8) Minutes de l`AGA de 2015 par téléconférence

CanoeKayak Canada
Minutes de l’Assemblée générale annuelle de 2015
(par téléconférence)
29 septembre 2015
20 H 00 EST
Associations de canotage membres
Clubs de canotage de vitesse
Ak-O-Mak
Club Aquatique Abenaki
Club de canotage de Balmy Beach
Club de canotage de Banook
Club de canotage de Burloak
Club de canoë-kayak de Burnaby
Club de canotage de Calgary
Club de canotage de Carleton Place
Club de canotage de Cascades
Club aquatique Cheema
Club de Canoë-Kayak Viking
Club de Lac Beauport
Club de Lac Sergent
Club de canotage et bateau dragon de
Collingwood
Club de canotage de Kennebecasis
Club de canotage de Lachine
Club de canotage Maskwa
Club Aquatique Mic Mac
Club de canotage de Mississauga
Club de canotage de North Bay
Club de canotage d’Orenda
Club de canotage d’Ottawa River
Club de canotage de Parry Sound
Club de canotage Pisiquid
Club de canotage de Pointe-Claire
Club de canotage de Richmond Hill
Club de canotage Rideau
Club de canotage de Saskatoon
Club Aquatique Senobe
Club de canotage de Sudbury
Club de canotage Sunnyside
Club de canotage de Niagara sud
Club de canotage de Sydenham
Club de canotage de Toronto Island
Club de canotage Wascana
Représentants
Mike Moir
Paul Dean*
Ted Roworth*
Ian Lezama / Michael Traves
Ted Roworth*
Alireza Nematollahi
Edgar Garza
KerriAnn Redwood
Monica Dashwood
Darlene Sampson
Trish Canty
Georges Delisle
Melanie Dolan
Provinces d’Eau vive
Eau vive Québec
Eau vive Ontario
Représentants
Julie Crepeau-Boisvert
Jim Tayler
Eric Crawford
Karen Keating Small / Paula Hatty
Christine Granger
Dan Wincey
Claudette Clattenburg
Shari Morgoch
Kim Houston
Shelley Leverman-Peddle
L.A. Schmidt
Cory Brunatti
Brad Carrigan
Michael Rist
Ted Roworth*
Ron Sibthorpe / Hector Carranco
Barb McCullough / Penny Nilsen
John Leahy
Ted Roworth*
Ted Roworth*
Richard Dalton
Helen Parfitt
Laurie Jones
Aaron Patterson
Canoë-Kayak de Saskatchewan
Eau vive Alberta
Eau vive C.-B.
Eau vive Nouvelle-Écosse
Kia Schollar / Brendan Curson
Mark Taylor
Rob Fletcher
Mark Richard
Provinces de marathon
Ontario
Saskatchewan
Nouvelle-Écosse
*Désigne vote par procuration
Représentants
Don Stoneman
Fiona Vincent
Kristopher Archibald
Disciplines de canotage membres
Votes de disciplines (10x)
Canoë-kayak de vitesse
Eau vive
Marathon
Représentants
Madeleine Hall
Harold Van Winsen
Fiona Vincent
Participants du canotage (non votant)
Représentants additionnels
Président de canoë-polo
Administrateur des Prairies
Président d’Eau vive
Ancien président
Directeur exécutif de CanoeKayak
OSRA
Membre de la direction
Administrateur du Québec
Administrateur du Pacifique
Personnel de CKC
PDG de CanoeKayak Canada
Gérant de Haute performance Eau vive
Agent des communications et marketing
Consultant en gouvernance
Directrice des finances
Coordonnatrice de canotage & E.A.
Gérant du développement national et
relation avec les partenaires
Représentants
Jean-Christophe Pothier
Leon Shiebel
Ed Winacott
Peter Giles
Kia Schollar
Joanne Bryant
Charles Slade
Bill McKee
Sarah Hopkins
Casey Wade
James Cartwright
Ian Miller
Kathy Hare
Sally Clare
Jessica Price
Ian Mortimer
1. Ouverture de la réunion
L’ouverture de la réunion est prononcée.
Ceci est l’Assemblée générale annuelle et le Président présidera cette réunion.
Jessica Pricewill agira comme secrétaire de la réunion. Ian Miller agira comme scrutateur.
2. Enregistrement des certificats de nomination et rapport du scrutateur sur les procurations
de chaque membre
Madeleine Hall a présenté Ian Miller pour faire l’appel. Chaque membre enregistré fut
appelé et par la suite, les autres qui n’ont pas été appelés.
Présence
Total enregistré
Clubs de canotage de
vitesse
35
60
Provinces d’eau vive
6
6
Provinces de marathon
3
5
Votes des disciplines
30
30




Quorum obtenu de 50% des membres enregistrés
44 votes d’associations de canotage et 30 votes de disciplines de canotage
Majorité simple: 38 votes
Majorité deux-tiers: 50 votes
Ted Roworth, administrateur de la DOO, a porté à notre attention que les clubs de la division
ouest de l’Ontario n’ont pas reçu, par erreur, l’avis de la réunion et des mises à jour
subséquentes. On s’est apercu de l’erreur quelques heures avant la réunion. Les présidents des
clubs de la DOO ont été contactés et, dû à la communication tardive, Ted Roworth a demandé
à recevoir les représentants par procuration des clubs de la DOO non présents. Peter Giles a
révisé les règlements de structure et a noté que l’avis de la réunion aurait dû être envoyé à tous
les clubs au moins trente jours à l’avance. Seulement deux clubs de la DOO n’étaient pas
présents; on donna alors à Ted les votes par procuration pour Sunnyside et Sudbury sous
condition que si cela affectait le résultat des votes, une révision serait requise plus tard.
3. Approbation de l’agenda
L’agenda a été distribué . Tous les membres devraient avoir l’agenda révisé qui fut envoyé
durant le mois.
Proposé par: Georges Delisle du Lac Beauport
Appuyé par: Paul Dean d’Abenaki
Motion adoptée
4. Approbation des minutes de l’Assemblée générale annuelle de CKC de 2014, tenue à
Montréal le 24 mai
Julie Crépeau-Boisvert remarque que les représentants provinciaux d’eau vive étaient présents
à l’AGA en 2014 mais que les minutes n’en font pas mention.
Motion: L’eau vive de Québec approuve l’agenda avec l’amendement d’ajouter les six
représentants provinciaux d’eau vive au rapport du scrutateur.
Proposé par: Julie Crepeau-Boisvert d’eau vive Québec
Appuyé par: Monica Dashwood de Cascades
Motion adoptée
5. Approbation des minutes de la réunion spéciale des membres de 2014, tenue le 30
septembre par téléphone
Madeleine Hall a demandé s’il y avait des amendements à ces minutes. Aucun commentaire.
Proposé par: L.A. Schmidt d’Ottawa River
Appuyé par: KerriAnn Redwood de Carleton Place
Motion adoptée
6. Approbation des états financiers vérifiés
La directrice des finances, Sally Clare, a expliqué les états financiers vérifiés du 31 mars 2015. Elle
a parcouru chaque ligne du bilan et a ensuite révisé les revenus et dépenses. Elle a expliqué
que l’organisation avait un déficit de 13 203 $, ce qui était légèrement mieux que ce que CKC
avait planifié, soit un déficit de 23 000 $.
Cascades a posé une question sur la forme que prend “l’actif net”. Sally Clare a expliqué les
items dans les passifs.
Un des clubs membres a demandé quel était le total des revenus à la fin de l’année dernière.
Sally a expliqué la section des revenus.
Un membre a demandé à Sally d’expliquer les comptes à recevoir; elle a répondu qu’il n’y avait
aucun problème avec les comptes à recevoir. Elle a mentionné que nous avions bien fait à la fin
des Nationaux de cette année; des commanditaires nous ont beaucoup aidés.
Proposé par: Shari Morgoch de Mississauga
Appuyé par: Rob Fletcher d’eau vive de C.-B.
Motion adoptée
7. Approbation des auditeurs pour l’an prochain
Sally Clare a mentionné que nous avions les mêmes auditeurs que ceux de cette année.
Madeleine Hall a demandé une motion. Casey Wade a lu la motion s’y rattachant:
“Que CKC appointe la firme des comptables agréés Ouseley-Hanvey-Clipsham-Deep pour
l’année suivante, soit 2015-2016, comme auditeurs de CanoeKayak Canada, et ce, jusqu’à
la prochaine Assemblée générale annuelle ou jusqu’à ce que leurs successeurs soient
dûment nommés et que le conseil d’administration soit autorisé à fixer la rémunération des
auditeurs."
Proposé par: Kim Houston de North Bay
Appuyé par: Mike Moir d’Ak-O-Mak
Motion adoptée
8. Mise à jour de la gouvernance et des procédures et processus de votation en vue du
forum national annuel
Madeleine a présenté Peter Giles pour qu’il nous informe sur la mise à jour de la gouvernance.
Tous les termes de référence et politiques recommandés furent approuvés et mis en action. Les
actions suivantes ont été mises en place:
- Les termes de référence du comité des athlètes ont été complétés;
- Le Comité de nomination (CN) a été créé aec Mary Jane Abbott comme présidente.
Chris Laplante et Julie Crépeau-Boisvert sont membres du comité. Ils ont travaillé à
préparer la réunion spéciale ainsi qu’aux élections à la direction;
- Le Comité de nomination a demandé aux candidats intéressés à se joindre à un comité
de planification. Deux recommandations vinrent de la direction, Mary Ellen Bench et
Steven Gallant;
- Un comité HR par interim a été nommé et les membres doivent regarder tout problème
de HR jusqu’en novembre;
- Le Comité HR est composé de Madeleine Hall, Rick Fair et Harold Van Winssen;
- Avec la direction, un plan fut proposé pour initier les nouveaux termes et comment les
échelonner;
-
C’est la première fois que nous y travaillons et nous essayons d’être le plus transparent
possible, Nous croyons qu’il est plus important d’avoir une réunion en personne que
communiquer par téléconférence;
Shari Morgoch a demandé si la DOO fut incluse dans le courriel;
Kathy Hare a expliqué l’information sur la mise en application;
Les documents ont été traduits; il ont seulement besoin d’être acheminés à toute la
communauté. La date limite de la mise en application est le 18 octobre.
-
Casey a présenté une mise à jour de la réunion spéciale des membres qui aura lieu en
novembre. Un agenda complet de la réunion sera envoyé. Il y aura des réunions pour le
marathon, l’eau vive et la direction de CKC. La conférence des entraîneurs, la réunion
du canotage de vitesse ainsi que la réunion des membres avec vote auront lieu le
samedi.
-
Une réunion des divisions avec la DCV aura lieu vendredi. La présentation de la section
du marketing aura lieu durant le lunch de samedi. Le dîner avec les entraîneurs sera tenu
le samedi 28 novembre.
-
LA a fait un commentaire sur CDN puisque les membres ont une session sur les Nationaux.
Réviser ce que seront les Nationaux et recevoir le feed-back. Elle encourage tout le
monde à y assister.
Charles Slade posa la question à savoir si nous aurons une AGA. Casey a mentionné que
nous aurons une AGA électronique six mois avant la fin de l’année pour remplir les
exigences et, par la suite, une réunion en personne en novembre.
-
9. Ajournement
Madeleine Hall a demandé l’ajournement de la réunion.
Proposé par: Don Stoneman de marathon Ontario
Appuyé par: Paul Dean d’Abenaki
Motion adoptée