Les appels d`offres publics entièrement électroniques

28 JAN 10
Hebdomadaire Paris
OJD : 43957
Surface approx. (cm²) : 1192
N° de page : 15
26 RUE D'ORADOUR SUR GLANE
75504 PARIS CEDEX 15 - 01 44 25 30 11
ACTUALITE
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L'EVENEMENT
DÉMATÉRIALISATION.
Lesappels
d'offres publics
entièrement
électroniques
La dispomian du papier est inéluctable
pour les marchés passés par les collectivités.
Les entreprises devront s'y adapter, malgré
les f reins techniques et organisationnels.
LES FAITS
Depuis le I" janvier 2010, les réponses aux appels d'offres du secteurinformatique, pour les
marchés publics supérieurs à 90 DOO euros ht,
doivent être dématérialisées. Pour les autres
secteurs, cette obligation est laissée à l'appréciation de l'acheteur
LANALYSE
i le téléchargement acs DCE
(dossiers de consultation des
entreprises) qui présentent les
appels d'olïres est largement
plebiscite pai" les entreprises, les
transmissions électroniques des
candidatures correspondantes sont paradoxalement encore peu nombreuses. Moins
de 10 % des réponses sont actuellement
dématérialisées. Depuis 2005, les collectivités sont obligées d'accepter les offres
au format électronique, au même titre que
le papier, dans le cadre des marchés formalisés Cela les a incitées a s'équiper de
plates-formes ad hoc. Jusqu'ici, les entreprises n'étaient, par contre, pas soumises aux
mêmes obligations . rien ne les forçait
à répondre électroniquement. N'y étant
S
AGYSOFT
6852572200524/GVB/MBM/2
pas tenues, elles n'ont pas toujours compris
l'intérêt de changer une organisation qui
fonctionne Maîs depuis le I" janvier 2010,
elles ont elles aussi des obligations. Les
versions papier des réponses aux appels
d'offres pour l'achat de fournitures, matériels ou services informatiques ne sont plus
acceptées. Seule la notification aux candidats de refus ou d'acceptation des offres est
pour l'instant effectuée par courrier papier.
Des courriels avec accusé de réception
seront sûrement utilisés à terme
Les marchés publics créent
des plates-formes dédiées
Contrairement à ce que l'on aurait pu
croire, « k taux de réponses électroniques pour
lesmw'ciiesriiforiiiatujuesn'estpasplusiniportant que pour les autres secteurs », constate
Christophe Alviset, animateur de l'atelier
Dcmatcrialisation des marchés publics de
l'Observatoire économique de l'Achat public Les donneurs d'ordre publics peuvent
aussi imposer la transmission de reponses
électroniques pour d'autres types d'appels
d'offres, tant que l'égalité de traitement des
candidats est garantie.
Eléments de recherche : AGYSOFT : éditeur de logiciels, toutes citations
Le fonctionnement
Création du DCE
par l'acheteur
Examens
descandidatur
et conclusions
1 Lacteur public édite sur la plate-forme
le DCE, qui peut être constitué de plusieurs
types de fichiers : .pdf, .doc, .xls, .xml.
2 Lentreprise reçoit des alertes par courriel lorsqu'un DCE correspondant à son
secteur d'activité est publié.
3 Elle télécharge ceux qui l'intéressent.
4 La réponse est signée avec un certificat
de niveau 3. Le dossier peut consister
en un zip incluant des fichiers .pdf, .doc, et
un.xml.
5 La réponse est déposée sur la plate-forme
avant l'heure limite de rendu des dossiers.
6 Après choix du dossier et envoi à la préfecture [contrôle de légalité), les entreprises
sont notifiées pa r courrier papier.
La dématérialisation des appels d'offres, qu'elle concerne la consultation ou la
réponse, s'effectue sur des plates-formes
mises à disposition par les acteurs publics
lorsqu'une collectivité achète un service ou
du matériel, elle publie obligatoirement un
DCE sur la plate-forme de dematerialisation, où les entreprises pourront le télécharger pour ensuite déposer leur offre de
candidature sur le même site internet
Désormais, ces dernières vont donc
devoir se mettre sérieusement à la dématériahsation « Dès qu'une collectivite deade de
s'investir dans la dématénalîsatKm des marchés publics, les entreprises suivent Maîs les
acheteurs publics doivent les accompagner, ce
quel est difficile pour les petites collectivités »,
estime Louis-François Piéri, directeur du
Groupement d'intérêt public e-Bourgogne.
Les fédérations professionnelles nationales
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des plates-formes électroniques
La législation
Depuis le 1er janvier 2005
Notifications
par courrier papier
• L'acheteur (la collectivite territoriale)
dort accepter les reponses
dematenalisees aux appels d'offres
pour les marches formalises
Au 1er janvier 2010
• Pour les marchés superieurs
a 90 DOO euros ht, les reponses
aux appels d'offres devront être
dematenalisees pour les achats
de fournitures, de matériels ou
de services informatiques
Plate-forme
de dématérialisation
des marchés publics
• L'acheteur public pourra imposer
la transmission electronique
des candidatures pour tous
les autres achats
À partir de 2012
• L'acheteur sera oblige d'accepter
les reponses électroniques
pour les achats de fournitures,
de services ou de travaux,
d'un montant superieur a
90 DOO euros ht
Elaboration de
la repanse a I appel d offres
Dem@pe, un label pour rassurer les entreprises
ÉDITEUR OU PORTAIL
| LABEL
EXEMPLE DE COLLECTIVITÉ OUI LUTILISE
Agysoft
Conseil general de Haute Vienne, maine de Grenoble
Achatpublic.co
La plate forme la plus utilisée par les collectives territoriales
Edisys
Conseils generaux de I Aisne des Ardennes
de la Dordogne, de Vendee
Conseil général de l'Aube
En cours de labellisation
Conseil general de (Aube
Omnikles
En cours de labellisation
Conseil general de la Moselle
PMI-Atexo
En cours de labellisation
PMI (Place de marche intermimstenelle) e-Bougogne
et regionales comme la FNTP (Federation
nationale des travaux publics) ou Syntec
(pour l'informatique) peuvent aussi s'imph
qucr dans l'information, la formation et
l'aide aux entrepiises Grâce a la nouvelle
reglementation, le décalage entie les collectif
tes et les enti éprises va s'atténuer , anticipe
AGYSOFT
6852572200524/GVB/MBM/2
Isabelle Daniel, chef du service des mar
ches> du conseil general de l'Aube Les gains
de l'électronique par rapport au papier sont
notables en termes de cout d'impression de
papier, d'envoi etc Les entreprises rechignent pourtant a utiliser les plates-formes
de dematenalisation Les raisons ? Elles
Eléments de recherche : AGYSOFT : éditeur de logiciels, toutes citations
sont d'ordre legal, psychologique technique
ou orgamsationnel Concrètement, parmi
les freins directs, on compte les mécanismes
de signature electronique difficiles a
appréhender, la nécessite d'utiliser une
connexion internet haut debit et l'heterogeneite des plates-formes de demateriahsation, Chaque collectivité peut en effet librement choisir la sienne II n'y a donc pas de
solution unique et de plus, elles fonctionnent toutes différemment Les entreprises
doivent ainsi se familiariser avec de multiples interfaces utilisateurs
Pour homogénéiser les solutions et
s'assurei qu elles respectent le code des
marches publics, le label dem@pe a ete mis
en place par l'organisme Edibuild en partenariat avec la FNTP et le Minefi Les
plates-formes sont auditees sur un certain
nombre de criteres décrits dans un cahier
des charges disponible sur internet Selon
Bernard Longhi, délègue general d'Edibuild, l'objectif du label est de redonner
confiance aux entreprises et de s'assurer de la
validité des plates-formes qui doivent donc
suivre le colne) des charges > Pour les
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CE QU'ILS EN PENSENT
Christophe Alviset,
La.
animateur de l'atelier Dématenalisation des marchés
publics de l'Observatoire
économique de l'Achat public
« Nous disposons d'une
seule plate-forme pour
l'ensemble des minista
Même le ministère de la Defense,
qui était en avance et dispose donc
de sa plate-forme pour les achats
militaires, a rejoint la PMI f Place de
marche interministérielle] cet ete
L'Etat mis a part, il y a toujours une
grande diversite de plates formes,
cela pose probleme aux entreprises
La convergence est tres faible »
Lmertie est importante Ladématénalisation aide a faire des
economies maîs demande des
efforts Repondre aux appels
d'offres est complexe les documents sont volumineux et les
procedures tres ouvertes puisque
toute entreprise peut y repondre La
progression est lente dans toute la
Communaute europeenne »
mai cnes formalises le dossier de
candidature doit être signe avec un certificat PRIS v I de niveau 3 L'obtention d'un
certificat n est pas immédiate les entrepn
ses n'en disposant pas doivent donc prévoir
son acquisition a l'avance auprès d un PSCe
(Prestataire de services de certification
electronique) Toutes les plates-formes
doivent théoriquement accepter tous les
certificats refeiences maîs en pratique ce
n est, hélas pas toujours le cas
Après la dématérialisation,
automatisation de la chaîne
Des fichiers XML suivant la norme in
tèl nationale UN-Cefact commencent a
être mis en place par des collectivites
« Maintenant que la dernotenalisation est bien
engagée, u faut enclencher l'automatisation ,
assure Christophe Alviset En avance dans
le domaine, le conseil general de l'Aube a
déjà reçu une premiere candidature
AGYSOFT
6852572200524/GVB/MBM/2
Philippe Ricard,
directeur adjoint des
technologies de l'informatique
et de l'information
du conseil général de l'Aube
La norme XML Un/Cefact 3 O venait
d'être validée Nous l'avons adoptée
pour les bordereaux de prix ( DDE
BPU, détail quantitatif estimatifBordereau de prix unitaires), un
fichierXML est inclus dans le dossier
de consultation des entreprises
Elles reportent les prix unitaires de
chacun des postes à l'aide du logiciel
gratuit d'édition XML visionPIus,
téléchargeable sur le site A l'avenir,
les logiciels metier devraient créer
directement les fichiers structures »
Pour les entreprises, on aboutira
à terme à une homogénéisation des
bordereaux de prix Pour les collectivites, l'ensemble des offres est consolide dans un seul document Les
bordereaux n'ont pas a être ressaisis,
ils sont utilisables directement »
dematerialisee accompagnée d'un document XML pour les bordereaux de prix
L échange de fichiers stiuctures facilite la
réutilisation des informations et leur analyse Le XML sel a surtout utile quand u
y aura des e catalogues pour effectuer des
comparaisons de pme », explique Louis-François Flen
D autres chantiers sont en cours ou
verront sans doute le jour A terme, la
chaîne complete de passation des maiches
devrait être dematerialisee >, explique
Christophe Alviset Maîs tous les projets
annexes ne sont pas encore déployés,
comme Actes pour le controle de legalite
ou Helios pour les echanges avec les trésoreries Les documents électroniques
doivent être archives au même titre que
les documents papier Lobligation légale
de conservation des dossiers d'appels
d'offres est de ti ente ans Des solutions
d archivage perennes sont donc a mettre
en place
Eléments de recherche : AGYSOFT : éditeur de logiciels, toutes citations
Quelques conseils
à suivre
Pour les entreprises
• Utiliser les options de test pour
simuler une réponse si la fonctionnalité existe sur la plate forme
• S'entraînera l'utilisation des plates
formes en repondant a des Mapa
(marches a procedure adaptes)
qui ne nécessitent pas de signature
electronique, et dont les reponses
peuvent être rédigées en parallèle en
format electronique et en papier
• Anticiper l'achat du certificat PRIS v I
de niveau 3 (liste des certificats
valides surwww telecom gouv fr)
Bien choisir la personne a qui
appartiendra le certificat
• Disposer d'une connexion internet
avec un debit suffisant pour tele
charger des documents volumineux,
ne pas repondre trop tard pour éviter
les problemes de connexion
Pour les acteurs publics
• Fournir des DCE dans d'autres
formats que les pdf, si le document
doit être rempli par l'entreprise
Autoriser la signature des documents individuels et pas celle du
dossier au moment du depôt Le signataire n'est pas toujours celui qui
soumet le dossier électroniquement
et l'anonymat doit être conserve
Utiliser XML limite les ressaisies
Au niveau europeen des projets sont en
cours, comme l'explique Louis-François
Pieri
Quinze etats sont réunis pour travailler sw I interactivité des plates f ormes Le
projet europeen Peppol (Pan European Public
e Procurement on Lme) sera fun d'ici a deux
ans Son objectif est de définir des normes d'm
teraction des plates-formes entte elles et de
comprendre comment s'assurer que les entre
prises candidates sont en regle, quel que smt
leur pays d'ongme >
rn
MARIE JUNG