Sommaire - Quadratus

Transcription

QuadraCompta
Réponses aux obligations réglementaires en matière de
comptabilité informatisée
Sommaire
1.
INTRODUCTION..............................................................................................................................................2
1.1
1.2
2.
TRAÇABILITE DES OPERATIONS .............................................................................................................3
2.1
2.2
2.3
3.
COMPTABILITE INFORMATISEE, SOURCES LEGISLATIVE : BOI DU 24/01/2006 – LRF 29/12/2012 .............2
SYNTHESE DES FONCTIONS QUADRACOMPTA REPONDANT AUX EXIGENCES REGLEMENTAIRES ...............2
SUIVI D'ACTIVITE (PISTE D'AUDIT) ..............................................................................................................3
NOTION D'ORIGINE DE LA SAISIE : LE CODE OPERATEUR .............................................................................4
FORMATS D'EDITION DEDIES A LA TRAÇABILITE : JOURNAUX ET GRAND-LIVRE ........................................4
ETAPES DE VALIDATION ET DE CLOTURE PERIODE ........................................................................5
3.1
LA VALIDATION DE PERIODE .......................................................................................................................5
Déclaration de TVA, génération EDI-TVA et l'option de validation automatique de la période ........................5
3.2
LA CLOTURE DE PERIODE ............................................................................................................................6
4.
CHANGEMENT D'EXERCICE ......................................................................................................................8
4.1
ARCHIVAGE DES EDITIONS DE CLOTURE .....................................................................................................8
Type des éditions archivées .................................................................................................................................8
Dans les solutions intrégrées avec le module optionnel Gestion des images ......................................................8
Dans les versions de base QuadraCompta ..........................................................................................................9
4.2
EXPORT "FORMAT LEGAL" (EXERCICES CLOS EN 2013)............................................................................10
4.3
EXPORT ASCII ............................................................................................................................................11
Export des écritures ...........................................................................................................................................11
Export du Suivi d'activité (piste d'audit) ............................................................................................................12
4.4
PROTECTION DU DOSSIER ARCHIVE ...........................................................................................................12
5.
DOSSIER ARCHIVE ET LIASSE RECTIFICATIVE ...............................................................................13
Demande de liasse rectificative .........................................................................................................................13
Validation de la liasse rectificative et conséquences .........................................................................................13
QuadraCompta et les exigences législatives et règlementaires en matière de comptabilité informatisée – octobre 2013
1/14
1. Introduction
1.1
•
Comptabilité informatisée, sources législative : BOI du 24/01/2006 – LRF 29/12/2012
L'instruction administrative "BOI 13 L 1 06 n° 12 du 24 janvier 2006" qui traite du contrôle des comptabilités
informatisées, indique les fonctions et caractéristiques techniques que les logiciels doivent remplir pour
permettre à l’utilisateur de tenir ses obligations réglementaires. Les exigences portent sur :
l’enregistrement des données comptables ;
la conservation et la restitution des données ;
les données d’audit et de traçabilité ;
la documentation des logiciels ;
l’accessibilité aux données fiscales ;
l’engagement du respect de la réglementation envers la clientèle.
Jusqu'en 2013, les méthodes autorisées pour restituer les données au vérificateur en cas de contrôle fiscal
étaient fixées par le BOI du 6 mars 2008, l'une d'elles étant la remise d'un fichier informatique des écritures.
Dans QuadraCompta, la fonction "Export Ascii" répond à cette attente. Elle permet d'effectuer une
sauvegarde des écritures exploitable par un tiers, quel que soit son équipement informatique.
•
A partir de janvier 2014, la loi de finance rectificative 2012-1510 du 29 décembre 2012 a rendu obligatoire la
remise dématérialisée des écritures comptables dans un fichier dont la structure est "normée".
Pour répondre à ces exigences, la fonction "Export format légal" a été introduite dans QuadraCompta
(version 2013.149). Elle permet de générer des fichiers "à plat" à organisation séquentielle et selon la
structure décrite aux articles A. 47 A-1-I et A. 47 A-1-II du Livre des procédures fiscales (articles modifiés
par l'Arrêté du 29 juillet 2013).
A noter que si la dématérialisation s’applique rétroactivement à tous les exercices contrôlés à partir de 2014,
la remise du fichier au "format légal" est obligatoire pour un exercice clos en 2013,
la remise du fichier au format Ascii, est tolérée pour les exercices antérieurs.
1.2
•
•
Synthèse des fonctions QuadraCompta répondant aux exigences réglementaires
Tableau du suivi d'activité (piste d'audit) au menu "?" (historique des traitements appliqués au dossier, alimenté
automatiquement)
Etapes de validation de période et de clôture période
Ajout autorisé sur période validée, aucune modification possible sur période clôturée,
EDI-TVA : option de validation automatique de la période de référence.
•
Changement d'exercice :
Clôture automatique des périodes du dossier archive
Sortie PDF des éditions légales avec mention "Edition définitive"
•
Dossier archive : suppression des traitements des écritures (saisie, remise à zéro, copie, import…)
•
Fourniture de fichier des écritures comptables en cas de contrôle fiscal :
Export Ascii (toléré pour les exercices clos avant 2013)
Export "Format légal" (obligatoire pour un exercice clos en 2013).
2/14
2. Traçabilité des opérations
2.1
•
•
•
Suivi d'activité (piste d'audit)
Le choix "Suivi d'activité",
disponible au menu "?"
constitue une piste d'audit et
fournit des informations sur
l'historique des traitements
appliqués au dossier.
Il est possible d'exporter les
informations du suivi
d'activité vers Excel en
cliquant sur le carré bleu
affiché en haut à gauche de la
liste ou en tapant le raccourci
clavier <Ctrl+Maj+F1>.
Le suivi d'activité est alimenté automatiquement lors des actions suivantes :
Changement d'exercice
Clôture de période
Validation de période
Copie de dossier
Copie image
Copie plan comptable
Copie des immos
Import ASCII
Import CEGID TRA, TRT et SAV
Import des immobilisations
Import des pièces scannées
Export ASCII
Export CEGID TRA, TRT et SAV
Export Produflex
Sauvegarde/Reprise
Mise à jour de la base de données (changement de version)
Blocage/Déblocage journal/période
3/14
2.2
Notion d'origine de la saisie : le code opérateur
•
L'origine de la saisie est systématiquement enregistrée dans chaque écriture comptable.
•
On la retrouve sur l'outil "Liste des écritures", à la rubrique "Oper" ( ). Il peut s'agir :
du code collaborateur si l'utilisateur s'identifie à l'entrée dans QuadraCompta (dans un contexte de mise en
œuvre de la confidentialité, ou dans le cadre de QuadraExpert avec accès à QuadraCompta via
QuadraBureau)
d'un code de type "\xxxxxx" où xxxxxx correspond au début du nom de la machine lorsque l'utilisateur ne
s'identifie pas à l'entrée dans QuadraCompta,
d'un code de type "_ppp" où ppp correspond au nom abrégé du programme qui a généré les écritures lors
d'un transfert automatique ou d'une importation (import, transfert de journaux de ventes, transfert des
journaux d'achats, OD de salaires, règlements, assistants comptables).
Code coll ou Nom machine
_CEG
_QI2
_CRT
_CAX
_CAC
_ASC
_QC
_QFC
_QFP
_WQP
_PP
2.3
•
Ecriture saisie par l'utilisateur
Ecriture générée par Import CEGID
Ecriture générée par QImages2
Ecriture générée par le transfert de compte à compte (révision de compte)
Ecriture générée par Etat d'avancement Extourne
Ecriture générée par Etat d'avancement Copie
Ecriture générée par l'Import ASCII
Ecriture générée par autre module de comptabilité
Ecriture générée par QuadraGI dans le cadre de QuadraExpert
Ecriture générée par QuadraFact dans un contexte entreprise
Ecriture générée par QuadraPaie
Ecriture générée par QuadraPropreté
Formats d'édition dédiés à la traçabilité : Journaux et grand-livre
Sur la grille des paramètres d'édition des journaux, le format "Code coll" comporte 2 colonnes avec :
Le code opérateur de saisie,
La colonne "Validée" (à l'écran) ou "V" (à l'impression) renseignée à Oui pour les écritures d'une période
validée (Cf. chapitre suivant).
•
•
Le format "Code coll" reprend par ailleurs toutes les informations du format "Complet" hormis la colonne
"Quantité".
Sur les grands-livres, on retrouve le code opérateur de saisie et la mention validée sur le format 6 "Débit,
Crédit, Solde, Coll & validation".
4/14
3. Etapes de validation et de clôture période
•
Le lancement par l'utilisateur des traitements de validation et de clôture de période est facultatif sur le dossier
comptable en cours. Lorsque l'étape est obligatoire, elle est effectuée automatiquement par QuadraCompta :
Dans le cadre de la dématérialisation d'une déclaration de TVA (EDI-TVA) entièrement calculée à partir
des données comptables et sans introduction de modification par l'utilisateur, la période de référence est
automatiquement validée. Il n'est plus possible alors de supprimer ou de modifier les écritures ayant permis
l'établissement de la déclaration.
Au changement de l'exercice comptable, toutes les périodes du dossier archive sont clôturées et il n'est plus
possible d'ajouter, de supprimer ou de modifier les écritures du dossier.
•
3.1
•
•
Toutes les éditions de balances, grands-livres et journaux demandées sur une période totalement ou
partiellement non clôturée, comportent la mention "Brouillard".
La validation de période
Disponible au menu Clôture, la "Validation de période"
permet d'empêcher définitivement la modification et la
suppression des écritures déjà saisies sur les journaux de la
période concernée et des périodes antérieures. L'ajout de
nouvelles écritures reste possible.
Dans le suivi d'activité du dossier, une ligne d'information
est créée automatiquement avec le jour et l'heure du
traitement.
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•
•
•
Pour répondre à l'obligation de conserver, dans le cas d’échanges de données dématérialisés, les données ayant
contribué à la télé déclaration, la génération des déclarations de TVA au format EDI peut entraîner la validation
automatique de la période correspondante par QuadraCompta.
La validation automatique est toutefois facultative et peut intervenir uniquement si la déclaration est
entièrement calculée à partir des données comptables et sans introduction de modification par l'utilisateur.
A l'initialisation des montants de la déclaration à partir des écritures du dossier comptable, l'information
"Générée automatiquement" s'affiche en bas à droite de la fenêtre, dans la barre d'état.
⇒ Dès que l’utilisateur entre en saisie d'une rubrique de la déclaration, l’information "Générée
automatiquement" disparaît et la génération EDI n'entraînera pas la validation des écritures.
5/14
•
Si la génération EDI est demandée alors que la déclaration
comporte l'information "générée automatiquement", un
message est affiché pour informer l'utilisateur que les écritures
de la période (et celles des périodes précédentes) vont être
validées.
⇒ Fermer le message en cliquant sur <Ok>,
⇒ Pour valider les écritures de la période de référence,
poursuivre la génération EDI-TVA.
⇒ Dans le cas contraire, abandonner la génération EDI en cliquant sur <Fermer>, revenir en modification de
la déclaration pour supprimer l'information "Générée automatiquement", puis redemander la génération.
3.2
•
•
•
La clôture de période
Disponible au menu Clôture, la "Clôture de période" permet
d'empêcher définitivement la modification de tous les journaux de
la période concernée et des périodes antérieures.
Dans le suivi d'activité du dossier, une ligne d'information est
créée automatiquement avec le jour et l'heure du traitement.
Les conséquences de la clôture sont multiples :
Impossibilité d'ajout, de suppression et de modification des écritures de la période, hormis le lettrage des
comptes.
Renumérotation séquentielle et sans rupture des écritures de la période (Cf. Outils, Liste des écritures,
rubrique NumUniq),
Sur les balances, grands-livres, journaux et centralisateur, mention "Edition définitive" dans la têtière des
éditions lorsqu'elles sont bornées à une période validée. Dans les autres cas, mention "Brouillard".
Sur la fenêtre
principale
QuadraCompta,
mention de la
dernière période
clôturée affichée sur
fond bleu.
6/14
Sur l'état d'avancement du
dossier, mention CB sur
les périodes concernées
(C=Période clôturée,
B=Journal bloqué).
Dans le suivi d'activité du dossier, création automatique d'une ligne d'information avec le jour et l'heure du
traitement.
7/14
4. Changement d'exercice
•
•
•
4.1
Au lancement du changement d'exercice, un message rappelle l'obligation légale des comptabilités
informatisées, de conserver les éditions des journaux et grands-livres au format PDF.
Pour créer le dossier archive, QuadraCompta clôture toutes les périodes de l'exercice.
Sur le nouvel exercice, l'accès aux dates de l'exercice N-1 (en gestion de dossier) n'est plus autorisé en cas de
présence du dossier archive correspondant.
Archivage des éditions de clôture
L'archivage des éditions de clôture au format PDF est réalisé automatiquement par QuadraCompta lors du
changement d'exercice. Le contexte d'utilisation détermine toutefois le mode de localisation des fichiers.
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•
L'archivage concerne :
La balance générale, la balance clients et la balance fournisseurs,
Le grand-livre général, le grand-livre clients et le grand livre fournisseurs,
Le centralisateur
Les journaux.
•
Dans tous les cas, les éditions de clôture comportent la mention "Edition définitive" puisqu'elles sont effectuées
à partir du dossier archive.
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•
Dans le cadre de la solution intégrée QuadraExpert ou des solutions Entreprises avec le module Gestion des
images, la localisation des fichiers et le classement des éditions de clôture sur la fiche client associée au dossier
comptable, sont effectués automatiquement.
L'accès à la fiche client est
proposé au menu "Eléments
permanents" de
QuadraCompta.
8/14
Sur la fiche client, les
éditions de clôture sont
disponibles à la fois au
chapitre "Comptabilité" et
"Archives comptables".
Elles sont classées dans sur
la période de clôture de
l’exercice.
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•
Dans le cadre des versions de base QuadraCompta (Duo, Junior, Standard ou Pro sans le module de Gestion
des images), l'utilisateur localise librement sur son système, les fichiers des éditions de clôture.
Avant la réalisation de la 1ère édition, une fenêtre s'affiche
pour permettre à l'utilisateur de choisir le dossier où vont être
stockés les fichiers.
La localisation par défaut est proposée dans ...\Mes
documents\QCompta\Num-doss\DAxxxx\
L'accès aux archives est ensuite
possible via le dossier "Mes
Douments" du bureau Windows
ou via l'explorateur.
9/14
4.2
•
•
Export "Format légal" (exercices clos en 2013)
Les modalités de contrôle des comptabilités informatisées évoluent en 2014. Jusqu'alors, les données pouvaient
être présentées au contrôleur fiscal dans un format papier (exemple dans QuadraCompta : impression des
archives au format PDF générées à la clôture) ou dans un format dématérialisé "libre" (exemple dans
QuadraCompta : export des écritures au format Ascii).
A partir de janvier 2014, la loi de finance rectificative 2012-1510 du 29 décembre 2012 a rendu obligatoire la
fourniture dématérialisée des écritures comptables dans un fichier dont la structure est "normée".
La structure attendue est décrite aux articles A. 47 A-1-I et A. 47 A-1-II du Livre des procédures fiscales
(articles modifiés par l'Arrêté du 29 juillet 2013).
•
Pour répondre à cette nouvelle obligation, la fonction "Export
format légal" a été introduite dans QuadraCompta
(v. 2013.149), au menu Outils/Suivi de dossier.
Cible : Régimes BIC, BNC et BA (comptabilité
d'engagements ou de trésorerie)
Date application : contrôles adressés à partir du 1er janvier
2014 sur les exercices clos à compter du 1er janvier 2013.
A noter que si la dématérialisation s’applique rétroactivement
à tous les exercices contrôlés à partir de 2014,
la fourniture du fichier au "format légal" est obligatoire
pour un exercice clos en 2013,
la fourniture du fichier au format Ascii, est tolérée pour les
exercices antérieurs.
•
Le régime fiscal du dossier et le type de comptabilité
(engagements / trésorerie) conditionnent le contenu
du fichier à transmettre.
Le régime fiscal est affiché.
Le cas échéant, cocher "Comptabilité de
trésorerie" au cadre "Type d'export".
Remarque : L'export des écritures centralisées, qui
concerne des cas rares, n'est pas encore
disponible.
•
•
Par défaut, toutes les écritures de l'exercice sont
sélectionnées pour l'export.
Selon la taille du dossier ou les demandes du
contrôleur fiscal, il est possible de découper l'exercice
par période et de produire différents fichiers.
10/14
•
•
Par défaut, le fichier ou les fichiers sont localisés dans le répertoire
du dossier comptable, avec un fichier "Informations".
Le nommage des fichiers est normalisé selon la structure suivante :
⇒ Siren du dossier
⇒ "FEC" pour Fichier Ecritures Comptables
⇒ Date de clôture de l'exercice
⇒ N° d'ordre du fichier et type de période en cas de découpage du
fichier.
Exemple : 321244121FEC20111231_1S
4.3
Export Ascii
L'intérêt des exportations de données au format Ascii est d'être exploitable par un tiers, quel que soit son
équipement informatique.
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•
•
•
La fonction "Export Ascii" est disponible en "Suivi des
dossiers" du menu "Outils".
La fonction est à lancer à partir du dossier archive de
l'exercice clôturé.
Cliquer sur le bouton <Parcourir> pour localiser et
nommer le fichier à générer.
Vérifier que les rubriques "Ecritures" et
"Comptes" du cadre "Choix des données" à
exporter sont cochées.
Cliquer sur <Valider>.
•
Outre les informations comptables, le fichier généré
comporte :
NumUniq (position 204, longueur de 10)
Code opérateur (position 214, longueur de 4),
Date système (position 218, longueur de 14).
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•
•
•
4.4
•
•
•
Sur l'écran du "Suivi d'activité" cliquer sur le carré
bleu affiché en haut à gauche de la liste ou taper le
raccourci clavier <Ctrl+Maj+F1> pour obtenir la
fenêtre du "Gestionnaire de listes" puis cliquer sur
le bouton <Excel>.
Lorsque les données sont dans le fichier Excel,
dérouler le menu "Fichier", choisir "Enregistrer
sous".
Localiser et nommer le fichier à générer et choisir
le type de fichier "Texte".
Protection du dossier archive
Le changement d'exercice intègre l'étape de clôture des périodes du dossier archive, en particulier la
renumérotation séquentielle et sans rupture des écritures (Cf. rubrique "NumUniq" sur la liste des écritures)
dont la date système de saisie est conservée.
Le dossier archive est accessible
dans toutes les versions
QuadraCompta à partir du Menu
"Révision", choix
"Situations/Archives".
Dans le dossier archive, toutes les
fonctions liées aux traitements des
écritures sont inaccessibles et les
choix correspondants des menus sont
grisés :
Menu Saisie, tous les modules de
saisie,
Menu Outils, utilitaire de remise
à zéro, utilitaire de copie,
fonction d'import.
•
Les opérations de création, modification et suppression d'immobilisation sont par ailleurs interdites.
12/14
5. Dossier archive et Liasse rectificative
Pour permettre la production d'une liasse rectificative, QuadraCompta autorise le déblocage du dernier exercice
archivé et la saisie d'écritures complémentaires. A la validation de la liasse rectificative,
•
•
Le résultat de l'exercice archivé est recalculé en fonction de l'ancien résultat et des écritures ajoutées.
La répercussion sur l'exercice courant est automatique (recalcul des soldes N-1 des comptes modifiés et
nouvelles écritures d'AN).
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•
•
Passer sur le dossier archive à partir du
Menu "Révision", choix
"Situations/Archives".
Entrer en gestion du dossier (menu
Paramétrage).
Les bornes de l'exercice comptable
sont nécessairement celles de
l'exercice N-1 du dossier comptable.
•
•
•
Sur l'onglet 1 "Généralités", cocher la
rubrique "Liasse rectificative" en bas à
droite de la fenêtre.
Activer le bouton <Sauver> pour
confirmer la demande de déblocage du
dossier.
Le bouton jaune <Valider la liasse rectificative> qui apparaît alors à l'écran, sera à utiliser après la saisie des
écritures complémentaires.
Toutes les périodes du dossier archive sont déclôturées mais les journaux restent bloqués. Il convient donc
de passer sur l'état d'avancement du dossier pour débloquer les journaux à rectifier.
Saisir les écritures rectificatives. A noter que seule la saisie de nouvelles écritures est autorisée. Il n'est pas
possible de modifier et de supprimer les écritures existantes.
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•
•
•
•
Revenir en gestion du dossier et activer le
bouton <Valider la liasse rectificative>.
La fenêtre de validation affiche la liste
des écritures ajoutées.
Choisir les paramètres de génération de
nouvelles écritures d'AN sur le dossier
courant (journal d'AN et folio éventuel,
libellé des écritures, compte de résultat).
Activer le bouton <Lancer> pour
effectuer la clôture rectificative.
13/14
•
La fin du traitement est signalée par un message affichant le montant du résultat complémentaire.
•
Les conséquences comptables sont les suivantes :
Le résultat de l'exercice archivé est recalculé en fonction de l'ancien résultat et des écritures ajoutées.
Les soldes des comptes du dossier archivé sont recalculés et les soldes N-1 du dossier comptables courant
sont modifiés en conséquence.
De nouvelles écritures d'AN, correspondant au détail des écritures complémentaires sont créées dans le
dossier courant, avec comme contrepartie le compte de résultat. On retrouve donc 2 écritures sur le compte
12, l'une générée par le changement d'exercice initial et l'autre générée par la liasse rectificative.
•
Sur le dossier archive, toutes les périodes sont à nouveau clôturées et les journaux bloqués.
Pour produire la nouvelle liasse fiscale, il reste à lancer le module Etats de synthèse à partir du dossier
archive.
14/14

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