Conseil d`administration – 102e réunion Salle du Conseil, Ville Saint

Conseil d’administration – 102e réunion
Salle du Conseil, Ville Saint-Laurent
Le mercredi 20 février 2013 à 12 h 30
Procès-verbal
Étaient présents : Mme Michèle Beaupré Bériau (en vidéoconférence)
M. René Carignan (au téléphone)
Mme Martine Carré
Mme Hélène Darby
Dr Jean De Serres
Dre Annie Lagacé
Dr Serge Montplaisir
Dre Patricia Pelletier
Étaient absents : Dr Martin Champagne
M. André Légaré
Observateur
du comité
d’hémovigilance : M. Wilson Sanon
Observatrice
du C.A. :
Invités :
Mme Christine Beaubien
M. Guy Lafrenière, vice-président à l’administration et aux finances
M. Gilbert Rodrigue, attaché d’assemblée
Action
1. Ouverture de l’assemblée
Mme Martine Carré agit à titre de présidente d’assemblée.
Elle souhaite la bienvenue aux membres et aux invités présents.
Le quorum étant constaté, l’assemblée est ouverte à 12 h 40.
2. Adoption de l’ordre du jour
Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, d’adopter
l’ordre du jour avec l’ajout suivant :
8.5.4
Évaluation du fonctionnement du CA
1 de 8
Action
3. Déclaration d’intérêts
La discussion a lieu à huis clos.
4. Adoption des procès-verbaux
4.1 101e réunion du 12 décembre 2012
Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, d’adopter le
procès-verbal de la 101e réunion du Conseil d’administration tenue le
12 décembre 2012 tel que modifié.
4.2 Discussions à huis clos du 12 décembre 2012
Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, d’adopter le
procès-verbal des discussions à huis clos tenues lors de la réunion
du 12 décembre 2012 tel que modifié.
4.3 3e réunion extraordinaire du 10 janvier 2013
Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, d’adopter le
procès-verbal de la 3e réunion extraordinaire du 10 janvier 2013 tel
que présenté.
5. Affaires découlant du C.A. et de ses comités
Le document est passé en revue.
Les points figurent à l’ordre du jour de la réunion ou seront traités
lors de séances subséquentes.
6. Affaires financières
Le vice-président à l’administration et aux finances se joint à la
réunion.
6.1 Rapport de gestion au 31 décembre 2012 (incluant tableau
de bord des indicateurs)
Le tableau de bord des indicateurs est dorénavant intégré au rapport
de gestion.
Le président et chef de la direction le commente brièvement.
Des éléments ont des impacts négatifs sur certains indicateurs,
notamment la mise en quarantaine des produits, la baisse des
volumes des culots et le rendement des régimes de retraite.
Néanmoins, la situation est généralement positive.
Le vice-président à l’administration et aux finances présente les
statistiques au 31 décembre 2012 pour les diverses lignes de
produits.
2 de 8
Action
On constate une baisse du volume des culots. La croissance se situe
plutôt à environ 1 % alors que les prévisions du plan stratégique
avaient été établies à 4 % en fonction des données disponibles.
L’atteinte de certains objectifs d’efficience s’en trouve affectée, mais
un écart favorable par rapport au budget est tout de même dégagé.
6.2 Statistiques opérationnelles au 31 janvier 2013
Les statistiques au 31 janvier 2013 sont passées en revue.
Les membres se déclarent satisfaits des explications fournies.
Le vice-président à l’administration et aux finances quitte la réunion.
7. Rapport de la direction
7.1 Déclaration de la direction
La discussion a lieu à huis clos.
7.2 Rapport du président et chef de la direction
La discussion lieu à huis clos.
7.3 Rapport d’activités (projets de la planification stratégique)
Les membres ont pris connaissance de la liste de tous les projets
inclus dans la planification stratégique.
Les projets majeurs ont tous un statut « vert » : les budgets et les
échéanciers sont respectés.
Le président et chef de la direction apporte quelques précisions sur
le projet d’impartition du système informatique des banques de sang
des établissements. Les investissements à hauteur de 20M $ ont été
budgétés, mais le mandat d’impartition fait encore l’objet de
discussions avec le MSSS.
7.4 Stratégie d’implantation des sites de collectes fixes
(Globule)
Dans l’objectif d’améliorer l’efficience et de mieux contrôler les coûts,
on vise à augmenter à terme le nombre de collectes fixes (Globule),
conformément à une des orientations du plan stratégique.
La stratégie de déploiement des sites de collectes fixes sera
présentée à la prochaine réunion du C.A.
J. De Serres
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Action
8. Affaires du Conseil
8.1 Présidence du Conseil d’administration
La discussion a lieu à huis clos.
8.2 Mise en quarantaine des produits : rôle des administrateurs
Le sujet a été largement couvert au point 7.2.1.
La présidente rappelle aux administrateurs qu’ils doivent référer toute
question qui leur serait adressée au porte-parole désigné, soit le
directeur aux relations publiques.
Elle mentionne également qu’une communication régulière est
établie entre le président du C.A. et le président et chef de la
direction, particulièrement pour des dossiers sensibles comme la
récente mise en quarantaine de produits.
8.3 Réunion conjointe CA/CD – 13 mars 2013
Le but de cette rencontre avec les membres de la direction est de
faire un retour sur le plan stratégique après un an de mise en
application.
8.3.1
Plan d’action en qualité
Les principaux objectifs du plan seront présentés. Le plan détaillé
sera soumis à la réunion du C.A. en mai 2013.
J. De Serres
8.4 Comité exécutif – 17 janvier 2013
La discussion a lieu à huis clos.
8.5 Comité de gouvernance et d’éthique – 28 janvier 2013
8.5.1
Mandats des administrateurs
Le comité a poursuivi son travail sur les profils de compétence du
Conseil. La première esquisse d’un tableau sera bonifiée à la
prochaine réunion du comité. Les administrateurs seront ensuite
invités à le compléter afin de dresser un portrait des expertises
actuelles et recherchées.
8.5.1.1 Processus de suivi
Le processus de suivi des candidatures au Conseil a été formalisé
dans un document qui décrit les actions à poser et les responsables
à chacune des étapes.
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Action
Les membres du comité de gouvernance et d’éthique l’ont jugé
adéquat et y ont apporté quelques précisions.
Le Conseil s’en déclare satisfait.
8.5.1.2 Échéances
La présidente du comité passe en revue le tableau qui recense les
échéances des mandats des administrateurs et qui donne des
indications quant aux dossiers déjà été soumis au ministre de la
Santé et des services sociaux pour nomination par le gouvernement.
D’autres démarches en cours ou à entreprendre y sont également
indiquées.
Les membres se déclarent satisfaits de cet état de situation.
M. Wilson Sanon quitte la réunion.
8.5.2
Structure du rapport annuel
À la demande du Conseil, les membres du comité de gouvernance et
d’éthique ont revu plus en détails la structure du prochain rapport
annuel.
Le comité l’a approuvée telle que présentée.
Les administrateurs s’en déclarent satisfaits.
8.5.3
Nomination de Mme Martine Carré à titre de présidente
du comité des ressources informationnelles
M. Jean-Pierre Allaire occupait la fonction de président du CRI par
intérim. À la suite de son décès, le poste est vacant. Le comité de
gouvernance et d’éthique recommande la candidature de Martine
Carré.
Il est donc proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, de
nommer Mme Martine Carré à titre de présidente du comité des
ressources informationnelles sur une base intérimaire.
8.5.4
Évaluation du fonctionnement du CA
Cette évaluation, qui est effectué aux deux ans, sera inscrite à l’ordre
du jour de la prochaine réunion du comité de gouvernance et
d’éthique en avril.
Le comité révisera les questionnaires qui seront ensuite soumis au
Conseil.
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Action
8.6 Comité de vérification – 6 février 2013
8.6.1
Grille d’autorisation des signataires
Le président du comité explique les modifications mineures à la
grille. Pour l’essentiel, elles consistent en des ajustements qui
tiennent compte de la récente restructuration (noms de viceprésidences et de direction).
Les membres conviennent toutefois que les seuils d’approbation
pour les litiges seront revus, avec justification des montants
proposés, à une réunion ultérieure.
S. Ghibu
Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, d’approuver
la grille d’autorisation des signataires telle que modifiée, à l’exception
des seuils de règlement des litiges qui seront revus ultérieurement.
8.6.2
Planification triennale des projets et des activités en
ressources informationnelles (PTPARI) 2013-2016
Le document a également été présenté au comité des ressources
informationnelles à sa réunion du 28 janvier dernier.
Il comprend des projets majeurs en TI déjà approuvés et suivis par le
comité de vérification et le C.A.
Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, de
d’approuver la planification triennale des projets et des activités en
ressources informationnelles (PTPARI) 2013-2016 telle que
présentée.
8.6.3
Projets d’immobilisation à l’Exploitation
La discussion a lieu à huis clos.
Mme Christine Beaubien quitte la réunion.
8.6.4
Production cellulaire et tissulaire : plan d’immobilisation
à la R&D (phase A)
La discussion a lieu à huis clos.
8.6.5
Technologies de l’information
La discussion a lieu à huis clos.
Dr Serge Montplaisir quitte la réunion.
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Action
8.7 Comité des ressources informationnelles –28 janvier 2013
La réunion a été surtout consacrée à la PTPARI et aux projets
majeurs en TI également suivis par le comité de vérification.
8.8 Comité des ressources humaines et de la rémunération –
17 janvier 2013
La discussion a lieu à huis clos.
8.9 Comité consultatif des représentants des receveurs – 19
janvier 2013
La réunion a permis de discuter des moyens de relancer le comité.
On reviendra plus en détails sur ce sujet ainsi que sur la présidence
du comité à la prochaine réunion du C.A.
H. Darby
8.10 Événements de reconnaissance 2013
La présidente du Conseil invite les membres à assister à un des
événements et à confirmer leur présence à l’attaché d’assemblée.
Membres
Le président et chef de la direction ajoute qu’on est à revoir la
formule actuelle.
9. Dépôt de documents sur le site sécurisé
Les membres ont pris connaissance des documents disponibles sur
le site sécurisé.
9.1 Procès-verbaux des réunions antérieures
9.2 Tableau de bord des pathogènes sous surveillance - sang
10. Discussion en l’absence de la direction
Le président et chef de la direction et les invités quittent la réunion.
Une discussion à huis clos a eu lieu après le point 12.
11. Varia
Il n’y a aucun point en varia.
12. Prochaine réunion : 1er mai 2013, 12 h 30, à Montréal
La prochaine réunion du Conseil se tiendra le mercredi 1er mai 2013
dès 12 h 30 à Montréal.
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Action
13. Levée de l’assemblée
Il est unanimement résolu de lever l’assemblée à 17 h 10.
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Mme Martine Carré, présidente
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Dr Jean De Serres, secrétaire
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