AVIS DE RECRUTEMENT Le Bureau Régional de l`Office des

Bureau Régional pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre
Regional Office for West and Central Africa
AVIS DE RECRUTEMENT
Le Bureau Régional de l’Office des Nations Unies contre la drogue et le crime (ONUDC) pour
l’Afrique de l’Ouest et Centrale à Dakar, recherche une Assistant(e) Exécutif(ve) pour le
Représentant Régional :
Type de contrat :
Grade :
Durée :
Fixed-Term
G6
Un an renouvelable
Fonctions et Responsabilités Principales: Assurer les services de Secrétariat du Bureau Régional de
l’ONUDC. Fournir une assistance administrative au Représentant, gérer les questions protocolaires,
coordonner les services de secrétariat du bureau.
1.
Tâches Secrétaire bilingue :
i.
Prendre des rendez-vous et tenir à jour l’emploi du temps du Représentant, recevoir des
visiteurs de rang élevé, faire des appels téléphoniques, filtrer les appels reçus, et répondre
avec discernement aux demandes d’information ;
ii.
Préparer des correspondances adressées aux gouvernements des pays couverts par le bureau
et au Siège de l’ONUDC, s’assurer que les pièces jointes et références sont au complet et
correctes ;
iii.
Gérer / Suivre le courrier « arrivée » et « départ », incluant la mise en place d’un système
d’enregistrement et de classement ;
iv.
Rédiger des drafts de correspondances en anglais et en français sur la base des instructions
reçues et en connaissance du travail ;
v.
Effectuer des traductions officieuses et sert occasionnellement d’interprète ;
vi.
Coordonner les services de Secrétariat du bureau, confier des tâches particulières à d’autres
secrétaires et vérifier le courrier devant être signé par son supérieur hiérarchique. Mettre au
courant et former le personnel de secrétariat nouvellement recruté ; donner des conseils aux
secrétaires sur les méthodes à appliquer conformément aux procédures du bureau ;
vii.
Tenir une liste actualisée des noms, adresses et numéros de téléphone des ministres, des
hauts fonctionnaires nationaux et des membres du corps diplomatique ;
viii.
Organiser les déplacements de son supérieur et assurer la liaison avec d’autres services ;
ix.
En liaison avec les bureaux nationaux, régionaux et de liaison de l’ONUDC, fournir et
demander des informations et assurer la diffusion des instructions et demandes verbales ;
POUR UN MONDE A L’ABRI DE LA DROGUE, DU CRIME ET DU TERRORISME
Immeuble Abbary, Almadies extension – zone 10, villa 10 - B.P. 455 C.P. 18524 – Dakar
Tel : (221) 33 859 96 96 - Fax : (221) 33 859 96 50
Email: [email protected]
x.
Organiser les réceptions officielles données par le chef du bureau ;
xi.
Participer à l’organisation et à la préparation des réunions spéciales, en établir les minutes
et/ou prendre des notes ;
xii.
Recevoir, trier, enregistrer et acheminer le courrier, en y joignant toute information utile, et
veiller à ce qu’il y soit donné suite ;
2.
Exécute les tâches administratives et assure le secrétariat de projets et du Bureau :
Dans le cadre des activités du Bureau Régional, collecter les informations et documentation
relatives aux projets mis en œuvre dans les pays d’Afrique de l’Ouest et Centrale en
collaboration avec les Chargés de Projets, préparer les correspondances relatives aux ateliers
nationaux réalisés dans le cadre des projets ;
i.
Initier, tenir à jour et réorganiser le classement des correspondances/ documentation de
projets élaborés par le Bureau et d’autres travaux essentiels du bureau ; Suivre tous rapports
du Gouvernement et des organisations nationales et internationales et rassemble les
informations requises pour les dossiers par pays et projets, collecter les données utiles à la
préparation de la documentation pour les missions, les réunions, préparer les résumés selon
les instructions reçues ;
ii.
Contribuer à la préparation des voyages et aux démarches administratives nécessaires pour
les missions officielles et pour le recrutement des agents de projets, consultants et experts :
préparer les demandes de visas, laissez-passer, les documents requis pour les vaccinations et
rempli les formulaires adéquats pour les remboursements des frais de voyages et
indemnités ;
iii.
Traduire les documents et correspondances simples ;
3.
Répond à toute autre demande requise par le Représentant ou le Superviseur.
Qualifications
Titulaire d’un BTS option Secrétariat de Direction (niveau BAC + 3) ou diplôme équivalent.
Expérience professionnelle de plus de quatre (4) ans d’expérience dans le Système des Nations
Unies, des missions étrangères ou du secteur privé.
Avoir une parfaite maîtrise du Français et une bonne connaissance de l’Anglais. Connaissance en
portugais serait un atout.
Aptitude à travailler efficacement en équipe dans un environnement multiculturel.
Avoir une bonne maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, PowerPoint).
Etre dynamique et proactif (ve), avoir le sens de l’initiative.
Tout candidat remplissant les conditions et intéressé par cet avis devra adresser son CV, sous pli
cacheté portant l’inscription « Vacance de poste Assistant(e) Exécutif(ve) de Représentation», avant
le 10 janvier 2012, date limite de réception des candidatures, à l’adresse suivante :
« Vacance de poste Assistant(e) Exécutif(ve) de Représentation»
Office des Nations Unies contre la drogue et le crime
Bureau Régional pour l’Afrique de l’Ouest et Centrale
Almadies Extension – Lot 10, Zone 10
B.P. 455 CP 18524 Dakar