Faire la transition aux réunions en ligne

Faire la transition aux réunions
en ligne
Ce document s’adresse aux utilisatrices et utilisateurs suivants : présidentes et présidents
de réunion, modératrices et modérateurs, et facilitatrices et facilitateurs
Conseils pour faire la transition à l’espace de
rencontre virtuel
Tout ce que vous connaissez déjà sur la facilitation efficace de réunion s’applique aux
réunions en ligne et à l’utilisation des outils en ligne. Quand vous planifiez votre réunion
en ligne, vous devriez aborder ces points additionnels, en plus d’effectuer les activités de
planification de réunion ordinaires.
Préparez-vous, et préparez les participantes et participants – Une
bonne planification est essentielle pour favoriser une réunion en ligne efficace, productive
et stimulante; vous devez tout préparer à l’avance, y compris les participantes et
participants. En leur demandant de faire du travail avant la réunion, vous pouvez réduire la
durée de la réunion et veiller à ce qu’elle soit centrée et productive.
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Fournissez de l’information qui peut être lue et commentée à l’avance.
Avant la réunion, rassemblez des données et de l’information qui n’exigent pas
d’interaction en temps réel.
Utilisez le courriel pour envoyer des avis de la réunion et rappeler aux gens les
activités à effectuer avant la réunion (demandez que l’on accuse réception de votre
courriel et faites le suivi au besoin).
Familiarisez-vous avec l’espace de rencontre en ligne et les outils disponibles pour
la communication avec les participantes et participants.
Déterminez le niveau d’interaction des participantes et participants qui sera
nécessaire pour vous permettre d’atteindre vos objectifs et la meilleure façon de
l’accomplir en fonction du temps et du lieu (en ligne ou hors ligne).
Invitez à la réunion uniquement les personnes qu’il faut. Un groupe nombreux de
participantes et participants réduit l’interaction et la collaboration.
Engagez les participantes et participants, et centrez-les – Le manque
d’éléments visuels est définitivement l’aspect le plus difficile à aborder lors de la facilitation
de réunions en ligne. Vous devez faire preuve de créativité et trouver des moyens
d’interagir avec les participantes et participants et de déterminer leur niveau d’intérêt et de
participation.
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Évitez de parler pendant de longues périodes – vous devez planifier d’avoir un
certain niveau d’activité pour les participantes et participants à toutes les
10 minutes au moins. Quand vous les gardez occupés et intéressés, ils risquent
moins de faire autre chose en même temps que la réunion se déroule.
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Mettez de l’énergie dans votre voix et soyez aussi enthousiaste et intéressant que
possible.
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Variez les moyens de participation – utilisez les outils à votre disposition, dont le
sondage, le feed-back, le chat et le tableau blanc.
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Demandez souvent à quelqu’un de commenter ou de répondre à une question, en
parlant de façon engageante et sur le ton de la conversation.
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Tenez compte du nombre de participantes et participants que vous invitez.
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Menez de cours sondages souvent en utilisant les questions oui/non ou l’outil de
feed-back.
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Assignez différentes responsabilités aux personnes présentes si possible – prendre
les notes de la réunion, chronométrer la réunion, faciliter un petit groupe, etc.
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Respectez votre ordre du jour et les durées précisées.
Utilisez le tableau blanc efficacement – L’utilisation efficace du tableau blanc
est un aspect important d’une réunion en ligne. Les personnes participantes portent leur
attention sur le contenu présenté au tableau blanc; il est donc important de tenir compte
des points suivants quand vous préparez vos diapositives :
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Veillez à la lisibilité du contenu – assurez-vous que la taille de police est assez
grande pour être lue à l’écran (au moins 12 points) et qu’il n’y a pas trop de
contenu.
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Affichez les points clés seulement – utilisez seulement de courtes listes à puces
pour éviter de lire vos diapositives.
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Utilisez des titres clairs – il devrait y avoir un titre sur chaque diapositive qui résume
clairement l’objectif de la diapositive. Utilisez une police plus grande et le gras pour
faire ressortir le titre.
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Gardez un arrière-plan simple – l’arrière plan ne doit pas attirer l’attention ni
distraire du message présenté dans la diapositive.
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Utilisez des images ou des diagrammes – les images offrent un intérêt visuel et
aident à diviser la présentation.
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N’ayez pas trop de diapositives – gardez l’information aussi brève que possible –
vous fournirez les détails oralement.
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Utilisez la technologie efficacement – Pour que votre réunion en ligne donne
de bons résultats, il est important de jumeler les outils et la technologie aux objectifs de
votre réunion. Le tableau suivant vous aide à jumeler les outils à divers objectifs de
réunion :
Objectif
Présentation
Communication
Outil en ligne
Audio, vidéo, tableau blanc, PartageApp
Chat, audio, vidéo, sondages
Cueillette de données Chat, audio, tableau blanc, sondages
Génération d‘idées
Prise de décision
Salles de travail en petits groupes, tableau blanc, chat
Audio, salles de travail en petits groupes, sondages
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