Processus OFEC Adoption plénière

Transcription

Département fédéral de justice et police DFJP
Office fédéral de la justice OFJ
Domaine de direction Droit privé
Office fédéral de l'état civil OFEC
Processus OFEC
no 33.2 du 1er janvier 2011 (Etat: 1er novembre 2011)
Adoption plénière en Suisse ou à l'étranger
Transaction Adoption
Adoption plénière
Processus OFEC
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no 33.2 du 1 janvier 2011 (Etat: 1 novembre 2011)
Table des matières
0
Aperçu systématique ________________________________________________ 4
1
Pièce justificative ___________________________________________________
1.1
Décision de l'autorité concernant une adoption plénière_________________
1.1.1 Adoption d'un enfant étranger _____________________________________
1.1.2 Adoption d'un enfant suisse ______________________________________
5
5
5
5
2
Compétence _______________________________________________________
2.1
Quant au lieu__________________________________________________
2.1.1 Adoption suisse________________________________________________
2.1.2 Adoption étrangère _____________________________________________
2.2
Quant à la matière______________________________________________
2.3
Quant à la personne ____________________________________________
5
5
5
5
6
6
3
Examen ___________________________________________________________
3.1
Généralités ___________________________________________________
3.2
Décision de l'autorité de surveillance _______________________________
3.3
Effets ________________________________________________________
3.3.1 Filiation ______________________________________________________
3.3.2 Noms________________________________________________________
3.3.3 Droit de cité ___________________________________________________
3.4
Membres de la famille de la personne adoptée _______________________
3.4.1 Conjoint ______________________________________________________
3.4.2 Partenaire ____________________________________________________
3.4.3 Enfant _______________________________________________________
6
6
7
7
7
7
8
8
8
9
9
4
Préparation de l'enregistrement _______________________________________ 9
4.1
Données non disponibles ________________________________________ 9
4.2
Données disponibles___________________________________________ 10
5
Enregistrement ____________________________________________________ 10
6
Communications officielles __________________________________________ 10
7
Délivrance d'extraits du registre ______________________________________
7.1
Certificat de famille ____________________________________________
7.2
Acte d'origine_________________________________________________
7.3
Confirmation de l'enregistrement _________________________________
8
Archivage des pièces justificatives ___________________________________ 11
8.1
Communication resp. décision d'adoption___________________________ 11
8.2
Correspondance ______________________________________________ 12
11
11
11
11
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Tableau des modifications
Modifications au 1er novembre 2011
NOUVEAU
Chiffre 1.1.1
Précision des données.
Chiffre 6
Précision des données.
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0
Aperçu systématique
1
1.1
Démarrer
Décision adoption
plénière
Personnes
concernées saisies
dans le système ?
non
Aucune obligation
d’enregistrement
oui
Constatation du type
d’adoption
Décision étrangère
reconnue?
non
Interruption:
clarification des faits
non
Interruption:
transmission en cas de
récusation
oui
Compétent?
oui
Examen formel et
matériel
Ressaisie des
personnes
Préparation de
l’enregistrement
Données disponibles?
non
Mandat de ressaisie ou
saisie des personnes
1.1.1
1.1.2
Pièce justificative
Décision de l'autorité concernant une
adoption plénière
Adoption d'un enfant étranger
Adoption d'un enfant suisse
2
2.1
2.1.1
2.1.2
2.2
2.3
Compétence
Quant au lieu
Adoption suisse
Adoption étrangère
Quant à la matière
Quant à la personne
3
3.1
3.2
3.3
3.3.1
3.3.2
3.3.3
3.4
3.4.1
3.4.2
3.4.3
Examen
Généralités
Décision de l'autorité de surveillance
Effets
Filiation
Noms
Droit de cité
Membres de la famille de la personne
adoptée
Conjoint
Partenaire
Enfant
4
4.1
4.2
Préparation de l'enregistrement
Données non disponibles
Données disponibles
5
Enregistrement
6
Communications officielles
7
7.1
7.2
7.3
Délivrance d'extraits du registre
Certificat de famille
Acte d'origine
Confirmation de l'enregistrement
8
8.1
8.2
Archivage des pièces justificatives
Communication resp. décision d'adoption
Correspondance
oui
Données actuelles?
oui
Enregistrement
non
Enregistrement des
événements
manquants
Communications
officielles
Délivrance d’extraits
du registre
Archivage des pièces
justificatives
Fin
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1
Pièce justificative
1.1
Décision de l'autorité concernant une adoption plénière
Il existe une décision entrée en force (décision, arrêté, jugement) d'une autorité suisse ou
étrangère resp. une communication officielle concernant une adoption plénière.
1.1.1
Adoption d'un enfant étranger
S'il s'agit de l'adoption d'un enfant étranger, il est possible de renoncer à l'enregistrement de
l'adoption si aucun des adoptants ne possède la nationalité suisse et si ni l'enfant ni l'une des
personnes concernées n'est saisi dans le registre de l'état civil ou inscrit dans le registre des
familles.
La mise à jour du registre des naissances tenu sous forme papier est réservée si la naissance de l'enfant adopté est inscrite en Suisse.
1.1.2
Adoption d'un enfant suisse
S'il s'agit de l'adoption d'un enfant suisse, l'enregistrement de l'adoption est obligatoire même
si aucune des personnes qui adoptent ne possède la nationalité suisse.
2
Compétence
2.1
Quant au lieu
La compétence pour l'enregistrement est régie, dans le cadre du droit fédéral, par le droit
cantonal en matière d'organisation (art. 43 al. 1 et 2 OEC; art. 2 al. 2 let. b ou al. 3 OEC).
Les registres de l'état civil tenus sous forme papier sont à mettre à jour par l'office de l'état
civil du lieu où ils sont conservés.
2.1.1
Adoption suisse
A défaut d'une telle réglementation cantonale, l'enregistrement de l'adoption entre dans la
compétence de l'office de l'état civil du siège de l'autorité compétente en matière d'adoption.
2.1.2
Adoption étrangère
L'adoption survenue à l'étranger est enregistrée dans le canton d'origine de la personne qui
adopte. S'il s'agit d'un étranger marié à une Suissesse, l'enregistrement entre dans la compétence du canton d'origine de son épouse. L'adoption est enregistrée dans le canton d'ori-
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gine de l'enfant s'il possède la nationalité suisse. S'il s'agit d'un enfant de nationalité étrangère né en Suisse, l'adoption est inscrite dans le registre des naissances.
Si la personne concernée possède plusieurs droits de cité communaux, la compétence pour
l'enregistrement incombe à l'office de l'état civil auquel l'acte étranger a été remis à cet effet.
Si aucune des personnes concernées par l'adoption ne possède la nationalité suisse et si
l'enfant adopté n'est pas né en Suisse, l'enregistrement de l'adoption incombe à l'office de
l'état civil du domicile ou, si un événement suisse doit ensuite être enregistré, à l'office de
l'état civil du lieu de survenance de l'événement.
2.2
Quant à la matière
L'adoption plénière donne à l'enfant une nouvelle identité. Le fait de l'adoption plénière et
les données sur l'identité portée jusqu'à présent entrent dans le secret de l'adoption (art.
268b CC).
Si une personne mariée au moment de la demande adopte l'enfant de son épouse resp. de
son époux, le lien de filiation de l'enfant ne change pas; les données y relatives sur la filiation
ne sont pas actualisées.
L'adoption plénière n'a pas d'effet sur le droit de cité si l'enfant a déjà atteint l'âge de 18
ans révolus au moment de la remise de la demande d'adoption (art. 267a CC, art. 7 LN).
La reconnaissance et l'inscription d'une adoption étrangère sont effectuées conformément
aux conditions de l'art. 78 LDIP sur décision de l'autorité cantonale de surveillance (art. 32
LDIP e.r. avec l'art. 23 al. 1 OEC).
2.3
Quant à la personne
Les collaboratrices et les collaborateurs de l'office de l'état civil doivent tenir compte des
règles qui régissent la récusation lors de l'enregistrement de l’adoption plénière (voir art. 89
al. 3 OEC).
3
Examen
3.1
Généralités
Il y a lieu de vérifier si la décision est passée en force. Il doit s'agir de l'original de la communication resp. de la décision relative à l'adoption plénière dûment signé ou d'une photocopie
certifiée conforme à l'original. Une communication de la décision qui n'est pas effectuée
conformément à la règle doit être refusée car elle ne répond pas suffisamment aux exigences juridiques d'une pièce justificative pour l'enregistrement (art. 43 al. 6 OEC).
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3.2
Décision de l'autorité de surveillance
L'autorité de surveillance du canton d'origine de la personne qui adopte l'enfant statue sur la
reconnaissance d'une adoption étrangère (art. 78 al. 1 LDIP). S'il s'agit d'une adoption commune, la décision incombe à l'autorité de surveillance du canton d'origine de l'époux ou, s'il
ne possède pas la nationalité suisse, à celle du canton d'origine de son épouse. Si seul
l'enfant possède la nationalité suisse, la décision incombe à l'autorité de surveillance du
canton d'origine de l'enfant. S'il s'agit d'un enfant de nationalité étrangère né en Suisse et
qu'aucune des personnes qui adoptent ne possède la nationalité suisse, la décision entre
dans la compétence de l'autorité de surveillance du canton dans lequel la naissance a eu
lieu.
Si la personne concernée possède plusieurs droits de cité communaux dans divers cantons,
la détermination de la compétence incombe à l'autorité de surveillance qui détient l'acte
d'adoption.
Si l'une des personnes concernées par l'adoption figure dans le registre de l'état civil, la reconnaissance de l'adoption par le droit suisse doit être examinée même si aucune des personnes concernées ne possède la nationalité suisse. La décision entre dans la compétence
de l'autorité de surveillance du canton du domicile ou, si un événement doit ensuite être enregistré, du canton de survenance de l'événement.
Afin de déterminer s'il s'agit d'une adoption plénière reconnue par le droit suisse ou seulement d'une adoption simple (voir processus no 33.3), l'autorité de surveillance peut se fonder
sur l'appréciation de la représentation de la Suisse compétente (traduction sommaire et
confirmation de l'authenticité du document).
3.3
Effets
3.3.1
Filiation
L'adoption plénière dissout la filiation actuelle de l'enfant. Le maintien de la filiation avec le
parent marié avec la personne qui adopte est réservé (art. 267 al. 2 CC).
Les données sur la filiation d'un enfant adopté doivent être nouvellement enregistrées. Elles
se réfèrent au moment de l'établissement du lien de filiation de l'enfant, soit au moment de
l'adoption. Les données du parent qui est marié avec l'adoptant qui ne sont pas mises à jour
sont réservées (art. 267 CC).
3.3.2
Noms
Selon le droit suisse, l'adoption déploie des effets aussi bien sur le nom des enfants mineurs,
que des personnes majeures ou interdites. Dans des cas particuliers, l'autorité compétente
peut autoriser, sur demande, de conserver le nom porté jusqu'à présent.
Si l'enfant a été adopté par une seule personne, l'enfant reçoit le nom de cette personne. S'il
a été adopté conjointement ou par la personne mariée avec le parent biologique, il reçoit le
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nom de famille commun des époux. S'ils n'ont pas de nom de famille commun, le nom de
famille de l'enfant adopté sera repris de la décision.
Si une personne mariée est adoptée, l'adoption déploie des effets sur le nom de célibataire.
Le fait qu'elle porte seulement son nom de célibataire, le porte en tant que partie du nom ou
porte un autre nom acquis par le mariage est sans importance.
De nouveaux prénoms peuvent être attribués à l'enfant lors de l'adoption (art. 267 al. 3 CC).
L'attribution des prénoms doit ressortir de la décision; une annonce ultérieure n'est plus possible.
Si l'enfant adopté est domicilié à l'étranger, l'article 37 LDIP est applicable pour le port du
nom de l'enfant.
3.3.3
Droit de cité
L'enfant mineur qui possédait déjà la nationalité suisse au moment de l'adoption acquiert les
droits de cité communaux et cantonaux de l'adoptant à la place de ceux qu'il détenait jusqu'alors (art. 267a CC). Par contre, l'adoption d'une personne majeure ou interdite ne produit
aucun effet sur le droit de cité.
Il doit ressortir de la décision d'adoption suisse s'il s'agit de l'adoption d'un enfant mineur (art.
264 ss CC) ou de l'adoption d'une personne majeure ou interdite (art. 266 CC). Lors d'une
décision étrangère, la détermination de l'âge de la minorité ou de la majorité est également
régie par le droit suisse (art. 35 LN).
L'enfant mineur étranger acquiert la nationalité suisse par l'adoption (art. 7 LN) et les droits
de cité cantonaux et communaux de la personne qui adopte.
Un enfant mineur perd la nationalité suisse par son adoption par une personne étrangère
dont il possède ou acquiert la nationalité de par la loi en raison de l'adoption. Il ne perd pas
la nationalité si un lien de filiation est établi en même temps que l'adoption avec un parent
suisse ou existe déjà (art. 8a al. 1 et 1bis LN).
3.4
Membres de la famille de la personne adoptée
3.4.1
Conjoint
Une personne mariée ne peut être adoptée qu'avec le consentement de son épouse ou de
son époux (art. 266 al. 2 CC). Le consentement a pour effet que le changement de nom de
par la loi résultant de l'adoption s'étend aux personnes dont le nom émane de la personne
adoptée.
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3.4.2
Partenaire
L'adoption n'a pas d'effet sur l'état civil de la ou du partenaire enregistré(e) de la personne
adoptée.
3.4.3
Enfant
Si le père ou la mère d'un enfant est adopté(e), les données sur la filiation doivent être mises
à jour. Les données sur la filiation se réfèrent au moment de l'adoption.
Les effets de l'adoption sur le nom s'étendent à l'enfant qui porte le nom du parent adopté au
moment de l'adoption.
Si l'adoption déploie des effets sur le droit de cité, ceux-ci s'étendent aussi aux enfants s'ils
possédaient le droit de cité du parent adopté au moment de l'adoption.
La mise à jour de la filiation, des noms et du droit de cité est effectuée dans la transaction
Personne à l'aide de la fonction "Nouvelle saisie".
4
Préparation de l'enregistrement
4.1
Données non disponibles
Si les données de l'une des personnes concernées ne sont pas disponibles dans le système,
il y a lieu de mandater la ressaisie (voir processus 30.1).
Les personnes qui ne possèdent pas la nationalité suisse doivent être saisies dans le registre de l'état civil (voir processus 30.3).
Si les données avant l'adoption de l'enfant étranger né à l'étranger ne sont pas connues ou
ne sont que partiellement connues, les indications minimales selon le chiffre 2.1 des directives no 10.08.10.01 du 1er octobre 2008 sont suffisantes pour procéder à l'enregistrement.
Elles peuvent être reprises de la décision d'adoption et ne doivent pas être justifiées. Si le
nom de famille que portait l'enfant avant l'adoption n'est pas connu, l'enfant sera déjà saisi
avec le nom de famille qu'il a reçu par l'adoption.
Si l'enfant perd la nationalité suisse par son adoption et si les données des parents adoptifs
étrangers ne sont que partiellement disponibles, les données minimales selon le chiffre 2.1
des directives 10.08.10.01 du 1er octobre 2008 sont suffisantes pour procéder à l'enregistrement pour autant que ceux-ci résident à l'étranger. Les données peuvent exceptionnellement
être reprises de la décision d'adoption et ne doivent être justifiées dans le cadre de la saisie
que si les personnes concernées ont leur domicile en Suisse.
Si l'on renonce à l'enregistrement de l'adoption selon le chiffre 1.1.1, l'obligation de communiquer demeure réservée (transmission du document à l'administration communale du domicile ou du lieu de séjour selon l'art. 49 OEC).
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4.2
Données disponibles
Sur la base des indications à disposition, il y a lieu de vérifier si les données disponibles
dans le système sont exactes, complètes et conformes à l'état actuel (art. 16 al. 1 let. c
OEC).
S'il est constaté que les données d'état civil disponibles de l'une des personnes concernées
ne sont pas exactes, complètes ou conformes à l'état actuel, la procédure doit être interrompue jusqu'à ce que tous les événements survenus jusqu'au jour précédant l'entrée en
force de l'adoption et qui n'ont pas encore été enregistrés soient prouvés et saisis.
5
Enregistrement
L'adoption plénière sera enregistrée dès que les données actuelles (selon la règle x - 1, soit
état au jour précédant l'entrée en vigueur de la décision) de toutes les personnes sont disponibles dans le système.
Si des membres de la famille (épouse, époux, enfants) de la personne adoptée sont
concernées par l'adoption, il y a lieu d'étendre la procédure d'enregistrement aux personnes
en question ou, si le système l'exige, de mandater l'office de l'état civil compétent à cet effet.
La mise à jour est effectuée dans la transaction Personne à l'aide de la fonction "Nouvelle
saisie".
6
Communications officielles
La livraison des données


au contrôle des habitants du domicile des personnes concernées par l'adoption (art.
49 al. 1 let. b OEC),
aux autorités de l'AVS (art. 53 al. 1 OEC)
a lieu automatiquement sous forme électronique ou sur papier à défaut de raccordement de
la commune concernée (Art. 49 Abs. 3 OEC).
D'autres communications sont envoyées:


à l'autorité tutélaire du domicile de l'enfant si l'adoption a eu lieu à l'étranger (art. 50
al. 1 let. f OEC),
à l'office de l'état civil de la commune d'origine de la personne concernée (art. 49a
al. 2 let. b OEC).
Si la naissance de l'enfant adopté a été enregistrée dans un registre des naissances sous
forme papier en Suisse, une communication doit être envoyée à l'office de l'état civil du lieu
de naissance. Celui-ci procède à l'inscription de l'adoption en tant que mention marginale et
remplace l'inscription initiale par une feuille complémentaire.
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Si les données de l'enfant adopté sont transférées à partir d'un registre des familles, des
communications doivent également être envoyées à tous les offices de l'état civil des lieux
d'origine de la mère et du père avec l'ordre d'effectuer les radiations prescrites pour autant
que cette opération n'entre pas dans la propre compétence.
D'autres communications nécessitent une base légale cantonale.
7
Délivrance d'extraits du registre
7.1
Certificat de famille
Les conjoints qui adoptent un enfant peuvent demander un nouveau certificat de famille
(formule 7.4). Le certificat de famille devenu non valable est remplacé gratuitement contre
restitution de l'ancien. Ceci s'applique aussi au certificat de famille se rapportant au mariage
dont l'enfant adopté est issu.
7.2
Acte d'origine
L'acte d'origine n'est plus valable après le changement d'état civil puisque les données ne
sont plus actuelles. La commune de domicile ou du lieu de séjour de la personne concernée
peut demander le dépôt d'un nouvel acte d'origine.
7.3
Confirmation de l'enregistrement
Une confirmation de la reconnaissance en Suisse de l'adoption survenue à l’étranger est
envoyée à la représentation de la Suisse à l'étranger sur demande. Les effets sur le nom et
les droits de cité seront communiqués en même temps afin que le registre des immatriculations soit mis à jour et que les documents d'identité puissent être correctement établis.
Cette confirmation peut aussi être remise avec la décision d'enregistrement de l'adoption
survenue à l'étranger (art. 32 LDIP), rendue par l'autorité de surveillance.
8
Archivage des pièces justificatives
8.1
Communication resp. décision d'adoption
La décision d'adoption suisse ou étrangère resp. la communication officielle doivent être
conservées en tant que pièce justificative de l'enregistrement électronique.
S’il s’agit d'une décision étrangère, la décision de la reconnaissance de l’autorité de surveillance doit également être conservée en tant que pièce justificative.
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8.2
Correspondance
Toute correspondance est à conserver en fonction de son importance en tant que force probante.
R:\PRIVAT\EAZW\EAZW\30 Fachprozesse\33 Kindsverhältnis\33.2 Volladoption im Inland oder im Ausland\
33.2 Processus_Adoption plénière_F 5_Nov 11_V 2.0 f.doc
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