document des caracteristiques pour la passation du service de

Proyecto EFA08/15 INSPYR financiado por el Fondo Europeo de Desarrollo Regional
DOCUMENT DES CARACTERISTIQUES POUR LA PASSATION DU SERVICE DE
DECORATION ET SIGNALISATION DU CONGRÈS DU PRODUIT ET DE LA
GASTRONOMIE DES PYRÉNÉES
Présentation des offres : de 03/01/2017 au 13012017 à 23h59.
Mode : Les offres doivent être présentées par e-mail adressé à [email protected] ou sous
enveloppe entre 8h et 15h au siège de la Diputación Provincial de Huesca, Porches de
Galicia, 4, 22002 HUESCA (Espagne). En cas d'envoi par courrier, le cachet de la Poste
fera foi et l'entreprise devra communiquer à ce moment par e-mail que son offre est
envoyée par courrier ainsi que la date de dépôt à la Poste.
0. CONTEXTE
Le Groupement Européen de Coopération Territoriale Huesca Pirineos-Hautes-Pyrénées
(ci-après GECT HP-HP), dans le cadre du projet “Fait en Pyrénées-Hecho en Pirineos”,
souhaite convoquer et organiser un congrès concernant le produit agroalimentaire de
qualité et la gastronomie des Pyrénées, et pour cela engager un prestataire pour le service
de conception, design et exécution des applications du logo du Congrès et d'autres
éléments graphiques ou écrits.
Ce congrès est une des activités prévues dans le projet POCTEFA EFA 08/15 Hecho en los
Pirineos-Fait en Pyrénées -dont l'acronyme est INSPYR- approuvé par l'autorité de gestion
du POCTEFA. Ce projet est cofinancé par le Fonds Européen de Développement Régional
(FEDER) à 65%, par l'intermédiaire du programme Interreg V-A Espagne-France-Andorre
(POCTEFA 2014-2020). L'objectif du POCTEFA est de renforcer l'intégration économique et
sociale de la zone transfrontalière Espagne-France-Andorre. Son soutien se focalise sur le
développement d’activités économiques, sociales et environnementales transfrontalières
élaborées à partir de stratégies conjointes pour la croissance intelligente, durable et
inclusive du territoire. Par conséquent, toutes les activités découlant de l'exécution du
contrat doivent être conformes aux exigences de divulgation inhérentes au co-financement
européen du projet.
Nom,dates et lieu du Congrès
Congrès du Produit et de la Gastronomie des Pyrénées, du 18 au 21 Mars 2017, deux jours
ouverts au publique et deux jours réservés aux professionnels. Il aura lieu au Palais des
congrès de Huesca qui, à cette fin, a été intégralement réservé deux jours avant le début et
un jour après la fin pour le montage et le démontage.
Résultats attendus du service de Décoration y signalisation du Congrès
À la fin du contrat, le prestataire devra délivrer :
a) Un rapport détaillant toutes les adaptations réalisées pour ce contrat, en indiquant le
support pour lequel elles ont été conçues : vinyle, poster, papier, banner publicitaire,
impression d’insertions etc.
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b) Les fichiers informatiques des images et des pdf des adaptations et, le cas échéant, les
fichiers d’images de photographies des éléments construits et installés. Le rapport indiquera
clairement à quoi correspond chaque image.
c) Au moins 10 photographies pertinentes des applications installées au Palais des Congrès
1. CHAMP D'APPLICATION
L’objet de ce contrat est la production et l'installation de la décoration et de la signalétique, y
compris la créativité et la conception d’adaptations de l'affiche du Congrès. A cet égard, le
service doit comprendre :
a) La création et la conception et son application pour les matériels qui doivent être indiqués
dans l'offre présentée, ainsi que les applications pour les encarts publicitaires ou pour le
service communication engagé pour ce projet.
b) L'impression sur tout support, l'installation, le démontage et le retrait des éléments au
Palais des Congrès de Huesca selon les dates prévues, y compris les supports.
2. OBJET DU CONTRAT
Le contractant devra se responsabiliser des frais relevants de sa propre prestation, des
déplacements, de la production de matériels, de leur installation, du démontage et du retrait,
y compris le matériel de support.
Le nombre, le type et les caractéristiques des éléments à produire doivent être indiqués
dans la proposition.
À titre indicatif, le nombre d’adaptations nécessaires pour la publicité dans les médias est
estimé à 40 adaptations pour la presse : A-4, demi-pages, bas de pages, etc. et à 15 de
type bannière pour les médias électroniques.
En ce qui concerne les éléments expositoires et de signalisation nécessaires, une
estimation non-exhaustive, est exposée ci-dessous. Le prestataire peut présenter une offre
différente qui réponde aux besoins exprimés.
a) Hall d’entrée du Congrès:
- Photo call pour l’espace d'entrée avec les logos du Congrès et des sponsors. Support
disponible : 300x220 cm.
- Un élément pour montrer les cartes de la province de Huesca et des Hautes Pyrénées et
de tout le territoire du projet.
- Guichet d’exposition
- Zone d’étagère et de présentation d'un livre.
- Zone de set pour les médias.
b) Salle polyvalente
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Espace d'exposition
- 50 stands d’exposants
- 16 groupes de produits. 11 types de support standard pour vinyles publicitaires de 200x60
cm sont disponibles.
- Indications de la zone des enfants dans la salle polyvalente.
Zone de dégustation
- Entrée et sortie.
- Prix.
- Décoration de la cuisine de dégustation.
c) Zone salle de conférence, ateliers et démonstrations.
- La signalisation à l'entrée des différents ateliers avec horaire et noms des cuisiniers
- Signalisation des accès aux ateliers du premier étage.
- Décoration de trois cuisines.
d) Zone Auditorium
- Décoration de la cuisine et du comptoir de mini-bar de la scène.
e) Extérieur
- Signalisation de 6 camions « Food Trucks » installés à Huesca.
- Signalisation et décoration de la scène des deux événements préalables au Congrès
prévus respectivement à Barbastro et à Huesca.
f) Autres
- Invitations, enveloppes.
- Tickets d’accès aux zones d’exposition et de dégustation. Nombre de visiteurs prévu :
4000.
- Tickets boisson pour la dégustation. Nombre de personnes prévu : 2000.
- Ticket d’accès au cinéma (long-métrage, deux sessions) Nombre de personnes prévu pour
chaque session : 100.
- Ticket d’abonnement aux repas : 300
- Étiquette d’identification pour les participants : 300.
-Suggestion de personnalisation pour le congrès du conteneur du cadeau aux conférenciers
(pas le matériel, ni le contenu).
Toutes les adaptations devront respecter le Guide de Communication de POCTEFA publié
sur le site web : https://www.poctefa.eu/guia-de-comunicacion/.
Les éléments de l’affiche nécessaires pour la conception des adaptations sont joints à ce
document. Le prestataire sélectionné aura accès libre aux fichiers nécessaires pour la
création des applications.
Il est possible que surgissent de nouveaux besoins d’éléments de signalétique, non
spécifiés dans ce contrat. Dans ce cas, les augmentations/diminutions du nombre
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d’éléments serait compensées financièrement et, si le total était supérieur à celui prévu par
le contrat, une nouvelle facture serait émise indiquant les prix unitaires offerts.
3. OFFRE ÉCONOMIQUE
Le montant maximum est de 15.000 € plus 3.150 € correspondant à 21 pour cent de TVA,
soit un total de 18.150 €
5. DURÉE DU CONTRAT
La durée du contrat est établie à partir de la date de l’attribution jusqu'à 15 jours après la fin
du Congrès.
Le service sera payé après vérification de la conformité de son exécution par le GECT HPHP sur présentation de la facture, à la fin de la prestation.
6. DOCUMENTATION À FOURNIR PAR LES SOUMISSIONNAIRES
L’offre doit inclure :
a) Les documents prouvant le statut légal du soumissionnaire et de ses représentants :
Carte d’identité, Acte de Constitution de l’entreprise et pouvoirs.
Le soumissionnaire doit fournir une adresse de courrier électronique pour recevoir les
notifications. La période de mandat commencera au moment où le GECT HP-HP obtiendra
la confirmation de lecture de l’e-mail de notification envoyé au soumissionnaire, et les délais
courront à partir de cette date.
b) L’offre économique de l'ensemble du contrat, inférieure au budget maximum indiqué
c) Une proposition de conception des applications à partir de l’affiche ci-jointe en éléments
de grandes dimensions et une autre pour la réduction en éléments de petites dimensions
d) La liste des matériels et équipements de signalisation proposée à partir de la description
indicative fournie dans le point 4.
e) Les prix unitaires des éléments suivants (au cas où le nombre final différait de l’offre
engagée):
- Applications pour la presse.
- Applications pour les médias électroniques.
- Vinyle pour les photo call.
- Éléments de signalisation des groupes de produits.
- Éléments de signalisation des producteurs.
6. MODE DE SOUMISSION DES OFFRES
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Les offres doivent être présentées de préférence par e-mail adressé à [email protected]
Les offres peuvent également être présentées sous enveloppe fermée au siège du GECT
HP-HP, situé à la Diputación Provincial de Huesca, Porches de Galicia, 2, 22002 HUESCA
(Espagne) dans les délais. En cas d’envoi par courrier, le cachet de la poste fera foi.
7. CRITÈRES D'ATTRIBUTION
Les propositions jugées éligibles seront évaluées conformément aux critères d'attribution
spécifiés ci-dessous.
1. Écart entre l’offre et le budget maximal du présent contrat, hors TVA : 60 points ; un point
sera attribué par diminutions de 60 €.
2. Liste des matériels et de l’équipement proposé à partir de la description indicative du
point 4, accompagnée d’une proposition de conception des applications à partir de l’affiche
ci-jointe en éléments de grandes dimensions et une autre en éléments de petites
dimensions : 40 points.
TOTAL 100 points.