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AvantGard Receivables Solutions
GESTION COMPLÈTE DU
CYCLE DE LA COMMANDE
A L’ENCAISSEMENT
« ORDER TO CASH »
La gestion du BFR (Besoin en Fond de Roulement) devient
un indicateur révélateur de la santé financière d’un nombre
croissant d’entreprises. Avant l’arrivée des logiciels de gestion
du poste client offrant une visibilité sur l’ensemble du cycle de la
commande à l’encaissement (Order to Cash), la fiabilité de ces
informations étant souvent très limitée.
La division AvantGard de SunGard répond à ce besoin du marché
avec une solution logicielle web totalement intégrée de gestion
du cycle Order to Cash qui permet aux entreprises de réaliser de
nombreux bénéfices financiers et opérationnels.
AvantGard GETPAID automatise les processus opérationnels
(gestion de la relance, définition des stratégies appropriées)
optimise la prise de décision (tableaux de bords de gestion,
reporting, alertes ) et favorise le travail collaboratif (ouverture du
système à l’ensemble
des acteurs
de la chaîne financière client).
CORPORATIONS
- RECEIVABLES
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© XPL ANE 20 10
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Gestion du cycle Order to Cash :
risque client, recouvrement, résolution
des litiges, gestion des paiements
Grâce à une technologie performante de
gestion en automatique des flux, la gestion du
recouvrement est plus efficace et plus fiable.
AvantGard GETPAID prend en compte la
stratégie souhaitée sur chaque compte client et
automatise les processus pour mieux gérer le
risque client, le recouvrement, la résolution des
litiges et les paiements.
» Meilleure
analyse crédit, établissement
de « scorecards », meilleure utilisation
des informations et scan automatique du
portefeuille client.
» Gestion
du recouvrement avec création en
automatique de listes de tâches et envoi
de courriers en masse.
» Résolution
des litiges grâce au travail
collaboratif avec le / les responsables
du litige, information, suivi et possibilité
d’escalade au supérieur hiérarchique
» Gestion
des paiements / prise en
compte en temps réel des informations
de paiement
Portails collaboratifs pour les clients,
l’Administration Des Ventes, le commerce
et les opérationnels
L’accès à un portail contribue à améliorer
la coordination, à raccourcir les délais de
traitement, à réduire les frais d’exploitation
et à améliorer le service client.
Avant
• D
élais de recouvrement longs et non
prévisibles / flux de trésorerie insuffisants
• Ressources insuffisantes /
faible productivité
• Systèmes disparates et processus
non normés
• Fort Volume de déductions / litiges
• Nécessité de se mettre en conformité
La Solution AvantGard GETPAID
La définition et la mise en place de processus
permet d’automatiser les pratiques de gestion
sur l’ensemble du cycle de la commande
à l’encaissement.
La consolidation et la centralisation des
données contribuent à améliorer la visibilité et
le travail en équipe.
Après
• F
lux de trésorerie plus importants /
délai raccourci de recouvrement des
créances clients
• Réduction du nombre et du montant
des créances échues
• Gestion du risque optimisée
• Gains de productivité
• Réduction du nombre et du volume
de litiges / délai raccourci du cycle
de résolution des litiges
• Créances douteuses en baisse
• Meilleure visibilité / prévisions optimisées
Tableaux de bord de gestion et reporting
Une gestion centralisée permet aux entreprises
de surveiller les performances, de respecter les
procédures en place comme la loi SarbanesOxley (SOX), de gagner en visibilité sur la
gestion du risque , et d’établir des prévisions de
trésorerie fiables.
“Avec AvantGard GETPAID, nous avons raccourci notre délai moyen de
recouvrement, réduit notre encours sur les créances échues, et allégé
de 20 % nos provisions pour créances douteuses”
Bill Uhrich, director of corporate credit, Dresser, Inc.
PRINCIPAUX AVANTAGES
D’AVANTGARD GETPAID
Optimisation de la gestion du risque
AvantGard GETPAID aide les entreprises à
évaluer et maîtriser la gestion de leur risque
client. Avec AvantGard GETPAID, elles
disposent désormais d’indicateurs de suivi du
comportement de paiement de leurs clients
et peuvent analyser en temps réel leur
exposition au risque.
» Ajustement
automatique et dynamique de
la stratégie de recouvrement sur un client
ou un groupe de clients en fonction des
informations liées au risque
» Meilleure
gestion des limites de crédit
grâce à la remontée des « notations » en
provenance des agences de rating
» Respect
garanti de la législation (SOX)
avec l’analyse automatique du portefeuille
» Réduction du temps passé sur les tâches
administratives liées à la gestion du
recouvrement, à la résolution des litiges et à
la gestion des paiements
» Productivité renforcée grâce aux listes de
tâches automatisées pour les opérationnels
en charge du recouvrement, de la résolution
des litiges et de la gestion des paiements
» Exploitation des données existantes pour
améliorer l’efficacité et la fiabilité
Réduction des créances douteuses
Bon nombre d’entreprises ont des difficultés
à gérer et quantifier les déductions, la
résolution des litiges, l’émission des avoirs et
les réclamations. Celles qui ont fait le choix de
l’informatisation et de l’automatisation peuvent
qualifier et résoudre rapidement leurs litiges.
» Identification et affectation automatique des
litiges aux personnes en charge
de leur résolution
Flux de trésorerie plus importants/ délai
moyen de recouvrement optimisé
La gestion manuelle du recouvrement est très
chronophage et peu fiable. Grâce à sa capacité
d’automatisation, AvantGard GETPAID optimise
les processus en place et la collaboration
interne et externe.
» Suivi et remontée systématique des litiges
non résolus
» Segmentation stratégique du portefeuille
client et paramétrage de stratégies de
recouvrement dédiées
Amélioration de la relation client
En proposant un portail d’accès en ligne à leurs
clients et aux différents services (Administration
Des Ventes, commerce, opérations et finance),
les entreprises améliorent leur productivité,
réduisent leurs frais d’exploitation et améliorent
leur relation client.
» Accès client pour télécharger les duplicatas
de factures et les accusés de réception
et d’émission
» Génération
automatique de listes de tâches
pour optimiser les délais de recouvrement et
la productivité
» Contacts
clients plus fréquents et mieux
qualifiés (envoi de courriers de relance
en automatique)
Réduction des frais d’exploitation
Une gestion organisée et stratégique de
l’ensemble du cycle Order to Cash permet
de réduire le risque d’erreurs et d’accroître la
productivité. Les entreprises optimisent ainsi
leur retour sur investissement en temps, en
capitaux et en ressources humaines.
» Collaboration facilitée entre les clients et
l’Administration Des Ventes, le commerce, les
opérationnels et la finance
» Communication facilitée et traitement
accéléré des litiges
» Amélioration de l’efficacité avec une gestion
centralisée et le lettrage en temps réel
GESTION TOTALEMENT
INTÉGRÉE DE LA COMMANDE
À L’ENCAISSEMENT
Gestion du risque
Améliorer la visibilité sur l’exposition au risque,
accélérer le processus de prise de décision,
identifier les opportunités de revenu, réduire les
créances douteuses et respecter la législation.
Résolution des litiges en mode collaboratif
Faciliter la collaboration et la communication
dans l’entreprise grâce à une solution
totalement intégrée de gestion des litiges qui
permet aux entreprises d’affecter la résolution
d’un litige à un « résolveur » selon sa nature, sa
valeur ou encore le client concerné.
» Détection automatique des litiges
» Automatisation de l’analyse crédit
» Affectation et notification des personnes en
charge de leur résolution
» Création de fiches de notes personnalisées
» Paramétrage flexible
» Suivi
du comportement de paiement
des clients
» Suivi et remontée des litiges
» Importation
et intégration de
données externes
» Ajustement des stratégies de recouvrement
» Alertes
sur les risques dans les tableaux
de bord
» Demandes de limites de crédit en ligne
» Visibilité sur l’exposition totale
» Qualification des informations sur les litiges
» Analyse des dysfonctionnements aboutissant
à la création de nouveaux litiges
» Classification des litiges par nature
» Litiges sur des factures clôturées
» Portail interne pour les commerciaux et
l’Administration Des Ventes
» Réduction des risques
Recouvrement stratégique
L’automatisation des processus et l’amélioration
de la communication entre l’ensemble des
acteurs de la chaine financière client permet
de gagner en productivité et en efficacité
opérationnelle : listes de tâches hiérarchisées ;
communication fluidifiée etc.
» Outil
stratégique de gestion
des « événements »
Accès au portail client / visualisation et
paiement des factures en ligne
Améliorer la relation client grâce aux portails qui
permettent une communication en temps réel
avec l’ensemble des interlocuteurs impliqués
» Accès aux duplicatas de factures
» Suivi des envois de courriers en automatique
» Détection des litiges
» Informations sur les promesses de règlement
» Paiements en ligne
» Création automatique de listes de tâches
» Écran de contrôle unique
» Saisie
de notes / de statuts , ex :
promesses de règlements
Gestion coordonnée des paiements
Améliorer la productivité générale grâce à une
plateforme collaborative multi –fonctionnelle
intégrant en temps réel la gestion des
paiements, le recouvrement et la résolution
des litiges dans l’objectif d’exploiter au mieux
l’ensemble des données clients disponibles.
» Gestion optimisée des litiges
» Possibilité de procéder à des paiements en ligne
» Visualisation
centralisée des informations sur
les comptes clients
» Consultation des fiches clients
» Envoi de courriers en masse
» Interface
vers tous types de
systèmes externes
» Paramétrage flexible
» Traitement des exceptions
» Détection des paiements partiels, suivi des
promesses de règlement et des litiges
» Visibilité en temps réel de l’historique des
actions de recouvrement ainsi que des
actions programmées
Tableaux de bord de gestion,
reporting et analyse
Assurer le suivi de la performance (individuelle
et collective), contrôler l’exposition au risque,
établir les prévisions de trésorerie et gagner en
visibilité sur l’analyse des dysfonctionnements
grâce à des tableaux de bord et à des outils en
ligne permettant un reporting détaillé.
L’offre de services d’AvantGard GETPAID
comprend des services de maintenance et de
support en continu (l’assistance technique), les
« clubs utilisateurs » et des contrôles réguliers
en vue d’une optimisation continue de la
qualité. Cela permet aux entreprises d’optimiser
en permanence leurs investissements
technologiques.
» Prévisions de trésorerie fiables
» Analyse
comparative des recettes prévues
Vs. recettes encaissées
» Suivi et affectation des ressources
» Efficacité du recouvrement
» Cycle de résolution des litiges
» Analyse
des dysfonctionnements observés
sources de litiges
» Alertes sur les risques
» Analyse des 10 meilleurs clients
» Analyse de portefeuille
Méthodologie éprouvée de mise en œuvre
d’AvantGard GETPAID
La méthodologie de mise en oeuvre (EMLC)
d’AvantGard GETPAID définit les principaux
processus et livrables associés et spécifie
l’infrastructure globale de mise en œuvre
(pré-requis techniques, outils de gestion
de projet, les grands jalons du projet, les
spécifications fonctionnelles et techniques,
les interfaces, les reportings de projet et les
objectifs de formation).
Technologie de pointe en mode collaboratif
pour un déploiement global
AvantGard GETPAID est une solution
développée en technologie java garantissant un
fort taux de disponibilité. Elle s’interface avec
un ou plusieurs systèmes ERP ou comptables.
AvantGard GETPAID est aujourd’hui mis en
place dans des environnements informatiques
divers et variés et s’adapte dans des
organisations centralisées de type : Centre de
Services Partagés ou fortement décentralisés,
en local comme à l’international.
» Multidevises / multilingue
» Système « unicode »
» Administration en central ou en local
» Flux de données multiples
» Mise à jour en continu du système
SunGard et la dématérialisation grâce à sa
plateforme collaborative et sécurisée
AvantGard GETPAID est une solution web qui
permet de gérer l’ensemble du cycle Order
to Cash. Les modalités de mise en place sont
flexibles et permettent aux entreprises de
la déployer rapidement pour un coût total
réduit (par le biais de la plate-forme Infinity de
SunGard : mode SaaS).
Services de mise en œuvre :
» Planification de projet / conseil pour la
définition des processus
» Paramétrage/ déploiement du système
» Évaluation, PV de recette, validation des étapes
» Formations des utilisateurs : administrateurs /
fonctionnels et techniques
Technologie :
» Solution Web J2EE
» Haute disponibilité
» Administration globale
» Intégration à plus de 30 systèmes ERP et
de comptabilité
» Interface SAP native
Services support :
» Assistance technique
» Formation de suivi
» Clubs d’utilisateurs internationaux
» Groupes de consultation
» Formations en ligne, aide à l’utilisation en ligne
» Diagnostique d’optimisation
» Mises à jour du système
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