Conditionner l`apparence des cellules avec Excel

Conditionner
l'apparence
des
cellules en fonction des valeurs
qu'elles renferment avec Excel
2007 (*)
La mise en forme conditionnelle est une fonctionnalité
qui permet de mettre en évidence, certaines valeurs (par
exemple, des valeurs supérieures à un certain seuil) dans
une feuille de calcul en changeant leur apparence... La
mise en évidence peut être rendue par une couleur de
caractère, une bordure ou une couleur de fond de cellule
différente, etc. Excel dispose de cette fonctionnalité, ce
document va vous montrer comment la mettre en
œuvre…
La fonctionnalité de mise en forme conditionnelle a été considérablement développée dans Excel 2007. Pour mieux l’évaluer,
créer une feuille de calcul comparable à celle – ci (ou téléchargez – la).
Notre exemple est une analyse de fréquentation de musée.
(*) Si vous utilisez une version antérieure à Excel 2007, téléchargez la brochure spécifique à ces versions.
Réalisation : alpi
Etape 1 Révéler le public et l’année occasionnant la meilleure et la moins bonne fréquentation
Sélectionnez la plage correspondant à toutes les années et tous les publics (dans notre cas de C3 à G12).
Dans l’onglet « Accueil », sélectionnez « Mise en forme conditionnelle – Règles des valeurs plus/moins élevées – 10 valeurs
les plus élevées »
Remplissez alors la boîte de dialogue en
indiquant le nombre de valeurs à afficher
(dans notre cas une seule) et en
sélectionnant une apparence, comme le
montre l’image ci-contre.
La règle se met en place en arrière-plan
de sorte que vous pouvez vérifier avant
d’avoir cliqué sur le bouton « OK » son
effet sur vos données. Faites la même
manipulation pour la valeur la moins
élevée en choisissant bien sûr une
couleur différente.
Dans l’exemple ci-contre, la plus
mauvaise fréquentation (Particuliers
adultes Communauté d'agglo en 2010)
apparaît en vert, tandis que la meilleure
(Scolaires en 2010) apparaît en rouge…
Réalisation : alpi
Etape 2 Effacer ou modifier sélectivement une règle
Lorsque vous commettez une erreur,
ou lorsque vous souhaitez annuler une
mise en forme, utilisez la méthode
suivante.
1 - Sélectionnez la plage de cellule où
se trouvent les règles
2 - Utilisez le menu « Mise en forme
conditionnelle – gérer les règles »
dans la boîte de dialogue, sélectionnez
« Sélection
actuelle »
dans
la
rubrique « Afficher les règles de mise
en forme pour : ».
3 - Dans le tableau des règles, cochez
la ou les cases de la ou des règles à
effacer, puis *cliquez sur le bouton
« Supprimer », puis « OK ».
Vous pouvez aussi opter pour une modification…
Important : par ce menu vous pouvez aussi définir l’ordre de priorité des règles grâce aux flèches bleues (voir étape 5).
Etape 3 Marquez les tendances avec un jeu d’icônes
La colonne « % d’augmentation 2007 – 2010 » peut être rendue plus lisible en y adjoignant une série de pictogrammes…
Cliquez sur l’en-tête de la colonne H de façon à la sélectionner. Ouvrez le menu « Mise en forme conditionnelle – Jeux
d’icônes » et choisissez l’option « 5 Flèches en couleur » (inspirez vous de la figure ci – dessous). Un aperçu en temps réel
est visible en arrière plan.
Les valeurs s’agrémentent de pictogrammes permettant de mieux dégager les tendances (hausse, stabilité, baisse…)
Réalisation : alpi
Etape 4 Utilisez les barres de données pour montrer la progression des valeurs
Pour afficher une barre de couleur plus ou moins marquée en fonction du nombre total d’entrées de 2007 à 2010, sélectionnez
la colonne « Total » (colonne G), puis utilisez le menu « Mise en forme conditionnelle – barres de données » (illustration ci –
dessous). Notez la mise en évidence de la progressivité des valeurs (bien sûr on peut trier les données, par ordre croissant par
exemple).
Etape 5 Etablissez vos propres règles personnalisées
Nous
l’avons
vu
de
nombreuses
fonctionnalités
préprogrammées vous permettent de mettre en place la
plupart des mises en forme conditionnelles avec un minimum
d’intervention de la part de l’utilisateur. Cependant, pour
certains cas particuliers, vous serez amené(e) à
personnaliser vos règles…
Sélectionnez par exemple les valeurs des tarifs (de B3 à
B12). Ouvrez le menu « Mise en forme conditionnelle –
Règles de mise en surbrillance des cellules – Autres règles
» Inspirez – vous de la fenêtre ci – contre en intervenant sur
les rubriques de la catégorie « Appliquer une mise en forme
uniquement aux cellules contenant » pour mettre en
place » votre nouvelle règle.
Dans cet exemple, les cellules commençant par le mot « réduit » recevront un
format particulier.
Cliquez ensuite sur le bouton « Format » et choisissez votre mise en forme, par
exemple un remplissage de cellule (figure ci-contre), sélectionnez une couleur,
puis validez toutes les fenêtres.
Recommencez la même opération avec un couleur différente pour « Texte
spécifique - se termine par - remise », puis une dernière pour « Texte
spécifique – contient – réduit + remise ».
Pour modifier vos règles, reportez vous à l’étape « Effacer ou modifier
sélectivement une règle » de ce guide… Rappel : les flèches bleues vous
permettent de changer la hiérarchie des règles.
Réalisation : alpi