les épreuves sur dossier

Préparation à l’épreuve écrite du concours réservé à la
déprécarisation des ingénieurs de l’agriculture et de
l’environnement (IAE)
LES ÉPREUVES
SUR DOSSIER
dans les concours de catégorie A
Note – Rapport – Lettre
Jean-Claude TRONC
Intervenant AgroSup Dijon - 2013
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PRÉSENTATION
Les épreuves de synthèse sont considérées comme très difficiles, du fait essentiellement du volume
des documents fournis aux candidats et du temps imparti. Mais tous les candidats sont logés à la
même enseigne et chacun doit se persuader que l'objectif n'est pas de parvenir à la copie parfaite,
mais de rendre le travail le plus acceptable possible.
Pourtant, les difficultés ne doivent pas être ignorées, sans pour autant être considérées comme des
obstacles infranchissables.
Ces difficultés sont de trois ordres :
− comment, en 4 heures, lire un dossier volumineux, sélectionner les informations
importantes, élaborer un plan et rédiger le document demandé ?
− Comment sélectionner les informations importantes ?
− Enfin, comment passer de l'information recueillie à un document clair et structuré ?
Les quelques pages qui suivent ne proposent pas de remèdes miracles, mais sont susceptibles de
dédramatiser l'épreuve sur dossier et de fournir un outil méthodologique simple, centré sur les
contraintes formelles de la note, du rapport et de la lettre.
I. LES ÉPREUVES SUR DOSSIER : LA COMMANDE
À partir d'un sujet et d'un dossier, le candidat doit sélectionner et ordonner les éléments qui lui sont
fournis et rédiger un document structuré, concis et clair, intelligible pour le lecteur, sans que celui-ci
soit contraint de se reporter au dossier.
Le lecteur – ou correcteur – est le destinataire du document élaboré par le candidat (puisqu'il a
demandé un travail de synthèse) : le document qu'il attend doit le dispenser de lire les nombreux
textes qui concernent le sujet traité ; ce travail doit donc être structuré, homogène et autonome (c'est
à dire ne pas user de renvois au dossier) et présenté de façon attractive et claire.
Il doit surtout être FIDELE, car le lecteur est généralement un décideur : si le document élaboré ne
doit pas décider pour lui (ce qui bannit généralement tout avis personnel du rédacteur), il doit
cependant constituer une AIDE A LA DECISION.
Le candidat devra donc rédiger son document dans cet objectif, ce qui n'interdit évidemment pas de
suggérer des pistes – implicites – de décisions possibles.
Un outil d'aide à la décision
Le candidat ne doit pas oublier que le document qu'il va élaborer est un outil d'aide à la décision.
Il lui appartient donc de se mettre à la place du destinataire et de s'interroger sur ce qui peut le
préoccuper à propos du problème qui lui est soumis.
Il convient donc d'ANALYSER les ENJEUX, puis les OBSTACLES, en évitant les idées abstraites
ou creuses, les recommandations « passe-partout », de présenter les AVANTAGES et les
INCONVENIENTS de la solution proposée, sans jamais perdre de vue sa FAISABILITE, et donc
de fournir au destinataire des informations lui permettant d'agir de manière responsable, le
document qu'il a sollicité l'ayant suffisamment et objectivement éclairé.
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A. LES ATTENTES DU CORRECTEUR
Pour estimer la valeur d'une copie, le correcteur comparera ce qu'il attend et ce que le candidat
produit. Il aura donc à apprécier :
− l'aptitude à analyser et à synthétiser un grand nombre d'informations,
− la capacité à construire un raisonnement et à convaincre, sans prise de position a priori,
− la capacité d'adaptation, permettant de maîtriser les données d'un problème afin de proposer
la solution la mieux adaptée,
− le sens de l'organisation et de la gestion du temps, nécessaires pour traiter un dossier
important dans un temps très court,
− les qualités rédactionnelles et la maîtrise de l'écriture.
B. LA MAITRISE DU TEMPS
L'organisation du temps varie selon les candidats : cela tient certes à la vitesse d'écriture, mais aussi
au temps nécessaire à chacun pour organiser sa réflexion.
Le candidat doit donc se connaitre et, à partir de cette connaissance, respecter le minutage personnel
qu'il aura adopté.
Le temps imparti à l'épreuve peut être globalement partagé en deux :
− une première moitié pour analyser le sujet et la commande, exploiter le dossier en
conséquence et élaborer un plan détaillé.
− une deuxième moitié pour rédiger l'introduction et, au brouillon, la conclusion, et
immédiatement après avoir recopié l'introduction, rédiger le développement.
Ce qui précède et ce qui suit ces deux étapes revêt une grande importance :
− la prise de contact avec le sujet et le dossier : c'est une étape essentielle qui sera détaillée
plus loin.
− la relecture, pour d'éventuelles corrections de FORME (ces quelques minutes ne peuvent en
aucun cas permettre de modifier le fond ou l'organisation de votre travail).
voir annexe 1
C. LA RENCONTRE AVEC LE SUJET
Quelle est la commande ?
Pour répondre à cette question, il faut procéder à une analyse rigoureuse du sujet, qui doit conduire
à comprendre et reformuler les questions posées, et donc à déterminer l'esprit dans lequel le
document doit être rédigé.
1) L'exploitation du sujet
Le temps imparti (4 heures) et l'importance du dossier que le candidat a à traiter ne permettent pas
la production d'un document exhaustif. Ce que le correcteur attend du candidat c'est la cohérence de
l'information et la mise en évidence des idées principales (généralement entre 8 et 12...)
L'exploitation du dossier doit être effectuée dans le temps que le candidat a décidé de lui consacrer,
tout dépassement se faisant au détriment de la phase de rédaction elle ne doit donc pas consister à
lire l'intégralité du dossier, mais à en faire une lecture sélective.
Cette opération se traduit par une double prise de note :
− en utilisant une grille dont l'organisation sera différente selon qu'il s'agira d'un sujet :
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thématique : le candidat construira la grille autour d'un certain nombre de questions
au regard desquelles il inscrira les éléments de réponse extraits des documents joints au
sujet.
Problématique : (c'est à dire une démarche de construction et de résolution d'un
problème) ; la grille devra permettre de répondre à 4 questions : Quel est le problème ?
Quelles sont les solutions envisagées ? Comment peut-on les mettre en œuvre ? Quelle
évaluation peut-on en faire ? (ou : Quelles en sont les limites ?).
polémique : c'est à dire proposant un différend entre les divers intervenants ou
acteurs ; la grille s'organisera horizontalement en arguments pour, en arguments contre,
en suivis d'une synthèse, et verticalement en enregistrant les divers aspects de la
polémique.
− en annotant le dossier et en prenant soin de placer des renvois aux notes enregistrées dans la
grille.
La technique qui consiste à surligner des passages entiers du dossier n'est pas très efficace, voire à
déconseiller, car elle se limite à mettre en évidence des éléments qui ne sont pas toujours analysés,
donc non-inscrits dans la grille et non synthétisés en annotations sur le dossier.
La prise de notes
Pour réussir une prise de notes efficace, il faut :
- se poser les questions que soulève le sujet, même si elles ne sont pas implicitement exprimées
dans le dossier,
- survoler le texte en pratiquant une lecture sélective, en fonction des exigences du sujet,
- trier les informations en éliminant les éléments inutiles ou redondants, puis les hiérarchiser et les
reformuler succinctement,
- utiliser des abréviations et écrire très rapidement (pour ce qui ne sont que des notes).
2) Le plan
Le plan traduit la logique de la démarche choisie par le candidat pour analyser le dossier et proposer
des solutions à partir d'une commande.
Cela consiste à :
− mettre ses idées en valeur selon un cheminement cohérent faisant apparaître clairement, en
enchainement, une progression logique de la démonstration.
− faciliter la compréhension du document par le destinataire.
Il n'existe pas de « plan type » susceptible d'être utilisé quel que soit le sujet. On peut toutefois
distinguer :
− un plan pour un document destiné à informer,
− un plan pour un document d'aide à la décision.
a) les différents types de plans
1- le plan pour informer
il peut être descriptif, chronologique ou thématique.
− le plan descriptif : utilisé pour présenter, par exemple, une réglementation.
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Exemple d'un plan efficace en 2 parties :
1- réglementations,
2- moyens pour l'appliquer,
Toutefois, 3 parties équilibrées sont tout à fait acceptables, s'agissant, par exemple, de la
présentation d'un service :
1- statut,
2- missions,
3- moyens,
− le plan chronologique : théoriquement le plus facile à construire, il peut aussi se révéler un
« anti-plan », car il peut s'avérer difficile d'être synthétique dans la relation d'une
information et de son évolution dans le temps.
Ainsi un plan :
1- hier,
2- aujourd'hui,
3- demain,
est tentant mais bien banal.
− le plan thématique : il s'agit d'organiser sa pensée, son raisonnement, autour des thèmes les
plus importants, en mettant en évidence les différents aspects d'une question.
Si l'objet de la commande est, outre l'information, un avis motivé ou les diverses solutions
envisageables pour résoudre un problème, le rédacteur, après avoir réussi des faits, des données,
doit formuler un avis et proposer des solutions.
Il va donc devoir utiliser un plan pour aider à la décision.
2- le plan pour aider à la décision :
La préoccupation du rédacteur doit être de convaincre, d'orienter, de faire agir le destinataire ; il faut
donc l'amener vers la solution souhaitée, sans paraitre l'imposer.
Pour résoudre un problème, rechercher une issue à cette situation, une démarche telle que celle-ci
peut être envisagées :
− les faits : la situation, le problème posé,
− les causes : le diagnostic,
− les conséquences (positives ou négatives),
− les différentes solutions possibles.
Le rédacteur doit faire preuve d'objectivité en recensant toutes les options possibles et en se livrant
à un inventaire critique : la solution retenue n'en a alors que plus de valeur pour le destinataire.
b) comment élaborer un plan
L'élaboration d'un plan se fait en 2 étapes :
− regrouper et organiser logiquement les idées essentielles dans un raisonnement : les
instructions données dans le sujet constituent parfois une esquisse de plan, avec l'intitulé
sommaire de chaque grande partie, mais il ne s'agit là que d'un schéma général que le
rédacteur se doit d'affiner.
− Présenter les idées dans une structure bien articulée : le rédacteur doit rester pragmatique et
se demander si chaque instructions par son importance et par les éléments obtenus, peut
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constituer une idée principale et, par là, une des grandes parties du plan.
Faire un plan, c'est répondre intégralement aux attentes du destinataire et l'amener progressivement
à partager vos conclusions.
3) L'introduction – la conclusion
L'introduction et la conclusion sont d'autant plus importantes qu'elles contribuent à forger la
première et la dernière impression du correcteur.
Le candidat n'a généralement pas le temps de rédiger le développement au brouillon ; par contre, il
devra impérativement le faire pour l'introduction et la conclusion, et ce dès qu'il aura élaboré son
plan.
L'introduction
L'utilité de l'introduction est triple : rappeler le sujet, préciser l'orientation thématique, annoncer le
plan.
Le candidat doit se rappeler que le correcteur est censé ignorer le sujet : il devra donc éveiller
l'intérêt du lecteur en allant directement à l'essentiel par l'indication de la situation et du problème
posé, puis indiquer clairement la démarche qui sera suivie, en précisant les grandes parties du plan.
On peut aborder le sujet de deux manières : aller du particulier au général, ou du général au
particulier, le choix de la démarche étant généralement guidé par la nature du sujet.
Sont à proscrire, dans une introduction, l'évocation des idées qui ont normalement leur place dans le
corps du développement.
Quant à l'annonce du plan, elle doit se limiter aux deux (ou éventuellement trois) parties, et ne
jamais annoncer les sous-parties.
La conclusion
La conclusion a un double rôle : clore le devoir et ouvrir des perspectives.
Elle permet d'apporter une réponse (généralement nuancée) à la question ou aux questions posées
dans l'introduction : il est donc important de la rédiger au brouillon, à la suite de l'introduction, car
le rédacteur doit savoir où il va avant de déterminer comment il y va.
Elle peut aussi ouvrir des perspectives : le candidat montre ainsi son aptitude à situer la question
posée dans un ensemble plus vaste.
La présence d'une conclusion peut se révéler superflue dans un document purement informatif, a
fortiori s'il s'agit d'une note administrative à dominante juridique.
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II. LES DIFFERENTES EPREUVES SUR DOSSIER
Les concours et examens de catégorie A comportent généralement une épreuve de synthèse à partir
d'un dossier : selon les filières et la nature du concours (interne, externe), cette épreuve peut être :
− une note de synthèse,
− une note administrative,
− un rapport,
− une lettre.
1) Définition des épreuves :
Les trois premières épreuves appellent la même démarche méthodologique, alors que la
lettre procède d'une méthodologie légèrement différente, mais nécessite les mêmes
aptitudes à l'analyse et à la synthèse.
− La note de synthèse porte sur des problèmes politiques, économiques, sociaux ou
culturels contemporains. C'est essentiellement un document d'information.
− La note administrative a un caractère professionnel plus marqué, car les sujets sont
liés à la vie administrative. C'est aussi un document d'information, mais qui nécessite
la connaissance de son environnement professionnel.
− Le rapport, obligatoirement adressé à un supérieur hiérarchique, poursuit un double
objectif : informer et aider à la décision.
− La lettre : document plus succinct, elle permet à l'administration de répondre à une
question concernant une situation (exposée dans le sujet) en s'appuyant sur la
réglementation (contenue dans le dossier).
La lettre peut être en forme administrative si elle est échanger entre deux entités
administratives n'appartenant pas à la même administration, ou en forme personnelle
lorsque l'administration correspond avec des élus ou des administrés.
La présentation de ces deux formes diffère et obéit à des règles précises.
2) Présentation des documents
La qualité de la présentation conditionne la première impression du correcteur qui, avant de lire le
document, vérifiera si les impératifs de forme ont été respectés.
− le document de synthèse comporte obligatoirement les mentions suivantes :
le timbre : en haut à gauche, il indique l'origine du document,
le lieu d'émission et la date : en haut et à droite,
la suscription : en tête, au milieu du document, elle précise la qualité du
destinataire : « note à... », pour un subordonné ; « note pour... », ou plus
fréquemment, « note à l'attention de ... » ; « rapport pour... » pour un
supérieur.
le destinataire est toujours identifié par sa fonction, jamais par son
nom.
l'objet : sous la suscription,
les références (textes légaux, réglementaires... sur lequel le rédacteur
s'appuie) : sous l'objet,
Éventuellement suivi de PJ ( pièces jointes),
la signature : tout document administratif doit être signé ; doivent être
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précisés le nom et la fonction du signataire, qu'il soit détenteur légal ou
délégataire de l'autorité (dans ce cas, la nature de la délégation doit être
précisée),
− La lettre : la présentation est globalement la même, sinon que la formule « note à
l'attention de ... » est remplacée par le nom (lettre en forme administrative) du
destinataire.
La lettre en forme administrative comporte un objet, des références, des PJ, mais ne
comporte ni formule d'appel ni formule de politesse.
La lettre en forme personnelle commence toujours par une formule d'appel et se termine
par une formule de politesse. Elle ne comporte pas de suscription (mais le nom et
l'adresse du destinataire) ni d'objet.
La présentation générale de ces différents supports figure en annexe
3,4 et 4 bis.
III. LA REDACTION ADMINISTRATIVE
Un document administratif, tout en gardant son caractère administratif, doit être rédigé de manière à
ce que le destinataire trouve rapidement ce qu'il cherche et comprenne ce qui est exposé. La
rédaction n'est donc ni un luxe inutile ni un ornement : c'est un outil au service de la pensée.
C'est pourquoi le rédacteur doit faire preuve de :
− Clarté, et pour cela opter pour des phrases de 15 à 20 mots, bien structurées, pour des
mots courts (3 ou 4 syllabes), en évitant les phrases trop courtes.
Il devra donc utiliser la structure la plus simple (sujet – verbe – COD), réduire le
nombre de propositions subordonnées et de compléments circonstanciels (phrases «
à tiroirs »), ne pas abuser des adverbes et des adjectifs, seulement utilisés lorsqu'ils
complètent utilement le nom, éviter les parenthèses, et privilégier le ton affirmatif
pour une rédaction active et dynamique.
Il devra également éviter le style prétentieux, puis les néologismes et privilégier le mot
le plus simple.
− Concision : la note (ou la lettre) est un document condensé qui doit faire gagner du
temps au destinataire.
− Précision, qui s'impose d'autant plus que l'on traite de documents juridiques ou
techniques.
− Sens de la nuance : le rédacteur ne saurait se substituer à l'autorité hiérarchique et
imposer son point de vue.
Si le conditionnel (« il conviendrait... ») est conseillé, cela ne doit toutefois pas conduire
à une rédaction plate, insipide, la netteté et la fermeté pouvant parfois s'avérer
nécessaires.
− Et enfin utiliser le mot juste et la ponctuation nécessaire.
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CONCLUSION, OU COMMENT NE PAS REUSSIR UN TRAVAIL DE SYNTHESE
− ne pas respecter le temps prévu pour les différentes étapes, et rendre un travail
inachevé,
− aborder le dossier sans avoir soigneusement analysé le sujet,
− lire en détail tout le dossier et considérer que tous les documents fournis ont la même
valeur,
− ne pas apprécier l'aspect « politique » de la commande, et se borner à présenter une
information neutre et banale,
− na pas faire de plan, ne pas respecter le plan annoncé, ne pas l'annoncer,
− rédiger une introduction trop longue et qui anticipe le développement,
− terminer par une conclusion passe-partout, qui se contente de reformuler des
éléments du développement, et n'apporte aucune « valeur ajoutée » au document,
− négliger la présentation, ne pas utiliser de titres et de sous-titres, et ne pas veiller à
l'équilibre des différentes parties,
− user d'une écriture difficilement lisible, et d'une orthographe approximative, voire
incorrecte.
Les candidats doivent avoir conscience qu'ils ne sont pas jugés sur la quantité d'informations
recueillies dans le dossier, mais sur leur aptitude à sélectionner les éléments essentiels pour éclairer
le destinataire sur l'attitude à adopter face au problème posé, ou, tout simplement, pour l'informer.
Un travail de synthèse se doit donc d'être efficace, c'est à dire d'atteindre l'objectif précisé par le
sujet.
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ANNEXE 1
ORGANISATION DU TEMPS
(pour une épreuve de 4 heures)
Phase 1 Travail sur le dossier : 2heures
Lecture et analyse du sujet
Survol du dossier
Analyse des documents,
prise de notes, annotations
2 à 5 mn
20 à 25 mn
90 à 100 mn
Phase 2 Construction et rédaction : 2 heures
Conclusion et plan
Introduction et développement
Relecture
20 à 25 mn
90 à 100 mn
2 à 5 mn
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ANNEXE 2
POUR UN MESSAGE EFFICACE
Sur le fond
Informer
le
destinataire
OU
Objectifs du
document:
- précision
- clarté
- concision
- sens de la nuance
Informer
le
destinataire
et lui proposer
des solutions
Sur la forme
Présentation du
document:
- mise en page
- respect de la
forme
- lisibilité
Clarté du
raisonnement:
- introduction
- développement
en 2 (ou 3 parties)
- conclusion
Simplicité de la rédaction:
- mots courts, usuels, précis,
- phrases courtes (20 mots)
- ponctuation adaptée et orthographe
correcte
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ANNEXE 3
PRESENTATION DE LA NOTE OU DU RAPPORT
Timbre (1)
A ... le ...
NOTE A L'ATTENTION DE (2)
ou
NOTE POUR ...
ou
RAPPORT POUR ...
OBJET : ... (3)
INTRODUCTION
CORPS DE LA NOTE
1ère partie : 1ère sous partie
2ème sous partie
...
2ème partie : 1ère sous partie
2ème sous partie
...
3ème partie ...
CONCLUSION (4)
(5) QUALITE DU SIGNATAIRE
Signature
PRENOM – NOM
( )voir légende page suivante.
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Légende de l'annexe 3
1. En principe dans l'angle supérieur gauche. C'est l'indication de l'administration et du service d'où
provient le document.
2. C'est l'indication de la personne destinataire. Elle doit toujours être rédigée de façon
impersonnelle. Exemple : note à l'attention de Monsieur Le Directeur (ne jamais utiliser le nom de
la personne).
Utilisation des formules :
- pour un supérieur hiérarchique : note (ou rapport) à l'attention de M...
- pour un égal : note à M...
- pour un subordonné note pour M... (on n'adresse pas de rapport à un égal ou à un
subordonné).
3. L'objet résume le thème de la note (ou du rapport) ; il doit être aussi succinct que possible.
4. Conclusion si la nature du document ou le sujet l'exige.
5. Doivent obligatoirement être mentionnés :
- la qualité du signataire,
- si le signataire n'est pas l'autorité signataire naturelle, l'indication qui l'autorise à signer
(pour le ... et par délégation ...),
- le nom du signataire.
Dans le cadre du concours, le candidat ne doit ni mentionner l'administration d'origine (dans le
timbre), ni le nom du signataire (remplacer par X...).
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ANNEXE 4
LA LETTRE EN FORME ADMINISTRATIVE
LIEU D'ORIGINE ET DATE
TIMBRE
OU
ATTACHE
SUSCRIPTION
OBJET
REFERENCE
AFFAIRE SUIVIE PAR
INTRODUCTION
DEVELOPPEMENT
CONCLUSION
CORPS
SIGNATURE
PIECES JOINTES
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ANNEXE 4 Bis
LA LETTRE EN FORME PERSONNELLE
LIEU D'ORIGINE ET DATE
TIMBRE
OU
ATTACHE
FORMULE D'APPEL
INTRODUCTION
DEVELOPPEMENT
CORPS
CONCLUSION
FORMULE DE POLITESSE
SIGNATURE
ADRESSE
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Interrogez-vous au sujet de votre copie
Les correcteurs, à la lecture de votre copie se posent souvent les questions suivantes:
1) La forme de votre copie au premier regard:
•
•
•
•
•
•
La copie est-elle « propre », lisible aérée, bien présentée?
Le plan est-il apparent?
La copie est-elle équilibrée?
La longueur de la copie est-elle suffisante?
N'est-elle pas trop longue?
Le devoir est-il achevé?
2) Le fond: à la lecture de la copie
• L'introduction répond-elle à ce qui est demandé dans le sujet?
• Le plan annoncé est-il respecté?
• Est-il logique et judicieux?
• Les titres sont-ils pertinents?
• Les contenus correspondent-ils à ces titres?
• Les idées retenues répondent-elles au sujet?
• Les éléments essentiels du dossier ont-ils bien été repris et bien compris?
• Ont-ils été correctement restitués et reformulés sans contradictions?
• N'ont-ils pas été simplement recopiés?
• Ne manque-t-il pas une ou des idées essentielles pour traiter le sujet?
• Globalement, le traitement du dossier répond-il à la consigne, à la demande de l'élu ou
du supérieur hiérarchique?
• Une conclusion montre-t-elle bien que la réflexion a été correctement maitrisée?
• Le cas échéant, le (ou les) solution(s) proposée(s) sont-elles « plausibles »? Est-ce
qu'elles correspondent à ce qu'attend le destinataire de la note?
3) L'expression
• Les fautes d'orthographe, le style, le vocabulaire nuisent-ils au travail présenté?
La rédaction est-elle précise, objective?
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