PROFIL POSTE Cadre Service Achats

Fiche de poste
CADRE SERVICE ACHATS
Référence :
Date d’application : Immédiate
Rédacteur (s) : O. GEROLIMON
Page : 1
Classement :
Vérificateur : DRH
Validateur(s): Directeur
Documents de référence :
Destinataires pour
Direction Qualité,
application :
N° Version
V1
V2
V3
Cadre
concerné, Destinataires
pour
information :
directions,
responsables de pôles, encadrement DAL, DBV, DSIO.
Date
Juillet 2013
Juillet 2014
Nature modifications
Création document
Mise à jour et compléments
Mise à jour et compléments
Métier : Cadre du Service Achats.
Unité : Service Achats.
Direction / Pôle : Direction des Achats et de la Logistique (DAL).
Pôle : Pôle Logistique et Technique.
Supérieur hiérarchique : Directeur Achats et Logistique (DAL).
Responsable fonctionnel : Directeur Achats et Logistique (DAL).
Définition du poste
Planification, organisation et pilotage de l’ensemble des secteurs de la
fonction Achats notamment par l’animation et l’encadrement des agents du
service Achats (acheteurs, gestionnaires administratifs des achats,
cellule marché public, magasiniers (en projet), secrétariat, reprographie
(en projet).
Pilotage de la mise en œuvre et évaluation de la politique d’achat de
l’établissement.
Participation aux groupements d’achats régionaux et coordination d’un ou
plusieurs groupements.
Pilotage de la mise en œuvre et évaluation de la délégation achat aux pôles
en matière d’investissement pour les domaines relevant de la DAL : plans
d’équipements, commission d’équipements.
Définition, planification et pilotage des activités et moyens du service
Achats.
Veille sur la réglementation et les techniques d’achat dans son domaine de
compétence et conseil aux personnels sous sa responsabilité et aux
différents interlocuteurs au sein de l’établissement. Conseil aux décideurs
pour ce qui concerne la politique d’établissement en matière d’achats.
Mise en place et évaluation de l’approvisionnement et de la gestion des
stocks
o Organisation du magasin central.
Hiérarchisation, planification, suivi et contrôle des
prestations du magasin central.
Définition, mise à jour, suivi et contrôle des dotations.
o Organisation de l’approvisionnement dans les services « clients ».
o Conseil et apport méthodologique aux magasins suivants : antenne du
GCS Laboratoire de biologie à Thonon, restauration, pharmacie.
Management d’équipes
o Mettre en place et manager l’encadrement intermédiaire en charge
des fonctions précitées dans le respect des ressources humaines
allouées au service dans les documents budgétaires.
o Elaborer, viser et contrôler le planning des postes tenus par le
service.
o Coordonner des acteurs pluridisciplinaires autour de projets
transversaux.
Activités spécifiques
1. gestion de moyens
humains : organisation du service Achats en définissant les niveaux de
responsabilité par domaine pour des prestations adaptées au besoin :
a. recrutements des agents du service.
b. évaluation des agents du service.
financiers :
a. organisation et suivi des éléments de dépenses de son domaine de
responsabilité, ainsi que le reporting des dépenses de l’ensemble de la
DAL auprès de la Direction (investissement et exploitation).
b. élaboration, mise en place et exploitation des tableaux de bord de
l’activité, contrôle et reporting.
c. suivi et contrôle de la régie de recettes assurée par le secrétariat
DAL.
techniques et réglementaires :
a. suivi de l’ensemble du parc d’équipements en lien avec les services de la
DAL, DBV et DSIO pour l’ensemble des pôles.
b. contribution à la rédaction, mise à jour, diffusion, maîtrise et
application du Guide des Bonnes pratiques d’Achats au sein de
l’établissement.
c. contrôle, analyse et gestion des procédures de consultation menées
par les acheteurs déléguées au sein de l’établissement en lien avec la
Cellule Marché Publics et la Cellule d’Appui et d’Information Juridique.
d. hiérarchisation, planification, et suivi des procédures de consultation
pour la réalisation du Plan d’Equipement.
d’information et de représentation :
a. participation aux instances et réunions pour les sujets de son domaine.
b. participation et représentation déléguée auprès des autres
établissements adhérents aux groupements d’achats (assemblée
générale, commission technique).
2. Approvisionnements en produits et en matériels dans son domaine :
rédiger des marchés publics (RC, CCAP, CCTP, etc.) (fournitures et services)
et s’assurer de leurs bonnes exécutions en veillant à leurs actualisations et
évolutions.
présentation des rapports d’analyse pour les consultations avec procédure
formalisée au DAL ou à son représentant et à la Commission des marchés.
participation à la démarche d’optimisation des achats et des stocks.
3. Contrôle et suivi de la qualité :
gestion documentaire : organiser au sein de son domaine la mise en place de
la gestion documentaire pour les activités dont il a la supervision. Le
secrétariat de la DAL est le soutien du responsable pour la mise en forme et
la reprise au niveau institutionnel (Bluemédi).
démarche client fournisseur : participer pour ce qui concerne son
domaine à la démarche globale du Pôle Logistique et Technique.
application des méthodes / outils de la gestion des risques.
participation à la démarche de certification.
participation à la démarche de développement durable.
Compétences requises
1. relationnelles
a. travailler en réseau et en partenariat.
b. animer, motiver et coordonner des équipes, des groupes
pluridisciplinaires.
c. évaluer développer et valoriser les compétences de ses
collaborateurs.
d. fixer des objectifs, mesurer les résultats, évaluer les
performances.
2. professionnelles
a. traduire la stratégie en orientations, plans d’actions,et moyens de
réalisation.
b. mettre en œuvre, suivre et contrôler des réalisations en régie ou
sous-traitées, relatives à son domaine d’activité.
c. planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les
ressources pour la réalisation des objectifs.
d. concevoir piloter et évaluer un projet.
e. rendre compte des résultats, notamment par la rédaction du
rapport annuel d’activité de son secteur.
3. techniques
a. maitriser la fonction achats et notamment le code des marchés
publics : niveau bac+5 – grade : attaché d’administration
hospitalière.
b. connaître et maitriser les outils de gestion administrative,
économique et financière.
Relations fonctionnelles
-
-
Internes : Direction générale, responsables de pôles, médecins, cadres des
services « clients », cadres des services du Pôle Logistique et Technique,
Direction des ressources humaines (gestionnaires dossiers agents), Direction
qualité (cellule qualité, gestion des risques, équipe opérationnelle d’hygiène),
Commission d’Equipements, Commission des Marchés.
Externes : Fournisseurs, cadres d’autres entités publiques (établissements de
santé, collectivités locales) notamment au sein de la Communauté hospitalière de
Territoire Nord Haute Savoie, tutelles, Trésorerie, Chambre régionale des
comptes, Tribunal administratif, DGCCRF, organismes de formation pour
l’accueil de stagiaires au sein du service.
Conditions de travail
-
Forfait cadre. 38h30 minimum par semaine avec 20 RTT/an avec présence
obligatoire de 3h00 (9h00 – 12h00) le matin et 4h00 (13h00 – 17h00)
l’après-midi adaptables aux contraintes de service et à l’encadrement des
agents du service Achats.
Contraintes professionnelles
- Gestion des droits à congés en cohérence en accord avec les
délégataires pour la signature des marchés publics.
- Disponibilité et souplesse horaire pour assurer le suivi des opérations
sensibles (à titre d’exemple : clôture comptable).