préparer la réunion en amont pour que les débats soient fluides (si le rôle a été attribué
avant la réunion);
• à accueillir les nouveaux arrivants au cours du repas précédant la réunion (si le rôle a été
attribué avant la réunion);
• au respect de l’ordre du jour;
• au bon déroulement de la réunion;
• à l’utilisation d’outils adaptés;
• à ce que toute réunion aboutisse à une/des mise(s) en œuvre : partager & agir.
• à fixer avec les participants, la date et l’ordre du jour de la prochaine réunion.
Pour appliquer strictement les règles, l'animateur doit rester un « technicien », et autant que
possible, il ne s’implique donc pas dans la discussion et ne prend pas part au débat.
Il contrôle le déroulement de la réunion, en respectant ou modifiant l'ordre du jour selon la
tournure que prendra le débat.
Il est chargé d'organiser la réunion si elle nécessite différents moments comme la mise en place
d'ateliers, une vidéo projection un « remue-méninges » ou autres…
C'est lui aussi qui veillera à ce que les règles de discussions soient comprises et assimilées par tous.
Il doit aussi faire en sorte que tous puissent s'exprimer, même les plus timides en favorisant des
tours de paroles.
5.1.2 Le donneur de parole
Il prend en note les prénoms des différents intervenants dans l'ordre des mains levées pour
intervenir. C'est lui qui désigne la personne qui doit s'exprimer quand son tour vient.
5.1.3 Le gardien du temps
Chaque point de l'ordre du jour doit être traité en théorie selon un temps défini à l'avance pour
être sûrs de ne pas dépasser la durée totale de la réunion et d'avoir traité tous les points prévus.
C'est lui qui proposera au groupe de prendre la décision de dépasser une durée prévue si
l'assemblée l'estime nécessaire.
C'est lui aussi qui doit contrôler la durée des interventions de chaque personne pour éviter tout
abus ou prise de pouvoir. Sauf cas particulier (exposé d'une problématique ou résumé final par
exemple), la durée maximale ne doit pas dépasser 3 minutes par intervention.
5.1.4 Le scribe
Il recueille toutes les informations à porter au procès-verbal ou au compte-rendu, conformément
aux dispositions de l'article 4. Concernant les nouveaux membres, seuls ceux qui le souhaitent
communiquent leur e-mail et numéro de téléphone.
5/7
Prendra en note les débats pour en faire un compte-rendu qui sera envoyé à tous par email et mis
en ligne sur le site de Partagir, il sera aussi imprimé par le scribe pour pouvoir être consulté à la
réunion suivante pour ceux qui n'utilisent pas internet.
5.1.5 Le veilleur psychologique/émotionnel
Il est utile surtout pour les grandes réunions (plus de 20 personnes), et celles où des décisions
importantes doivent être prises nécessitant des débats intenses. Il doit veiller à la bonne tenue des
débats, intervenir éventuellement pour souligner ou signaler un énervement général, une tension
qui monte, une discussion qui s'éternise, bref aider à « relâcher la pression ». L'humour peut être
son outil principal ! Il fera un bref compte-rendu de son impression du déroulement de la réunion
à la clôture.
5.2 Gestuelle
Il pourra être utilisés une gestuelle pour faciliter les débats :
• Lever la main pour demander la parole;
• Deux mains perpendiculaire en « T » : Interruption pour cause « technique/pratique »;
• Poignets en rotations deux mains au dessus de la tête : manière d'applaudir sans bruit;
• Un poing fermé : Opposition, blocage (Ne pas en abuser !);
• Moulinet des deux mains : accélérer un peu le raisonnement;
• Index dans la paume de l'autre main : aller droit au but …
Cette liste est non exhaustive et pourra être complétée si besoin.
5.3 Règles
•
•
•
•
•
•
•
La prise de parole devra durer en général moins de 3 minutes, et si possible beaucoup
moins. On veillera donc à être concis et brefs. Une intervention de 20 secondes, c'est
possible ! Synthétiser les raisonnements, les idées avant de les exprimer.
Prendre en note une idée en attendant son tour de parole et être à l'écoute; souvent, un
autre intervenant exprimera notre propre idée. Ne pas hésiter à annuler une intervention si
ce que l'on veut dire vient d'être dit.
Respecter l’ordre du jour;
Courtoisie et respect envers chacun;
Bannir les apartés et les échanges « ping-pong »;
Eviter les hors-sujets;
Bannir les attaques personnelles.
Cette liste est non exhaustive et pourra être complétée si besoin.
Tout manquement à ces règles fera l’objet d’un rappel à l’ordre par l’animateur ou par le groupe (si
1/3 des participants le demande).
6/7
5.4 Prise de décision
Pour mémoire. Cf. les statuts.
Article 6 - GROUPE ACTION PROJET (GAP)
L'activité de l'association se réalise principalement au travers des Groupes Action Projet. Les GAP
peuvent être à l'initiative de Partagir Béziers ou de toute autre personne ou groupe de personnes.
Les réunions plénières jouent un rôle majeur dans l'information des membres sur la vie des GAP :
avancement, prises de décision, réunions à venir, …
Article 7 - ACTIVITE HORS REUNION
7.1 Discussions hors réunion
Les comptes e-mail de Partagir ne doivent servir qu’à informer et prévenir des réunions ou
manifestations.
Les mises en cause ou discussions personnelles sont proscrites. Les principes des règles de l'article
5.3 s'appliquent. Le non respect des règles pourra entraîner l’exclusion de la liste de discussion.
7.2 Décisions hors-réunion
Certaines décisions urgentes (ex : signature d'une pétition, ...) pourront être soumises au vote en
ligne, selon les mêmes règles de quorum des réunions plénières. Il est important qu'un débat
préalable ait eu lieu (e-mails, conférence téléphonique, ...), afin que les différents arguments pour
et contre soient évoqués, et que chacun puisse se forger son opinion et décider en connaissance
de cause.
Article 8 - EXCLUSION ET DEMISSION
Le dialogue, l’échange et le débat seront toujours privilégiés pour que la démission ou l’exclusion
ne soient qu’un ultime recours.
Si un membre ne respecte pas les Statuts ou la présente Charte du Groupe :
• en réunion ou assemblée générale, l'animateur pourra lui donner un avertissement et un
rappel à la relecture des statuts et de la charte, en accord avec le donneur de parole, et le
veilleur psychologique le cas échéant.
• à tout moment, le groupe pourra décider de lui donner un avertissement;
• son exclusion temporaire d'une réunion, de l'association, ou de l'accès à un outil en ligne
pourra être décidée par le Groupe..
7/7