Les outils de suivi du DIF

Les outils de suivi
du DIF
Des outils diversifiés et informatisés
Les modalités précises prévues notamment pour le suivi du DIF et des
formations statutaires obligatoires, rendent quasi incontournable le recours à
un logiciel adapté et performant pour les grandes et moyennes collectivités.
Les petites collectivités ont également intérêt à se doter d’outils informatisés
pour suivre la mise en oeuvre des plans.
4 types d’outils sont a minima nécessaires
1 Fiche de suivi d’une action :
Elle peut concerner uniquement les actions “intra” ou bien, dans l’idéal, l’ensemble des actions auxquelles participe
au moins un agent de la collectivité. Cette
fiche alimentera le tableau récapitulatif :
”Tableau de suivi du plan”.
2 Tableau de suivi du DIF :
Associé à une fiche individuelle, il permet
de consolider la politique “DIF” de la collectivité. C’est le compteur prévu par les
textes.
3 Tableau de suivi des dispositifs légaux :
Associé également à une fiche individuelle, il permet de mesurer la politique
de “professionnalisation” de la collectivité (intégration formation de professionnalisation), au sens strict de la réforme. Il
permet l’information régulière des agents
prévue par les textes.
4 Tableau de suivi du plan de
formation :
Il récapitule sur un seul documement,
l’ensemble des données quantitatives du
plan.
Ce document, rempli tous les ans, permet
de dresser des bilans et des graphiques
d’évolution.
Associé aux outils de mesure de l’effort
formation, il offre à la fois une base de
données et la source des ratios, si vous
choisissez de sélectionner les mêmes
indicateurs. cf. fiches repères : “Les indicateurs de pilotage”, “Analyser l’effort de
formation”.
V1 - 2008
Cf. Tableaux proposés ci-après
CNFPT
Selon l’importance
des effectifs suivis,
certains outils peuvent être regroupés.
cf. fiches outils “Les
compteurs” et grille
de suivi des dispositifs légaux.
La nécessité de suivre et évaluer quantitativement l’effort formation de la
collectivité et de ses agents s’est accrue avec la réforme.
©
OUTIL
M3.4
Les outils de suivi du DIF
M3.4
Fiche de suivi d’une action […]
OUTIL
Budget
- Budget prévu :
- Budget consommé :
- Ecarts :
Coût moyen de l’heure formation :
o Action inscrite au plan
Suivi administratif
Calendrier
Dispositifs légaux
Gestion des inscriptions
Logistique
Nombre d’inscrits :
oAction annulée
- Date de réalisation :
- Date prévue :
- Ecarts (en journées) :
- Respect des normes :
- Nombre d’agents en formation :
Intégration :
Professionnalisation :
Formations obligatoires (hygiène et sécurité, CACES...) :
DIF :
Autres :
- Date d’établissement des inscriptions :
- Nécessité de relance : ooui, onon
Date :
- Date d’envoi à l’organisme de formation :
- Date d’établissement ou de réception des convocations :
- Réservation de salle : ooui , onon Date :
- Réservation de matériel informatique : ooui, onon
- Reprographie : ooui, onon
Nombre :
- Edition des feuilles d’émargement : ooui, onon
- Autres :
Nombre de présents :
Taux d’absentéisme :
Date :
Date :
Date :
Taux d’assiduité :
(nombre jour présence/nombre
jour prévus)
V1 - 2008
Durée
o Action reconduite
- Durée prévue :
- Durée réelle :
CNFPT
Gestion des pièces financières
- Bon de commande envoyé le :
- Respect des délais : ooui, onon
- Paiement effectué le :
- Respect des délais : o oui, onon
©
Suivi financier
Intitulé de l’action :
M.3.4
Attention - document proposé au format A3
Les outils de suivi du DIF
Tableau de suivi du DIF […]
Des formules de calcul sont disponibles dans la version Excel de ce fichier sur simple demande
auprès de l’équipe E-Ressources
OUTIL
N+1
Nom de
l’agent
TT
Statut
Date
d’ouverture du
droit à DIF (n)
Heures
acquises
en (n+1)
N+2
Heures utilisées
nb
dates
Solde 200
_ (n+1)
Capital
DIF (solde
(n+1) +
heures
acquise en
(n+2))
actions
N+3
Heures utilisées
Nb
dates
Solde 200_
(n+2)
Capital
DIF (solde
(n+2) +
heures
acquise en
(n+3))
actions
Heures utilisées
Nb
dates
Solde
20_ _
actions
Service
xxx
tc
tit
1-janv 08
20
20
40
-10
10
10
20
20
40
50 oct 10
Escalade
40
60
60
20
20
40
40
60
60
20
20
40
40
60
60
20
20
40
40
60
60
©
CNFPT
V1 - 2008
Service
M.3.4
Attention - document proposé au format A3
Les outils de suivi du DIF
Tableau de suivi des dispositifs légaux […]
OUTIL
Date
Durée
Formation de professionnalisation
Date
Intitulé
Durée
Formations hygiène et sécurité
Formation de perfectionnement
Date
Intitulé
Durée
Habilitations électriques
Dernière
date
Date
prévisionnelle
DIF
CACES
Dernière
date
Date
prévisionnelle
Temps de
travail
Date de
nomination
Nom de
l’agent
Catégorie
Formation statutaires
Formation
d’intégration
Nombre
d’heures
acquises
Nombres
d’heures
utilisées
Nombre
d’heures
disponibles
Service
Service
©
CNFPT
V1 - 2008
Service
M.3.4
Attention - document proposé au format A3
Les outils de suivi du DIF
Tableau de suivi du plan de formation […]
OUTIL
Année _ _ _ _
Suivi budgétaire
Indicateurs
Taux de respect du
bduget*
Coût total de la
formation
Effectifs formés
Taux d’accès à la
formation*
Coût horaire moyen
udget prévu
Budget consommé
Nombre d’heures
de formation
Taux d’avancement
du plan
% formations
obligatoires
Taux de réalisation
formations obligatoires
% de formation
prépa concours
% de formation
statutaire
% de formations
évaluées
% de réussite
concours (aprés
préparation)
% de réussite
(formations diplômante)
Taux de satisfaction stagiaires
% de formations
annulée
% de formation
reconduites
% de nouvelles
formations
% de destinataire
du plan
Dépnses
moyennes par
formés
Coût logistique*
Coût horaire moyen d’un formateur
Taux d’assiduité
Heures foramtion
prévues
Heures formation réalisées
Taux d’utilisation
du DIF
% d’actions VAE
et BC
Durée moyenne de formation / agent
% de questionnaires d’évaluation complétés
Nbre de N+1
consulté aprés la
formation
Nbre de bénéficiaire consltés
après la formation
% de formation
internes
% de formation
CNFPT
% de formation
externes
(organismes)
Bilan intermédiaire
Bilan final
Suivi de réalisation
Indicateurs
Taux d’absentéisme
Bilan intermédiaire
Bilan final
Suivi des obligations légales
Indicateurs
% de formation
hygiène et sécurité
Bilan intermédiaire
Bilan final
Suivi de l’impact du plan
Indicateurs
Taux de satisfaction
N+1
% d’actions demandées satisfaites
Bilan intermédiaire
Bilan final
Suivi de la dynamique du plan
Indicateurs
Nombre de
demandes refusées
Nbre
d’intervenants
Nbre de changement apportés
CNFPT
©
Bilan final
V1 - 2008
Bilan intermédiaire