fiche de poste

Bordeaux, le 10/05/11
FICHE DE POSTE
ASSISTANT DE DIRECTION / RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER
Emploi repère CCN : RESPONSABLE DE SECTEUR
FONCTION
1. Assistance de direction
Domaines de compétences rattachés :
3.1 – Représenter la structure dans le cadre de ses orientations politiques
3.2 – Représenter la structure en apportant une contribution technique
3.3 – Construire, développer un réseau de partenaires extérieurs
3.4 – Coopérer avec des partenaires extérieurs
4.3 – Effectuer des travaux administratifs
4.4 – Rédiger des documents administratifs complexes
4.5 – Planifier, assurer la logistique
4.6 – Gérer des emplois du temps
4.7 – Assurer une veille sur l’activité d’insertion
4.8 – Outiller l’activité d’insertion
4.9 – Documenter
5.1 – Elaborer des projets de changement, piloter des projets institutionnels
8.6 – Gérer la vie de la structure
2. Gestion des ressources humaines
Domaines de compétences rattachés
8.4 – Gérer les domaines juridiques et réglementaires
8.9 – Gérer le personnel sur le plan administratif
3. Finance – Gestion
Domaines de compétences rattachés
3.5 - Négocier
8.2 – Contribuer à la définition des conditions de la gestion budgétaire et financière
8.3 – Formaliser les outils de gestion de la structure
8.4 – Gérer les domaines juridique et réglementaire
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4. Encadrement
Domaines de compétences rattachés
4.2 – transmettre, accompagner
4.6 – Gérer des emplois du temps
7.2 – Animer et coordonner une équipe
7.4 – Evaluer le personnel
7.5 – Piloter les politiques de ressources humaines
8.3 – Formaliser les outils de gestion de la structure
5. Communication
Domaines de compétences rattachés
9.2 – participer à l’élaboration de supports de communication
9.3 – Assurer la mise en œuvre technique de la communication
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6. TABLEAU RECAPITULATIF
DES DOMAINES DE COMPETENCES
Domaines de Compétences
3 – AXE PARTENARIAL
3.1 - Représenter la structure dans le cadre de ses orientations
Cotation
14
3.2 - Représenter la structure en apportant une contribution technique
10
3.3 – Construire, développer un réseau de partenaires extérieurs
12
3.4 – Coopérer avec des partenaires extérieurs
10
3.5 - Négocier
14
4– AXE TECHNIQUE
4.2– Transmettre accompagner
8
4.3 – Effectuer des travaux administratifs
4
4.4– Rédiger des documents administratifs complexes
7
4.5 – Planifier, assurer la logistique
7
4.6 – Gérer des emplois du temps
7
4.7 – Assurer une veille sur l’activité d’insertion
10
4.8 – Outiller l’activité d’insertion
12
4.9 – Documenter
8
5 – AXE INGENIERIE DE PROJET
5.1 – Elaborer des projets de changement, piloter des projets institutionnels
15
7 – AXE MANAGÉRIAL
7.2 – Animer et coordonner une équipe
12
7.4 – Evaluer le personnel
10
7.5 – Piloter les politiques de ressources humaines
13
8– AXE GESTIONNAIRE
8.2 – Contribuer à la définition des conditions de la gestion budgétaire et financière
10
8.3 – Formaliser les outils de gestion de la structure
7
8.4 – Gérer les domaines juridiques et réglementaires
10
8.6 – Gérer la vie de la structure
5
8.9 – Gérer le personnel sur le plan administratif
6
9– AXE COMMUNICATION
9.2 – Participer à l’élaboration de supports de communication
8
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DESCRIPTIF
L’Assistant de Direction / Responsable Administratif et Financier assume sa fonction en
collaboration directe avec le Directeur et les Responsables de secteur, ainsi qu’en liens
rapprochés avec l’ensemble de l’équipe.
Il est amené à :
-
Proposer et contribuer au développement des actions et projets constitutifs de la
politique globale de la mission locale à destination de ses usagers
-
Collaborer à la qualité de fonctionnement interne de la structure
-
Intervenir de façon transversale vis à vis de l’ensemble de l’équipe et au titre de la
structure.
-
Assurer un soutien Administratif à l’équipe de direction.
-
Assurer la gestion et l’analyse budgétaire de la structure
A ce titre, L’Assistant de Direction / Responsable Administratif et Financier est membre du conseil
de direction, instance réunissant les personnels cadres et le Directeur.
 Il est garant de l’organisation et du bon fonctionnement du secteur dont il a
la charge et engage sa responsabilité sur la réalisation des objectifs fixés par
le Directeur et les instances décisionnelles de la Mission Locale.
 Il assure une fonction d’animation des personnels placés sous sa responsabilité
Concernant les secrétaires Accueil, la coordination opérationnelle avec les équipes
des secteurs est confiée aux Responsables de Secteur respectifs.
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FONCTION
1. Assistance de direction

Assistance de direction, relations institutionnelles :
-
-
En l’absence du Directeur, estimer les réponses à apporter, sur le volet administratif
et financier, quant au suivi des démarches des dossiers en cours, en fonction des
orientations de la mission locale
Identifier les champs de compétence et les attributions directes des principaux
partenaires locaux en relation avec le Directeur.
Se tenir informé de l’évolution des dispositifs, programmes, mesures, données socioéconomiques en lien avec l’activité de la mission locale.
 Préparation des dossiers : dossiers de travail pour la direction ou dossiers destinés à
être diffusés.
 Réunions de bureaux, Conseil d’Administration, Assemblée Générale : Préparation
avec le Directeur, supervision de la préparation matérielle, rédaction des comptes
rendus, tenue à jour des registres.
 Circulation de l’information : être un relais d’information en direction des
personnels, savoir quelle information diffuser, transmettre l’information à la direction.
 Contribution aux dossiers de réponse à appels à projets en collaboration avec les
Responsables de secteur et le Directeur.


Organisation de l’arborescence informatique réseau U
2. Gestion des ressources humaines
 Formation : Elaboration des plans de formation, suivi de leur réalisation.
 Connaissances juridiques et sociales, dont la Convention collective nationale, suivi
des évolutions et analyse des incidences sur la structure.
 Rédaction de contrats de travail en collaboration avec l’Assistante Comptable
 Mise à jour des fiches de postes (contenu, charte graphique, classement)
 Contrôle et mise à jour de la gestion administrative de l’ensemble du personnel
(Fiches de postes, Contrats, visite médicale, grille de conclusion positionnement CCN,
préparation des grilles d’entretien annuel avec report des objectifs N-1, …)
 Connaissance du logiciel paie ou capacité à s’y adapter.
 Mise à jour et veille sur les affichages obligatoires et sécurité
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3. – Gestion financière
 Montage et suivi des dossiers :
- Préparer et mettre en forme les pièces réglementaires constitutives des dossiers
de demande de financements et de conventions
- Assurer le suivi de la réalisation des diverses conventions. En particulier, estimer et
justifier les dépenses
 Comptabilité analytique, contrôle de gestion, capacité d’évolution et d’analyse
 Trésorerie : suivi, prévision et placements
 Construction d’outils de gestion et de suivi
 Préparation du budget prévisionnel et comptes de résultats en lien avec l’expert
comptable
 Connaissance du logiciel SAGE API Négoce ou capacité à s’y adapter.
 Signature (plafonnée) et contrôle des paiements des factures.
 Négociation fournisseurs et contrats
4. Encadrement
 Faciliter les relations de coopération entre les personnels selon les orientations
fixées par le Directeur et les Responsables de secteur.
 Organiser le travail des personnels rattachés au secteur, répartir les tâches et
contrôler leurs affectations. Pour ce qui concerne d’une part les travaux courants et
d’autre part les attributions spécifiques
 Déléguer, après avis du Directeur, des missions et des attributions, en assurer le
suivi
 Analyser les dysfonctionnements, proposer et organiser leur résolution
 Définir de façon concertée des objectifs clairs et créer des situations de motivation
 Tenir très régulièrement informés les personnels des actions, dispositifs et projets
mis en œuvre par la mission locale ou ses partenaires.
 Concevoir et rédiger les supports d’information à destination des autres membres
du personnel de la mission locale, concernant l’activité du secteur administratif.
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 Harmoniser les pratiques :
-
En lien avec les Responsables de secteur : Harmoniser les pratiques d’accueil des
personnels administratifs affectés à ces fonctions (outils et modes d’information
personnelle, d’information du public et des différents interlocuteurs, orientation
pertinente de ces personnes).
-
Harmoniser les pratiques dactylographiques et administratives (plan de
classement, codification des documents, charte graphique…)
 Définir les besoins et choix techniques concernant le développement de l’outil
informatique pour la mise en œuvre de l’activité propre au secteur.
 Superviser la mise à jour et l’animation du fonds documentaire, de l’affichage et
de l’animation des espaces d’accueil selon les orientations fixées par le Directeur et les
Responsables de secteur.
Contrôle/évaluation
 Fournir tout document, synthèse, bilan ou statistiques propres à l’évaluation de
son activité, de celle du département et de la mission locale.
 Elaborer sous contrôle du directeur, suivre et contrôler les procédures et outils
d’évaluation de l’activité des personnels placés sous sa responsabilité hiérarchique.
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