OUVRIR, CONVERTIR, RÉENREGISTRER AU FORMAT EXCEL

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OUVRIR, CONVERTIR, RÉENREGISTRER AU FORMAT EXCEL
EXCEL
1. Lancez EXCEL : FICHIER Ouvrir
Vous ne verrez pas le fichier.csv sur votre bureau ou dans un dossier parce que, par défaut, EXCEL ne
cherche pas ce type de fichier.
a) Sélectionnez «Tous les fichiers » dans la liste déroulante «Type de fichiers».
b) Le fichier.csv apparaît, sélectionnez-le puis cliquez sur OUVRIR.
2. Le fichier s’ouvre sans mise en forme.
3. Réenregistrez aussitôt ce fichier au format EXCEL. Ce sera votre table de données de base.
Vous pourrez toujours repartir de celle-ci pour créer de nouvelles listes.
FICHIER Enregistrer sous
1- Nommez-le comme vous le souhaitez : il peut
être pratique d’ajouter la date dans le nom.
2 - Enregistrez-le au format EXCEL pour ne plus
avoir à refaire la conversion de départ : chercher le
format XLS «Classeur Microsoft Excel (*.xls) »
3 – Cliquez sur Enregistrer.
Désormais, ce fichier peut s’ouvrir par un double-clic en lançant EXCEL.
Rq : La démarche est transposable si vous utilisez WORKS.
INSPECTION ACADEMIQUE DE L’ORNE
EXTRACTIONS BASE ÉLÈVES
MARS 2006
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OUVRIR, CONVERTIR, RÉENREGISTRER AU FORMAT OPEN-OFFICE
CLASSEUR de OO
1. Lancez CLASSEUR de OO : FICHIER Ouvrir
Contrairement à EXCEL, avec un Classeur de OO, vous verrez le fichier.csv sur votre bureau. Ouvrez-le.
Dans la fenêtre «Import de texte», cochez les options de séparation comme indiqué sur la copie d’écran
ci-dessous, puis cliquez sur OK.
2. Le fichier s’ouvre : la mise en forme est déjà faite au niveau de la taille des colonnes.
3. Réenregistrez aussitôt ce fichier au format Classeur de OO. Ce sera votre table de données de
base. Vous pourrez toujours repartir de celle-ci pour créer de nouvelles listes.
FICHIER Enregistrer sous
1- Nommez-le comme vous le souhaitez : il
peut être pratique d’ajouter la date dans le nom.
2 - Enregistrez-le au format OPEN OFFICE
pour ne plus avoir à refaire la conversion de
départ :
chercher
le
format
SXC
«OpenOffice.org 1.0 Classeur (.sxc) »
3 – Cliquez sur Enregistrer.
Désormais, ce fichier peut s’ouvrir par un double-clic en lançant OPEN-OFFICE.
MARS 2006
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LA FONCTION «TRIER»
La procédure est la même sur les 2 tableurs.
Objectif : Trier un tableau selon une ou plusieurs colonnes.
Par défaut, les données sont triées par ordre alphabétique de la première colonne, ici le nom des élèves.
Si l’on souhaite un tri par cycle et par classe :
1) Sélectionnez toutes les données :
- soit en surlignant uniquement les cellules renseignées (y compris la ligne d’entête).
- soit en cliquant le bouton à l’intersection des numéros de ligne et des lettres de colonne.
2) DONNÉES Trier
2bis) Étape intermédiaire dans classeur de OO :
a) Sélectionnez l’onglet
Options
b) Cochez «La
plage contient
des étiquettes de
colonne.»
c) Revenir sur
l’onglet Critères
de tri
3) Choisissez le ou les critères de tris à l’aide du
triangle noir au bout du champ.
Rq : On peut trier sur une , deux ou trois colonnes.
MARS 2006
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LA FONCTION «REMPLACER»
La procédure est la même sur les 2 tableurs.
Objectif : Remplacer une valeur d’une colonne par une autre valeur.
Exemple : Dans la colonne Classe, remplacer le nom de la classe par le nom de l’enseignant.
1. Sélectionnez la colonne désirée en cliquant sur la lettre désignant celle-ci.
2.
EXCEL = ÉDITIONRemplacer
OPEN OFFICE = ÉDITIONRecherche et remplacer
3. Remplacer
a) Dans la zone Rechercher, écrivez scrupuleusement le mot ou l’ensemble de mots que vous
souhaitez remplacer.
b) Dans la zone Remplacer par, écrivez le nom de l’enseignant.
c) Cliquez sur Remplacer tout.
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EXEMPLES DE NOUVELLES LISTES
Avant de créer une nouvelle liste, vérifiez auparavant que celle-ci n’est pas
déjà proposée dans le module ÉDITION de la base élèves.
Voici quelques exemples de listes pouvant être créées :
Élèves triés par date de naissance
du plus âgé au plus jeune
Les prénoms de la classe
en liste ou en étiquettes
D’autres listes peuvent être créées à partir de l’extraction mairie, notamment celles concernant les activités
périscolaires.
Pour enregistrer, convertir et renommer ce fichier, reportez-vous à la procédure décrite aux pages
6 et 7 .
Exemple :
•
•
•
Liste des élèves de l’école qui restent à la garderie
Liste des élèves de l’école qui prennent le transport scolaire
Liste des élèves qui mangent au restaurant scolaire etc…
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CRÉER ET ENREGISTRER DE NOUVELLES LISTES AVEC EXCEL
Préalable : Vous avez effectué une extraction du fichier élèves dans le module Directeur et vous l’avez
enregistrée au format de votre tableur, exemple Extraction élèves 30-03-2006.xls
Objectif : Créer une liste d’élèves par classe avec leurs adresses.
1. Ouvrez le fichier : Extraction élèves 30-03-2006.xls
2. Créez une copie de ce fichier et enregistrez-la sous un autre nom, exemple : classe-adresse.xls
FICHIEREnregistrer sous classe-adresse.xls
Rq : Ainsi, le fichier de base (Extraction élèves 30-03-2006.xls) sera conservé et pourra servir à constituer
d’autres listes.
3. Suppression de toutes les colonnes inutiles
a) Sélectionnez la colonne en cliquant sur la lettre correspondante.
Vous pouvez sélectionner plusieurs colonnes non contiguës en maintenant appuyée la touche
CTRL.
b) Supprimez les colonnes
- soit clic droit et SUPPRIMER
- soit ÉDITION SUPPRIMER
Rq : Vous pouvez supprimer des lignes de la même façon en cliquant sur le numéro de ligne.
4. Mise en forme : élargir les colonnes
Vous aurez peut être besoin d’élargir certaines colonnes. Par exemple, pour élargir la colonne B,
positionnez le curseur au point de jonction entre les colonnes B et C et avec le clic gauche de la souris, étirez
la colonne B comme vous le souhaitez.
|
5. Tris
Si l’on veut travailler sur la classe de Monsieur Jade, il faut trier les données afin que tous les élèves
apparaissent dans l’ordre.
a) Sélectionnez l’ensemble des données (cf. page 8 )
b) Cliquez sur DONNÉESTrier
c) Sélectionnez les critères de tri : Trier par classe Puis par nom élève (cf. page 8).
Les élèves apparaissent par classe.
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6. Mise en forme des cellules
Vous pouvez mettre en forme les cellules : sélectionner la ou les cellules à mettre en forme.
a) Alignement
•
Soit FORMATCellule - Onglet : Alignement : sélectionnez les critères souhaités.
•
Soit en cliquant sur les
icônes de la barre d’outil :
b) Police et couleur des caractères
•
Soit FORMATCellule - Onglet : Police : sélectionnez les critères de police et de couleur souhaités.
•
Soit en cliquant sur les icônes
de la barre d’outil :
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c) Bordures
•
Soit FORMATCellule - Onglet : Bordures : sélectionnez les bordures souhaitées.
•
d) Couleur de fond
•
Soit FORMATCellule - Onglet : Motif : sélectionnez la couleur et le fond souhaités.
•
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7. Mise en page du document : Aperçu avant impression
Avant d’imprimer, vérifiez si la mise en page du document convient :
FICHIERAPERÇU AVANT IMPRESSION ou icône
Ici l’adresse est tronquée, vous pouvez :
a) Réduire les marges du document :
•
Soit FICHIERMise en page – Onglet Marges : réduisez la taille des marges.
•
Soit FICHIERAperçu avant impression :
Cliquez sur le bouton Marges, positionnez-vous sur chacune des marges et réduisez-les en les déplaçant
vers les bords de la page. Puis cliquez sur Fermer.
|
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b) Passer en format PAYSAGE :
FICHIERMise en page – Onglet Page : Cochez Paysage
8. Impression du document : exemple : Imprimer une classe par page.
a) Recopier l’entête de tableau sur chaque page :
FICHIERMise en page – Onglet Feuille :
Cliquez sur l’icône à droite de la zone «Lignes à répéter en haut» : la fenêtre suivante apparaît :
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Cliquez sur la ligne correspondant à l’entête du tableau :
La ligne sélectionnée est encadrée de pointillés et le numéro de la ligne s’affiche dans la fenêtre.
Cliquez sur l’icône à droite pour revenir à la fenêtre de mise en page.
Cliquez sur OK.
b) Insérer des sauts de page :
Vous souhaitez insérer un saut de page entre la classe de CP-CE1-CE2 et la classe de Mme Machin.
Sélectionnez la 1ère ligne de la classe de Mme Machin.
Cliquez sur INSERTIONSaut de page
Répétez la même opération pour insérer un saut de page entre la classe de Mme Machin et la classe de
Monsieur JADE.
Le saut de page apparaît en pointillés.
------------------------------------------------------------------Votre liste d’élèves par classe avec les adresses est prête à être sauvegardée et imprimée.
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CRÉER ET ENREGISTRER DE NOUVELLES LISTES AVEC CLASSEUR de OO
La procédure est relativement identique à celle d’Excel. Il y a cependant quelques différences
qui sont présentées ci-dessous.
1. Ouvrez le fichier : Extraction élèves 30-03-2006.sxc
2. Créez une copie de ce fichier et enregistrez-la sous un autre nom, exemple : classe-adresse.sxc
FICHIEREnregistrer sous classe-adresse.sxc
3. Suppression de toutes les colonnes inutiles
a) Sélectionnez la colonne en cliquant sur la lettre correspondante (procédure identique)
b) Supprimez les colonnes
- soit clic droit et SUPPRIMER DES COLONNES
- soit ÉDITION SUPPRIMER DES CELLULES
4. Mise en forme : élargir les colonnes (procédure identique)
5. Tris cf page 8
6. Mise en forme des cellules
Vous pouvez mettre en forme les cellules : sélectionner la ou les cellules à mettre en forme.
a) Alignement (procédure identique)
b) Police et couleur des caractères
- Police : procédure identique
- Couleur des caractères : FORMATCellule – Onglet : Effets de caractères
c) Bordures (procédure identique)
d) Couleur de fond
•
•
Soit FORMATCellule – Onglet : Arrière plan
Soit en cliquant sur les icônes de la barre d’outil :
Rq : Pas de motif possible comme sur Excel
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7. Mise en page du document : Aperçu avant impression
FICHIERAperçu ou Bouton Aperçu sur la barre d’outil
a) Réduire les marges du document :
• Soit FORMATPage – Onglet Page : réduisez la taille des marges.
• Soit FICHIERAperçu puis bouton Format de page
b) Passer en format PAYSAGE :
FORMATPage – Onglet Page
8. Impression du document : exemple : Imprimer une classe par page.
a) Recopier l’entête de tableau sur chaque page :
•
FORMATZones d’impressionÉditer
•
Dans «Ligne à répéter», saisissez le numéro de la ligne correspondant à l’entête de
tableau (le plus souvent = la ligne 1) puis cliquez sur OK.
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b) Insérer des sauts de page :
Vous souhaitez insérer un saut de page entre la classe de CP-CE1-CE2 et la classe de Mme Machin.
Sélectionnez la 1ère ligne de la classe de Mme Machin.
Cliquez sur INSERTIONSaut manuelRetour à la ligne
Répétez la même opération pour insérer un saut de page entre la classe de Mme Machin et la classe de
Monsieur JADE.
Les sauts de page sont représentés par des lignes bleues.
Rq : Pour supprimer le saut de page :
- Sélectionnez la ligne où est situé le saut de page
- ÉDITIONSupprimer le saut manuelRetour à la ligne
La suite OPEN-OFFICE est un ensemble de logiciels libres qui se trouve sur le
CD AMOETICE fourni à toutes les écoles du département de l’Orne en 2005.
TEXTE
CLASSEUR
PRESENTATION
remplit les même fonctions que WORD
remplit les même fonctions que EXCEL
remplit les même fonctions que POWER POINT
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