Procédure Achat du Groupe AUDIENS

Procédure Achat du Groupe AUDIENS
Description de la procédure
2 – Les principales étapes
Pour la procédure achat les principales étapes de ce processus sont les suivantes :
1 - Expression
Définition du
besoin
3 - Analyse du
marché et des
besoins /
sourcing
2 - Elaboration
du cahier des
charges
4 - Stratégie
achat
5 - Appel
d’offre
Consultation
6 - Analyse des
offres
Négociation et
choix final
7 Contractualisation
8 - Pilotage et
suivi
2 – Diagramme des tâches à effectuer
Processus Achat
Expression /
definition du
besoin
Service
utilisateur
Besoin d’un bien
ou d’un service
Service Achat
Service Juridique
Contrôle facture
Estimation
financière des
coûts internes
Cartographie du
besoin
Elaboration du cahier
des charges
Cahier des
charges
fonctionnel
Rédaction du
cahier des
charges
Analyse du marché
et des besoins /
sourcing
Proposition de
fournisseurs
Sourcing
Stratégie Achat
Choix du type de
consultation
Appel d’offre
’
Consultation
Remise du
dossiers aux
fournisseurs
Analyse des offres
Négociation
et choix final
Participation à
l’analyse technique
– avis consultatif
Analyse global des
offres –
Recommandations ou
décisions
Contractualisation
Transmission des
éléments
qualitéset/ou
reporting
Transmission des
éléments au service
juridique pour contrat
Relecture partie
juridique du cahier
des charges
Relecture,
verification des
contraintes légales
Préparation de contrat
Mise en signature et
envoi du contrat
Enregistrement
Suivi différents axes (contrat, juridique, financier,..)
Pilotage et suivi
Contrôle Gestion
Suite info du Service
Achat, prend en
compte les actes de
changements
juridiques
S’assure
du respect
’
des clauses de
productivité
Le Service Achat
informe des
changements
juridiques du
fournisseur
Stratégie achat
En fonction de la vision du marché et du besoin exprimé par le demandeur, l’acheteur
propose une stratégie achat au demandeur.
Pour les dépenses <3K€ TTC : démarche achat simplifiée
o Demande d’achat faite auprès du service achat
o Choix d’un fournisseur dans le panel de fournisseurs référencés
Les fournisseurs sont référencés sur plusieurs critères qui sont différents selon la famille
d’achat concernée (santé financière, prestations réalisées, tarif, RSE, mode opératoire,…). Le
service achat assure la veille du panel.
o Demande de devis.
 Trois devis minimum sont demandés. Les devis conservés sont uniquement les originaux,
éventuellement les formats électroniques.
o Négociation éventuelle par le service achat
o Emission d’un bon de commande.
Pour les dépenses comprises entre >3K€ TTC jusqu’à 20K€ TTC : démarche achat
avec mise en concurrence
o Demande d’achat faite auprès du service achat
o Consultation au minimum de 3 fournisseurs.
Les fournisseurs sélectionnés sont à même de répondre au besoin exprimé et les critères
de sélection sont prix, qualité, délai, RSE.
o Négociation éventuelle par le service achat
o Emission d’un bon de commande ou d’un contrat
Pour les produits, on effectue un bon de commande sauf cas spécifique « produit
atypique ». Pour les prestations, on effectue un contrat.
Pour les dépenses >20K€ TTC : consultation avec mise en concurrence
Appel d’offres classique si le seuil est < à 120K€ TTC
Appel d’offres Règlementé si le seuil est > à 120 K€ TTC pour les services et les fournitures
Un appel d’offres règlementé est une procédure d’achat portant sur :
Des biens (fournitures de bureau, équipements informatiques, …), des services (prestations
intellectuelles, hébergement site internet, sous traitance,…), des travaux (BTP,…). Sa
spécificité : Des procédures dites « formalisées » dont les étapes sont précisément décrites et
strictement encadrées,
Il existe 3 types de procédures : Ouverte (Toutes les entreprises potentiellement intéressées
locales ou étrangères peuvent répondre), Restreinte (L’entreprise adjudicatrice ne met en
concurrence que ses fournisseurs habituels), Dialogue compétitif (La procédure de dialogue
compétitif est une procédure dans laquelle le pouvoir adjudicateur conduit un dialogue
avec les candidats admis à y participer en vue de définir ou de développer une ou plusieurs
solutions de nature à répondre à ses besoins et sur la base de laquelle ou desquelles les
participants au dialogue seront invités à remettre une offre).
Les délais à prévoir sont :
 démarche achat simplifiée : entre 2 et 10 jours,
 démarche achat avec mise en concurrence : entre 10 et 20 jours,
 démarche avec appel d'offres réglementé ou standard :
 Procédure ouverte : 3 mois à 4 mois,
 Procédure restreinte : 4 mois à 5 mois,
 Procédure en dialogue compétitif : 5 à 6 mois