Gestion des comptes OCCE avec GRISBI

Gestion des comptes OCCE avec GRISBI
Article de référence : http://scideralle.org/article.php3?id_article=158
L'objectif de ce tutoriel est de faciliter la gestion des comptes OCCE sur l'année, permettant de remplir très
facilement et très rapidement le formulaire de compte rendu financier en fin d'année. Le fichier de base à
utiliser est nommé squelette. Un fichier d'exemple (les montants sont totalement fantaisistes) est proposé
avec le tutoriel. Et bien évidemment cela peut s'appliquer à la gestion d'une association d'école indépendante
même si elle n'est pas affiliée à l'OCCE. GRISBI est un logiciel libre sous licence GPL, gratuit,multiplates­formes, téléchargeable sur Internet (7Mo).
Site officiel : http://grisbi.org/index.fr.html
Pour Windows : http://grisbi4win.sourceforge.net/www/
Téléchargement : http://www.grisbi.org/download.fr.html#doc Une abondante documentation est disponible.
Configurer le squelette pour l'utilisation
Lancer Grisbi, puis grâce au menu Fichier > Ouvrir, ouvrir le fichier squelette_occe_grisbi.xml.
Dans ce même menu choisir Enregistrer sous, nommer le nouveau fichier, par exemple OCCE­2005­06.gsb,
attention de ne pas effacer l'extension .gsb. Par la suite, (le nouveau fichier étant créé), choisir simplement
Enregistrer. Conserver le fichier squelette bien rangé, pour une utilisation ultérieure. L'onglet Accueil résume la situation bancaire. Le compte courant désigne le compte bancaire, le compte
d'espèces représente la caisse contenant l'argent liquide s'il y en a une.
Onglet comptes Introduire le solde initial dans le champ correspondant, pour chacun des comptes nécessaires (compte
courant, éventuellement espèces). Renseigner éventuellement les coordonnées du compte, et de la banque.
Menu Édition > Paramètres
Onglet Fichiers : Sauvegarde avant l'enregistrement : on peut renommer le fichier de sauvegarde, le
mettre dans un autre répertoire qu'à la racine de l'utilisateur. Sous Windows, il faut renseigner le chemin
complet (par exemple C:\Documents and Settings\vincent\Mes Documents\sauvegarde_occe.gsb).
Onglet Exercices : Le squelette est configuré ici pour l'exercice 2005­2006 correspondant à l'année
scolaire. À chaque rentrée scolaire, ajouter un nouvel exercice, ou créer un autre fichier à partir du squelette.
Indiquer les dates de début et fin d'exercice. Utiliser le fichier de comptes
Entrer une opération de débit (chèque par exemple)
Dans le formulaire de saisie des opérations (onglet Opérations), remplir les champs Date, Tiers
(destinataire du paiement comme Leclerc), Pièce comptable (numéro, à reporter à l'identique sur la pièce
comptable : ticket de caisse, facture etc), Remarque (détail des achats ).
Choisir la catégorie correspondant à l'achat, l'exercice s'il n'est pas proposé par défaut, le mode de
règlement, taper si c'est le cas le numéro du chèque : pour les opérations suivantes, les numéros successifs
s'affichent par défaut.
Dans le cas d'un ticket de caisse comportant des articles relevant de plusieurs catégories, il faut
ventiler l'opération : choisir dans la liste des catégories Opération ventilée. Cliquer sur un autre bouton ou
appuyer sur la touche Tabulation pour faire apparaître le bouton Ventilation, et cliquer dessus. Entrer les
informations pour les achats concernant une catégorie exactement comme pour une opération (voir ci­
dessus), ajouter une ligne supplémentaire pour chaque catégorie différente, en fractionnant bien sûr le
montant total de la transaction (montant du chèque par exemple). Valider lorsque le montant non affecté est
égal à 0, s'il le faut, valider aussi dans la fenêtre principale de Grisbi.
La ventilation des opérations permet de faire correspondre le montant de la transaction avec le relevé
bancaire, tout en répartissant les achats dans les catégories nécessaires à la comptabilité OCCE. Ainsi, le
logiciel totalisera les dépenses pour chaque catégorie, ce qui nous intéresse, indépendamment du montant
des transactions.
Catégories OCCE Charges (Dépenses)
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607 Achat de produits pour cession : calendriers, photos, tous produits achetés pour être revendus.
618 Charges des activités éducatives : voyages, classes transplantées, journaux scolaires, spectacles,
documents, objets fabriqués ...
6281 Cotisations versées à l'OCCE : cotisations statutaires versées à l'OCCE uniquement.
6282 Assurance (contrat MAIF, MAE) : assurances de la coop scolaire.
65 Autres charges courantes : fêtes, kermesses, cotisations, tombolas ...
67 Charges exceptionnelles : événements imprévus comme dons, solidarité.
68 Budget de gros équipement : matériel audiovisuel, mobilier, biens durables.
Catégories OCCE Produits (Recettes)
7001 Cotisations perçues : cotisations statutaires OCCE
– 707 Vente de produits pour cessions : calendriers, photos, produits achetés pour être revendus ...
– 708 Produit des activités éducatives : versement des familles pour classes transplantées, spectacles,
journaux, objets fabriqués ...
– 741 Subventions : de l'État, mairie, département, région
– 742 Autres subventions : d'associations de parents d'élèves, amicales ...
– 75 Autres produits courants : fêtes, tombolas, lotos, kermesses ...
– 76 Produits financiers : intérêts livret épargne ...
– 77 Produits exceptionnels : événements imprévus comme dons, solidarité.
Les catégories inutilisées peuvent être supprimées (puis recréées si nécessaire), des sous­catégories peuvent
être créées. N'ajouter aucune catégorie, sinon il sera impossible de placer la somme correspondante dans le
formulaire et les totaux ne tomberont pas juste.
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Autres opérations Procéder de façon analogue pour les autres opérations.
Suivi de comptabilité
Faire les rapprochements bancaires au fur et à mesure, numéroter et classer les pièces comptables de façon
suivie.
Remplir le formulaire annuel de compte­rendu financier
En fin d'année, il suffit d'établir un état affichant toutes les opérations, classées par catégories, de dépenses
ou de recettes, avec les totaux correspondants : onglet Etat, bouton Relevé d'opérations.
Reporter dans le formulaire les montants correspondant à chaque catégorie, dans le tableau des Charges et
dans celui des Produits.
Reporter le solde du compte bancaire pour l'actif et le passif, vérifier que le montant de fin d'exercice passif
+ l'excédent ou ­ le déficit, correspond bien au montant de fin d'exercice actif. Si tous les rapprochements bancaires ont été bons, tout concorde du premier coup ! Imprimer ce relevé
d'opérations, et le joindre aux archives annuelles de la coopérative.
Juliette Risi, octobre 2005 [email protected]
Tout commentaire est le bienvenu, je peux répondre à d'éventuelles questions.