proces verbal de la reunion des amis du 22/04/2013.

PROCES VERBAL DE LA REUNION DES AMIS DU 22/04/2013.
PRESENCES :
N. Michiels (P6), C. Deweerat (P4), C Cervasato (M1), C. Stiernon (CA), LP Martin (instituteur
P5 et P6), P. Van Cauwenberghe (CA et M2), N. Jolet (CA et M2), O. Leponce (M3 et P4), A.
Lainé (M2), X. Baltus (P3), D. Duval (P1), X. Leclere (M2 et P1), C. Parisis (P2 et P5), M.
Declercq (M1 et P3), G. Maron (directeur), S. Verhaegen (P1 et P3, présidente des Amis) et
AC Mercier (P1, P3, P4 et P6, secrétaire).
EXCUSE : E. Luppens (P6)
DEBRIEFING DU THEATRE :
Sophie remercie toutes les équipes (décor, bar, technique et tournage) ainsi que l’équipe
pédagogique pour cette belle réussite.
Au niveau du bar, la quantité de boissons était bonne par contre, il est resté beaucoup de
sandwichs. Françoise Gillet a pu les donner à un foyer de femmes battues.
A la caisse, certaines personnes n’ont pas payées et sont rentrées par la porte du fond.
Faudra-t-il déplacer la caisse dans le sas d’entrée l’année prochaine ?
Pour ce qui est des décors, Nathalie Michiels propose de photographier les scènes lors de la
répétition générale pour pouvoir disposer les décors plus facilement le jour J.
Ghislain a reçu les félicitations du régisseur en ce qui concerne le rangement et la propreté.
Cependant, des anciens et certains enfants de l’école ont utilisé l’ascenseur et sont allés
dans les classes, ils ont joué avec un caddie dans le parking et ont écrasé du chocolat sur le
tapis de l’ascenseur. Ghislain attend la note de nettoyage qui sera supportée par les enfants
concernés.
Il faudra donc être vigilant à la fête de l’école (fermeture des classes à clé, rangement des
jeux avant le début de la soirée et surveillance le soir des abords de l’école).
LA FETE DE L’ECOLE DU 2 JUIN : LE MONDE MEDIEVAL.
La journée commence par le défilé des enfants costumés le long du chemin de Strins,
accompagnés d’une animation musicale qui se terminera dans la cour près du podium.
A 13h, ouverture des stands de jeux et de nourritures. A 15H30 a lieu le lâcher de ballons
devant le petit chalet suivi du tirage au sort de la tombola (petit podium). A 17h, c’est
l’heure des playbacks dans la salle polyvalente ainsi que la fermeture des jeux à part le
château gonflable. A 19h, barbecue et soirée dansante pour les enfants. Un baby-sitting est
prévu pour les plus petits au petit chalet.
Sophie a trouvé une animation musicale de 45 minutes pour le lancement du défilé à 12h. Il
s’agit de trois musiciens jouant d’instruments de l’époque pour un prix de 250€.
Ghislain va contacter une troupe de Braine-le-Château, les Fers de Lance, pour leur
demander une animation médiévale après le défilé.
Sophie de M2 a proposé différentes activités :
- Présentation d’un faucon (via sa voisine)
- Confection de costumes, accessoires en rapport avec le Moyen-Age
- Fabrication de blasons, d’enluminures…
- activités autour du médiéval (conteurs, jongleurs, cracheur de feu) par des asbl de
Nivelles et Villers-la-Ville. Alexandra se renseigne.
- Bal médiéval (200€)
- Collaboration avec la Maison du Conte de Namur
- Barbecue en rapport avec le thème : cochon de lait à la broche
Xavier Baltus demande à des amis qui font des jeux de rôles s’ils seraient d’accord de
présenter un combat de chevaliers. Il insiste sur l’importance que tout le monde, parents et
enfants soit déguisé et compte sur les enfants pour motiver leurs parents (soit en leur
offrant un ticket si leurs parents sont déguisés ou en organisant un concours de
déguisement). Les institutrices et instituteur doivent bien évidemment être aussi déguisés !
Sophie a demandé l’autorisation à la Commune pour organiser la fête mais n’a pas encore
reçu de réponse. Nathalie Jolet se charge de la lettre aux voisins et de la distribution dans les
boîtes aux lettres.
Le sponsoring :
Sophie souhaite distribuer les programmes pour le 20 mai et a donc besoin des mots des P6
et du Directeur pour le 3 mai. Elle demande que les délégués relaient dans leur classe l’info
sur le sponsoring pour pouvoir le clôturer le plus tôt. Un mail a été envoyé la semaine du 15
avril et un rappel sera fait chaque semaine. Nathalie Jolet installera également une affiche
aux valves et fera un tout cartable.
Elle insiste sur le fait d’aller voir ses commerçants pour leur demander de sponsoriser ou
d’offrir des lots pour la tombola.
Xavier DW imprimera les tickets de tombola (1000) le plus vite possible également. Sophie
cherche un système efficace pour comptabiliser les tickets vendus et assurer le retour des
invendus : attribuer les numéros des bandelettes reçues à leurs détenteurs et vérification
par les institutrices (et non par Corine) via le listing des numéros des tickets payés et de ceux
retournés. Patrick propose un bon en échange des tickets de tombola qui seront remis le
jour de la fête mais cela ne permet pas aux enfants de vendre les tickets à leurs grandsparents ou aux voisins.
La tombola :
Les courriers à remettre aux commerçants en échange de lots sont au secrétariat. Chacun
peut évidemment récolter des lots, petits pour la pêche aux cadeaux, moyens pour les
récompenses des cartes de jeux et la tombola et gros pour le tirage au sort.
Les délégués relaieront également cette info dans leur classe.
La caisse : Sophie se charge de constituer l’équipe caisse.
Les décors :
Marie-Esther assure ce poste. Elle aura besoin d’aide pour la peinture du portique.
Les panneaux routiers seront décorés par Xavier et placés par Bruno et Xavier.
Charlotte et LP n’ont pas trouvé les panneaux sans tête, on laisse en suspens. On pourrait les
remplacer par un décor médiéval au stand photos.
Marie-Esther confectionne un modèle pour réaliser des fanons, étendards, oriflammes et
blasons.
Xavier Baltus (P3) propose une après-midi bricolage de 14h à 17h le 5/5 chez lui. Il va
envoyer des modèles par scanner. L’équipe comprend : David, Eric, Christine, Thomas,
Charlotte, Giulia.
Les stands nourritures :
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Les frites : Ramon persiste et signe ! Il faudra une plus grande équipe avec lui dans
l’hypothèse où il reste des frites pour le barbecue. La difficulté reste la livraison à 9h
(manque de place dans les frigos pour une livraison la veille et précuisons). M.
Declercq se renseigne près de chez elle pour la livraison et AC Mercier téléphone à
l’ancien livreur.
Les fruits, tartes, crêpes et bonbons : Sophie demande à Evelyne si elle est toujours
d’accord cette année de préparer une salade de fruits et à Amandine pour les crêpes.
Malika se charge des bonbons. Les tartes et gâteaux sont apportés par les parents.
Un tout cartable expliquera exactement quelles classes apportent les tartes et
quelles autres les salades pour le barbecue.
Les tapas : sous la direction de Bruno et Valérie pour notre plus grand plaisir ! Malika
est d’accord pour préparer des tortillas.
Les barbes à papa et les pop corns: Sophie voit avec Eric et Carine… merci d’avance !
Les hot dogs: C. Deweerdt (P4)
Le barbecue: Sophie voit avec Guido, Ghislain a commandé la vaisselle au traiteur.
Le bar : Eric et David sont nos courageux responsables ! Sophie se charge des softs.
David ne réitère pas le vin bio de l’année passée vu le peu d’échos positifs ! Sophie
peut s’en charger (commande, livraison et reprise). Les bouteilles se vendent mieux
le soir, il faudra donc en conserver.
Pour le maintient au frais, David propose d’acheter de grandes poubelles qu’on
remplirait de glaçons. Glaçons qui peuvent être livré par CDS en même temps que les
friteuses la veille, Xavier Leclere pourrait aussi aller en chercher à Limal le matin
même. David propose aussi d’acheter quelques bouchons rapides pour perdre moins
de temps lors du service.
Pour la bière, il propose un fût de Ginette aux fruits, de la Jupiler et une bière
spéciale (cf. la Chaudasse, bière à l’hydromel d’Olivier Leponce). Patrick propose un
vin moelleux pour l’apéro.
David propose aussi de remplacer les verres en plastiques qui ne sont pas très écolos
ni très résistants. On pourrait utiliser des verres en plastiques rigides et demander
une caution lors du premier verre. La société KOBO fabrique ce type de verre
(395€/1000).
Il a aussi été proposé de changer le bar de place et de le mettre sous le préau. Cela a
un côté pratique car proche de la cuisine mais aussi moins chaleureux.
David demande la ligne de conduite à avoir si un adolescent demande un verre
d’alcool au bar. On placera des affiches avec une interdiction de servir les - de 18 ans
et Ghislain est la personne de référence en cas de problème.
Les stands de jeux :
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La pêche aux cadeaux : Christine Parisis est à nouveau prête à enfiler son tablier de
responsable ! Une maman de M1 est d’accord pour emballer (voir avec Ghislain). Un
appel des délégués devra être lancé dans les classes pour la collecte de petits
cadeaux. La soirée emballage est prévue le 28/05
Le jeu de massacre : les P5 s’occupent de réaliser les blasons pour décorer les boîtes.
La pêche aux canards : Encore et toujours Christine, belle motivation !
Le château gonflable : C. Deweerdt se renseigne près de chez elle pour le prix et la
livraison.
Le tunnel fantôme : installation par les institutrices et l’instituteur. Quid des cartons
achetés l’année passée ? doit-on recourir aux tunnels en tissu ?
Maquillage : Sophie voit avec les « Valérie »
Le jeu du clou
Le tir à l’arc : Xavier a le matériel (couloir et cible avec ballons)
Le coton-tige
Le baby-sitting : Sophie demande à Dominique si sa fille est toujours partante
La soirée dansante : Jacques est d’accord pour animer la soirée mixte (parents-enfants) sous
le préau. Cela permettra de surveiller plus facilement la soirée et ne nécessitera pas de
démonter le podium.
L’ambiance musicale de la journée : Jm Philippson
Le matériel technique : cette année, nous ne l’aurons plus en prêt. Patrick et Jacques se
renseigne pour trouver de bons prix ailleurs.
Divers :
A la fin de cette année scolaire, Sophie remet son mandat de présidente et un nouveau
Président(e) sera élu à L’AG de fin d’année. Avis aux candidatures ! Ghislain et Sophie sont
disponibles pour discuter avec les éventuels candidats de ce que cette fonction implique.
AC Mercier remet également son mandat de secrétaire à la fin de cette année.
La prochaine réunion aura lieu le 16/05, venez nombreux