code of business ethics and conduct

Title:
CODE OF BUSINESS ETHICS
AND CONDUCT
(French – CA – Version)
P/N
3829-00462-038
Revision K
Policy Document
P/N 3829-00462-038
En vigueur le 30 octobre 2013
Cher employé Polycom,
Polycom a toujours été engagée à mener ses affaires le plus honnêtement possible, et à adopter un
comportement éthique en respectant toutes les lois applicables de toutes les juridictions où elle opère.
La société s’efforce en outre de favoriser un environnement qui puisse contribuer à la fois à l’épanouissement
de ses ressources humaines et à son succès, et ce, en appliquant mondialement et uniformément des normes
éthiques élevées à toutes ses activités et relations commerciales. Les employés, agents et entrepreneurs de
Polycom doivent par conséquent s’engager à leur tour à ne pas exercer de pratiques commerciales
malhonnêtes, trompeuses, illégales ou illicites – ou toute pratique qui pourrait transmettre une image
défavorable concernant Polycom ou ses produits.
Le respect de ces principes, qui découle de la décence même, est essentiel si Polycom souhaite que les efforts
déployés pour gagner et conserver la confiance et le soutien de ses clients, des entités avec lesquelles elle fait
affaires, de ses actionnaires et du public en général, portent fruit. Plus important encore, la conformité est tout
simplement la meilleure chose à faire.
Ce Code de conduite et d’éthique professionnelle de Polycom (le « Code de conduite ») est destiné
à documenter et expliquer les valeurs commerciales fondamentales de Polycom et les normes déontologiques.
Le Code de conduite a tout le support du conseil d’administration et de ses gestionnaires et s’applique à tous
ses employés, agents et entrepreneurs mondiaux.
Ce Code de conduite vous est remis sous la forme d’une copie papier et est posté sur le site
http://planetpolycom.com. Vous devez lire attentivement et comprendre comment le Code de conduite
s’applique dans votre travail au quotidien. Après avoir lu cette politique, nous vous invitons à en discuter avec
d’autres personnes de chez Polycom. Si certains points ne sont pas clairs, vous pouvez adresser vos questions à
votre responsable ou au Service du contentieux. La compréhension, la communication et le travail en équipe
sont les éléments qui rendent nos politiques efficaces et notre lieu de travail hors du commun. Si vous avez
connaissance de situations ou de transactions en violation avec ces politiques, votre responsabilité est de
transmettre rapidement ces informations sur la Ligne d’éthique de la compagnie (au 866-662-6025 ou en
cliquant sur l’hyperlien de la Ligne d’éthique ou en composant les numéros de téléphone internationaux qui
sont situés à la page de conformité sur PlanetPolycom) ou au Service du contentieux de Polycom.
Peter A. Leav,
Président et chef de la direction
Polycom, Inc.
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CODE DE DÉONTOLOGIE ET DE BONNE CONDUITE
Table des matières
I.
II.
III.
IV.
INTRODUCTION ........................................................................................................................... 5
LE RESPECT, L’AFFAIRE DE TOUS ........................................................................................... 5
VOS RESPONSABILITÉS ENVERS POLYCOM ET SES ACTIONNAIRES ............................. 6
A. Égalité des chances .................................................................................................................. 6
B. Normes générales de conduite ................................................................................................. 7
C. Lois applicables ....................................................................................................................... 7
D. Sécurité sur les lieux de travail ................................................................................................ 8
E. Protection de l’environnement ................................................................................................. 8
F. Toxicomanie et alcoolisme ...................................................................................................... 8
G. Discrimination et harcèlement ................................................................................................. 8
H. Entrepreneurs indépendants ..................................................................................................... 8
I.
Conflits d’intérêts .................................................................................................................... 9
(i) Emploi/emploi extérieur ................................................................................................. 9
(ii) Postes d’administrateurs extérieurs ou de conseil ........................................................... 9
(iii) Intérêts professionnels................................................................................................... 10
(iv) Parties parentes ............................................................................................................. 10
(v) Opportunités d’entreprise .............................................................................................. 11
(vi) Autres situations............................................................................................................ 11
J.
Protection des informations confidentielles de Polycom ....................................................... 11
(i) Accord d’invention et d’information propriétaire de Polycom ..................................... 12
(ii) Divulgation d’informations confidentielles de Polycom .............................................. 12
(iii) Demandes émanant d’autorités régulatrices.................................................................. 12
(iv) Divulgation des renseignements financiers et communication de rapports à la SEC ... 12
(v) Porte-parole de Polycom ............................................................................................... 13
K. Obligations en vertu des Securities Laws (lois sur les titres) - Délit d’initiés ....................... 13
L. Interdiction de la vente à découvert d’actions de Polycom ................................................... 14
M. Utilisation de l’actif de Polycom ........................................................................................... 15
(i) Généralités .................................................................................................................... 15
(ii) Contrôle d’accès physique ............................................................................................ 15
(iii) Fonds de Polycom ......................................................................................................... 15
(iv) Ordinateurs et autres équipements ................................................................................ 16
(v) Logiciels........................................................................................................................ 16
(vi) Communication électronique ........................................................................................ 16
N. Conservation et gestion des enregistrements ......................................................................... 17
O. Enregistrements placés sous détention légale ........................................................................ 18
P. Pratiques de paiement ............................................................................................................ 18
(i) Pratiques comptables .................................................................................................... 18
(ii) Financement de partis politiques................................................................................... 19
(iii) Représentants commerciaux, agents et consultants ...................................................... 19
(iv) Interdiction des incitations ............................................................................................ 19
Q. Anti-corruption ...................................................................................................................... 19
R. Contrôles des exportations ..................................................................................................... 20
RESPONSABILITÉS ENVERS NOS CLIENTS ET NOS FOURNISSEURS............................. 20
A. Relations avec les clients ....................................................................................................... 20
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B.
C.
D.
V.
VI.
VII.
Paiements ou cadeaux provenant de tiers .............................................................................. 21
Publications de tiers ............................................................................................................... 21
Gestion des informations confidentielles de tiers .................................................................. 21
(i) Accords de confidentialité appropriés........................................................................... 22
(ii) Nécessité de connaître certaines informations .............................................................. 22
(iii) Notes et copies de logiciels ........................................................................................... 22
(iv) Informations des concurrents ........................................................................................ 22
E. Sélection des fournisseurs...................................................................................................... 23
F. Relations avec les gouvernements ......................................................................................... 23
G. Groupes de pression............................................................................................................... 23
H. Contrats gouvernementaux .................................................................................................... 24
I.
Concurrence libre et loyale .................................................................................................... 24
J.
Espionnage industriel............................................................................................................. 25
MESURES DISCIPLINAIRES ...................................................................................................... 25
DÉROGATIONS ET MODIFICATIONS ..................................................................................... 26
ACCUSÉ DE RÉCEPTION DU CODE DE DÉONTOLOGIE ET DE BONNE CONDUITE ........... 27
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CODE DE DÉONTOLOGIE ET DE BONNE CONDUITE
I.
INTRODUCTION
Tous les administrateurs, cadres et employés de Polycom sont tenus de lire ce Code de
conduite et de le comprendre, d’en appliquer les normes dans le cadre de leur travail
quotidien - et lors de leur interaction avec les autres, et d’en respecter toutes les politiques et
procédures. En plus, nous nous attendons que tous les entrepreneurs indépendants
(entrepreneurs) et toute personne agissant en son nom (agents) doivent être conscients, doivent
comprendre et doivent adhérer à ces normes. Toute référence aux employés de Polycom dans
le présent Code de conduite inclut également ses cadres.
Les principes décrits dans ce présent Code de conduite étant de nature générale, vous devez
consulter toutes les politiques et procédures de Polycom applicables disponibles sur
http://planetpolycom.com, afin de trouver d’éventuelles instructions spécifiques, et contacter
le Service du contentieux de Polycom si vous avez des questions.
Aucune disposition du présent Code de conduite, des politiques et des procédures de
l’entreprise ou des autres communications correspondantes (orales ou écrites) ne pourra être
interprétée comme créant ou impliquant un contrat de travail ou une condition d’embauche.
Toute instruction écrite ou verbale qui entrerait en conflit avec le Code de conduite doit être
rapportée immédiatement à votre superviseur, la Ligne d’éthique ou le Service des
contentieux.
Les politiques qui se retrouvent dans ce Code de conduite s’appliquent lorsque vous travaillez
sur les propriétés de Polycom, sur les sites extérieurs là où Polycom conduit des affaires, ainsi
qu’à des événements commerciaux ou sociaux parrainés par Polycom, par l’entremise de
médias sociaux et à tout endroit ou forum là où vous êtes un représentant de Polycom.
Veuillez signer l’accusé de réception situé à la fin du présent Code et le retourner au Service
des ressources humaines du siège social de Polycom. Vous attesterez ainsi avoir reçu, lu,
et compris le Code de conduite, et avoir accepté d’en respecter le contenu. L’accusé de
réception est archivé dans le dossier personnel de chaque employé. Tous les ans, dans le
cadre de votre évaluation annuelle, vous devrez reconnaître que vous comprenez toujours la
teneur du Code de conduite.
II.
LE RESPECT, L’AFFAIRE DE TOUS
A. Questionnement
Votre responsabilité est de respecter et d’adhérer avec honnêteté et de manière éthique aux
pratiques professionnelles au cœur de Polycom et de demander des questions et demander
conseil si une situation particulière n'est pas claire ou si vous êtes incertain à propos de la
propriété ou la légalité de toute action proposée. Bon nombre d’entre elles reflètent par ailleurs
les exigences légales ou réglementaires des marchés que nous desservons. Sauf si une provision
particulière dans le Code de conduite dit le contraire, si vous avez des questions, veuillez
rejoindre le Service des relations humaines de Polycom ou le Service des contentieux.
5
B. Rapporter de possibles violations
Chaque employé de Polycom devrait être alerte à de possibles violations de ce Code de
conduite. Tous les gérants sont responsables du renforcement et de la conformité avec ce
Code de conduite par les employés sous leur supervision. Les gérants ou cadres qui ne
prennent pas de mesures immédiates pour corriger la conduite ou qui prennent des mesures
de représailles contre tout employé qui rapporte des conduites illégales ou contraires à la
déontologie pourraient aussi faire l’objet d’actions disciplinaires ou d’autres
mesures correctives.
Si vous avez connaissance de toute conduite que vous savez, de bonne foi, être en violation
de la loi, du présent Code de conduite ou de toutes autres politiques ou procédures de
Polycom, vous devez le signaler immédiatement au Service du contentieux de Polycom.
Si vous souhaitez rester anonyme, vous pouvez rapporter toutes irrégularités à la Ligne
d’éthique au numéro sans frais (866) 662-6025 (ou par l’entremise des numéros de téléphones
internationaux que vous pouvez trouver sur PlanetPolycom ou en utilisant l’hyperlien de la
Ligne d’éthique que vous trouverez sur la page de conformité de PlanetPolycom. qui est
surveillé par le Bureau de l’officier en chef responsable de la conformité. Polycom interdit le
rejet, la rétrogradation, la suspension, les menaces, le harcellement, directement ou
indirectement ou de toute autre manière la discrimination à l’encontre de tout employé qui a
signalé, de bonne foi, une violation ou présumée violation.
Les violations de la loi, du présent Code de conduite ou d’autres politiques ou procédures de
Polycom par des employés de Polycom peuvent mener à des mesures disciplinaires incluant
la fin de l’emploi.
Dans tous les cas, si vous avez des doutes à savoir si un événement ou une mesure est
approprié ou non, n’hésitez pas à demander de l’aide dans l’interprétation des exigences de
ces pratiques en rejoignant le Service du contentieux de Polycom ou la Ligne d’éthique.
Le programme de conformité de Polycom aide à assurer que les affaires menées par Polycom
soient intègres et conformes aux exigences légales et réglementaires dans les juridictions où
Polycom mène des affaires. L’officier en chef responsable de la conformité chez Polycom est
l’autorité ultime et a préséance sur le programme de conformité.
III.
VOS RESPONSABILITÉS ENVERS POLYCOM ET SES ACTIONNAIRES
A. Égalité des chances
Polycom est un employeur qui offre des chances égales et qui applique un principe d’équité
dans le recrutement de tous les candidats et employés. Polycom ne discriminera pas
à l’encontre des employés ou candidats en s’appuyant sur des caractéristiques protégées par la
loi applicable locale, nationale, fédérale ou autre. La politique de Polycom est de recruter,
employer, évaluer, former, promouvoir, discipliner et traiter tous les employés et candidats
à un poste sur la base de leur mérite, de leurs qualifications et de leur compétence.
La présente politique est appliquée sans distinction de sexe, de race, d’âge, de religion,
de nationalité, d’ascendance, de couleur, de situation familiale, de citoyenneté, de préférence
sexuelle ou de toute autre caractéristique protégée par la loi applicable locale, nationale,
fédérale ou autre.
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B. Normes générales de conduite
Polycom s’attend à ce que tous ses employés, agents et entrepreneurs à l’échelle mondiale
d’adhérer au standard d’honnêteté et de conduite éthique au niveau des affaires de sorte
à promouvoir la sécurité et le bien-être des employés agents et entrepreneurs et à maintenir un
environnement de travail coopératif, efficace, positif, harmonieux et productif. La conduite qui
mène au discrédit de Polycom jette un doute important sur votre fiabilité ou autrement en
affecte votre capacité à travailler efficacement ou harmonie avec les autres. Ces normes
s’appliquent lorsque vous travaillez sur les lieux de Polycom, hors site dans des endroits où
Polycom intervient, lors des événements professionnels et sociaux parrainés par Polycom, ou
à tout autre endroit où vous représentez Polycom. Les employés, agents ou entrepreneurs qui
ne se conduisent pas correctement peuvent faire l’objet de mesures correctives, y compris la
fin de l’emploi.
Vous devez réviser les politiques et les procédures qui se trouvent à http://planetpolycom.com
pour plus de détails.
C. Lois applicables
Tous les administrateurs, employés, agents et entrepreneurs de Polycom à l’échelle mondiale
doivent respecter les lois, réglementations, règles et ordonnances réglementaires applicables.
Les agents et les employés de Polycom qui travaillent à l’extérieur des États-Unis doivent
également respecter les lois, réglementations, règles et ordonnances réglementaires des
États-Unis, y compris mais non limité à, le Foreign Corrupt Practices Act (Loi contre la
corruption étrangère) et le U.S. Export Control Act (Loi sur le contrôle des exportations
américaines). De plus, en ce qui concerne les questions d’emploi, les lois locales sur l’emploi,
les réglementations, les règles et les ordonnances réglementaires sont applicables aux
employés de Polycom basés à l’extérieur des États-Unis.
Alors que le présent Code de conduite fait référence aux lois des États-Unis, son intention, en
ce qui concerne le respect de ses exigences et de ces lois, n’est pas d’imposer aux employés
situés à l’extérieur de ce pays de contrevenir aux lois locales applicables. Par conséquent, ces
employés doivent consulter le Service du contentieux de Polycom s’ils sont d’avis qu’il existe
un conflit entre les lois locales auxquelles ils sont soumis, et celles des États-Unis.
La violation des lois, réglementations, règles et ordonnances peut engager la responsabilité
civile ou criminelle individuelle d’un employé, agent ou entrepreneur et l’exposer à des
mesures disciplinaires au sein de Polycom, ce qui peut inclure la fin de l’emploi ou de la
relation d’affaire, le cas échéant.
7
D. Sécurité sur les lieux de travail
C’est la politique de Polycom d’établir et de maintenir un lieu de travail sécuritaire et sain,
sans aucune violence ou menace de violence aux employés, visiteurs ou toute autre personne
qui fait affaire avec Polycom. En conséquence, chaque employé, agent et entrepreneur doit
comprendre l’importance de la sécurité sur les lieux de travail afin d’aider à contribuer
à garantir la sécurité sur les lieux de travail de Polycom grâce à son action personnelle et en
rapportant des situations présentant un danger. Vous devez réviser ces politiques et
procédures sur le site http://planetpolycom.com pour de l’information détaillée.
E. Protection de l’environnement
C’est la politique de Polycom de se conformer à toutes les lois, règles et réglementations
applicables en matière de protection de l’environnement, et de faire de la gestion
environnementale responsable une priorité chez Polycom. Si vous avez des questions sur les
lois, règles ou réglementations relatives à la protection de l’environnement concernant nos
installations, veuillez rejoindre le vice-président des installations de Polycom. Si vous avez
des questions sur les lois, règles ou réglementations relatives à la protection de
l’environnement concernant nos produits, veuillez rejoindre le Service du contentieux
de Polycom.
F. Toxicomanie et alcoolisme
C’est la politique de Polycom de maintenir des lieux de travail où l’on ne retrouve pas
d’utilisation, de possession, de vente, de transfert, de fabrication et de distribution illégales
d’alcool et de substances réglementées (telles que définies dans le Controlled Substances Act,
21 U.S.C. sections 801 et suivant la (loi sur les substances réglementées). Polycom exige que
tous ses employés, agents et entrepreneurs rapportent à leur travail en pleine possession de
leurs capacités, sans avoir consommé ni alcool ni substances réglementées. De plus, l’usage
de substances illicites est prohibé. Vous devez réviser les politiques et procédures sur le site
http://planetpolycom.com pour de l’information détaillée.
G. Discrimination et harcèlement
Aucune action ne pourrait être plus contraire à nos valeurs que la discrimination.
Nos politiques interdisent la discrimination et le harcèlement de toute nature.
La discrimination, le harcèlement, les insultes et les plaisanteries relatifs à la race, la couleur,
la religion, la nationalité, la citoyenneté, l’âge, le sexe, la préférence sexuelle, la situation
familiale ou le handicap physique ou mental d’une personne ne seront pas tolérés. Vous devez
réviser les politiques et procédures disponibles sur le site http://planetpolycom.com pour de
l’information détaillée.
H. Entrepreneurs indépendants
Polycom conclut des contrats et d’autres formes d’ententes avec des individus ou des
entreprises pour exécuter des services et des tâches an nom de Polycom. Les entrepreneurs
indépendants doivent respecter les réglementations, telles que définies par le
Internal Revenue Service (service du fisc américain), le ministère américain du travail, ou
celles définies en conjonction avec les Workers Compensation and Unemployment Insurance
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laws (lois sur l’assurance-chômage et l’indemnisation des travailleurs). Les réglementations
régissant le statut d’entrepreneur indépendant exigent fréquemment une interprétation
professionnelle telle que fournie sur la base du cas par cas par le Service des ressources
humaines et le Service du contentieux de Polycom. Tous les entrepreneurs indépendants
doivent signer l’accord d’entrepreneur indépendant standard de Polycom qui leur est remis
par le Service du contentieux de Polycom, ou tout autre accord semblable approuvé par ce
Service. Les entrepreneurs indépendants ne sont pas des employés de Polycom et ne peuvent
pas bénéficier des avantages et ne peuvent agir au nom de ou autrement représenter Polycom.
Vous devez réviser les politiques et procédures disponibles sur le site
http://planetpolycom.com pour de l’information détaillée.
I. Conflits d’intérêts
Chacun d’entre nous a une responsabilité envers Polycom et ses actionnaires et ce, en tout
temps, d’agir dans le meilleur intérêt de la compagnie. Bien que ce devoir ne nous empêche
pas de procéder à des transactions et des investissements à titre personnel, il requiert que nous
évitions les situations dans lesquelles un conflit d’intérêts pourrait survenir. Nous devons
toujours faire notre possible pour éviter ne serait-ce que l’apparence d’une inconvenance.
Qu’est-ce qui constitue un conflit d’intérêts? Toutes les situations où les intérêts ou les
avantages d’une entité sont en conflit avec les intérêts ou avantages de Polycom, y compris,
sans que ce qui suit soit limitatif, les exemples suivants:
(i) Emploi/emploi extérieur
En contrepartie de votre emploi chez Polycom, vous êtes tenu de consacrer toute votre
attention aux intérêts professionnels de Polycom et il vous est interdit de vous engager dans
toute activité interférant avec vos résultats ou vos responsabilités envers Polycom ou qui de
quelque autre manière que ce soit est en conflit avec Polycom ou préjudiciable à Polycom.
Nos politiques interdisent aux employés d’accepter tout emploi simultané chez un
fournisseur, client, développeur ou concurrent de Polycom et de prendre part à toute activité
visant à améliorer ou à soutenir la position d’un concurrent. De plus, Polycom vous demande
de l’informer de toute part de capital que vous pourriez détenir et qui pourrait être en conflit
avec les affaires de Polycom. Si vous avez des questions à propos de cette exigence,
contactez votre superviseur ou le Service des ressources humaines.
(ii) Postes d’administrateurs extérieurs ou de conseil
Polycom considère que le fait d’occuper un poste d’administrateur d’une entreprise
concurrente de Polycom, ou d’être conseiller ou consultant auprès d’une telle société,
constitue un conflit d’intérêts. Si vous souhaitez être administrateur d’un fournisseur, client,
développeur ou autre partenaire commercial de Polycom, ou conseiller ou consultant auprès
de ces derniers, vous devez obtenir l’approbation du PDG et du Directeur principal au niveau
légal de Polycom avant d’accepter un tel poste d’administrateur ou de conseil, et toute
rémunération perçue doit être d’un montant égal à vos responsabilités. Les autres postes
d’administrateurs tels que directeur général, employés de la direction et membres du conseil
d’administration doivent également suivre les normes additionnelles qui sont décrites dans les
Principes de gouvernance de la corporation Polycom. Ladite approbation peut être soumise
à l’exécution de certaines mesures spécifiques.
9
(iii) Intérêts professionnels
Si vous envisagez d’investir dans les intérêts professionnels de clients, fournisseurs,
développeurs et concurrents, vous devez commencer par vérifier minutieusement que ces
investissements ne compromettent pas vos responsabilités envers Polycom. De nombreux
facteurs doivent être pris en compte pour déterminer s’il y a conflit d’intérêts, comme le
montant et la nature des investissements, votre capacité à influencer les décisions de Polycom,
votre accès aux informations confidentielles de Polycom ou de l’autre entreprise et la nature
de la relation entre Polycom et l’autre entreprise.
(iv) Parties parentes
En règle générale, vous devez éviter de traiter des affaires de Polycom avec une personne
ayant un lien de parenté ou un lien affectif avec vous ou avec une entreprise dans laquelle
vous-même ou une personne ayant un lien de parenté ou un lien affectif avec vous êtes
associés de manière importante. Par personnes ayant un lien de parenté, on entend les
conjoints, les sœurs, les frères, les filles, les fils, les mères, les pères, les grands-parents,
les tantes, les oncles, les nièces, les neveux, les cousins, les beaux-parents, les beaux-enfants,
les demi-frères et demi-sœurs, et les personnes reliées par alliance. Par personnes ayant un
lien affectif, on entend les personnes vivant en couple (y compris personnes de même sexe)
ou en famille avec un employé, ou vivant dans le même foyer que l’employé (autre qu’un
locataire ou qu’un employé). Si vous êtes d’avis que ladite transaction avec une partie parente
est dans le meilleur intérêt de l’entreprise, vous devez divulguer au Directeur financier,
au Directeur de l’audit et de la conformité, au contrôleur mondial ou Directeur principal au
niveau légal de Polycom l’entière nature de cette transaction.
Certaines transactions avec des parties parentes, comme décrit aux termes Securities and
Exchange Commission (commission des valeurs mobilières des États-Unis) et des règlements
et règles relevant des marchés NASDAQ, et qui sont identifiées par la Compagnie comme
étant des transactions avec des personnes parentes comme étant définit par les lois
américaines sur les valeurs mobilières doivent être revues et approuvées au préalable par écrit
par le Comité d’audit de Polycom. Les opérations impliquant une partie parente doivent être
conduites de manière à ce qu’aucun traitement préférentiel ne soit accordé à l’entreprise
en question.
Polycom décourage l’emploi de personnes ayant un lien de parenté ou affectif à des postes ou
affectations situés dans le même service et interdit l’emploi de ces personnes à des postes
ayant une dépendance ou influence financière, par exemple une relation d’audit ou de
contrôle, une relation superviseur/subordonné. L’objectif de la présente politique est
d’empêcher toute dégradation et tout conflit qui résulteraient très certainement de l’emploi de
personnes ayant un lien de parenté ou affectif, notamment si ces personnes doivent avoir une
relation superviseur/subordonné. Pour savoir si une relation est couverte par ces définitions,
le Service des ressources humaines a la responsabilité de déterminer si l'emploi proposé et la
relation qui existe est couverte par la présente politique. Le Service des ressources humaines
doit informer de cette politique toutes les personnes faisant l’objet d’un transfert.
Toute rétention délibérée d’informations concernant une relation interdite/un arrangement de
déclaration est soumis à une action correctrice incluant la fin de l’emploi. Si une relation
interdite existe ou se développe entre deux employés, l’employé ayant le poste le plus élevé
10
doit en informer son superviseur. Le superviseur doit aider les individus à trouver une
solution compatible avec leur relation. Si cela n’est pas possible, Polycom se réserve le droit
de séparer les individus le plus rapidement possible, soit par réaffectation soit par fin de
l’emploi, le cas échéant. Vous devez réviser les politiques et procédures disponibles sur le site
http://planetpolycom.com pour de l’information détaillée.
(v) Opportunités d’entreprise
Il est interdit aux employés, dirigeants et administrateurs de profiter personnellement des
opportunités découvertes grâce à l’utilisation de biens, d’informations ou de la position de
Polycom sans le consentement du Conseil d’administration. Aucun employé, dirigeant,
administrateur, agent ou entrepreneur ne peut utiliser les biens, les informations ou la position
de Polycom pour réaliser un gain personnel impropre et aucun employé, dirigeant ou
administrateur ne peut concurrencer Polycom directement ou indirectement à moins d’avoir
obtenu une approbation préalable du Conseil d’administration. Les employés, dirigeants et
administrateurs sont tenus, envers Polycom, de placer en avant les intérêts légitimes
de l’entreprise.
(vi) Autres situations
Si vous vous posez des questions ou si vous avez des doutes quant à une transaction ou une
situation que vous envisagez, contactez la Ligne éthique ou le Service du contentieux.
J. Protection des informations confidentielles de Polycom
Les informations confidentielles de Polycom constituent un bien précieux et incluent, sans s’y
limiter, les architectures de produit, les codes source et les techniques de programmation,
les plans de produit et les cartes routières, les noms et les listes de clients, concessionnaires et
employés, et les informations financières. Ces informations sont la propriété de Polycom et
peuvent être protégées par les lois sur les brevets, les marques déposées, le copyright et les
secrets commerciaux. Les informations confidentielles ne peuvent être utilisées que dans le
cadre des affaires de Polycom. Chaque employé, agent et entrepreneur a la responsabilité de
les protéger et de ne jamais les divulguer, que ce soit de manière intentionnelle ou
par inadvertance.
CETTE RESPONSABILITÉ INCLUT LE FAIT DE NE PAS DIVULGUER
D’INFORMATIONS CONFIDENTIELLES DE POLYCOM, TELLES QUE LES
INFORMATIONS RELATIVES AUX PRODUITS OU AUX AFFAIRES DE
POLYCOM, SUR INTERNET.
Cette responsabilité inclut de protéger, mettre en sûreté et éliminer de manière appropriée les
informations confidentielles conformément à la politique de Polycom sur la conservation et la
gestion des enregistrements mentionnée au point III(N) du présent Code de conduite. Cette
obligation s’étend aux informations confidentielles des tiers que Polycom a reçues de plein
droit en vertu d’accords de confidentialité. Voir également la politique de Polycom traitant de
la gestion des informations confidentielles de tiers telle que mentionnée au point IV(D) du
présent Code de conduite.
11
(i) Accord d’invention et d’information propriétaire de Polycom
Lorsque vous avez été recruté par Polycom, vous avez signé, dans la plupart des pays,
un accord visant à protéger et à respecter le caractère confidentiel des informations
propriétaire de Polycom, ou vous êtes obligé de la faire par la loi. Vous vous engagez à ne
pas utiliser au profit d’une personne autre que Polycom et à ne divulguer à personne les
informations propriétaires ou confidentielles de Polycom sans le consentement écrit préalable
d’un dirigeant autorisé de la société. Cet accord reste en vigueur pendant tout le temps où
vous travaillez pour Polycom et même après que vous ayez quitté Polycom.
(ii) Divulgation d’informations confidentielles de Polycom
Pour faire avancer les affaires de Polycom, de temps à autre, des informations confidentielles
doivent être divulguées à des partenaires commerciaux potentiels. Cependant, cette
divulgation ne doit jamais être effectuée sans étudier minutieusement ses avantages et risques
potentiels. Si, en concertation avec votre responsable et autre personnel d’encadrement
compétent de Polycom, vous décidez que la divulgation d’informations confidentielles est
nécessaire, vous devez rejoindre le Service du contentieux pour veiller à ce qu’un accord écrit
de confidentialité approprié soit signé avant la divulgation des informations. La signature
d’accords de confidentialité de tiers et l’acceptation de la modification d’accords de
confidentialité standard de Polycom sont soumises à l’examen et à l’approbation du Service
du contentieux de Polycom. Toute publication, blog, ou autre forme de déclaration publique
d’un employé pouvant être perçue ou interprétée comme imputable à Polycom, doit inclure la
clause de non responsabilité standard de Polycom précisant que la publication ou la déclaration
reflète l’opinion de son auteur et non celle de Polycom et doit respecter les politiques de
Polycom qui sont publiées sur PlanetPolycom de temps à autre.
(iii) Demandes émanant d’autorités régulatrices
Polycom exige de ses employés, agents et entrepreneurs qu’ils répondent aux demandes de
renseignements gouvernementales et qu’ils coopèrent aux enquêtes gouvernementales. À cet
égard, cependant, il est important de protéger les droits légaux de Polycom en ce qui concerne
ses informations confidentielles. Toutes les demandes de renseignements, de documents ou
d’entrevues dans le cadre d’enquêtes émanant de gouvernements doivent être transmises au
Service du contentieux de Polycom qui verra à coordonner le tout avec le secteur approprié
de Polycom. Les réponses aux demandes concernant des renseignements fiscaux doivent être
adressées au sénior Directeur fiscal de Polycom et toutes les autres réponses à des demandes
émanant d’entités gouvernementales doivent être adressées au Service du contentieux de
Polycom. De plus, aucune information financière ne peut être divulguée sans l’approbation
préalable du Directeur financier.
(iv) Divulgation des renseignements financiers et communication de rapports
à la SEC
La politique de Polycom consiste à présenter à la Securities and Exchange Commission
(commission des valeurs mobilières des États-Unis) et autres organismes publics des rapports
et documents qui soient aussi complets, équitables, précis, opportuns et compréhensibles que
possible. Pour ce faire, la société a élaboré des contrôles et procédures visant à s’assurer que
l’information ainsi enregistrée, traitée, résumée et divulguée le soit conformément aux règles
12
et suivant les formes prescrites par la SEC. La société a de plus mis en œuvre des contrôles
comptables internes à l’égard de ses communications financières pour s’assurer, d’une part,
de leur fiabilité lorsqu’elles sont transmises au public, et, d’autre part, de leur conformité
avec les principes comptables généralement admis.
Bien que ces exigences visent particulièrement les membres des Services comptable,
financier et juridique, chaque employé est tenu de respecter les contrôles et procédures de
divulgation et les contrôles internes pour les rapports financiers de Polycom. Si vous avez des
questions au sujet des contrôles et procédures de divulgation et des contrôles comptables
internes de Polycom, vous pouvez contacter le contrôleur mondial, le Directeur de l’audit et de
la conformité ou le Directeur principal au niveau légal.
Si vous avez des inquiétudes ou plaintes sur des questions de comptabilité
ou de vérification, vous devriez les rapporter conformément à la procédure décrite dans
« Processus pour traiter des plaintes concernant des divulgations comptables,
des contrôles comptables internes et des questions de vérification » située sur le site
http://www.polycom.com/company/investor_relations/corporate_governance.html ou sur la
page de conformité à PlanetPolycom.
(v) Porte-parole de Polycom
Des politiques spécifiques ont également été mises en place afin de désigner les personnes
habilitées à communiquer des informations à la presse et à la communauté des analystes
financiers. Toutes les demandes de renseignements et les appels téléphoniques émanant de la
presse et des analystes financiers doivent être transmis au Directeur financier ou au Service
des relations avec les investisseurs.
Polycom a désigné son PDG, son Directeur financier et le Service des relations avec les
investisseurs comme seuls porte-parole officiels de Polycom pour les questions financières.
Polycom a désigné le Service des relations publiques comme seul porte-parole officiel de
Polycom pour les informations relatives au marketing, les informations techniques et autres.
Toutes communications avec la presse pour le compte de Polycom doivent être coordonnées
d’avance, par le Service des relations publiques.
K. Obligations en vertu des Securities Laws (lois sur les titres) - Délit d’initiés
Les obligations imposées par les U.S. securities laws (lois américaines sur les titres) sont de
vaste portée. Dans le cadre normal des affaires, les dirigeants, administrateurs, employés,
agents, entrepreneurs et consultants de Polycom peuvent entrer en possession d’informations
importantes et sensibles. Ces informations sont considérées comme étant la propriété de
Polycom ; elles vous ont été confiées. En particulier, vous ne devez pas chercher à en tirer
profit en achetant ou en vendant des titres vous-même, ou en communiquant ces informations
à des tiers afin qu’ils en tirent profit, pour leur compte ou pour le vôtre. L’objectif de la
présente déclaration de politique est à la fois de vous informer de vos responsabilités légales
et de vous faire prendre conscience que l’utilisation abusive d’informations sensibles est
contraire à la politique de Polycom et aux lois américaines sur les titres.
13
Le délit d’initiés est un crime puni par des amendes pouvant atteindre 5 000 000 $ et des
peines d’emprisonnement de 20 ans pour les particuliers. De plus, la SEC peut demander
l’application d’une pénalité civile pouvant aller jusqu’à trois fois les profits réalisés ou les
pertes évitées grâce au délit. Les personnes reconnues coupables d’un délit d’initiés doivent
également rendre les profits réalisés et sont souvent soumises à une injonction contre toute
violation future. Enfin, leur responsabilité civile peut être engagée dans des poursuites
judiciaires privées.
Les employeurs et autres personnels de contrôle (y compris le personnel de supervision)
peuvent également faire l’objet de poursuites dans le cadre de la loi fédérale américaine.
Les personnels de contrôle peuvent, entre autres choses, être condamnés à des pénalités
égales à 1 000 000 $ ou, si la somme correspondante est plus élevée, égales à trois fois les
profits réalisés ou les pertes évitées, s’ils ne prennent pas de mesures préventives contre les
délits d’initiés.
Par conséquent, il est important, à la fois pour vous-même et pour Polycom, que des
violations de type délit d’initiés ne se produisent pas. Les règles anti délit d’initiés sont
appliquées de manière scrupuleuse, même dans les cas où les transactions financières sont
faibles. N’hésitez pas à contacter le Directeur financier ou le Service du contentieux si vous
ignorez si vous pouvez ou non négocier des titres.
De plus, Polycom a imposé une certaine période additionnelle de restrictions de négociation
de titres aux membres du Conseil d’administration, aux fondés de pouvoir,
aux vice-présidents et à certains employés désignés qui, en raison du poste qu’ils occupent
chez Polycom, sont davantage susceptibles d’avoir connaissance d’informations
confidentielles importantes concernant Polycom. Ces politiques ont été mises de l’avant dans
la Politique anti-délit d’initiés de Polycom à http://planetpolycom.com. De plus, Polycom peut
imposer des restrictions à certains employés à d’autres moments durant la litispendance de
transactions ou développements commerciaux importants.
Pour plus d’informations, et pour savoir si les restrictions s’appliquent à vous, consultez la
Politique anti-délit d’initiés de Polycom sur la page Administration des actions du site
http://planetpolycom.com, ou dans votre kit d’information d’employé, ou demandez-en une
copie à l’Administration des actions. Lisez attentivement la Politique anti-délit d’initiés de
Polycom et accordez une attention particulière aux politiques spécifiques, aux cas potentiels
de responsabilité civile et criminelle et/ou aux mesures disciplinaires sanctionnant les délits
d’initiés. Les employés, agents et entrepreneurs de Polycom qui violent cette politique
s’exposent également à des mesures disciplinaires au sein de Polycom pouvant aller
jusqu’à la fin de leur emploi ou de leur relation commerciale. Toutes les questions relatives
à la Politique anti-délit d’initiés de Polycom doivent être adressées au Directeur principal au
niveau légal de Polycom.
L. Interdiction de la vente à découvert d’actions de Polycom
Aucun administrateur, dirigeant ou autre employé Polycom n’a le droit, directement ou
indirectement, de vendre de parts sociales, y compris leurs dérivés, de Polycom si la personne
vendant le titre ou son mandataire (1) n’est pas propriétaire des titres vendus ou (2) si elle est
propriétaire des titres mais qu’elle ne les remet pas contre ladite vente (« vente à découvert
contre son avoir ») dans un délai de vingt jours ou si elle ne l’envoie pas par courrier ou par
14
tout autre moyen de transport habituel dans un délai de cinq jours à compter de ladite vente.
En règle générale, une vente à découvert, au sens de la présente politique, désigne toute
transaction dans laquelle une personne tire avantage de la baisse du cours des actions de
Polycom. La loi n’interdit pas aux employés autres que les fondés de pouvoir et les
administrateurs de procéder à des ventes à découvert d’actions, mais Polycom a adopté une
politique interdisant aux employés de le faire, sans exception.
M. Utilisation de l’actif de Polycom
(i) Généralités
La protection de l’actif de Polycom constitue une responsabilité essentielle, engageant des
rapports de confiance et incombant à chaque employé, agent et entrepreneur. Ces derniers
doivent veiller à ce que les éléments d’actif ne soient pas détournés, prêtés à des tiers, vendus
ou donnés sans autorisation appropriée. Tous les employés, agents et entrepreneurs de la
société sont de plus responsables de l’utilisation correcte de son actif et doivent le protéger
contre la perte, le dommage, l’abus et le vol. Les employés, agents et entrepreneurs violant
l’une des dispositions de la présente politique ou faisant preuve de peu de discernement quant
à la manière dont ils utilisent tout élément d’actif de Polycom feront l’objet de mesures
disciplinaires allant jusqu’à la fin de leur emploi ou de leur relation commerciale, à l’entière
discrétion de Polycom. L’utilisation de son équipement et de ses éléments d’actif doit être
réservée principalement à ses activités commerciales et également, dans le cas d’outils de
communication électronique, conformément avec l’utilisation électronique du matériel de
Polycom, comprenant les téléphones cellulaires, et tout autre politique connexe. Les employés
ayant des questions au sujet de la présente politique sont priés de les soumettre au Service des
ressources humaines.
(ii) Contrôle d’accès physique
Polycom a mis au point et continuera de mettre au point des plans de conformité régissant le
contrôle d’accès afin de garantir le secret des communications, la sécurité des appareils de
communication de Polycom et de protéger les actifs de Polycom contre le vol, l’abus et la
destruction. Vous êtes personnellement responsable du respect du niveau de contrôle d’accès
qui a été mis en place dans l’installation où vous travaillez de manière permanente ou
temporaire. Vous ne devez pas déjouer ou faire déjouer la finalité pour laquelle le contrôle
d’accès a été mis en place.
(iii) Fonds de Polycom
L’utilisation de fonds de Polycom est exclusivement réservée aux affaires de Polycom.
Chaque employé, agent et entrepreneur Polycom doit prendre des mesures raisonnables pour
garantir que les fonds de Polycom dépensés le soient à bon escient et doivent établir et gérer,
pour chaque dépense, des enregistrements exacts et en temps opportun. Les enregistrements de
dépense doivent être précis et remis en temps opportun. Les employés, agents et entrepreneurs
ne doivent pas utiliser les fonds de Polycom à des fins personnelles. Les agents et entrepreneurs
de Polycom ne sont pas autorisés à exercer un contrôle sur les fonds de Polycom.
15
(iv) Ordinateurs et autres équipements
Polycom s’efforce de fournir à tous ses employés les équipements nécessaires pour travailler
de manière efficace. Vous avez l’obligation de prendre soin de ces équipements et de les
utiliser de manière responsable, exclusivement dans le cadre des affaires de Polycom. Si vous
utilisez des équipements de Polycom à votre domicile ou hors site, vous devez prendre les
mesures nécessaires pour les protéger contre le vol ou le dommage, comme s’il s’agissait
d’équipements vous appartenant. Si vous ne travaillez plus pour Polycom, vous devez
immédiatement rendre tous ses équipements à Polycom. Les ordinateurs et autres appareils
électroniques sont mis à la disposition des employés afin de les aider à effectuer leur travail et
de promouvoir les intérêts de Polycom, mais lesdits ordinateurs et autres appareils
électroniques, qu’ils soient utilisés en totalité ou en partie dans les locaux de Polycom ou
à l’aide d’équipements ou de ressources de Polycom, doivent rester entièrement accessibles
à Polycom et, dans la limite de ce qui est autorisé par la loi, restent l’entière et exclusive
propriété de Polycom.
Les employés, agents ou entrepreneurs ne doivent pas espérer que les informations
transmises, reçues ou stockées par l’intermédiaire de tout appareil de communication
électronique appartenant, loués ou exploités en totalité ou en partie par ou pour le
compte de Polycom seront secrètes.
Dans la limite de ce qui est autorisé par la loi applicable, Polycom se réserve le droit de
prendre connaissance de toute information reçue, transmise ou stockée par l’intermédiaire de
tout appareil de communication électronique par ses employés, agents, entrepreneurs ou
représentants, à tout moment, avec ou sans la connaissance, le consentement ou l’approbation
de l’employé ou du tiers.
(v) Logiciels
Tous les logiciels utilisés par les employés dans le cadre des affaires de Polycom doivent être
couverts par des licences en bonne et due forme. Il est interdit de faire ou d’utiliser des copies
illégales ou non autorisées de logiciels que ce soit au bureau, à domicile ou lors de
déplacements, car cela constitue une infraction à la législation sur le copyright et engage la
responsabilité civile et criminelle de la personne coupable et de Polycom. De plus,
l’utilisation de copies de logiciels illégales ou non autorisées expose l’employé à des mesures
disciplinaires allant jusqu’à la fin de son emploi. Le Service informatique de Polycom
contrôle régulièrement les ordinateurs de Polycom afin de vérifier si seuls des logiciels
approuvés et couverts par des licences sont installés dessus. Tous les logiciels non pris en
charge ou ne bénéficiant pas de licences seront supprimés.
(vi) Communication électronique
Les employés sont requis d’utiliser les appareils de communication électroniques de manière
légale, éthique, juste et appropriée. Dans le cadre de l'utilisation de leurs propres appareils
mobiles pour les activités liées au travail, les employés doivent respecter la Politique
d’utilisation des appareils mobiles de Polycom posté sur PlanetPolycom (Politiques et
procédures informatiques globales). Cette politique s’applique à l’utilisation de tous les
ordinateurs, la messagerie électronique, les connexions Internet, intranet et extranet et tout
autre réseau public ou privé, la messagerie vocale, la visioconférence, les télécopieurs et les
16
téléphones. Le fait de poster ou de discuter d’informations concernant les produits ou les
affaires de Polycom sur Internet, sauf conformément aux Politiques sur l'utilisation des
médias sociaux ou électroniques, sans le consentement écrit préalable du Directeur financier
en chef de Polycom ou du Directeur principal au niveau légal est interdit. Toute autre forme
de communication électronique utilisée par les employés actuellement ou dans le futur est
également régie par la présente politique.
Il n’est pas possible d’identifier toutes les normes et règles applicables à l’utilisation
d’appareils de communication électroniques. Par conséquent, les employés sont invités à faire
preuve de discernement lorsqu’ils utilisent les fonctions des systèmes de communication.
L’ensemble des politiques concernant l’utilisation électronique de l’actif de Polycom est
disponible avec les politiques et procédures de Polycom sur le site http://planetpolycom.com.
Vous êtes tenu de lire, comprendre et appliquer lesdites politiques et procédures.
N. Conservation et gestion des enregistrements
Polycom a certaines exigences au niveau légal et professionnelles en matière de gestion des
enregistrements. Les enregistrements incluent, sans s’y limiter, les documents papier, les CD,
les disques durs informatiques, les messages électroniques, les disquettes souples,
les microfiches, les microfilms, toute information enregistrée peu importe le médium ou ses
caractéristiques ou tout autre média. Les lois, règles et réglementations applicables locales,
nationales, fédérales, étrangères ou autres imposent à Polycom de conserver certains
enregistrements et de suivre des lignes directrices spécifiques pour la gestion de ses
enregistrements. Les pénalités civiles et criminelles sanctionnant le non respect de ces lignes
directrices peuvent être sévères pour les employés, agents, entrepreneurs et Polycom, et le
non respect desdites lignes directrices ou de la présente politique expose l’employé, agent ou
entrepreneur à des mesures disciplinaires allant jusqu’à la fin de son emploi ou de sa relation
commerciale, à l’entière discrétion de Polycom. La politique de Polycom consiste à conserver
les enregistrements telle qu'établie dans la Politique de rétention des documents
à http://planetpolycom.com. Tous les employés, agents et entrepreneurs de Polycom ont la
responsabilité de gérer et de protéger ces enregistrements et de les conserver et de les éliminer
conformément à la Politique de rétention des documents. Voir également la politique de
Polycom traitant de la protection des informations confidentielles de Polycom énoncée au
point III(J) et de la gestion des informations confidentielles de tiers énoncée au point IV(D)
du présent Code de conduite.
Vous trouverez ci-dessous les exigences fondamentales du Politique de rétention des
documents de Polycom :

Tous les enregistrements nécessaires aux affaires de l’entreprise doivent être
conservés pendant la durée définie dans la Politique de rétention des documents
de Polycom. En ce qui concerne les catégories d’enregistrements qui ne sont pas
couvertes par le programme de conservation des enregistrements, la durée de
conservation sera celle permettant d’en assurer de manière raisonnable la
disponibilité en cas de besoin commercial, sauf disposition légale contraire.
Tous les enregistrements qui ne sont pas nécessaires à la conduite des affaires ou
d’un point de vue légal (y compris les projets et les versions périmées
d’enregistrements) doivent être détruits.
17

Tous les enregistrements devant être créés et conservés afin de documenter ou de
soutenir le respect, par Polycom, des lois, règles ou réglementations applicables
locales, nationales, fédérales, étrangères ou autres (y compris les lois fiscales
applicables) le seront pendant les durées requises par lesdites lois, règles ou
réglementations et la Politique de rétention des documents.
O. Enregistrements placés sous détention légale
Une détention légale suspend toutes les procédures de destruction afin de conserver certains
enregistrements dans des circonstances particulières, telles que les litiges et les enquêtes
gouvernementales. Le Service du contentieux de Polycom détermine et identifie les types
d’enregistrements ou de documents de Polycom devant être placés sous détention légale.
Tout employé, agent et entrepreneur de Polycom a la responsabilité de se conformer à la
présente politique. Le non respect de la présente politique expose l’employé, l’agent ou
l’entrepreneur à des mesures disciplinaires allant jusqu’à la fin de l’emploi ou de la relation
commerciale, à l’entière discrétion de Polycom.
Le Service du contentieux de Polycom vous signifiera toute détention légale ordonnée sur des
enregistrements dont vous avez la responsabilité. Dans ce cas, vous serez tenu de conserver et
de protéger les enregistrements nécessaires conformément aux instructions du Service du
contentieux de Polycom. LES ENREGISTREMENTS OU DOCUMENTS PLACÉS
SOUS DÉTENTION LÉGALE NE DOIVENT EN AUCUN CAS ÊTRE DÉTRUITS
OU MODIFIÉS.
Une détention légale reste en vigueur jusqu’à son annulation officielle, par écrit, par le
Service du contentieux de Polycom. Si vous ignorez si un document a été placé sous
détention légale, conservez-le pendant que vous vérifiez auprès du Service du contentieux
de Polycom.
Si vous avez des questions concernant la présente politique, contactez le Service du contentieux
de Polycom.
P. Pratiques de paiement
(i) Pratiques comptables
Les responsabilités de Polycom envers ses actionnaires et les investisseurs, ainsi que ses
obligations en vertu des lois régissant les sociétés par actions, requièrent que toutes les
transactions soient enregistrées de manière complète et précise dans les registres de Polycom
conformément à toutes les lois applicables. Les entrées erronées ou trompeuses, les fonds ou
éléments d’actif non enregistrés ou les paiements réalisés sans justificatif approprié et sans
approbation sont strictement interdits et constituent des violations de la politique de Polycom
et de la loi. De plus, toute la documentation étayant une transaction doit décrire de manière
complète et précise la nature de la transaction et être traitée de manière opportune.
18
(ii) Financement de partis politiques
La politique de Polycom consiste à se conformer entièrement et strictement aux lois, règles et
réglementations applicables locales, nationales, fédérales, étrangères et autres en matière de
financement des partis politiques. Les fonds ou éléments d’actif de Polycom ne peuvent pas
être utilisés dans des campagnes politiques ou des pratiques politiques, quelles que soient les
circonstances et où que ce soit dans le monde, sans l’approbation écrite préalable du Directeur
principal au niveau légal de Polycom et, si nécessaire, du Conseil d’administration
de Polycom.
(iii) Représentants commerciaux, agents et consultants
Bien que la majeure partie des affaires de Polycom soit réalisée par des distributeurs,
des revendeurs à valeur ajoutée et autres entités de la chaîne de distribution, Polycom est
parfois amenée à engager des consultants, des représentants commerciaux et d’autres tiers
pour fournir des services et agir pour son compte. Cette pratique est notamment nécessaire
dans les pays autres que les États-Unis qui ne sont pas suffisamment importants pour soutenir
un modèle de distribution. Nos relations avec ces tiers doivent toujours être correctes,
légales et documentées quelle que soit la région du monde dans laquelle elles ont lieu.
Les commissions, droits et réductions doivent toujours être définis dans un accord écrit et
doivent refléter la valeur, pour Polycom, du service rendu. Ils ne doivent jamais excéder un
montant raisonnable et habituel dans notre secteur d’activité. Le service rendu doit être légal
et correct. Les paiements ne sont effectués qu’en échange d’une facture précise et complète.
Tous les représentants commerciaux, agents et entrepreneurs doivent signer les accords
standard de Polycom fournis par le Service du contentieux de Polycom, ou autres accords
semblables approuvés par ce Service. Voir également la politique de Polycom relative aux
entrepreneurs indépendants énoncée au point III(H) du présent Code de conduite.
(iv) Interdiction des incitations
En aucun cas les employés, agents ou entrepreneurs n’offrent de payer, paient, promettent de
payer ou donnent l’autorisation de payer une somme d’argent, cadeau ou bien de valeur à des
clients, vendeurs, consultants, etc., pouvant être considérée comme destinée, directement ou
indirectement, à influencer toute décision commerciale, engagement de fraude ou opportunité
de fraude. Les cadeaux peu onéreux, les repas d’affaire peu fréquents, les événements
commémoratifs et les divertissements sont acceptables, sous réserve qu’ils ne soient pas
excessifs et ne donnent pas l’impression d’être inappropriés et qu'ils ne violent pas la politique
globale d'anti-corruption de Polycom qu'on peut retrouver à http://planetpolycom.com.
Les questions concernant la présente politique au sujet d'un paiement ou un cadeau en
particulier est acceptable et doivent être adressées au Service du contentieux, au Service de
contrôle interne ou La Ligne d'éthique.
Q. Anti-corruption
Compte-tenu de la portée mondiale de ses activités, Polycom exige que tous ses employés,
agents, entrepreneurs, consultants, distributeurs et revendeurs soient complètement en
conformité avec la loi sur la lutte contre la corruption, puisqu'elle s'applique partout sur
le globe.
19
Afin de se conformer aux exigences variées de cette loi, la politique d'anti-corruption au
niveau mondial de Polycom (qui se retrouve à http://planetpolycom.com) énonce ce qui
constitue la corruption et ce que les employés doivent faire pour éviter de s'impliquer
d'aucune façon. C'est une obligation en vertu du présent Code de conduite que tous les
employés de Polycom se familiarisent avec la politique d'anti-corruption au niveau mondial et
s'y conforment en tout temps.
R. Contrôles des exportations
Un certain nombre de pays appliquent des contrôles aux destinations vers lesquelles sont
exportés des produits ou des logiciels. Le Gouvernement américain a en place des lois de
contrôle d'exportation et des règlements destinés à garantir que les transferts de produits,
services et technologie sont accomplis dans une manière qui est en harmonie avec les buts de
politique étrangère et de sécurité nationale. Ces lois s’appliquent aux transferts de
marchandises et de technologie aux compagnies étrangères et aux personnes étrangères,
que ce soit aux États-Unis ou ailleurs. Les réglementations américaines sont complexes et
peuvent également s’appliquer aux exportations de produits d’origine étrangères provenant
des États-Unis et au transfert de produits lorsque ces produits contiennent des composants ou
des technologies d’origine américaine. Par exemple, les logiciels créés aux États-Unis
peuvent être soumis à des contrôles d’exportations américains même s’ils sont dupliqués ou
empaquetés à l’étranger. De plus, dans certains cas, une présentation orale faite à des
ressortissants étrangers aux États-Unis peut constituer une exportation soumise à contrôle.
Les États-Unis ont promulgué aussi des sanctions qui restreignent le commerce,
l’investissement et les transactions financières avec certains pays, organisations et individus,
aussi bien que des prohibitions du fait de se conformer aux boycottages étrangers non
sanctionnés. En général, le but de ces lois est de garantir que les produits sensibles et la
technologie ne tombent pas entre les mains de ceux qui peuvent en abuser.
Le Service du contentieux et notre Service de conformité des exportations peuvent vous
indiquer les pays à destination desquels les produits de Polycom ne peuvent pas être exportés
ou si votre projet de présentation technique à des ressortissants étrangers nécessite une
autorisation du gouvernement américain.
IV.
RESPONSABILITÉS ENVERS NOS CLIENTS ET NOS FOURNISSEURS
A. Relations avec les clients
Si, de par votre poste, vous êtes en contact avec des clients ou des clients potentiels de
Polycom, il est essentiel que vous vous rappeliez que vous représentez Polycom vis-à-vis des
personnes avec lesquelles vous traitez. Agissez de manière à créer de la valeur pour nos
clients et à établir une relation fondée sur la confiance. Polycom et ses employés offrent des
produits et des services depuis de nombreuses années et ont développé un actif incorporel
important au fil du temps. Cet actif incorporel est l’un de nos biens les plus importants et les
employés, agents et entrepreneurs de Polycom doivent agir de manière à préserver et
à améliorer notre réputation.
20
B. Paiements ou cadeaux provenant de tiers
En aucun cas les administrateurs, employés, agents ou entrepreneurs ne peuvent accepter
d’offre, de paiement, de promesse de paiement ou d’autorisation de paiement de toute somme
d’argent, cadeau ou bien de valeur provenant de clients, vendeurs, consultants, etc., pouvant
être considérée comme destinée directement ou indirectement à influencer toute décision
commerciale, ou réalisation de fraude. Les cadeaux peu onéreux, les repas d’affaire peu fréquents,
les événements commémoratifs et les divertissements, sous réserve qu’ils ne soient pas excessifs
et ne donnent pas l’impression d’être inappropriés, ne violent pas la présente politique.
Les questions concernant un paiement ou cadeau particulier sont acceptées et doivent être
adressées à la Ligne d’éthique, à l'Audit interne ou au Service du contentieux.
Les cadeaux offerts par Polycom à des fournisseurs ou à des clients ou offerts par des
fournisseurs ou des clients doivent toujours être adaptés aux circonstances et ne doivent
jamais donner l’impression d’être inappropriés. La nature et le coût des cadeaux offerts par
Polycom à des fournisseurs ou à des clients doit être consignée précisément dans les registres
de Polycom. Nous nous attendons que vous allez réviser, comprendre et suivre les politiques
sur les paiements et les cadeaux de Polycom, incluant la politique d'anti-corruption au
niveau mondial.
C. Publications de tiers
Polycom est abonnée à de nombreuses publications qui aident les employés à mieux
accomplir leur travail. Ces publications incluent des journaux spécialisés, des travaux de
référence, des services de référence en ligne, des magazines, des livres et autres travaux
numériques et imprimés. La législation relative au copyright protège de manière générale ces
travaux et leur reproduction et distribution non autorisées constituent une infraction à cette
législation. Pour pouvoir reproduire et distribuer des publications ou des extraits importants
de ces publications, vous devez au préalable obtenir le consentement de leur éditeur. Si vous
ignorez si vous pouvez reproduire ou non une publication, consultez le Service
du contentieux.
D. Gestion des informations confidentielles de tiers
Polycom entretient toutes sortes de relations commerciales avec un grand nombre
d’entreprises et d’individus. Parfois, ces derniers lui communiquent spontanément des
informations confidentielles sur leurs produits ou leurs plans d’affaires, afin d’inciter
Polycom à établir avec eux une relation commerciale. En d’autres occasions, nous pouvons
demander à un tiers de nous communiquer des informations confidentielles afin que Polycom
puisse évaluer une éventuelle relation commerciale avec cette partie. Quelle que soit la
situation, nous devons veiller tout spécialement à traiter les informations confidentielles des
tiers de manière responsable. Nous devons traiter ces informations confidentielles
conformément à nos accords avec lesdites tierces parties. Voir également la politique de
Polycom sur la conservation et la gestion des enregistrements énoncée au point III(N) du
présent Code de conduite.
21
(i) Accords de confidentialité appropriés
Les informations confidentielles peuvent prendre différentes formes. Une présentation orale
portant sur les projets de développement d’un produit de l’entreprise peut contenir des secrets
commerciaux protégés. Une liste de clients ou d’employés peut constituer un secret
commercial protégé. Une démonstration d’une version alpha d’un nouveau logiciel peut
contenir des informations protégées par les lois sur les secrets commerciaux et le copyright.
Vous ne devez jamais accepter d’informations provenant d’un tiers qui vous sont présentées
comme étant confidentielles, ou dont le contexte ou les circonstances indiquent qu’elles sont
confidentielles, si un accord de confidentialité approprié n’a pas été signé avec la partie vous
offrant ces informations. LE SERVICE DU CONTENTIEUX PEUT FOURNIR DES
ACCORDS DE CONFIDENTIALITÉ ADAPTÉS À CHAQUE CAS PARTICULIER
ET COORDONNE L’EXÉCUTION APPROPRIÉE DESDITS ACCORDS POUR LE
COMPTE DE POLYCOM. Même après la signature d’un accord de confidentialité, vous ne
devez accepter que les informations nécessaires à l’accomplissement de leur finalité, comme
la décision portant sur la manière de traiter la négociation d’un marché. Si l’autre partie vous
offre des informations confidentielles plus détaillées ou plus étendues, et si vous n’en avez
pas besoin dans l’immédiat, vous devez les refuser.
(ii) Nécessité de connaître certaines informations
Une fois que des informations confidentielles d’un tiers ont été communiquées à Polycom,
nous avons l’obligation de nous conformer aux termes de l’accord de confidentialité
correspondant, de limiter l’utilisation desdites informations à l’objectif spécifique pour lequel
elles ont été communiquées et de ne les transmettre qu’aux autres employés de Polycom
ayant besoin de connaître ces informations. Chaque employé, agent et entrepreneur impliqué
dans une relation commerciale potentielle avec un tiers doit comprendre et respecter
scrupuleusement les restrictions applicables à l’utilisation et à la gestion des informations
confidentielles. En cas de doute, consultez le Service du contentieux.
(iii) Notes et copies de logiciels
Lors de la revue d’informations confidentielles communiquées par un tiers en vertu d’un
accord de confidentialité, il est naturel de prendre des notes ou de préparer des rapports
résumant les résultats de cette revue et, en partie sur la base de ces notes ou rapports, de tirer
des conclusions sur le caractère adapté d’une relation commerciale. Cependant, les notes ou
rapports peuvent inclure des informations confidentielles communiquées par l’autre partie et
ne doivent donc être conservées que pendant la durée nécessaire pour mener à bien
l’évaluation de la relation commerciale potentielle. Ensuite, elles doivent soit être détruites
soit être adressées au Service du contentieux en vue de leur mise en sûreté ou de leur
destruction. Elles doivent être traitées comme toute autre divulgation d’informations
confidentielles: elles doivent porter la mention Confidentiel et n’être remises qu’aux
employés de Polycom ayant besoin de les connaître.
(iv) Informations des concurrents
Vous ne devez jamais tenter d’obtenir des informations confidentielles d’un concurrent par
des moyens déplacés et en particulier, vous ne devez jamais contacter un concurrent à propos
22
de ses informations confidentielles. Polycom emploie d’anciens employés de concurrents,
mais nous reconnaissons et respectons les obligations de ces employés de ne pas utiliser ou
divulguer d’informations confidentielles de leurs anciens employeurs.
E. Sélection des fournisseurs
Les fournisseurs de Polycom contribuent de manière significative à notre réussite. Pour créer
un environnement dans lequel nos fournisseurs sont motivés à travailler avec Polycom, ils
doivent avoir la garantie qu’ils seront traités de manière légale et éthique. Les fournisseurs de
Polycom doivent être sélectionnés avec le même soin et traités avec le même respect que nos
distributeurs, revendeurs à valeur ajoutée et concessionnaires. La politique de Polycom est
d’acheter des fournitures en fonction des besoins, de la qualité, du service, du prix et des
conditions. La politique de Polycom est de sélectionner des fournisseurs importants ou de
passer des accords d’approvisionnement importants par l’intermédiaire d’une procédure
d’adjudication concurrentielle lorsque cela est possible. Les informations confidentielles d’un
fournisseur bénéficient des mêmes mesures de protection que celles de tout autre tiers et
doivent être protégées contre la divulgation ou l’utilisation inappropriées. Si possible, elles ne
doivent pas être reçues avant la signature d’un accord de confidentialité approprié.
Polycom s’efforce de recourir à de petites entreprises, à celles dirigées par des minorités ou
par des femmes pour participer comme fournisseurs de Polycom et dans la réalisation de
contrats avec Polycom dans la plus large mesure possible compatible avec la réalisation
efficace des objectifs de Polycom et sans compromis en matière de coût, de qualité, de fiabilité,
d’attentes opportunes et d’exigences légales.
F. Relations avec les gouvernements
La politique de Polycom consiste à se conformer entièrement à toutes les lois et réglementations
applicables en matière de contact et d’opérations avec des employés gouvernementaux et des
responsables publics et d’adhérer aux normes éthiques, morales et légales élevées de la
conduite des affaires. La présente politique inclut le respect scrupuleux de toutes les lois,
règles et réglementations applicables locales, nationales, fédérales, étrangères ou autres.
En plus, nous nous attendons que vous allez réviser, comprendre et suivre les politiques sur
les paiements et les cadeaux de Polycom, incluant la politique d'anti-corruption au niveau
ondial. Si vous avez des questions sur les relations avec les gouvernements, contactez le
Service du contentieux de Polycom.
G. Groupes de pression
Les administrateurs, employés, agents ou entrepreneurs dont le poste requiert une
communication de lobbying avec tout membre ou employé d’un organe législatif ou avec tout
officiel ou employé gouvernemental dans le cadre de la formulation de la législation doivent
obtenir l’approbation écrite préalable de ladite activité par le Directeur principal au niveau
légal de Polycom. Les activités couvertes par la présente politique incluent les réunions avec
les législateurs ou membres de leurs équipes ou avec de hauts-responsables. La préparation,
les recherches et autres activités de fond visant à soutenir la communication de lobbying sont
également couvertes par la présente politique même si en fin de compte, la communication
n’a pas lieu.
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H. Contrats gouvernementaux
La politique de Polycom est de respecter pleinement toutes les lois et réglementations
applicables qui régissent les contrats gouvernementaux. Polycom doit également respecter
scrupuleusement les termes de tout contrat avec des gouvernements compétents locaux,
nationaux, fédéraux, étrangers ou autres. Le Service du contentieux de Polycom doit revoir et
approuver tous les contrats avec toute entité gouvernementale.
I. Concurrence libre et loyale
La plupart des pays et des états américains ont des organes de loi bien développés dont la
mission consiste à encourager et à protéger la concurrence libre et loyale. Polycom s’est
engagée à obéir à la lettre et à l’esprit de toutes ces lois. Les conséquences de leur non respect
seraient graves pour nous tous, incluant des sanctions criminelles pour certains cartels ou
activités de fixation des prix.
Souvent, ces lois régissent les relations de Polycom avec ses distributeurs, ses revendeurs
à valeur ajoutée, ses revendeurs nationaux, ses concessionnaires, ses comptes nationaux,
ses clients et ses concurrents. Les lois régissant la concurrence couvrent les domaines
suivants: les pratiques de détermination des prix (y compris fixer des prix moindre que les
coûts, les prix imposés et la discrimination en matière de prix), la détermination des réductions,
les conditions de vente, les conditions de crédit, les réductions promotionnelles, les rabais
secrets, les contrats de concession ou de distribution exclusifs, les ventes de produits en lots,
les restrictions applicables au transport de produits concurrents, le refus de vendre,
la résiliation du revendeur, la collaboration et bien d’autres pratiques affectant la
concurrence. Beaucoup de ces pratiques sont appropriées normalement, mais exigent la
prudence. Par exemple, alors qu’offrir des rabais sur des offres groupées est répandu et
typiquement légal, certains rabais et programmes de remise peuvent créer des problèmes
d’antitrust si, par exemple, le prix total est au-dessous du coût réel ou si l’effet cumulatif du
programme de fixation des prix peut nuire à ou forcer la concurrence à fermer.
Les lois sur la concurrence régissent également, en général de manière assez stricte,
les relations entre Polycom et ses concurrents. En règle générale, les contacts avec les
concurrents doivent être limités et doivent toujours éviter les informations concurrentielles
sensibles et les sujets tels que les prix ou autres conditions de vente, les coûts, les clients et
les fournisseurs. Souvenez-vous que nos partenaires peuvent être des concurrents de Polycom
aussi et ils peuvent rivaliser aussi entre eux. Polycom ne doit jamais se livrer à aucun acte qui
s'élève à ou facilite la collusion ou les actes illégaux par ses partenaires. Le fait de participer
avec des concurrents à une association commerciale ou à un organe de création de normes est
possible si l’association a été créée en bonne et due forme, qu’elle a un objet légitime et
qu’elle limite ses activités à cet objet. La participation dans des normes devrait être en
conformité des règles et politiques, avec n’importe quelles préoccupations apportées
à l’attention de notre Service de contentieux. La politique de Polycom consiste à ne pas se
conduire de façon inéquitable ou visant à exclure qui que ce soit. Tout particulièrement,
les employés, agents ou entrepreneurs de Polycom ne doivent pas faire sciemment de
déclarations erronées ou trompeuses concernant les concurrents de Polycom ou les produits
de ses concurrents, ses clients ou ses fournisseurs.
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Les employés, agents et entrepreneurs ne peuvent à aucun moment et en aucun cas conclure
d’accord ou d’entente, écrit ou oral, exprès ou implicite, avec un concurrent à propos des
prix, des réductions, d’autres conditions de vente, des bénéfices ou des marges bénéficiaires,
des coûts, de l’affectation de produits ou de marchés géographiques, de l’affectation de
clients, de limitations de la production, du boycott de clients ou de fournisseurs, ou d’offres
ou d’intentions d’offres ou même de discussions ou d’échanges d’informations sur ces sujets.
Dans certains cas, des co-entreprises légitimes ou d’autres formes de collaboration montées
avec des concurrents peuvent autoriser des exceptions à ces règles, comme les achats ou
ventes de bonne foi, à des concurrents, de produits non concurrents, mais le Service du
contentieux de Polycom doit revoir toutes ces opérations avant qu’elles ne soient réalisées.
Ces interdictions sont absolues et leur respect scrupuleux est obligatoire. Toute collusion entre
concurrents est illégale et les conséquences d’une violation sont graves.
Bien que l’esprit de ces lois, intitulées « anti-trust », « de libre concurrence », « de protection
du consommateur » ou contre la concurrence déloyale, soit clair, leur application à certaines
situations particulières peut se révéler complexe. Pour garantir que Polycom respecte
pleinement ces lois, chacun d’entre nous doit en avoir une connaissance de base et contacter
le Service du contentieux suffisamment tôt lorsque des situations douteuses se présentent.
J. Espionnage industriel
La politique de Polycom est d’agir en toute légalité en qualité de concurrent sur le marché.
Cet engagement de loyauté inclut le respect des droits de nos concurrents et le respect de
toutes les lois applicables dans le cadre de la concurrence. Polycom attend de ses concurrents
qu’ils respectent notre droit d’agir en toute légalité en qualité de concurrent sur le marché et
nous nous engageons à respecter leurs droits de la même manière. Les employés, agents et
entrepreneurs de Polycom s’engagent à ne pas voler ou utiliser de manière illégale des
informations, matériels, produits, propriétés intellectuelles ou informations propriétaires ou
confidentielles de quiconque incluant les fournisseurs, les clients, les partenaires commerciaux
et les concurrents.
V.
MESURES DISCIPLINAIRES
Polycom prendra des mesures appropriées à l’encontre de toute personne dont les actions
contreviennent à ces politiques ou à toute autre politique particulière de la société. Les mesures
disciplinaires peuvent aller jusqu’à la fin immédiate de l’emploi ou de la relation
commerciale, à la discrétion de Polycom. Si cette dernière subit une perte, elle exercera ses
recours contre les individus ou entités responsables. Il n’est pas possible de fournir une liste
exhaustive de tous les types de conduite ou d’action inadmissible, mais la liste suivante est
fournie dans le but de démontrer des exemples de conduite qui, en plus des autres violations
de ce Code de conduite ou des politiques de Polycom, peut conduire aux mesures correctives,
y compris la fin de l’emploi :

La falsification de ou faire une omission importante sur les formulaires, les dossiers
ou les rapports, y compris les demandes d’emploi, la paperasse d’enquête sur les
antécédents, les feuilles de temps, les soumissions de dépenses, les dossiers de clients
ou personnels.

Avoir une conduite inappropriée envers un employé ou un client.
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
Posséder ou emmener des armes à feu sur la propriété de la compagnie.

Insubordination en refusant de suivre les directives d’un superviseur ou tout autre
comportement irrespectueux envers un superviseur.

Divulgation non autorisée verbalement ou par écrit ou communication de
l’information et/ou de dossiers concernant les employés ou les opérations
de l’entreprise.

La possession non autorisée ou le retrait de biens de l’employeur ou de l’employé,
de dossiers ou de d’autres matériaux.

Détruire, endommager ou mauvaise utilisation des biens de l’employeur ou de
l’employé, de dossiers ou de d’autres matériaux.

Absentéisme non motivé, excessif ou retard.

Abus de bénéfices et privilèges que prodigue l’employeur
Vous devez réviser les politiques et procédures
http://planetpolycom.com pour plus d’information détaillée.
VI.
de
Polycom
sur
le
site
DÉROGATIONS ET MODIFICATIONS
Toute dérogation à une disposition du présent Code de conduite accordée à un cadre dirigeant
ou à un employé sénior aux finances de Polycom doit être approuvée par écrit par ce Conseil
et être promptement divulguée, le cas échéant, conformément aux lois applicables. Il en va de
même de toute modification. Toute dérogation accordée à tout autre employé, agent ou
entrepreneur de Polycom doit, quant à elle, être approuvée par le Directeur principal au
niveau légal. Toute modification de ce Code de conduite doit être approuvée par le conseil
d’administration de Polycom et divulguée rapidement, si nécessaire, en vertu de
la loi pertinente.
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VII.
ACCUSÉ DE RÉCEPTION DU CODE DE DÉONTOLOGIE ET DE BONNE CONDUITE
J’ai reçu et lu le Code de déontologie et de bonne conduite de Polycom. Je comprends les
normes et politiques contenues dans le Code de déontologie et de bonne conduite de Polycom
et sais qu’il existe d’autres politiques ou lois applicables à mon poste. De plus, j’accepte de
respecter le Code de déontologie et de bonne conduite de Polycom.
Si j’ai des questions concernant la signification ou l’application du Code de déontologie et de
bonne conduite de Polycom, de politiques de Polycom ou d’exigences légales et réglementaires
applicables à mon poste, je sais que je peux consulter mon responsable, mon partenaire
commercial financier, le Service des ressources humaines ou le Service du contentieux, et que
les questions ou les rapports que je leur soumettrai resteront confidentiels.
_______________________________________
Nom de l’employé
_______________________________________
Signature
_______________________________________
Date
Veuillez signer et retourner le présent reçu au Service des ressources humaines du siège
social de Polycom.
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