Solution d`impression - Plateforme régionale des achats hospitaliers

Projet ARMEN
ARMEN vague 2
Segment Solutions d’impression
Livrable long
Une équipe diversifiée
Parrain
Leader
Hélène PHANER
Guy-Noël NOGUERA
SAE
UGAP
Directrice de
Directeur des projets
programme « Achat
de développement des opérateurs de
Secteur IT
l’Etat ».
Prénom-Nom
Stéphane
COLON
Véronique
COMBEMOREL
Marie-Ange
DOUADY
Membres
Etablissement
Chef de département Impression
et consommables
Directeur adjoint en charge du
patrimoine
UGAP
EPSM Gourmelen
CH Avignon
ADC Achats
Serge
CH Laborit Poitiers
GRIGNON
Véronique
CH Chaumont
LAURENT
Jean-Claude
C.H. Public du Cotentin
LE GUEN
Etienne
CH Alpes Léman
MAUGET
Un assistant-stagiaire
Marc HOROVITZ
Ingénieur civil des Mines de Paris
Diplômé d’HEC Paris
Fonction
Liliane TANGUY
EPSM Gourmelen
Marylise
VERGNOUX
CHI Monts et Barrages
Directeur des services
économiques
Responsable services
économiques
Responsable services
économiques
Directeur adjoint
AAH Direction des Moyens
Logistiques
Responsable des services
économiques et financiers
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 1
Plan de présentation
• Périmètre et analyse de la cartographie
• Analyse de la situation actuelle
• Bonnes pratiques identifiées
• Opportunités de gains à l’échelle nationale
Direction générale de l’offre de soins - DGOS |
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 3
Définition du périmètre
Périmètre retenu
• Copieurs MFP (scanner, fax, …) –
Acquisition / location
• Imprimantes & Fax
• Traceurs grands formats
• Machines d’ateliers de reprographie
Hors périmètre
Papier reprographie/impression
Traité par le groupe de travail
« fournitures de bureau »
• Consommables d’encrage
• Prestations associées
• Maintenance
• Audit de parcs et recommandations
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Le segment représente un enjeu financier de 165 M€ dont 44% sont dédiés à
l’achat des cartouches et 39% aux dépenses de systèmes d’impression
Dépenses de solutions d’impression agrégées
A partir des données Ministère de la Santé et d’un échantillon d’établissements
28,3 M€;
17%
36,4 M€;
22%
28,3 M€;
17%
71,8 M€;
44%
Consommables d'impression
Systèmes d'impression achetés
Systèmes d'impression loués
Maintenance
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 5
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 6
La situation actuelle des hôpitaux est hétérogène
•
Une gestion éclatée du parc d’impression
entre plusieurs directions sans convergence des choix stratégiques (p. ex. : mutualisation vs. équipements individuels)
•
Un parc souvent mal connu et vieillissant,
résultant de vagues successives d’équipement et d’informatisation (superposition d’équipements)
•
Des dépenses mal cernées sur le périmètre
•
Une gestion non optimisée des systèmes d’impression et des consommables
(pas de connexion systématique au réseau des MFP ; a priori sur les génériques)
•
Des marges importantes d’amélioration
en termes d’homogénéisation et de rationalisation du parc (imprimantes vs. multifonctions, taille du parc)
•
Non uniformisation des modes de gestion du parc (investissement / location)
•
Travail de mutualisation / groupements des achats non abouti
•
Comportement individualiste des utilisateurs
(réticences fortes aux politiques de conduite du changement)
•
Un marché de fournisseurs oligopolistique
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Sur le marché des copieurs multi-fonctions les 5 plus gros fournisseurs se
partagent 72% des parts de marché
MFP - Parts de marchés constructeurs en France
AUTRES ; 10,0%
 Il se distribue en France,
environ 240 000 MFP / an
 9 fabricants principaux
 4 fabricants pèsent, réunis,
près de 65% de parts de
marché
HP; 2,6%
REX-ROTARY; 2,9%
KYOCERA; 3,6%
RICOH; 22,8%
SHARP; 8,6%
XEROX; 8,8%
KONICA-MINOLTA;
9,8%
CANON; 20,6%
TOSHIBA; 10,3%
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 8
L’arbitrage entre la location et l’acquisition tend à privilégier la location, du fait de l’évolution
technologique rapide et de la plus grande facilité de gestion
Commandes des CH auprès de l’UGAP (M€ HT)
Famille reprographie
5 M€
4,011 M€
4 M€
3 M€
2,371 M€
Location Maintenance
Acquisition Maintenance
2,005 M€
1,617 M€
2 M€
1 M€
0,669 M€
0,625 M€
0,861 M€
0,666 M€
0,495 M€
0,444 M€
Source: données UGAP
0 M€
2008
2009
2010
2011
Jan-Nov 2012
Dans le Guide pratique « Politique d’impression des services de l’Etat » (sept. 2007), la
MIFA (Mission Interministérielle France Achats) recommande les marchés de location plutôt
que d’acquisition, en argumentant sur « 7 bonnes raisons de privilégier la location ».
Lien : www.dgcis.redressement-productif.gouv.fr/.../guidepolitimpress.pdf
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 9
Les CH ont acquis majoritairement des systèmes d’impression monochromes
plutôt qu’en couleur.
Part Imprimantes & MFP monochromes/couleurs
21%
Monochrome
Couleur
79%
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Même si les efforts de rationalisation du parc sont en cours, les marges de
progression paraissent réelles
Parc d'impression
11%
54%
35%
Fax
MFP
Imprimantes
Source: données issues d’un
échantillon d’établissements
Direction générale de l’offre de soins - DGOS |
11
Focus sur les consommables
A votre avis, à poids équivalent,
quel est le produit le plus cher?
Le caviar
Une cartouche d’encre
Le Champagne
Du parfum de luxe
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Focus sur les consommables
Et non, c’était la
cartouche d’encre.
Quel dommage!
A votre avis, à poids équivalent,
quel est le produit le plus cher?
Le caviar
Une cartouche d’encre
Le Champagne
Du parfum de luxe
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Focus sur les consommables
Jusqu’à 3 000 € le litre !!!
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Focus sur les consommables
Sous le terme GENERIQUE se cachent trois catégories de cartouches
« PREMIUM »
Compatibles
cartouches neuves
fabriquées et
remplies
Recyclées
= re-manufacturées
= reconditionnées
= cartouches
complémentaire
et non
concurrentiel
•
•
•
de marque récupérées,
pièces d’usure mobiles
changées,
et remplies
Rechargées
cartouches de
marque récupérées et
simplement remplies
(les pièces d’usure
mobiles ne sont pas
changées)
Les Génériques Prémium :
Techniquement & qualitativement équivalents
… ET EN MOYENNE 59%* MOINS CHERS
* Source : marché UGAP 2012
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Focus sur les consommables
Il faut combattre les idées reçues
Retour d’expérience UGAP: zéro retour imputable aux consommables.
 Le refus de garantir la machine en cas d’usage de génériques est illégal
 En revanche, l’exclusion de la garantie des dommages causés directement (à prouver…) par le
consommable générique est une clause légale.
 Mais la garantie proposée par les fabricants de consommables premium permet de
résoudre le problème (y compris remplacement de l’imprimante si nécessaire).
Retour d’expérience UGAP: clause jamais utilisée.
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 16
Focus sur les consommables
Le passage de cartouches à la marque aux cartouches génériques est source
d’économies importantes
* jusqu’à – 90% sur certains produits
Mais il n’existe pas de génériques pour chaque produit à la marque. Il faut
donc raisonner par parc.
Source : marché UGAP 2012.
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Focus sur les consommables
Si la part (en nombre) de génériques semble satisfaisante à l’échelle des clients
hospitaliers de l’UGAP, les résultats sont faussés par la prépondérance de l’AP-HP
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 18
Focus sur les consommables
L’AP-HP utilise très majoritairement les génériques…
…mais des marges d’amélioration sont donc possibles pour les autres centres hospitaliers….
(APHP)
Source : marché UGAP 2012.
(APHP)
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Focus sur les consommables
Les CH du groupe de travail sont plutôt des bons élèves
Dépenses de cartouches en valeur
(échantillon des membres du groupe)
8%
92%
Cartouches
génériques
achetées
Cartouches à la
marque achetées
Source : marché UGAP 2012.
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Focus sur l’optimisation du parc post-audit
La connaissance factuelle et financière des dépenses liées à l’impression est
fortement lacunaire pour une majorité d’organisations, publiques comme privées
Données issues d’une analyse
marché menée par INFOTRENDS
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Focus sur l’optimisation du parc post-audit
La demande en audit externe des hôpitaux est en très forte croissance.
Cet audit comporte quatre types de prestations, souvent regroupées.
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 22
Focus sur l’optimisation du parc post-audit
Le prix de la prestation d’audit externe est souvent faible, alors que les
économies sont potentiellement substantielles.
 Exemples de coût pour les 4 prestations (inventaire, flux, comportement,
TCO) – Tarifs UGAP
Nombre de postes
Prix de vente par poste
Coût de l’audit
200
20,91€
4 182,00 €
400
18,50 €
7 400,00 €
750
14,91 €
11 182,50 €
1 100
13,23€
14 553,00 €
 Des prix très bas en regard des économies potentielles.
23
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 23
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 24
Les génériques, ce doit être systématique
La preuve … une économie de 1M€ pour l’APHP via un « catalogue restreint » UGAP
Synthèse
-
La grande étendue de l’offre permet de substituer des génériques aux
cartouches « à la marque » pour les produits les plus vendus
-
La mise en place d’un catalogue restreint basé sur l’offre UGAP
supprimant les produits à la marque lorsque le produit générique existe au
marché.
L’APHP pouvait …
 potentiellement remplacer
Détails du
plan
d’actions
une majorité de
cartouches « à la marque »
par des génériques
▪ Mais les mesures incitatives
étaient insuffisantes pour
modifier significativement
les pratiques
… L’APHP l’a fait
▪ La mise en place d’un « catalogue
restreint » ne comprenant que le
modèle de cartouche générique
lorsqu’un substitut à la cartouche
« à la marque » existait, a conduit à
modifier les pratiques
▪ Les réticences au changement ont
été assez faibles
Des cartouches
moins chères
Résultats
Et des cartouches
d’aussi bonne
qualité
Une économie d’1 M€, soit 42% du prix des
consommables
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 25
A périmètre d’achats constant sur les consommables, le Ministère de la Défense a réalisé une
économie de 22% en s’adossant au marché mutualisé de l’UGAP plutôt qu’en achetant seul
Synthèse
La mutualisation des achats permet de réduire sensiblement la facture, aussi
bien sur les consommables que sur les systèmes d’impression.
Le SGA du Ministère de la Défense a procédé à un benchmark pour
comparer les prix qu’il obtenait seul par rapport à ceux issus d’un
marché mutualisé de l’UGAP.
Détails du
plan
d’actions
Facteurs clés de réussite d’une massification efficace
 Rechercher l’effet de masse en s’adossant à une centrale ou à un



Résultats
groupement
Assurer l’attractivité du marché par ses engagements en volume et montant
Rechercher l’approche concurrentielle des distributeurs plutôt que des
fabricants
Mieux planifier sa demande tout en gardant la réactivité nécessaire.
L’effet volume permet une
économie sensible sur les
prix d’achat
Réduction par ailleurs des
coûts internes de gestion
Une économie de 22%
sur les achats de consommables
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 26
La dématérialisation de la commande au fournisseur a permis au ministère du
travail d’obtenir une économie de 3,5%
Synthèse
Intégrer l’usage de la commande dématérialisée comme un élément
d’exécution du marché permet au fournisseur de réduire ses coûts
de fonctionnement qu’il répercute sur ses prix de vente afin de
remporter les marchés
L’économie de 3,5% a été évaluée par le Ministère du Travail lors des
ateliers Calypso, et mise en œuvre entre l’UGAP et le Ministère des
Finances sur le segment des consommables :
Détails du
plan
d’actions
 Mise en place d’un système de commande dématérialisée entre l’UGAP


et son fournisseur
Mise à disposition des entités d’un espace web de commande privatif
Incitation à l’utilisation de la commande en ligne par les entités
utilisatrices
Facteur clé de réussite
 Il faut une utilisation quasi-systématique
Résultats
 Gain à l’achat
 Diminution du risque
d’erreur de saisie et donc
des litiges
 Moins de back-office
Une économie de 3,5%
liée à la dématérialisation des
commandes
 Chiffres issus des ateliers
Calypso
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 27
La rationalisation du parc d’impression en location du CH de Chaumont après
audit externe a permis de générer une économie de 40K€
Synthèse
Détails du
plan
d’actions
- Parc multifonctions en location
- Auparavant : organisation complexe divisée entre la DSI et la DSE..
- Motivations : Réduire les coûts + développement durable + contexte de vieillissement du
parc + faire évoluer le matériel en fonction des besoins des utilisateurs plutôt qu’en
fonction d’échéances contractuelles…
- Choix d’un auditeur externe (non fournisseur) en 2011 (3 candidatures) – Coût : 3 500 €
Projet piloté
conjointement
par la DSE & DSI

Audit préalable par un prestataire externe non
fournisseur

2012 : Marché + choix fournisseur + mise en
place du matériel

Fourniture d’un parc d’impression en location
maintenance et infogérance

Communication interne sur le projet
Gain annuel de 40k€
Stabilité des prix pendant 5 ans
Réduction de 59% du nombre
de périphériques (de 270 à 100)
Résultats
Approvisionnement
automatique des consommables
Pénalité de retard si délai de
rétablissement > 4h
Une économie de plus de 20%
 Fournisseur unique avec gestion par liaison
informatique (pannes, anticipation des besoins de
consommables)
 Plus que 8 factures/an contre 174 en 2011 !
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 28
Après dialogue compétitif performanciel visant à rationaliser son parc, le passage d’une solution
propriétaire vers une solution de location-maintenance a permis au CH Laborit de Poitiers, à coûts de
possession constants, de générer un gain d’achat de 24,5%
Synthèse
Situation de référence : parc d’impression propriétaire, éclaté entre DSE et DSI, vieillissant, hétérogène, en surcapacité,
générant une gestion complexe et coûteuse
Objectifs : Passage en location sous condition de non augmentation du coût global direct de possession; rationalisation
et homogénéisation du parc ; mutualisation des fonctions en un seul appareil (MFP), avec garantie de confidentialité ;
réduction de la consommation électrique et de papier (action Bilan carbone)
Modalités retenues pour atteindre les objectifs : Marché global performanciel de locationentretien (article 73 II du CMP) ; dialogue compétitif avec les candidats sélectionnés
Durée du projet : 12 mois
 Audit préalable
présélectionnés
Détails du
plan
d’actions
Projet piloté
conjointement
par la DSE & DSI
par
4
candidats
 2 séances de dialogue
 Mise en place de la solution avec plan de
communication et d’accompagnement au
changement
 Déploiement et formation des utilisateurs
•Réduction quantitative du parc de près de 60%
(165 contre 398)
•Plus que 7 modèles dont 75% sont des MFP
Résultats
Un gain d’achat de 24,5%
•La confidentialité des impressions sur
appareils mutualisés est garantie par des
dispositifs de libération d’impression par
carte CPS ou code PIN
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 29
L’intégration de la fonction fax au sein de ses multifonctions a permis au CH Laborit de
Poitiers d’enregistrer un gain de 25% sur le coût complet des impressions fax
Situation de référence : parc hétérogène et vieillissant d’une cinquantaine de fax
Synthèse
Objectifs : Intégration de cette fonctionnalité au sein des MFP (cartes fax ou
serveur fax) ; réduction drastique du volume imprimé ; maintien d’une continuité
de communication en cas de panne sur MFP
Modalités retenues pour atteindre les objectifs : Intégration au marché global
performanciel de location-entretien
 Choix de la solution carte fax sur chaque MFP (moins mobilisatrice en ressources
que le serveur fax)
Détails du
plan
d’actions
 Raccordement des MFP sur une ligne analogique
 Création d’adresses génériques associées aux n° de fax pour assurer une
continuité de réception sur la messagerie
 Envoi sans impression préalable des messages/fax aux destinataires par le ou
les titulaires de l’adresse générique
Résultats
•Coût à la page passant de
0,047 € HT à 0,005 € HT (rapport
de 1 à 10)
Une économie de 25% en coût complet
•Consommation de papier réduite
d’environ 60% (estimation) du fait de la
maîtrise des impressions
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 30
En maîtrisant les impressions en couleur,
le CH d’Avignon a économisé plus de 27% sur les coûts copies
 Une part de copies couleurs jugée excessive (> à 5%)
 Un coût à la page couleur près de 15 fois supérieur au noir & blanc
Synthèse
(0,073 € en couleurs, versus, 0,0054 € en N&B)
 Plan de maîtrise de l’utilisation de l’impression couleur
Afin de limiter les impressions en couleur le CH d’Avignon a procédé :
A un paramétrage par défaut des impressions sur le noir & blanc
 A un traitement des photocopies couleur en central par le service
de reprographie
Détails du
plan
d’actions
2011
2012
nombre de copies
noir & blanc
2 726 997
2 859 766
nombre de
copies couleur
157 166
59 927
Nombre total
copies
2 884 163
2 919 693
Coût N&B
14 854 €
15 439 €
Coût
Couleur
11 582 €
3 819 €
Coût total
26 436 €
19 258 €
 Une diminution de 62 % du nombre
de copies couleur
Résultats
Un gain de 7,2k€ pour un total initial
coût copies de 26,4 k€
Ce gain est un gain « minimal » car l’effet
« hausse du nombre total d’impressions »
n’a pas été pris en compte
(+1,2% entre 2011 et 2012)
Une économie de plus de
27%
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 31
La dématérialisation de la commande fournisseur permet à l’UGAP d’obtenir (et de
répercuter sur ses prix) une économie de 3,5% sur les commandes en ligne
Synthèse
Favoriser la commande dématérialisée permet au
fournisseur de réduire ses coûts de fonctionnement
(absence de saisie des commandes, réduction des
litiges), qu’il répercutera automatiquement sur les prix de
vente à ses clients afin de remporter les marchés
Cette procédure en ligne a été mise en œuvre par le
Ministère du Travail.
Détails du
plan
d’actions
Résultats
Facteur clé de réussite d’une massification efficace
Il faut une utilisation quasi-systématique
Les chiffres sont issus de
l’expérience du Ministère
du Travail
Une économie de 3,5% liée à la
dématérialisation des
commandes
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 32
En limitant la possibilité d’impression en couleur (paramétrage par défaut sur « Monochrome » +
nécessité d’un code pour imprimer en couleur), le CH d’Avignon a économisé plus de 27% sur les coûts
copies
Synthèse
Le CH d’Avignon a voulu limiter l’impression en couleur, puisque le coûtcopie en couleur est près de 15 fois plus élevé que celui en monochrome
Afin de limiter les impressions en couleur le CH d’Avignon a procédé :
A un paramétrage par défaut des imprimantes sur le noir et blanc
(alors que le réglage initial était « couleurs »).
Détails du
plan
d’actions
A un verrouillage de la copie et des impressions en couleur : les
copies couleurs sont possibles de manière exceptionnelle, soumis à
accord de la Direction des Achats.
2 011
2 012
nombre de copies
monochromes
2 726 997
2 859 766
nombre de
copies couleur
157 166
59 927
Nombre total
copies
2 884 163
2 919 693
Coût
Coût total
Couleur
14 853,65 € 11 581,90 € 26 435,54 €
15 438,77 € 3 819,12 € 19 257,90 €
Coût N&B
En 2011 : 157 166 copies couleurs
En 2012 : 59 927 copies couleurs !
 Une diminution de 62 %
Résultats
Un gain de 7,2k€ pour un total
initial coût copies de 26,4 k€
Une économie de plus de 27%
Ce gain est un gain « minimal » car l’effet
« hausse du nombre total d’impressions »
n’a pas été pris en compte (+1,23% entre
2011 et 2012)
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 33
Des bonnes pratiques d’achats sont liées à des gestes « responsables » qu’il
convient de lister – même s’ils ne seront pas tous valorisés par la suite
1. Unifier et centraliser le pilotage des systèmes d’impression au sein des structures
(aujourd’hui répartition variable entre DSE et DSI)
2.
Impression recto-verso  Gain sur l’achat de papier (à valoriser par le groupe
correspondant)
3. Configuration des systèmes d’impression par défaut sur le mode brouillon  la
consommation d’encre est deux fois plus faible en mode « brouillon » qu’en mode
« normal »; ou utiliser une police de caractère « maigre » (ex: Century Gothic police
10)
4. Paramétrage des systèmes d’impression par défaut en « Noir & Blanc » plutôt que
couleur  la mesure a été mise en œuvre et le gain valorisé par le CH Avignon
5. Responsabiliser sur la réduction du nombre d’impressions par agent  gain valorisé
par Calypso.
6. Favoriser la réception des fax sur la messagerie (carte fax/serveur fax)
7. Penser au développement durable  Source potentielle de gain à terme, dès lors qu’il
est possible qu’une politique d’éco-taxe sur les systèmes d’impression soit introduite à
l’avenir…
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 34
Recycler les consommables est une pratique éco-responsable qui s’inscrit
donc bien dans le cadre du programme PHARE
ACHATS RESPONSABLES
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 35
D’autres bonnes pratiques qu’il convient de lister…
1. Imprimer en recto-verso  gain sur l’achat de papier
2. Configurer les systèmes d’impression par défaut sur le mode brouillon
 la consommation d’encre est 2 fois plus faible en mode « brouillon » qu’en mode
« normal »
 ou utiliser une police de caractère « maigre » (ex: Century Gothic police 10)
3. Responsabiliser les utilisateurs sur la réduction du nombre de pages imprimées
 gain valorisé par Calypso
4. Mettre en place la réception des fax sur la messagerie (carte fax/serveur fax)
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 36
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 37
OPPORTUNITE : La MUTUALISATION des achats (via une centrale ou un
groupement ) permet de générer une économie de 6,6 M€ sur le segment
Gain retenu :
20%
Assiette
retenue :
33 M€
Opportunité
de gain :
• Un benchmark avait été fait par le SGA du Ministère de la
Défense entre son marché de consommables et celui,
mutualisé, de l’UGAP, avant de faire le choix de s’appuyer
sur la centrale d’achats.
• Le gain à l’achat qui en ressort est de 22%.
• On retient 20%
• Tout le périmètre est retenu dans le chiffrage du gain à l’échelle
d’un établissement : 164,8M€
• Au vu de la situation sur les membres du groupe (moins de la
moitié sont en groupement sur les solutions d’impression), et
compte tenu de la nécessité d’une certaine taille critique pour
obtenir des réductions de prix sensibles, un taux d’applicabilité de
20% paraît modeste mais plausible.
• Une opportunité de gain important malgré des hypothèses
prudentes
Reproductibilité
Rapidité
de mise
en œuvre
Selon les
circonstances locales
Difficultéintensité
6,6M€ = 4%
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 38
OPPORTUNITE : La rationalisation du parc suite à un audit permet 8,2 M€ de gain sur le
segment
• Le gain retenu est de 20%
Gain retenu :
20%
Assiette
retenue :
41,2 M€
Opportunité
de gain :
8,2 M€ = 5%
• Il s’agit d’une évaluation prudente : souvent, les
cabinets d’audit présentent plusieurs scenarii
(conservateur, réaliste, et ambitieux) générant une
économie plus ou moins importante
• Tout le périmètre est retenu dans le chiffrage du gain à
l’échelle d’un établissement : 164,8M€
• Au vu de la croissance des commandes d’audit
impression de CH auprès de l’UGAP, et à partir d’une
étude sur échantillon d’une dizaine de CH, un taux
d’applicabilité de 25% paraît une hypothèse crédible
• Un parc rationnalisé en nombre de machines et de
marques, en capacité de production, et en étendue des
références de consommables
Reproductibilité
Rapidité de
mise en œuvre
Difficultéintensité
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 39
OPPORTUNITE : Un usage large des cartouches GÉNÉRIQUES via le recours à un
catalogue restreint représente un gain d’environ 14,25 M€ sur le segment
Gain retenu :
30%
Assiette
retenue :
47,5 M€
•Gain calculé à partir des données UGAP sur ses clients
hôpitaux, hors AP-HP
•Objectif : remplacer par le générique dès qu’il est disponible
•Evaluation des gains MINIMUM (hypothèse de tarifs
standards)
• Une économie potentielle de 30% (plus de 40% dans le
cas de l’AP-HP)
•Périmètre concerné : 75% du sous-segment « consommables » (*)
hors APHP qui est déjà passé aux génériques :
• 75% (71,8M€-1,4M€)=70,4M€
•Les hôpitaux hors APHP consomment 98% de cartouches "à la
marque" en valeur
•Vérification empirique : Sur un échantillon de 10 CH, la part de
cartouches à la marque est de : 91 %
• On retient 90% (soit 47,5 M€)
Rapidité de
mise en œuvre
(*) Les 25% restants auront « rationnalisé leur parc » et n’achèteront donc
plus de consommables
• Des dépenses de consommables sensiblement
moins élevées
Opportunité
de gain :
14,25 M€ =
8,6%
Reproductibilité
Difficultéintensité
• Une qualité de consommables équivalente aux
cartouches « à la marque »
Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 40
OPPORTUNITE : La dématérialisation de la gestion et du paiement
(commande en ligne) représente une économie de 0,3% du segment
• Le gain escompté est de 3,5% (chiffres UGAP et Ministère
du Travail)
Gain retenu :
3,5%
Assiette
retenue :
7,2 M€
• Ce gain est répercuté sur les prix proposés aux CH
• Seule la partie « Consommables » du segment est à retenir ici :
72 M€
• Compte tenu du fait que beaucoup de fournisseurs ne proposent
pas la commande en ligne, que cela suscite des réticences au
changement de la part des CH, et qu’un certain nombre de CH
procède déjà par commandes en ligne, un taux d’applicabilité de
20% est une hypothèse prudente.
• La commande en ligne permet une économie non négligeable à
l’échelle d’un établissement
Opportunité
de gain :
Reproductibilité
Rapidité de
mise en œuvre
Difficultéintensité
• Mais le travail préalable à sa mise en œuvre effective justifie les
difficultés de généralisation à l’échelle nationale.
503k€ = 0,3%
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OPPORTUNITE : Le paramétrage et verrouillage des systèmes d’impression sur
« monochrome » permet une économie de 1% sur le segment
Gain retenu :
15%
Assiette
retenue :
10 M€
Opportunité
de gain :
• On retient le gain obtenu dans le CH Avignon (parc en
location) : 27%
• Les gains du CH Avignon ont permis des économies
substantielles en incitant au changement des
comportements.
• En élargissant cette pratique au cas de la gestion d’un parc
en acquisition, nous retiendrons un gain prudent de 15%
• Pérmiètre: la partie « Maintenance » (où sont facturées les
copies lorsque le parc est en location) et la partie
« Consommables » du segment sont à retenir ici : 100 M€
• Du fait des réticences au changement, une telle mesure
paraît peu généralisable et un taux d’applicabilité de 10%
paraît prudent
• Une évaluation prudente du fait de la difficulté à
extrapoler les économies lorsque le parc est en
acqusition à partir des données d’un CH où le
parc est en location
Reproductibilité
Rapidité de
mise en œuvre
Difficultéintensité
1,5 M€ = 0,9 %
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OPPORTUNITE : L’intégration de la fonction fax sur les MFP permet une
économie de 0,1% du segment
• Gain du CH Laborit de Poitiers : 25%
Reproductibilité
Gain retenu :
25%
Assiette
retenue :
10 M€
Opportunité
de gain :
• Périmètres : Dépenses engendrées par la gestion des fax
(consommables/maintenance/acquisitions)  hypothèse de 5%
des postes comptables correspondants  5% * 100M€ = 5M€
• On prend le même taux d’applicabilité que celui pour la
rationalisation du parc dans la mesure où les cartes fax sont
incluses de base dans les configurations des MFP : 10%
• Une évaluation prudente du fait de la difficulté à
extrapoler les économies lorsque le parc est en
acqusition à partir des données d’un CH où le
parc est en location
Rapidité de
mise en œuvre
Difficultéintensité
125 M€ =
0,1 %
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Au total, les bonnes pratiques identifiées permettent de générer une économie
globale de 19% sur le périmètre initial de 164,8 M€
Gain sur Gain
périmètre cumulé
en %
en %
Assiette
retenue
Gain
escompté
B
C =(AxB)
D
Passage aux génériques 52 800 000
90%
47 520 000
30%
14 256 000
8,6%
8,6%
Rationalisation du parc
164 821 103
d'impression
25%
41 205 276
20%
8 241 055
5,0%
13,6%
Mutualisation des achats 164 821 103
20%
32 964 221
20%
6 592 844
4,0%
100 119 103
10%
10 011 910
15%
1 501 787
0,9%
17,6%
18,5%
Dématérialisation de la
71 816 577
gestion des commandes
20%
14 363 315
3,50%
502 716
0,3%
18,8%
Intégration de la fonction
5 006 707
fax sur les MFP
10%
500 671
25,00%
125 168
0,1%
18,9%
Mesure
Portion du Part des
périmètre
CH
A
Limiter la couleur
Gain en €
=(CxD)
Un gain total de : 31 M€, soit 19%
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Matrice enjeux efforts :
Une économie de 31 M€, avec un effort de mise en œuvre raisonnable
10,0
14,2 M€
M€
8,6%
5%
8,0 M€
4%
1
Passage aux génériques
(-14,25 M€)
2
Mutualisation des achats
(-6,6 M€)
6,0 M€
3
4
4,0 M€
5
2,0 M€
6
0,9%
0,3%
Paramétrage pour limiter
l’usage de la couleur
(-1,5 M€)
Gestion dématérialisation
des commandes
(-500 K€)
Rationalisation du parc
d’impression
(-8,2 M€)
Intégration de la fonction
fax dans les MFP
(-125 K€)
0,1%
0,0 M€
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
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