Approvisionnement électronique

Indicateurs de performance
P. Noreau – A. Ruiz – G. St-Laurent - J. Vallerand
Plan
• Pourquoi se pencher sur la performance?
• La mesure, instrument de pilotage
• La notion de performance
• Les indicateurs
• Les tableaux de bord
• Benchmarking
• Problèmes liés à l’évaluation
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Pourquoi se pencher sur la Performance?
• Quelle est la place de la fonction
approvisionnement dans votre
organisation?
• Pourquoi n’occupe-t-elle pas une
meilleure place?
• Réponse partielle :
La valeur ajoutée de la contribution de
l’approvisionnement (mesure de la performance) n’est
pas bien connue
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Raisons pour évaluer
• Pour obtenir la reconnaissance, il faut :
Être capable de démontrer le fruit de notre efficacité,
efficience et économie.
• Planifier
• Répartir les ressources
• Mesurer et suivre les résultats
• Coordonner
• Contrôler
• Se comparer
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La mesure, outil d’amélioration permanente
Objectifs d’un système de mesure en gestion :
• Améliorer les performances de l’entreprise
• Optimiser la gestion et le pilotage
• Motiver les collaborateurs
Mesurer c’est déterminer la valeur de certaines
grandeurs par comparaison avec une grandeur de
même espèce.
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La notion de performance
Dimensions :
•
Efficacité: Capacité à produire un résultat désiré
•
Efficience: Capacité à produire le maximum de résultats avec le
minimum de ressources (syn: rendement)
Utilité en gestion :
•
Interne: Mesurer les résultats de l’utilisation des ressources disponibles
•
Externe: Rendre compte auprès des partenaires des résultats de
l’utilisation des ressources allouées
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Éléments d’un système de mesure : L’indicateur
• Un indicateur est une donnée qui décrit une situation du point de vue
quantitatif, qui constate un résultat :
– Progression du chiffre d’affaires = +20%
– Taux de rebuts : 2,3%
– Dégrée de satisfaction du client : 75%
• Mais l’indicateur n’a de réelle signification que s’il « indique » où il faut
agir :
Carter huile
Jauge
Temoin
• Ainsi l’utilisateur saura quelle est la cible des actions à mettre en œuvre.
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Indicateurs (suite)
Chaque indicateur doit contenir trois éléments :
• OBJECTIF : Donne l’intention, l’engagement
• INDICATEUR : Mesure de l’atteinte de l’objectif
• CIBLE:
Résultat attendu par rapport au niveau de
référence
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Caracteristiques d’un bon indicateur
• La pertinence : Corresponds à une préoccupation, une
attente.
• La validité : mesure-t-il vraiment ce qui doit être mesuré?
• La faisabilité : l’indicateur, est-il économiquement viable?
• La convivialité : simplicité et facile à comprendre. Son
interprétation doit être la même pour tous.
• La fiabilité : La mesure se fait de la même façon d’une fois à
l’autre
• La comparabilité : Essayer de choisir un indicateur
« standard » afin de pouvoir se comparer
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Fonctions d’un Tableau de bord
• Monitoring, constat d’écart et d’alerte
• Déclencheur d’enquête et de guide d’analyse
• Rapport de gestion
• Communication
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Pour créer un système de mesure…
•
Trouver de bons indicateurs.
•
Présenter les indicateurs (tableau de bord).
•
Conserver l’historique des indicateurs.
•
Tenir un registre de stratégies, objectifs, indicateurs et
cibles.
•
Formaliser la stratégie de l’entreprise dans un modèle
cohérent, dynamique et évolutif.
•
Favoriser la mise à disposition et le partage de
l’information entre les diverses entités de l’entreprise
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Approches pour réaliser un TB
Avantages :
Trois approches :
L’identification des indicateurs se fait
sur l’analyse des systèmes et des
préoccupations de gestion
Assure la
pertinence des
indicateurs
Identifier les indicateurs à partir de
l’inventaire de données disponibles ou
qui seront disponibles
Assure la
faisabilité des
indicateurs
S’inspirer d’une liste d’indicateurs
génériques pour enrichir notre
analyse
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Indicateurs génériques
Gestion des Ressources Matérielles, des Fournisseurs et des Impartiteurs
Responsabilités
/ Composants
Préoccupations de
gestion
Acquisitions
Gestion efficiente des
commandes (QEC), respect
des délais de paiement
Impartition
Partenariat
Gestion d’inventaire
Maintenance
Suivi de base : immeubles,
matériel locaux
etéquipement.
Accesibilité des intervenants
aux ressources
Maintenance, entretien
préventif et protection
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Indicateurs
•
•
•
•
•
# de fournisseurs
Volume (# et %) de commandes
Montant ($ et %) de commandes
Écart de la QEC
Volume (# et %) de factures payées à temps…
• % des activités imparties
• Montants ($) impartis
• Niveau de inventaire disponible – volume (# et %) et montant
($ et %)
• Taux de disponibilité Ratio # d’usagers / # d’équipements
• % de demandes satisfaites
• Délai d’obtention des ressources requis
•
•
•
•
Ages des inventaires par catégorie
Taux d’obsolescence
Taux de remplacement
Fréquence de réparation
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Tableau de bord « équilibré »
Le « tableau de bord » devrait avoir des indicateurs pouvant mesurer 4 aspects
(perspectives) de l’approvisionnement:
• Perspective clientèle:
Que pensent les clients de nous?
• Perspective affaires internes:
Quelle est notre compétence distinctive?
• Perspective financière:
Que pensent les banquiers ou les actionneurs?
• Perspective innovation et apprentissage:
Comment peut-on améliorer les choses et créer de la valeur?
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Tableau de bord
Perspective gestion interne
• # d'employés aux achats vs le # d'employés
dans l’organisation
• Montant investit en formation pour le
personnel des achats
• Charge de travail par acheteur (nombre et
valeur des dossiers)
• Taux d’absentéisme
Perspective Finances
•
•
•
•
Dépenses de fonctionnement mensuelles du service
Valeur des immobilisations achetées
Valeur des commandes (# total de commandes)
Valeur de la disposition d’actifs
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Perspective Client
• # total de réquisitions
• Date requise sur la réquisition – date de
livraison réelle
• # d’interventions du client (urgences)
• # de relances
• Temps passé à former les clients
Perspective Fournisseurs
•
•
•
•
# total de fournisseurs contactés
Valeur des achats regroupés
Livraisons conformes/Livraisons totales
Date de livraison prévu - Date de livraison réelle
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Benchmarking
Méthode d’évaluation consistant à comparer les processus et réalisations des
unités d’une même organisation ou avec d’autres organisations
Finalités
• Identifier les points forts et faibles
• Identifier les leaders et les pratiques d’excellence
• S’informer des pratiques développées ailleurs
• Justifier les besoins d’amélioration
Forces
• Comparaison des réalisations à celles
d’organisations similaires.
Limites
• Comparabilité des données
• Non disponibilité au accéss aux données
Source: Balm G. 1992. Evaluer et améliorer ses performances: Le benchmarking
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Problèmes liés à l’évaluation
• L'absence d'objectifs précis pour le service de l'approvisionnement et
son personnel
• L’absence de standards sur la performance dans le domaine
• Le manque d’informations accessibles par les systèmes de gestion
informatisés (informations parcellaires, biaisées)
• Les facteurs externes (inflation, concurrence plus agressive), facteur
interne (expérience des acheteurs)
• Une mesure peut favoriser un objectif et nuire à l’autre (commande
urgente = évite pénurie mais coûts additionnels)
• Les différences organisationnelles des services d’approvisionnement
(rôle opérationnel vs stratégique)
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