appel a candidature

EB3
Entité B3
Madame D. Staquet
Présidente d’Entité
Tel : 0479/ 33 08 15
Courriel : [email protected]
APPEL A CANDIDATURE
Pour le poste de secrétaire de l’entité B3
Dans le cadre de la gestion du reliquat de l’entité B3 (35 écoles situées sur les
communes d’Evere, Saint-Josse-Ten-Noode, Schaerbeek, Woluwé-SaintLambert et Woluwé-Saint-Pierre, a été créé un poste de secrétaire d’entité.
Cet emploi sera vacant au 1er septembre 2011.
Qui peut postuler ?
1) Tout enseignant nommé définitivement dans une école de l’enseignement
fondamental, en particulier des 5 entités de la Zone de Bruxelles et des 4 entités
du Brabant Wallon.
2) Moyennant dérogation, tout enseignant temporaire ayant exercé ou exerçant
ses fonctions dans une école de l’enseignement fondamental, en particulier des 5
entités de la Zone de Bruxelles et des 4 entités
du Brabant Wallon.
Pour combien de temps ?
Cet emploi est ouvert du 1er septembre 2011 au 30 juin 2012. Le cas échéant,
l’affectation sera reconduite en 2012-2013, moyennant deux conditions :
· une validation par les instances de l’entité
· une évaluation positive du travail effectué
Situation administrative
L’enseignant qui accepte ce poste ne perd aucun droit par rapport à sa situation
administrative personnelle.
Il/elle bénéficiera des congés scolaires attribués légalement aux enseignants.
ROLE DU SECRETAIRE- COORDINATEUR DE L’ENTITE B 3
A. Gestion des ressources humaines :



Construction et mise à jour du listing des coordonnées des membres
P.O. et des DE.
Aide aux directions à la recherche d’intérimaires et gestion des offres
d’emplois.
Mise à jour du listing des mandats.
B. Administration et secrétariat :
1. Le secrétaire-coordinateur assiste aux réunions suivantes:






Bureau des Directeurs
Bureau des Pouvoirs organisateurs
Bureau de l’Entité
Conseils d’Entité
Conseils des Directeurs
OrCE
Son rôle lors des réunions:





Rédiger puis envoyer les convocations et les rapports
Suggérer et informer
Etre la « mémoire » de l’Entité
Rôle de facilitateur : rédiger, préparer, synchroniser,
construire, fusionner et diffuser tous les documents
nécessaires au bon fonctionnement de l’Entité
Rôle de centralisateur de l’information
2. Lecture et classement des circulaires (qui ont trait à la bonne
gestion administrative de l’Entité et de l’OrCE)
3. Coordonner
suivants :
la
gestion
administrative
en
Entité
des
dossiers

Reliquats: rassembler les données, gérer le logiciel Entité de
sorte que la gestion administrative de la politique de rétrocession
avalisée par le Conseil d’Entité soit assurée.

Temporaires Entité : réceptionner le courrier et assurer la
gestion administrative nécessaire aux travaux de l’OrCE et de
l’Entité.

Réaffectation en OrCE : collecter et fusionner les informations
nécessaires à la gestion de la réaffectation (EV, mises en
disponibilité, courrier entrant et sortant)

Travailler en étroite collaboration avec les directions et les P.O.
dans le but de faciliter la transmission des données (par exemple
documents informatisés)
4. Gestion des achats, tenue de la comptabilité, gestion et archivage
des pièces comptables justificatives des frais de fonctionnement du
secrétariat de l’Entité.
5. Réservation des salles, du matériel nécessaire pour les réunions et
intendance.
6. Classement et archivage des pièces reçues, envoyées, rédigées.
7. Entretien informatique : sauvegardes, Outlook, antivirus, mises à
jour Windows, défragmentation, …du matériel informatique du
bureau.
8. Elaboration de tout document de travail nécessaire au bon
fonctionnement des diverses instances de l’Entité.
C. Communication et transmission des informations :




Faciliter le transit des informations au sein de l’Entité (par mails, par
fax, par téléphone ou par courrier ordinaire) ; le secrétariat de
l’Entité est « la plaque tournante » de l’information au sein de
l’Entité mais également vers le SeDEF et le SeGEC.
Construction, mise à jour et diffusion du vade-mecum, de mémos,
….
Recherche et diffusion d’informations aux écoles.
Il participe activement au développement de la culture d’Entité.
D. Formations et accompagnements :

Accompagnements
juridico-administratifs
et
formations
informatiques assurés par les services diocésains (SeDEF) et le
Secrétariat Général de l’enseignement catholique (SeGEC)

Il participe aux réunions plénières des secrétaires
notamment celles qui réunissent les secrétaires des
Bruxelles et du Brabant wallon (gestion informatique
création de mémos et de documents de travail
intervision,…)
d’Entité et
Entités de
de l’Entité,
communs,
E. Informations complémentaires :
Horaire : 36 heures/semaine
Les réunions de l’OrCE et du Conseil d’Entité se font en soirée. La présence
du coordinateur pour ces réunions est indispensable.
Les heures supplémentaires prestées sont récupérables.
Hiérarchie :
Des tâches peuvent lui être communiquées et confiées par les Bureaux ou
par les Présidents d’Entité et d’OrCE.
En tant que membre d’une équipe, il travaille en étroite collaboration avec
les deux Bureaux ainsi qu’avec les Présidents d’Entité et d’OrCE.
Profil de la fonction
Outre les critères administratifs repris en début d’offre de candidature, il est
demandé à la personne qui accepte ce poste :
· D’être capable de travailler en autonomie à partir de directives préalablement
établies tout en ayant le sens du travail en équipe.
· De prester des heures en dehors du cadre scolaire strict. (Les réunions
mensuelles du Conseil d’entité et de l’’OrCE se déroulant en soirée)
· De pouvoir s’adresser à des communautés éducatives différentes rassemblées
dans une même entité.
· De mettre au service de ce travail, toute sa créativité dans le souci de
rencontrer les besoins et les réalités des écoles.
· De travailler en collaboration avec les autres secrétaires d’entité du diocèse.
· De participer à des formations.
Au-delà de ces aspects organisationnels, la personne retenue devra garantir une
grande discrétion dans son travail.
Les atouts
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
Savoir collecter les informations et les organiser.
Savoir prendre des notes et établir un rapport de réunion.
Savoir rédiger, prendre des contacts téléphoniques.
Avoir le moyen de se déplacer dans différentes institutions.
Savoir collaborer avec des « personnalités différentes ».
Savoir utiliser l’outil informatique (Word, Excel, …).
Assurer le suivi des décisions et en faire rapport.
Assumer sa charge avec rigueur et convivialité.
Gérer son temps de manière efficace.
Gérer le budget qui lui sera alloué.
Lieu de travail
Ecole Notre-Dame de la Paix
Rue du Radium, 5-1030 Bruxelles (Place Dailly)
Dépôt de candidature
La candidature, comprenant un curriculum vitae et une lettre de motivation, sera
adressée exclusivement par courriel (avec accusé de réception et de lecture) à :
Mme D. Staquet
Présidente de l’Entité B3
Courriel : [email protected]
Date limite de rentrée des candidatures : lundi 20 juin 2011