Position dans l`organigramme Poste d`Emploi Attaché d

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Position dans l’organigramme
Poste d’Emploi
Attaché d’Administration de 1ère Classe au Service Secrétariat de Direction
Emploi
Attaché d’Administration de 1ère Classe
Code du Poste
COSG.03.01.XXXX
Supérieur immédiat :
Chef de Bureau Secrétariat de Direction
Raison d’être de l’emploi
Assister le Chef de Bureau dans la prise de décision; apporter son expertise en matière de Secrétariat de
Direction; utiliser les processus et procédures de manière efficace et efficiente ; appliquer la législation dans le
cadre des attributions du Service afin de contribuer aux objectifs définis.
Principales Activités
1. En tant qu’Expert
Etre la personne ressource en matière de rédaction des courriers ; appuyer techniquement le Chef de Bureau
et se perfectionner continuellement afin d’avoir les compétences les plus poussées dans le domaine de ses
attributions.
2. En tant que Conseiller interne
Soutenir la réalisation des activités en formulant des propositions adéquates.
Position dans l’organigramme
Positionnement hiérarchique :
Le Chef de Bureau Secrétariat de Direction
Assure la direction de :
-
Pré requis (Qualification Technique)
Niveau de formation et/ou diplôme Diplôme universitaire en Sciences Sociales, en Sciences de
spécifique
Communication, en Relations Publiques ou tout diplôme reconnu
équivalent.
Posséder entre 3 et 6 ans d’expérience dans les relations publiques et
Expérience requise
acquise dans les Services Publics ou dans le secteur privé.
Compétences
Savoirs (Compétences techniques)
-
connaissances dans le domaine de secrétariat de direction;
maîtrise de l’outil informatique.
Savoir-faire
-
concevoir et proposer des solutions techniques permettant de résoudre les difficultés rencontrées dans
l’exécution des tâches de secrétaire en tenant compte des moyens disponibles ;
proposer des améliorations ayant trait aux dysfonctionnements constatés dans les processus et
procédures mis en place de son secteur de travail;
fournir des renseignements utiles dans le domaine de sa compétence.
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Savoir-être (Attitudes comportementales)
-
-
Disponibilité : se tenir disponible en tout temps pour des raisons de service.
Capacité d’adaptation : savoir faire preuve de flexibilité, de polyvalence et/ou de tolérance dans un
milieu de travail en constante évolution tout en s’acquittant de façon efficace et efficiente de ses tâches.
Ethique : s’assurer que son propre comportement est conforme aux normes et aux valeurs du Secteur;
Communication : savoir écouter et savoir s’exprimer et écrire de façon claire, réfléchie et en temps
opportun en utilisant des outils et des techniques de communication appropriés et efficaces ; posséder
une capacité de synthèse et de négociation.
Créativité: savoir développer une synectique nouvelle en vue d’améliorer le fonctionnement du Service,
anticiper et faire preuve d’esprit d’initiative.
Spécificités liées à l’emploi dans l’Organisation
Dénomination de Dénomination l’emploi spécifique : Attaché d’Administration de 1ère Classe au Bureau Secrétariat de Direction
Domaine d’expertise : secrétariat de direction
Activités spécifiques :
- Analyser les courriers et rédiger les projets des correspondances ;
- assurer le traitement des textes et le collationnement des documents produits ;
- assurer le suivi de l’agenda du Directeur et organiser les audiences.
Attitudes comportementales spécifiques :
- être capable de comprendre l’organisation du Secrétariat Général et/ou du Service Public, sa structure
et sa culture ;
- rigueur, sens de la méthode et de la probité.